Template – Quản lý chi phí văn phòng

Trong doanh nghiệp, việc quản lý chi phí văn phòng chặt chẽ và chuẩn xác là nhiệm vụ quan trọng. Bởi vì những chi phí đó nhìn có vẻ khá ít so với tổng chi phí của doanh nghiệp nhưng khi cộng lại con số cũng khá lớn nên nếu không quản lý sẽ dễ ảnh hưởng đến lợi nhuận hàng tháng. Hiểu được điều đó, HVN Group đã tạo ra template Quản lý chi phí văn phòng để giúp bạn kiểm soát tài chính và tối ưu hoá quy trình của doanh nghiệp.

Thông tin về Template Quản lý chi phí văn phòng

Template Quản lý chi phí văn phòng là những mẫu được tạo sẵn tên Excel, Google Sheet hay những công cụ chuyên dụng khác, giúp các doanh nghiệp theo dõi chi phí văn phòng mỗi tháng để nhận biết những khoản nào tốn kém nhất từ đó đưa ra những quyết định hợp lý. 

Một template Quản lý chi phí văn phòng sẽ bao gồm những phần cơ bản như:

• Từng loại chi phí văn phòng: Sẽ bao gồm những chi phí như tiền mặt bằng, internet, điện, nước, cước điện thoại,… và một số chi phí phát sinh khác.
• Tổng chi phí: Là tổng tất cả chi phí mỗi tháng, mỗi năm doanh nghiệp cần trả cho mảng văn phòng.
• Tổng kết: Từ số liệu trên template tự tổng hợp một số thông tin quan trọng như tháng có chi phí cao nhất/thấp nhận, loại chi phí cao nhất/thấp nhất,…để quản lý dễ dàng theo dõi.

Những số liệu và chỉ số trong template có thể tùy chỉnh theo điều kiện thực tế của từng doanh nghiệp. Người dùng chỉ cần thay đổi thông tin thì các hàm được cài sẵn sẽ tự động cập nhật và tính toán số liệu nhanh chóng.

Template Quản lý chi phí văn phòng có những lợi ích gì?

Khi sử dụng template Quản lý chi phí văn phòng, các doanh nghiệp sẽ nhận được những lợi ích như sau:

1. Tiết kiệm thời gian và nguồn lực

Thay vì ghi chép từng khoản chi mỗi tháng bằng phương pháp vừa tốn thời gian lại dễ nhầm lẫn thì với template Quản lý chi phí văn phòng, bạn có thể theo dõi và kiểm soát các khoản chi của doanh nghiệp một cách dễ dàng. Tất cả chi phí được chia cột khoa học, tính toán tự động nên gần như bạn chỉ cần thao tác nhập số liệu đầu vào, còn lại template sẽ tự thống kê cho bạn.

Ngoài ra, việc tự tạo một template cho riêng doanh nghiệp cũng tốn rất nhiều thời gian từ khâu nghiên cứu đến thực hiện, sau đó còn thử nghiệm. Quá trình này có thể xảy ra nhiều sai sót và mất đến cả vài tháng. Việc sử dụng template có sẵn trên thị trường giúp doanh nghiệp tiết kiệm được khoảng thời gian này, đồng thời sản phẩm có chất lượng cũng cao hơn vì được tạo bởi các chuyên gia.

2. Dễ dàng tùy chỉnh linh hoạt

Những template được cung cấp trên thị trường đều hướng tới hầu hết các doanh nghiệp nên được thiết kế linh hoạt. Bạn có thể tùy chỉnh số liệu hay cả các thông số, giao diện hay tích hợp các công cụ khác một cách dễ dàng sao cho thuận tiện với điều kiện tổ chức của bạn để đạt được hiệu quả cao nhất.

3. Tối ưu hoá quy trình quản lý

Khi sử dụng mẫu template Quản lý chi phí văn phòng, tất cả những khoản chi hàng tháng sẽ được thể hiện rõ ràng, bạn có thể truy cập và theo dõi bất cứ khi nào để biết được mức ngân sách có đang diễn ra đúng với mục tiêu ban đầu hay chưa. Từ đó, ban quản lý có thể cân nhắc để đưa ra những quyết định nhằm tối ưu ngân sách để tránh lãng phí và đạt lợi nhuận cao hơn.

4. Nâng cao tính minh bạch và kiểm soát nội bộ

Template Quản lý chi phí văn phòng được thiết kế thông minh, khoa học nên các số liệu được thể hiện cụ thể, ban lãnh đạo có thể theo dõi theo thời gian thực để kiểm tra xem chi phí trong template có đúng với thực tế hay không. Điều này giúp tăng tính minh bạch trong quy trình làm việc giữa doanh nghiệp với kế toán, đồng thời tránh khỏi những rủi ro tài chính và đảm bảo các khoản chi phí được kiểm soát chặt chẽ.

Đối tượng nào nên sử dụng Template Quản lý chi phí văn phòng

Nếu bạn thuộc một trong các đối tượng dưới đây thì template Quản lý chi phí văn phòng của HVN Group được tạo ra để dành cho bạn:

1. Công ty start-up

Những doanh nghiệp này thường có sự biến đổi nhiều về quy mô cũng như có nhiều chi phí phát sinh do là doanh nghiệp mới. Chính vì vậy, công ty start-up cần một công cụ giúp theo dõi chi phí một cách cụ thể để ban lãnh đạo dễ dàng quản lý và cân chỉnh ngân sách sao cho phù hợp. Đó cũng chính là lý do họ nên sử dụng template Quản lý chi phí văn phòng của HVN, vừa dễ dàng ứng dụng vào doanh nghiệp vừa giúp phân bổ chi phí hợp lý.

2. Doanh nghiệp vừa và nhỏ

Các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ thường chú trọng nhiều vào quản lý chi phí vì nó ảnh hưởng nhiều đến sự phát triển chung của doanh nghiệp. Nếu chi tiêu phung phí dễ dẫn đến tình trạng lợi nhuận âm khiến doanh nghiệp gặp khó khăn. Template Quản lý chi phí văn phòng sẽ giúp công ty giải quyết vấn đề này khi nó có thể tính toán chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra cho mảng văn phòng để kịp thời đưa ra hướng giải quyết phù hợp.

3. Các tổ chức phi lợi nhuận

Đặc điểm chung của các tổ chức phi lợi nhuận là họ đề cao tính minh bạch và chính xác tuyệt đối để duy trì uy tín và nhận được sự tin tưởng của cộng đồng. Sử dụng template Quản lý chi phí văn phòng giúp thông tin được cập nhật rõ ràng, người trong cộng đồng có thể dễ dàng theo dõi trong thời gian thực.

4. Cá nhân làm việc tự do

Thường khi chúng ta làm việc tự do sẽ dễ chi tiêu quá ngân sách vì không có nhiều ràng buộc như ở văn phòng. Cho nên cá nhân cũng nên sử dụng template Quản lý chi phí văn phòng để tiện quản lý những khoản chi của mình mỗi tháng, từ đó lên kế hoạch chi tiêu sao cho phù hợp với điều kiện tài chính cá nhân.

Tại sao nên chọn sử dụng Template Quản lý chi phí văn phòng tại HVN Group

Nếu bạn còn đang băn khoăn thì đây là những lí do bạn nên chọn sử dụng template Quản lý chi phí văn phòng tại HVN Group:

1. Chi phí 0 đồng

Hiện tại, HVN đang có chương trình tri ân khách hàng khi ra mắt sản phẩm nên các template của chúng tôi sẽ được cung cấp miễn phí có đến khi đạt số lượng tối đa.

2. Uy tín và chất lượng

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực chuyển đổi số, HVN Group tự hào là đối tác đáng tin cậy của nhiều doanh nghiệp lớn. Chính vì vậy, bạn không cần lo lắng về uy tín khi sử dụng sản phẩm của chúng tôi.

Template Quản lý chi phí văn phòng được đội ngũ chuyên gia nhiều kinh nghiệm của chúng tôi nghiên cứu, sáng tạo và thử nghiệm nhiều tháng trên nhiều doanh nghiệp nên sản phẩm đảm bảo chất lượng với độ chính xác tuyệt đối.

3. Dễ dàng sử dụng

Giao diện của template Quản lý chi phí văn phòng được thiết kế đơn giản, khoa học. Chỉ với 1 thao tác là chỉnh sửa số liệu, bạn sẽ nhận được hàng loạt thông số khác như tổng chi phí, sàng lọc tháng có chi phí cao nhất và thấp nhất, chi phí nào là cao nhất và thấp nhất,… Chính vì vậy dù là những người không chuyên về công nghệ cũng dễ dàng sử dụng thành thạo công cụ này trong thời gian ngắn.

4. Hỗ trợ tận tình

Dù chỉ là sản phẩm quà tặng nhưng không vì thế mà chúng tôi lơ là khách hàng. Ngược lại HVN luôn tận tình phục vụ và giải đáp mọi thắc mắc liên quan đến sản phẩm một cách nhanh chóng 24/7.