Gửi ticket
Khuyến mại
Kiến thức
Nhận tư vấn
Quản lý dịch vụ
Tự động hóa quy trình – Xu thế tất yếu để phát triển
Việc áp dụng tự động hóa quy trình được xem như chìa khóa giúp doanh nghiệp cải thiện năng suất công việc trong kỷ nguyên chuyển đổi số.
Tự động hóa quy trình là gì?
Tự động hóa quy trình là một chuỗi các hành động xảy ra xuyên suốt trong quá trình triển khai công việc, bắt đầu từ bản phác thảo đến khi trở thành hành động một cách tự động. Quy trình này giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí, tăng hiệu quả và hợp lý hóa các quy trình. Bằng cách số hóa và chuẩn hóa quy trình kinh doanh, các tác vụ lặp đi lặp lại có thể được lược bỏ.
Bên cạnh đó, tự động hóa quy trình còn được xem như một trong những bước cải tiến về công nghệ hiện đại nhất, qua đó giúp doanh nghiệp tháo gỡ được tất cả các vấn đề thường thấy trong quá trình triển khai và quản lý công việc.
Trong doanh nghiệp 2 loại tự động hóa quy trình sau
BPA (Tự động hóa quy trình kinh doanh)
Mục đích là loại bỏ các quy trình làm việc lặp đi lặp lại để nâng cao hiệu quả và năng suất. Tự động hóa quy trình kinh doanh không tập trung vào một bộ phận hoặc quy trình, mà là xem xét tổ chức ở mức độ tổng thể để xem quy trình nào có thể được cải thiện thông qua tự động hóa.
RPA (Tự động hóa quá trình robot)
RPA tự động hóa doanh nghiệp theo hướng tác vụ bằng cách loại bỏ một quy trình hiện có hoặc cùng tồn tại trong các quy trình hiện tại để thực hiện chúng hiệu quả hơn. Một số trường hợp sử dụng bao gồm: duyệt trang web, xử lý bảng lương, tạo tài liệu, xử lý yêu cầu, gia hạn thành viên,…
Khó khăn của doanh nghiệp khi chưa có tự động hóa
Lợi ích của việc tự dộng hóa quy trình kinh doanh
Cùng với sự phát triển nhanh như “vũ bão” về công nghệ thì cũng xuất hiện những rào cản và khó khăn đối với doanh nghiệp khi ứng dụng tự động hóa.
Cải thiện hiệu quả và năng suất.
Với hệ thống tự động hóa, doanh nghiệp có thể tiến hành chuyển giao công việc cho nhân viên vô cùng nhanh chóng bằng phần mềm, loại bỏ khả năng mắc lỗi, lược bỏ các quy trình rườm rà cũng như đẩy nhanh các quy trình kinh doanh cấp cao hơn giữa các đơn vị kinh doanh.
Tiết kiệm thời gian và chi phí.
Tự động hóa giúp doanh nghiệp giảm chi phí nhân sự và tăng lợi nhuận, đặc biệt là các nhóm chuyên xử lý công việc qua các quy trình giấy tờ theo cách thủ công. Do đó, tổ chức có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho các nguồn lực cần thiết để hoàn thành các quy trình làm việc.
Đơn giản hóa quản lý dữ liệu
Khi sử dụng quy trình thủ công, nhân viên dễ bỏ lỡ thông tin truyền đạt bằng văn bản, bảng tính và các tài liệu khác. Nhờ tự động hóa quy trình, tất cả tài liệu và dữ liệu đều được sắp xếp ở một vị trí duy nhất, hợp lý hóa việc quản lý tài liệu để bạn dễ dàng bố trí và truy xuất tài liệu.
Khả năng hiển thị và tính minh bạch.
Bạn sẽ không phải bố trí hỗ trợ thêm cho nhóm của mình vì các giải pháp tự động hóa sẽ giúp đảm bảo tuân thủ theo các biện pháp tốt nhất và thực thi cơ chế quản trị. Thông qua khả năng thu thập, báo cáo và phân tích dữ liệu, bạn có thể xem trang tổng quan dữ liệu để có cái nhìn xuyên suốt và minh bạch về những việc mọi người hiện đang làm, từ đó giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt hơn.
Tiêu chuẩn hóa quy trình và tuân thủ.
Một quy trình tự động hóa hiệu quả tự động hóa có thể đảm bảo thông tin phù hợp được chuyển đến đúng người vào đúng thời điểm. Như vậy, doanh nghiệp có thể theo dõi ai đang sử dụng dữ liệu nào, thông qua thao tác ghi nhật ký tên, ngày tháng và chi tiết nhiệm vụ.
Cải thiện sự hài lòng
Khi bổ sung giải pháp tự động hóa vào quy trình làm việc, nhân viên dễ dàng hoàn thành công việc mà không gặp lỗi, nâng hiệu suất và tinh thần làm việc. Khách hàng của bạn cũng sẽ cảm thấy hài lòng với dịch vụ hơn khi nhận được dữ liệu chính xác và nhất quán hơn.
Các bước xây dựng tự động hóa quy trình làm việc
Trong xu hướng công nghệ 4.0 bùng nổ mạnh mẽ, việc ứng dụng công nghệ vào các khía cạnh vận hành mang đến cho doanh nghiệp những giá trị to lớn. Để doanh nghiệp vận hành theo mô hình tự động hóa thành công, bạn có thể tiếp cận theo 5 bước sau đây:
BƯỚC
1
Tạo dựng mục tiêu rõ ràng
Để doanh nghiệp có thể đánh giá về mức độ hiệu quả mà hệ thống tự động hóa mang lại, việc đầu tiên cần làm là xác định mục tiêu rõ ràng của quá trình tự động hóa quy trình. Các mục tiêu có thể là theo đuổi xu hướng, tối ưu thời gian làm việc, giải quyết các vấn đề trong cách làm việc cũ…
BƯỚC
2
Xây dựng quy trình làm việc
Hơn cả một chiến dịch hiệu quả, nếu doanh nghiệp muốn phát triển bền vững thì cần xác định được một nền móng quy trình làm việc tối ưu nhất. Một quy trình làm việc chuẩn dựa theo mô hình BPM Life Cycle gồm 05 bước: xây dựng quy trình, mô hình hóa quy trình, kiểm soát và đánh giá kết quả quy trình và tối ưu quy trình.
BƯỚC
3
Ứng dụng công nghệ vào hệ thống
Sau khi đã hoàn thành việc xây dựng quy trình làm việc theo tiêu chuẩn, doanh nghiệp cần tiến hành nghiên cứu chuyên sâu cũng như lựa chọn ứng dụng công nghệ tự động hóa phù hợp với các quy trình làm việc của mình. Công cụ phù hợp có thể đẩy hiệu quả của quy trình lên mức tối đa.
BƯỚC
4
Đào tạo nhân sự chuyên môn
Với các nhân viên, việc từ bỏ thói quen cũ cũng như tiếp nhận các công nghệ mới không phải là điều dễ dàng. Do đó, doanh nghiệp cần tiến hành liên hệ với bộ phận hỗ trợ để cung cấp phần mềm cũng như triển khai chương trình đào tạo để đảm bảo toàn bộ nhân sự có thể nắm rõ các bước thực hiện quy trình.
BƯỚC
5
Đánh giá kết quả công việc
Khi sử dụng hệ thống tự động hóa quy trình làm việc, doanh nghiệp sẽ cần tập trung vào xem xét phần mềm đó đã đáp ứng được những mục tiêu nào của và kết quả có đúng mong đợi hay không, qua đó có thể đánh giá được mức độ hiệu quả trong việc sử dụng phần mềm của đội ngũ nhân viên.
Công cụ hỗ trợ quy trình tự động hóa cho doanh nghiệp
HVN Group có hơn 10 năm kinh nghiệm cung cấp giải pháp giải quyết các vấn đề trong doanh nghiệp. Liên hệ với chúng tôi qua Hotline 024.9999.7777 để được tư vấn chi tiết nhất
*Bảng giá cập nhật T7/2023*
Pipedrive CRM
Pipedrive là giải pháp hướng tới tự động hóa quy trình hoàn toàn cho doanh nghiệp. Phần mềm cung cấp tính
năng phân loại khách hàng và tiếp cận khách hàng đúng với mục tiêu của từng nhóm bằng các chiến dịch email
khác nhau, đồng thời hỗ trợ công cụ báo cáo chuyên nghiệp nhằm tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa các công
việc.
Microsoft 365
Hệ thống tự động hóa quy trình Power Automate giúp doanh nghiệp xây dựng được các mô hình tự động hóa quy
trình làm việc nhằm tiết kiệm thời gian và có thể thay đổi theo quy mô, từ đó giải quyết tất cả các công
việc cá nhân và hỗ trợ bạn hoàn thành các công việc lặp đi lặp lại không một khoảng thời gian ngắn.
Bitrix24
Bitrix24 là công cụ đắc lực hỗ trợ cho việc tự động hóa quy trình, cung cấp các tính năng theo dõi quy
trình, phân tích lượng truy cập, báo cáo liên hệ, tự động hóa tác vụ và quản lý dự án. Ứng dụng còn cho phép
quản lý và theo dõi toàn bộ hành trình của từng khách hàng, từ đó tùy chỉnh hệ thống để phù hợp với công ty.
Đăng ký tư vấn dịch vụ
Bạn đã sẵn sàng để chuyển đổi số doanh nghiệp
Ứng dụng chuyển đổi số để nâng cao hiệu suất và sinh lời tốt hơn với HVN Group
Khám phá giải pháp Gặp gỡ chuyên gia
