Tự động hóa quy trình – Xu thế tất yếu để phát triển

Việc áp dụng tự động hóa quy trình được xem như chìa khóa giúp doanh nghiệp cải thiện năng suất công việc trong kỷ nguyên chuyển đổi số.

Khám phá giải pháp Gặp gỡ chuyên gia
5/5 - (20 đánh giá)
Tu dong hoa quy trinh la gi

Tự động hóa quy trình là gì?

Tự động hóa quy trình là một chuỗi các hành động xảy ra xuyên suốt trong quá trình triển khai công việc, bắt đầu từ bản phác thảo đến khi trở thành hành động một cách tự động. Quy trình này giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí, tăng hiệu quả và hợp lý hóa các quy trình. Bằng cách số hóa và chuẩn hóa quy trình kinh doanh, các tác vụ lặp đi lặp lại có thể được lược bỏ.

Bên cạnh đó, tự động hóa quy trình còn được xem như một trong những bước cải tiến về công nghệ hiện đại nhất, qua đó giúp doanh nghiệp tháo gỡ được tất cả các vấn đề thường thấy trong quá trình triển khai và quản lý công việc.

Trong doanh nghiệp 2 loại tự động hóa quy trình sau

Group 2700

Khó khăn của doanh nghiệp khi chưa có tự động hóa

  • Không có quy trình vận hành doanh nghiệp hiệu quả.
  • Có quy trình trên giấy, không có công cụ để quản lý vận hành và giám sát theo dõi.
  • Đã số hóa quy trình nhưng không tự động hóa việc vận hành quy trình.
  • Phối hợp thiếu nhịp nhàng, nhân sự đổ lỗi cho nhau.
  • Không đánh giá chính xác được hiệu suất làm việc của nhân viên.
  • Không nắm bắt được quy trình đang ở bước nào, có bị chậm không.
  • Phát sinh nhiều công việc thừa, lãng phí thời gian không cần thiết.
  • Không có bất kỳ cơ sở nào để cải tiến tối ưu vận hành.

Lợi ích của việc tự dộng hóa quy trình kinh doanh

Cùng với sự phát triển nhanh như “vũ bão” về công nghệ thì cũng xuất hiện những rào cản và khó khăn đối với doanh nghiệp khi ứng dụng tự động hóa.

Các bước xây dựng tự động hóa quy trình làm việc

Trong xu hướng công nghệ 4.0 bùng nổ mạnh mẽ, việc ứng dụng công nghệ vào các khía cạnh vận hành mang đến cho doanh nghiệp những giá trị to lớn. Để doanh nghiệp vận hành theo mô hình tự động hóa thành công, bạn có thể tiếp cận theo 5 bước sau đây:

BƯỚC
1

Tạo dựng mục tiêu rõ ràng

Để doanh nghiệp có thể đánh giá về mức độ hiệu quả mà hệ thống tự động hóa mang lại, việc đầu tiên cần làm là xác định mục tiêu rõ ràng của quá trình tự động hóa quy trình. Các mục tiêu có thể là theo đuổi xu hướng, tối ưu thời gian làm việc, giải quyết các vấn đề trong cách làm việc cũ…

BƯỚC
2

Xây dựng quy trình làm việc

Hơn cả một chiến dịch hiệu quả, nếu doanh nghiệp muốn phát triển bền vững thì cần xác định được một nền móng quy trình làm việc tối ưu nhất. Một quy trình làm việc chuẩn dựa theo mô hình BPM Life Cycle gồm 05 bước: xây dựng quy trình, mô hình hóa quy trình, kiểm soát và đánh giá kết quả quy trình và tối ưu quy trình.

BƯỚC
3

Ứng dụng công nghệ vào hệ thống

Sau khi đã hoàn thành việc xây dựng quy trình làm việc theo tiêu chuẩn, doanh nghiệp cần tiến hành nghiên cứu chuyên sâu cũng như lựa chọn ứng dụng công nghệ tự động hóa phù hợp với các quy trình làm việc của mình. Công cụ phù hợp có thể đẩy hiệu quả của quy trình lên mức tối đa.

BƯỚC
4

Đào tạo nhân sự chuyên môn

Với các nhân viên, việc từ bỏ thói quen cũ cũng như tiếp nhận các công nghệ mới không phải là điều dễ dàng. Do đó, doanh nghiệp cần tiến hành liên hệ với bộ phận hỗ trợ để cung cấp phần mềm cũng như triển khai chương trình đào tạo để đảm bảo toàn bộ nhân sự có thể nắm rõ các bước thực hiện quy trình.

BƯỚC
5

Đánh giá kết quả công việc

Khi sử dụng hệ thống tự động hóa quy trình làm việc, doanh nghiệp sẽ cần tập trung vào xem xét phần mềm đó đã đáp ứng được những mục tiêu nào của và kết quả có đúng mong đợi hay không, qua đó có thể đánh giá được mức độ hiệu quả trong việc sử dụng phần mềm của đội ngũ nhân viên.

Công cụ hỗ trợ quy trình tự động hóa cho doanh nghiệp

HVN Group có hơn 10 năm kinh nghiệm cung cấp giải pháp giải quyết các vấn đề trong doanh nghiệp. Liên hệ với chúng tôi qua Hotline 024.9999.7777 để được tư vấn chi tiết nhất

*Bảng giá cập nhật T7/2023*

pipedrive

Pipedrive CRM

Pipedrive là giải pháp hướng tới tự động hóa quy trình hoàn toàn cho doanh nghiệp. Phần mềm cung cấp tính năng phân loại khách hàng và tiếp cận khách hàng đúng với mục tiêu của từng nhóm bằng các chiến dịch email khác nhau, đồng thời hỗ trợ công cụ báo cáo chuyên nghiệp nhằm tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa các công việc.

pipedrive

Microsoft 365

Hệ thống tự động hóa quy trình Power Automate giúp doanh nghiệp xây dựng được các mô hình tự động hóa quy trình làm việc nhằm tiết kiệm thời gian và có thể thay đổi theo quy mô, từ đó giải quyết tất cả các công việc cá nhân và hỗ trợ bạn hoàn thành các công việc lặp đi lặp lại không một khoảng thời gian ngắn.

bitrix24

Bitrix24

Bitrix24 là công cụ đắc lực hỗ trợ cho việc tự động hóa quy trình, cung cấp các tính năng theo dõi quy trình, phân tích lượng truy cập, báo cáo liên hệ, tự động hóa tác vụ và quản lý dự án. Ứng dụng còn cho phép quản lý và theo dõi toàn bộ hành trình của từng khách hàng, từ đó tùy chỉnh hệ thống để phù hợp với công ty.

Bạn đã sẵn sàng để chuyển đổi số doanh nghiệp

Ứng dụng chuyển đổi số để nâng cao hiệu suất và sinh lời tốt hơn với HVN Group

Khám phá giải pháp Gặp gỡ chuyên gia