Google Workspace Enterprise Standard - Archived User - Annually

Đối với một doanh nghiệp, dữ liệu được xem là tài sản vô giá. Chính vì vậy, sau khi một nhân sự trong công ty nghỉ việc, trăn trở về việc làm cách nào để giữ lại những tài liệu của nhân viên đó một cách nguyên vẹn mà không bị mất đi là bài toán khó đối với lãnh đạo công ty. Cho nên Google đã tạo ra sản phẩm Google Workspace Enterprise Standard – Archived User – Annually để giúp các doanh nghiệp lưu trữ lại những tài khoản không còn hoạt động để dễ dạng truy cập và sử dụng tài liệu.

Google Workspace Enterprise Standard – Archived User là gì?

Google Workspace Enterprise Standard – Archived User là một dịch vụ của Google tạo ra để phục vụ cho việc lưu trữ và quản lý dữ liệu người dùng không còn hoạt động trong doanh nghiệp. Không giống với các phiên bản của Google Workspace thông thường, tài khoản Archived User sẽ tập trung vào khả năng lưu trữ và bảo vệ dữ liệu của tài khoản đã bị dừng hoạt động chứ không cung cấp các tính năng cộng tác và giao tiếp như Gmail, Calendar, Docs, Sheet,…

Giá sản phẩm Google Workspace Enterprise Standard – Archived User – Annually tại HVN Group đang là 1.490.000 đồng/tài khoản/năm, với chi phí tiết kiệm chỉ bằng 1/5 tài khoản đang hoạt động, bạn vừa có thể quản lý dữ liệu trong tài khoản mà không cần bỏ phí các tính năng khác khi không còn ai sử dụng đến.

Tính năng Google Workspace Enterprise Standard (Archived User ) – Annually

Do là dịch vụ được tạo ra để phục vụ cho quá trình lưu trữ tài khoản nên các tính năng của Google Workspace Enterprise Standard – Archived User cũng tập trung vào mục tiêu này như:

1. Khả năng lưu trữ dữ liệu dù tài khoản không còn hoạt động

Những dữ liệu được lưu trữ trong tài khoản khi còn đang hoạt động sẽ được lưu trữ lại toàn bộ khi bạn chuyển tài khoản sang dạng Google Workspace Enterprise Standard – Archived User, bao gồm:

• Những email ở trong gmail như hộp thư đến, thư đã gửi, thư có gắn dấu sao, thư nháp,…
• Tài liệu từ dạng văn bản, hình ảnh hay video,… được lưu trong Google Drive khi tài khoản còn hoạt động.
• Lịch trình, kế hoạch hay các sự kiện ở Google Calendar
• Những ghi chú, ghi chép ở Google Keep
• Các thông tin liên quan đến cuộc họp như ghi âm, ghi chú,… trong Google Meet cũng được lưu lại

2. Truy cập và sử dụng dữ liệu dễ dàng

Những tài khoản đã dừng hoạt động sẽ không thể truy cập tài liệu dẫn đến nhiều rắc rối trong một số trường hợp khẩn cấp cần sử dụng những tài liệu trong tài khoản đó. Khi lưu trữ tài khoản thì bạn sẽ tránh được những trường hợp này vì dù tài khoản đã bị tạm dừng thì doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng những tài liệu được lưu khi nó còn đang hoạt động.

3. Quản lý đơn giản

Quản trị viên có thể quản lý các tài khoản lưu trữ một cách dễ dàng như truy cập dữ liệu và cấp quyền cho các nhân sự liên quan có thể sử dụng.

4. Tính năng eDiscovery và giữ lại thông tin

Tài khoản Google Workspace Enterprise Standard – Archived User được tích hợp tính năng eDiscovery giúp quản trị viên có thể tìm kiếm cũng như quản lý các dữ liệu cho mục đích kiểm toán và pháp lý. Kết hợp thêm tính năng giữ lại thông tin, các công ty có thể ngăn chặn được việc kẻ xấu xóa hoặc chỉnh sửa dữ liệu quan trọng ảnh hưởng đến các vụ kiện tụng hoặc kiểm tra pháp lý.

Lợi ích Google Workspace Enterprise Standard (Archived User ) – Annually

Lý do Google Workspace Enterprise Standard – Archived User – Annually được nhiều doanh nghiệp sử dụng là vì nó đem lại những lợi ích như:

1. Giúp tổ chức tối ưu chi phí

Để duy trì 1 tài khoản Google Workspace Enterprise Standard Annually bạn sẽ tốn 6.090.000 đồng/tài khoản/năm, còn khi duy trì nó ở dạng tài khoản lưu trữ thì con số bạn phải chi trả mỗi năm là 1.490.000 đồng/tài khoản. Với giá chỉ bằng 1/5 nhưng doanh nghiệp của bạn vẫn có thể truy cập và sử dụng các tài liệu được lưu trữ trong tài khoản mà không làm lãng phí các tính năng cộng tác và giao tiếp trong bộ công cụ Google Workspace

2. Quản lý dữ liệu một cách thuận tiện

Khi sử dụng gói dịch vụ Google Workspace Enterprise Standard – Archived User – Annually bạn không cần lo lắng về việc dữ liệu sẽ bị sắp xếp lộn xộn và khó khăn trong việc tìm kiếm. Mọi dữ liệu sẽ được lưu trữ trong chính tài khoản đó nên khi cần thiết bạn chỉ cần truy cập vào tài khoản để truy xuất tài liệu. Đặc biệt, quyền kiểm soát tài khoản thuộc về quản trị viên giúp việc quản lý dữ liệu dễ dàng hơn.

3. Có khả năng bảo mật cao

Gói sản phẩm Google Workspace Enterprise Standard – Archived User – Annually sở hữu nhiều tính năng bảo mật cao cấp như eDiscovery, bảo mật nhiều lớp, giữ lại thông tin,… nên bạn không cần lo lắng dữ liệu của mình sẽ bị mất hay bị rò rỉ khi có nhân viên nghỉ việc. Ngoài ra, việc cấp quyền xem và sử dụng tài liệu được quản trị viên kiểm soát nên những nhân sự có ý đồ xấu sẽ không thể thực hiện hành vi gây tổn hại đến dữ liệu trong tài khoản.

4. Đảm bảo tuân thủ những quy định của pháp lý

Nhiều trường hợp các doanh nghiệp cần truy xuất dữ liệu để phục vụ cho các hoạt động liên quan đến pháp lý có thể yên tâm rằng những tính năng lưu trữ dữ liệu trong tài khoản  Google Workspace Enterprise Standard – Archived User – Annually đều được đảm bảo theo các tiêu chuẩn của pháp luật.

Những ai nên dùng gói Google Workspace Enterprise Standard (Archived User ) – Annually

Gói dịch vụ Google Workspace Enterprise Standard – Archived User – Annually được tạo ra để phù hợp với những tổ chức sau:

1. Tổ chức đang sử dụng gói Google Workspace Enterprise Standard Annually

Theo quy định của Google thì chỉ những tài khoản Google Workspace Enterprise Standard đang hoạt động mới được chuyển sang dạng tài khoản lưu trữ Google Workspace Enterprise Standard – Archived User – Annually. Cho nên các doanh nghiệp muốn sử dụng gói dịch vụ này cần lưu ý xem doanh nghiệp mình đang sử dụng phiên bản Google Workspace nào để tránh mua nhầm sản phẩm không phù hợp.

2. Những doanh nghiệp có quy mô lớn

Những doanh nghiệp có quy mô càng lớn thì biến động về mặt nhân sự càng nhiều. Chính vì vậy, Google Workspace Enterprise Standard – Archived User – Annually phù hợp với những doanh nghiệp này. Nhân sự nghỉ việc sẽ khiến các dữ liệu trong công ty bị xáo trộn, mất mát nên cần lưu trữ lại tài khoản của những nhân viên này để bảo vệ dữ liệu một cách an toàn và khoa học hơn.

3. Các tổ chức trong lĩnh vực y tế, pháp lý, tài chính

Đặc điểm chung của những tổ chức thuộc các lĩnh vực y tế, pháp lý, tài chính là cần bảo mật và lưu trữ dữ liệu về lâu dài để sử dụng trong những trường hợp khẩn cấp có thể liên quan đến pháp luật. Cho nên, trước kia khi có nhân sự nghỉ việc thì các tổ chức này vẫn phải giữ lại tài khoản để truy xuất dữ liệu, từ đó gây tốn kém chi phí và lãng phí tài nguyên. 

Nhưng từ khi Google cho ra mắt sản phẩm Google Workspace Enterprise Standard – Archived User – Annually thì vấn đề của các doanh nghiệp này đã được giải quyết khi vừa có thể tiết kiệm chi phí, vừa có thể bảo vệ và truy cập dữ liệu một cách dễ dàng.