Google Workspace Business Plus - Archived User - Flexible

Trong bất kỳ công ty nào cũng có những nhân sự chủ chốt nắm giữ nhiều tài liệu quan trọng của công ty, khi họ nghỉ sẽ khiến dữ liệu của công ty bị xáo trộn và mất mát. Chính vì vậy, Google đã tạo ra sản phẩm Google Workspace Business Plus – Archived User – Flexible để các doanh nghiệp có thể lưu trữ tài khoản của những nhân viên này để lúc cần thiết có thể truy xuất và sử dụng tài liệu.

Thông tin về Google Workspace Business Plus – Archived User?

Google Workspace Business Plus – Archived User là dạng tài khoản lưu trữ của tài khoản Google Workspace for Business Plus. Thông thường một tài khoản sau khi dừng hoạt động thì không thể truy cập những dữ liệu trong đó, tuy nhiên khi chuyển sang dạng tài khoản lưu trữ thì các doanh nghiệp vẫn có thể truy xuất và sử dụng thông tin những lúc cần thiết.

Giá của Google Workspace Business Plus – Archived User – Flexible tại HVN Group hiện tại đang là 99.000 đồng/tài khoản/tháng. Với mức giá chỉ bằng 1/5 lần tài khoản Google Workspace Business Plus Flexible các doanh nghiệp có thể tiết kiệm được khá nhiều chi phí mỗi tháng mà vẫn có thể sử dụng dữ liệu trong tài khoản.

Tính năng Google Workspace Business Plus (Archived User)

Một số tính năng nổi bật của Google Workspace Business Plus – Archived User – Flexible có thể kể đến như:

1. Lưu trữ dữ liệu

Khi bạn chuyển tài khoản qua dạng lưu trữ, những dữ liệu ở trong tài khoản sẽ được lưu lại ngay trong chính tài khoản đó. Những tài liệu có thể được lưu trữ bao gồm:

• Email: bạn có thể lưu trữ lại toàn bộ email như thư đến, thư đã gửi, thư nháp, thư gắn dấu sao,…
• Google Drive: những tài liệu từ dạng văn bản đến hình ảnh, video,… được lưu trong Google Drive khi tài khoản còn hoạt động sẽ được lưu lại đầy đủ khi tài khoản ở dạng lưu trữ
• Google Meet: Những thông tin liên quan đến cuộc họp như ghi chú cuộc họp cũng sẽ được lưu lại
• Google Calendar: Lịch trình cá nhân hay những kế hoạch, sự kiện trong tài khoản sẽ được lưu trữ nguyên vẹn
• Google Keep: Mọi ghi chú, ghi chép trong Google Keep sẽ được lưu trữ phòng trường hợp cần thiết

2. Truy cập và sử dụng tài liệu khi tài khoản dừng hoạt động

Thông thường, khi tài khoản không hoạt động, các tài liệu bên trong sẽ không thể truy cập được. Nhiều trường hợp khẩn cấp liên quan đến danh dự của doanh nghiệp hoặc pháp lý mà doanh nghiệp không truy xuất được dữ liệu cần thiết thì hậu quả vô cùng nặng nề. 

Tuy nhiên khi sử dụng Google Workspace Business Plus – Archived User – Flexible bạn sẽ không cần lo lắng về điều đó vì tài khoản ở chế độ lưu trữ vẫn sẽ có tính năng truy cập và sử dụng dữ liệu bất cứ khi nào bạn cần.

3. Quản trị viên nắm quyền quản lý dữ liệu

Khi nhân sự nghỉ, tài khoản được chuyển sang chế độ lưu trữ thì người trưc tiếp nắm quyền quản lý tài liệu trong tài khoản này sẽ là quản trị viên, họ có quyền truy cập và cấp quyền cho những thành viên liên quan để truy cập dữ liệu một cách dễ dàng.

Lợi ích Google Workspace Business Plus (Archived User)

Không phải tự nhiên mà nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng tài khoản lưu trữ thay vì để tài khoản ngừng hoạt động. Dưới đây là một số lợi ích mà công ty của bạn nhận được khi sử dụng Google Workspace Business Plus – Archived User – Flexible:

1. Tiết kiệm chi phí

So với việc duy trì tài khoản ở trạng thái đang hoạt động để dễ dàng sử dụng những tài liệu thì khi bạn sử dụng Google Workspace Business Plus – Archived User – Flexible với giá chỉ bằng 1/5 giá tài khoản bình thường. Dù chi phí tiết kiệm hơn những bạn vẫn có thể truy cập và truy xuất những dữ liệu trong tài khoản mà không bị lãng phí những tính năng cộng tác và giao tiếp khi không ai sử dụng tài khoản ấy.

2. Thay đổi linh hoạt

Khi thanh toán theo từng tháng, bạn có thể dễ dàng chuyển tài khoản về trạng thái đang hoạt động hoặc dừng hoạt động tuỳ theo nhu cầu của doanh nghiệp mà không gặp rào cản nào. Ngoài ra, các thao tác để chuyển đổi tài khoản cũng dễ dàng nên bạn có thể thay đổi nhanh chóng mà không phải mất nhiều thời gian để chờ đợi.

3. Quản lý dữ liệu dễ dàng

Khi tài khoản ở dạng lưu trữ, bạn vẫn có thể truy cập tài liệu để phục vụ cho những trường hợp cần thiết. Việc quản lý dữ liệu cũng rất dễ dàng khi mọi dữ liệu sẽ được lưu trong chính tài khoản chứ không phải lưu trữ lộn xộn ở trong bộ nhớ chung giúp việc tìm kiếm nhanh chóng và khoa học hơn. 

Nếu không lưu trữ tài khoản, trong trường hợp người dùng nghỉ việc, tài khoản không hoạt động sẽ gây ra nhiều rắc rối trong việc truy xuất tài liệu khi có nhiều tài liệu quan trọng không thể truy cập được gây ra việc khó khăn trong khâu quản lý dữ liệu của công ty.

4. Khả năng bảo mật cao cấp

Khi bạn sử dụng gói dịch vụ Google Workspace Business Plus – Archived User – Flexible, những tính năng bảo mật cao cấp của gói Google Workspace for Business Plus vẫn sẽ được giữ nguyên trong tài khoản nên việc rò rỉ dữ liệu là gần như không xảy ra. 

Ngoài ra, quản trị viên sẽ là người trực tiếp quản lý tài liệu nên có thể phân quyền cho các thành viên phù hợp để truy cập tài liệu nên bạn sẽ không cần lo lắng quá nhiều về vấn đề bảo mật.

Với những lợi ích trên, việc chuyển tài khoản của những nhân sự nghỉ việc sang tài khoản lưu trữ Google Workspace Business Plus – Archived User – Flexible là cần thiết với các doanh nghiệp. Vậy thì còn chần chừ gì mà chưa liên hệ với HVN Group để trải nghiệm sản phẩm này ngay hôm nay để hưởng nhiều ưu đãi và có cơ hội sở hữu nhiều phần quà giá trị khác.

Những ai nên dùng gói Google Workspace Business Plus (Archived User) Flexible

Về cơ bản, Google tạo ra sản phẩm Google Workspace Business Plus – Archived User – Flexible để phù hợp với nhiều loại doanh nghiệp. Nhưng sau nhiều năm kinh nghiệm phục vụ khách hàng, chúng tôi nhận ra những doanh nghiệp sử dụng gói sản phẩm này chủ yếu có những đặc điểm chung sau:

1. Là doanh nghiệp đang sử dụng gói dịch vụ Google Workspace Business Plus Flexible

Để có thể chuyển tài khoản sang dạng lưu trữ Google Workspace Business Plus – Archived User – Flexible thì trước hết nó phải là tài khoản đang hoạt động của phiên bản Google Workspace for Business Plus. Chính vì vậy đây trở thành tính năng đặc biệt mà chỉ phiên bản này trong bộ công cụ Google Workspace for Business mới có.

2. Các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn

Các doanh nghiệp có quy mô từ vừa trở nên sẽ có số lượng nhân sự khá nhiều, chính vì vậy tình trạng nhân sự nghỉ việc diễn ra thường xuyên. Những nhân sự mới, không chủ chốt thì có thể không sao, nhưng nếu là những nhân sự lâu năm hay những vị trí chủ chốt của doanh nghiệp như leader, trưởng phòng, giám đốc,… thì sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến dữ liệu chung của doanh nghiệp. Chính vì vậy, những công ty này cần lưu trữ tài khoản của họ để dễ dàng truy cập và sử dụng dữ liệu những lúc cần thiết.

3. Các tổ chức cần tuân thủ chặt chẽ các quy định về pháp lý

Một số tổ chức đặc thù thuộc các ngành như y tế, luật, tài chính,… cần phải lưu lại mọi dữ liệu một cách nghiêm ngặt để phòng trường hợp cần truy xuất dữ liệu. Chính vì vậy, việc sử dụng tài khoản lưu trữ Google Workspace Business Plus – Archived User – Flexible có thể giúp họ tối ưu chi phí mà vẫn có thể bảo vệ và truy cập những tài liệu quan trọng theo các quy định của pháp lý.