Google Vault – Flexible

Dữ liệu được xem là tài sản vô cùng quý giá của các tổ chức, doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong bối cảnh số hóa mạnh mẽ, nguồn dữ liệu này đang phải đối mặt với nguy cơ bị đánh cắp hoặc mất mát ngày càng tăng cao. Để bảo vệ và tận dụng tối đa giá trị của dữ liệu, Google Vault – Flexible ra đời như một giải pháp toàn diện dành cho các doanh nghiệp. Dưới đây sẽ là những thông tin chi tiết giúp bạn hiểu rõ hơn về gói dịch vụ này. 

Thông tin về gói dịch vụ Google Vault

Google Vault là ứng dụng mạnh mẽ trong quản lý dữ liệu và eDiscovery được phát triển bởi ông lớn Google. Nó được thiết kế như một phần trong nền tảng Google Workspace. Ứng dụng này giống như một “tủ hồ sơ điện tử” cho phép các tổ chức lưu trữ, tìm kiếm và xuất dữ liệu nhằm đáp ứng các yêu cầu về bảo mật, pháp lý và kinh doanh. 

Các loại dữ liệu sẽ được lưu trữ và quản lý khi sử dụng Google Vault – Flexible, bao gồm:

• Thư điện từ trong Gmail
• Tệp và thư mục thuộc Google Drive
• Tin nhắn của các cuộc trò chuyện khi đã bật tính năng lịch sử đã được bật trên Google Chat
• Bản ghi cuộc họp, cuộc trò chuyện, hỏi – đáp và thăm dò ý kiến trên Google Meet
• Tin nhắn trong các nhóm Google Groups
• Tin nhắn văn bản, tin nhắn thoại và nhật ký cuộc gọi của Google Voice
• Dữ liệu trên các web được tạo bằng Google Sites

Tại HVN Group, Google Vault được phân làm 2 loại dựa trên hình thức thanh toán theo tháng hoặc theo năm. Google Vault – Flexible là gói dịch vụ cho phép thanh toán linh hoạt hàng tháng, phù hợp với nhu cầu sử dụng thay đổi theo từng thời kỳ.

Google Vault (Flexible) có tính năng gì?

Để sử dụng Google Vault – Flexible hiệu quả, người dùng nhất định không thể bỏ qua 5 tính năng nổi bật sau:

1. Lưu trữ và quản lý dữ liệu

Google Vault – Flexible cho phép bạn thiết lập các chính sách lưu giữ dữ liệu theo nhu cầu. Ngay cả khi người dùng đã xóa dữ liệu và dọn sạch thùng rác, Vault vẫn có thể bảo quản nguồn dữ liệu đó an toàn theo thời gian lưu trữ đã được thiết lập từ trước. Ngoài ra, bạn có thể cài đặt lệnh “hold” đối với tài khoản người dùng mà bạn muốn bảo vệ dữ liệu của người đó vĩnh viễn.

Trong trường hợp bạn cần xóa dữ liệu nhạy cảm ở một khoảng thời gian nhất định, bạn có thể thiết lập lại Vault để xóa chúng khỏi tài khoản người dùng và hệ thống của Google. Điều này giúp bạn kiểm soát dữ liệu chặt chẽ và đảm bảo các dữ liệu quan trọng luôn được bảo vệ.

Tuy nhiên, bạn cần lưu ý, Google Vault – Flexible chỉ tiến hành lưu giữ dữ liệu kể từ thời điểm bạn thiết lập các quy tắc lưu trữ và các dữ liệu đã bị xóa trước đó có thể bạn sẽ không lấy lại được. Do đó bạn cần thiết lập ngay từ đầu để quản lý mọi thông tin của tổ chức một cách hiệu quả. 

2. Tìm kiếm thông tin

Bạn có thể sử dụng Google Vault – Flexible để tìm kiếm dữ liệu dựa trên các yếu tố như: tài khoản người dùng, đơn vị tổ chức (organization unit), khoảng thời gian, từ khóa,… Điều này có thể diễn ra ngay cả khi tài khoản Google Workspace đó đã tạm ngưng. Vì vậy, đây được xem là giải pháp thông minh giúp doanh nghiệp thu thập thông tin cho pháp lý và phòng tránh mất dữ liệu do hoạt động luân chuyển nhân viên.

3. Xuất dữ liệu

Sau khi tìm kiếm hoàn tất, Google Vault – Flexible còn hỗ trợ bạn xuất dữ liệu đó ra định dạng PST, mbox,… để đáp ứng cho nhu cầu phân tích và xử lý thông tin. Các dữ liệu đã truy xuất sẽ được lưu trữ trong Vault trong vòng 15 ngày để phục vụ cho quá trình eDiscovery. Sau khoảng thời gian này, quyền truy cập vào dữ liệu này sẽ bị khóa để bảo vệ tính toàn vẹn của dữ liệu.

4. Theo dõi hoạt động người dùng

Google Vault – Flexible cung cấp cho bạn các báo cáo về hoạt động của người dùng Vault – những người có quyền đăng nhập vào Vault. Điều này giúp quản trị viên có thể theo dõi các hành động đã thực hiện của người dùng trong một khoảng thời gian nào đó. Quản trị viên có thể xem ai là người đã tạo chính sách lưu giữ, ai đã thay đổi lệnh “hold” và một số thao tác hành chính khác.

5. Tích hợp với Google Workspace

Là một phần của hệ sinh thái Google Workspace, Google Vault – Flexible có khả năng tích hợp liền mạch với các ứng dụng Google Drive, Google Chat, Gmail,… để giúp người dùng có thể quản lý dữ liệu hiệu quả nhất. Từ đó, cải thiện chất lượng công việc và tối ưu hóa quy trình làm việc. 

Google Vault (Flexible) có những lợi ích gì?

1. Kiểm soát dữ liệu chặt chẽ

Với khả năng thiết lập các chính sách lưu trữ và truy xuất nhanh chóng, Google Vault – Flexible được xem là một giải pháp bảo mật pháp lý quan trọng cho các doanh nghiệp. Nó hạn chế tình trạng bị mất dữ liệu, giúp các công ty luôn ở trong trạng thái sẵn sàng đáp ứng các yêu cầu pháp lý hoặc rà soát tuân thủ nội bộ. 

2. Tối ưu hóa tìm kiếm thông tin

Nhờ việc ứng dụng công nghệ Google search thông minh, quá trình tìm kiếm trên Google Vault – Flexible được diễn ra nhanh chóng. Từ đó, người dùng có thể dễ dàng phân tích và đánh giá chi tiết các vấn đề để đưa ra phương án giải quyết kịp thời, tránh những hậu quả nghiêm trọng. 

3. Nâng cao bảo mật

Google Vault – Flexible mang đến cho người dùng khả năng bảo vệ dữ liệu mạnh mẽ với các tính năng như mã hóa, giới hạn quyền truy cập và theo dõi kiểm tra. Nhờ đó, các tổ chức, doanh nghiệp có thể đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu, cũng như tuân thủ đầy đủ các quy định về bảo mật và quyền riêng tư của khách hàng.

4. Tiết kiệm chi phí

Với các phương pháp truyền thống, người dùng sẽ lưu trữ dữ liệu phân tán ở nhiều nơi như ổ đĩa máy tính, thiết bị di động,… Theo đó, họ sẽ phải mất rất nhiều thời gian và kinh phí cho việc lưu trữ, tìm kiếm và thu thập thông tin khi cần. Khi sử dụng Google Vault – Flexible, người dùng có thể tiết kiệm được đáng kể khoản chi phí này bằng cách tận dụng các công nghệ lưu trữ và khám phá điện tử (eDiscovery) có sẵn.

5. Truy cập linh hoạt

Google Vault – Flexible quản lý thông tin tập trung dựa trên nền tảng đám mây. Điều này cho phép người dùng truy cập và quản lý dữ liệu mọi lúc, mọi nơi và từ bất kỳ thiết bị nào.

Những ai nên dùng Google Vault (Flexible)?

Dựa trên những tính năng và lợi ích mang lại, Google Vault – Flexible được đánh giá là giải pháp tối ưu cho các đối tượng sau:

• Doanh nghiệp ngành tài chính: Các ngân hàng, công ty chứng khoán hoặc một số doanh nghiệp thuộc lĩnh vực tài chính khác phải lưu trữ các thông tin khách hàng và giao dịch. Trong trường hợp, Google Vault – Flexible chính là giải pháp lý tưởng để đảm bảo tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin và chống rửa tiền của pháp luật.
• Doanh nghiệp ngành y tế: Google Vault – Flexible là dịch vụ phù hợp cho các bệnh viện, phòng khám trong việc lưu trữ thông tin bệnh nhân, hồ sơ bệnh án điện tử. Điều này giúp các tổ chức, doanh nghiệp này tuân thủ các quy định về bảo mật dữ liệu y tế.
• Doanh nghiệp có lượng dữ liệu lớn và phức tạp: Các doanh nghiệp lớn hoặc đang phát triển có một lượng lớn thông tin cần bảo mật cao an toàn về mặt pháp lý, thì Google Vault – Flexible sẽ giúp họ quản lý, tìm kiếm và bảo vệ dữ liệu một cách hiệu quả nhất.
• Doanh nghiệp có nhiều dự án hợp tác: Đây là những công ty thường xuyên có hoạt động chia sẻ dữ liệu ra bên ngoài. Khi sử dụng Google Vault – Flexible, họ sẽ có thể quản lý quyền truy cập vào dữ liệu dự án, ngăn chặn tình trạng bị thất thoát dữ liệu.  
• Các tổ chức phi chính phủ: Với lượng lớn dữ liệu liên quan đến hoạt động tài trợ, dự án, thông tin cá nhân hưởng thụ,… các tổ chức NGO nên sử dụng Google Vault – Flexible để đảm bảo tính minh bạch, cũng như đáp ứng các quy định về tài chính và bảo mật thông tin cá nhân.

Tại sao nên chọn Google Vault (Flexible) tại HVN Group?

• Đối tác ủy quyền chính thức của Google

HVN Group hiện là đối tác cấp cao “Premier Partner” của Google tại thị trường Việt Nam. Để sở hữu danh hiệu này, chúng tôi phải đáp ứng các yêu cầu khắt khe của Google về năng lực đội ngũ, số lượng khách hàng, cơ sở hạ tầng,… Vì vậy, chúng tôi tự tin sẽ mang đến cho khách hàng những trải nghiệm tốt nhất khi đăng ký Google Vault – Flexible tại HVN.

• Uy tín và kinh nghiệm

Với hơn 12 năm phát triển trong lĩnh vực số, HVN đã từng bước trở thành nhà cung cấp hàng đầu tại Việt Nam. Chúng tôi đã và đang có hơn 5000+ khách hàng cả trong và ngoài nước. Điều này chính là minh chứng rõ nét cho mức độ uy tín và chất lượng dịch vụ của chúng tôi.

• Đội ngũ kỹ thuật đạt chuẩn

Với tư cách là đối tác cao cấp của Google, đội ngũ chuyên gia của chúng tôi đã được Google đào tạo chuyên sâu về kỹ năng chuyên môn để luôn sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ khách hàng về các gói dịch vụ. Vì vậy, bạn có thể hoàn toàn yên tâm khi đăng ký sử dụng dịch vụ Google Vault – Flexible tại HVN. Mọi thắc mắc hay vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng, sẽ được chúng tôi giải quyết nhanh chóng để không làm gián đoạn hoạt động kinh doanh của bạn.

• Hợp đồng rõ ràng, xuất hóa đơn VAT

HVN Group luôn tuân thủ mọi quy định của pháp luật trong kinh doanh. Chúng tôi cam kết bảo mật tuyệt đối thông tin của khách hàng, cung cấp đầy đủ hợp đồng, hóa đơn đỏ và một số loại giấy tờ pháp lý khác theo yêu cầu.

• Cập nhật thường xuyên

Một yếu tố khác giúp HVN luôn nhận được đánh giá tích cực từ phía khách hàng đó là việc cập nhật nhanh chóng các thông tin mới. Chúng tôi thường xuyên thông báo những tin tức mới nhất về dịch vụ thông qua fanpage hoặc email được gửi trực tiếp tới tài khoản của khách hàng. Từ đó, giúp khách hàng nắm bắt được những thay đổi mới nhất và đưa ra kế hoạch phát triển phù hợp, đón đầu công nghệ.