Google Workspace Business Plus - Archived User - Annually

Hiện nay, xu hướng nhân sự nhảy việc ngày càng lan rộng, nhiều nhân viên đã gắn bó với công ty nhiều năm cũng rời bỏ công ty để tìm bến đỗ mới. Với những trường hợp như thế thì không thể xóa tài khoản Google Workspace Business Plus của họ vì tài khoản lưu trữ rất nhiều những thông tin quan trọng của doanh nghiệp. Nhưng nếu giữ tài khoản mà không ai dùng thì chi phí bỏ ra rất tốn kém. Hiểu được điều này, Google đã tạo ra gói dịch vụ Google Workspace Business Plus – Archived User – Annually để vừa giúp khách hàng lưu trữ tài liệu vừa tiết kiệm được chi phí.

Google Workspace Business Plus – Archived User là gì?

Google Workspace Business Plus – Archived User là một dạng tài khoản được Google cấp phép để lưu trữ và truy cập dữ liệu của người dùng khi tài khoản không còn hoạt động. Đây là tính năng chỉ có ở phiên bản Business Plus trong 3 phiên bản của Google Workspace for Business.

Hiện tại, giá Google Workspace Business Plus – Archived User – Annually của HVN là 1.190.000 đồng/tài khoản/năm, so với giá của phiên bản Google Workspace for Business Plus Annually thì chỉ bằng 1/5, nên chi phí phải bỏ ra là khá tiết kiệm khi bạn vẫn có thể truy cập và sử dụng những dữ liệu đã lưu trữ của tài khoản dừng hoạt động.

Tính năng Google Workspace Business Plus – Archived User

Được ưa chuộng tại nhiều doanh nghiệp đặc biệt là các công ty ở ngành Luật, Tài chính, Y tế, dịch vụ Google Workspace Business Plus – Archived User nổi bật với một số tính năng sau:

1. Lưu trữ dữ liệu toàn diện

Khi tài khoản còn hoạt động sẽ lưu trữ nhiều dữ liệu quan trọng của công ty, chính vì vậy các doanh nghiệp có thể vẫn cần dùng đến những tài liệu này trong tương lai. Việc lưu trữ ngay trong chính tài khoản là thuận tiện nhất. Những tài liệu được lưu trữ bao gồm:

• Email: Tất cả những email như thư đến, thư đã gửi, thư nháp,… trong Gmail sẽ được lưu lại đầy đủ.
• Google Drive: Các tệp, tài liệu, hình ảnh, thư mục,… được lưu trữ ở Google Drive cũng được giữ lại tất cả.
• Google Calendar: Những lịch, sự kiện, kế hoạch trong Calendar sẽ vẫn ở trong tài khoản.
• Google Meet: Những dữ liệu liên quan đến cuộc họp hay các ghi chú trong cuộc họp đều được lưu trữ
• Google Keep: Mọi ghi chép, thông tin quan trọng đều còn nguyên trong app.

2. Truy cập và sử dụng dữ liệu ngay cả khi tài khoản không còn hoạt động

Trong nhiều doanh nghiệp, nhiều vị trí quan trọng như kế toán, thu ngân,… thì những thông tin trong tài khoản của họ sẽ vẫn cần sử dụng và truy xuất liên tục. Sử dụng Google Workspace for Business Plus – Archived User – Annually thì dù tài khoản đó không còn hoạt động nữa thì quản lý vẫn dễ dàng truy cập dữ liệu để kiểm tra và truy xuất các thông tin nếu cần thiết.

Thông thường với các tài khoản dừng hoạt động thì các doanh nghiệp sẽ không thể lưu trữ và truy cập dữ liệu, nhờ hai tính năng này của Google Workspace for Business Plus – Archived User – Annually mà giờ đây các doanh nghiệp có thể dễ dàng thực hiện điều đó dù tài khoản còn hoạt động hay không.

Lợi ích Google Workspace Business Plus – Archived User

Với những tính năng trên, gói dịch vụ Google Workspace for Business Plus – Archived User – Annually đem lại cho doanh nghiệp những lợi ích sau:

1. Tiết kiệm chi phí

Trước đây, các doanh nghiệp muốn sử dụng dữ liệu trong một tài khoản nào đó thì phải đóng số tiền bằng với các tài khoản khác mặc dù không còn ai dùng nó nữa. Việc này tốn rất nhiều chi phí vì ngoại trừ việc lưu trữ cũng như truy xuất dữ liệu thì các tính năng khác trong tài khoản sẽ bị bỏ phí, số tiền cho một tài khoản Google Workspace for Business Plus Annually cũng không hề nhỏ. 

Hiểu được điều đó nên sản phẩm Google Workspace for Business Plus – Archived User – Annually được Google cho ra đời, với chi phí chỉ bằng ⅕ tài khoản bình thường, doanh nghiệp lại có thể sử dụng dữ liệu mà không cần lãng phí tiền bạc vào các tính năng không dùng đến.

2. Quản lý dữ liệu hiệu quả

Khi một tài khoản dừng hoạt động, các thông tin trong tài khoản cũng bị mất hoặc không truy cập được. Điều này ảnh hưởng rất nhiều đến việc quản lý dữ liệu của doanh nghiệp khi những tài liệu quan trọng có thể bị mất và không thể truy xuất lúc cần thiết. Chính vì vậy việc sử dụng Google Workspace for Business Plus – Archived User – Annually có thể giúp doanh nghiệp dễ dàng giữ lại và truy cập những tài liệu ấy mà không làm ảnh hưởng đến quá trình vận hành của doanh nghiệp.

3. Khả năng bảo mật cao

Là một tài khoản lưu trữ của phiên bản Google Workspace for Business Plus nên các dữ liệu được lưu trong đó sẽ được hưởng những tính năng bảo mật cao cấp của Google để bảo vệ nghiêm ngặt, tránh việc truy cập trái phép.

4. Dễ dàng quản lý tài khoản

Việc chuyển đổi tài khoản đang hoạt động sang tài khoản lưu trữ Google Workspace for Business Plus – Archived User thao tác rất dễ dàng và ngược lại cũng vậy. Nên các doanh nghiệp không phải lo lắng về các thao tác cũng như phải cung cấp thông tin giấy tờ phức tạp để chuyển đổi.

Những ai nên dùng gói Google Workspace Business Plus (Archived User) Annually

Google tạo ra sản phẩm này để phù hợp với đa dạng các kiểu doanh nghiệp, trong số đó thường xuyên sử dụng gói dịch vụ Google Workspace Business Plus (Archived User) Annually là những công ty có đặc điểm sau:

1. Doanh nghiệp đang sử dụng gói dịch vụ Google Workspace Business Plus Annually

Để chuyển tài khoản đang hoạt động sang dạng lưu trữ Google Workspace for Business Plus – Archived User – Annually thì trước đó tài khoản đó phải là tài khoản Google Workspace Business Plus Annually thì mới được Google cấp phép chuyển đổi. Cho nên những doanh nghiệp đang sử dụng 2 phiên bản Business Starter và Business Standard sẽ không được cấp phép chuyển sang tài khoản lưu trữ.

2. Doanh nghiệp vừa và lớn

Các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn sẽ có nhiều nhân sự nên việc thay đổi nhân sự sẽ xảy ra thường xuyên. Mỗi một nhân sự có thể giữ nhiều tài liệu quan trọng đối với doanh nghiệp như thông tin khách hàng, các chiến dịch,… nên nếu để mất sẽ gây tổn thất không nhỏ. Mà những tài khoản đó cũng không thể cấp lại cho người khác nên doanh nghiệp cần phải chuyển đổi tài khoản về dạng lưu trữ Google Workspace for Business Plus – Archived User – Annually để tiết kiệm chi phí cho mình.

3. Các tổ chức cần tuân thủ quy định pháp lý

Nhiều tổ chức thuộc các lĩnh vực như tài chính, luật, y tế cần phải lưu trữ dữ liệu nghiêm ngặt để có thể truy xuất lúc cần thiết. Cho nên việc sử dụng Google Workspace for Business Plus – Archived User – Annually là hoàn toàn phù hợp với những tổ chức này để vừa có thể lưu trữ dữ liệu vừa truy cập được lúc cần thiết, đồng thời với nhiều tính năng bảo mật cao cấp sẽ giúp bảo vệ dữ liệu một cách an toàn.

4. Các công ty có nhu cầu lưu trữ dữ liệu lâu dài

Một số nhân sự nắm vai trò chủ chốt trong công ty như kế toán, nhân sự, trưởng phòng,… thường nắm những dữ liệu quan trọng nên việc lưu trữ tài khoản của họ để sử dụng lâu dài là điều cần thiết. Việc lưu trữ riêng lẻ có thể sẽ khiến dữ liệu bị mất hoặc việc tìm kiếm bị khó khăn cho nên cần tài khoản lưu trữ trong Google Workspace để có thể dễ dàng hơn trong khâu tìm kiếm những lúc cần thiết.