Gửi ticket
Khuyến mại
Kiến thức
B2B Market
Quản lý dịch vụ
Đối với các email business account, việc tạo chữ ký có thể giúp địa chỉ email trông chuyên nghiệp hơn trong mắt người nhận thư, cũng như góp phần lan tỏa thương hiệu hơn. Bài viết sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về vai trò của yếu tố này đối với doanh nghiệp đồng thời hướng dẫn cách tạo chữ ký và chèn logo với các bước đơn giản.
Tổng quan về email business
Trước khi đi vào tìm hiểu về chữ ký email, hãy cùng xem qua bức tranh tổng quan về email business để hiểu được tại sao doanh nghiệp nên đầu tư và áp dụng dịch vụ cho tổ chức của mình.
Email business là gì?
Email business hoặc email doanh nghiệp được hiểu là một hình thức dịch vụ cung cấp cho tổ chức tài khoản mail có tên miền riêng của chính mình.
Thông thường, nếu bạn tạo tài khoản thì sẽ có sẵn tên miền chung chung là @gmail.com hoặc outlook.com. Tuy nhiên, với email doanh nghiệp, người đăng ký nhận được email business address gồm domain tùy chọn, hầu hết sẽ là tên công ty hoặc tên thương hiệu.
Việc đăng ký và sử dụng email business được ví như việc doanh nghiệp đang sở hữu một tài sản riêng. Không những thế, tài khoản mail cho doanh nghiệp còn giúp tổ chức dễ dàng hơn trong việc quản lý nội dung, số lượng người dùng, báo cáo, tạo độ tin cậy với khách hàng và đối tác,…
Lợi ích của email business đối với doanh nghiệp
Tạo niềm tin cho khách hàng, xây dựng hình ảnh, uy tín cho doanh nghiệp trong quá trình tiếp cận hoặc truyền tải thông tin thông qua việc sử dụng email theo tên miền riêng của tổ chức, chẳng hạn support@companya.com.
Email business address với nhiều tính năng tích hợp cho phép người dùng có thể làm việc trên email với nhiều công cụ khác nhau, biến nó trở thành một trong những không gian làm việc và lưu trữ dữ liệu hiệu quả nhất. Một số tính năng hữu ích cho người dùng có thể kể đến như đồng bộ hóa danh sách liên hệ, quản lý lịch hay thậm chí là các tính năng trực tuyến giúp việc cộng tác nội bộ nhanh hơn.
Tránh sự xâm nhập của virus từ nhiều email cá nhân đến từ các hệ thống mail khác nhau của nhân viên trong doanh nghiệp. Tính năng chống spam trong email business giúp mailbox người dùng an toàn hơn và ngăn chặn được các tác nhân khác.
Thân thiện với người dùng: Người dùng đánh giá email business account khá đơn giản để sử dụng, thao tác dễ dàng với nhiều tiện ích khác như Microsoft Outlook, Gmail, Webmail,…cho phép gửi và nhận trực tuyến – ngoại tuyến.
Tầm quan trọng của việc tạo chữ ký trong email business
Chữ ký email là một phần thiết yếu của giao tiếp email trong thế giới kinh doanh. Để tổ chức của mình trở nên nổi bật và chuyên nghiệp, các chủ doanh nghiệp phải có chiến lược riêng cho việc tạo chữ ký mang màu sắc đặc trưng của thương hiệu.
Điều gì đã khiến yếu tố chữ ký trong email business trở nên quan trọng như vậy?
- Tính chuyên nghiệp: Chữ ký email cho thấy rõ người gửi coi trọng công việc kinh doanh và cam kết duy trì mức độ chuyên nghiệp cao trong các tương tác với khách hàng, đồng nghiệp và các bên liên quan khác. Bên cạnh đó, yếu tố cũng giúp doanh nghiệp thiết lập uy tín và sự đáng tin cậy.
- Xây dựng thương hiệu: Bao gồm các yếu tố thương hiệu như logo, màu sắc và phông chữ, chữ ký trong business email giúp bạn củng cố tính đặc trưng và nhất quán của thương hiệu trên tất cả các kênh truyền thông. Điều này đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp đang có chiến lược xây dựng bản sắc thương hiệu mạnh mẽ để duy trì tính cạnh tranh trên thị trường.
- Thông tin liên hệ: Chữ ký email thường bao gồm các chi tiết liên hệ như số điện thoại, địa chỉ mail, địa chỉ thực và địa chỉ mạng xã hội. Bằng cách cung cấp trước các thông tin này, người nhận thư không phải tìm kiếm thông tin đó một cách riêng biệt, điều này có thể tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả giao tiếp giữa tổ chức kinh doanh và khách hàng tiềm năng.
- Tuân thủ pháp luật: Một số ngành nghề yêu cầu doanh nghiệp đưa một số thông tin cụ thể vào email do vấn đề pháp lý. Chẳng hạn, các công ty dịch vụ tài chính có thể cần bao gồm tuyên bố miễn trừ trách nhiệm hoặc quy định về tiết lộ, trong khi các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe yêu cầu bao gồm các tuyên bố về quyền riêng tư. Chữ ký trong email business cho phép đưa vào các câu bắt buộc này một cách dễ dàng và nhất quán.
- Marketing: Chữ ký email có thể được sử dụng như một công cụ hữu ích cho việc quảng bá sản phẩm, dịch vụ hoặc sự kiện bằng cách bao gồm các liên kết đến landing page hoặc profile trên các kênh truyền thông. Điều này có thể giúp nâng cao nhận thức về thương hiệu, thu hút khách hàng tiềm năng và hướng traffic đến các website hoặc các kênh marketing khác.
Những thông tin cần tránh đưa vào chữ ký email
Chữ ký email đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ấn tượng với người nhân, nhưng có một vấn đề người dùng email business cần lưu ý chính là nội dung được thêm vào. Không phải bất kỳ thông tin nào cũng có thể được thêm vào phần chữ ký và có những thông tin được khuyên cần có trong phần này.
Vậy để không ảnh hưởng tiêu cực đến tác dụng của phần chữ ký email, người dùng nên lưu ý một số điều sau:
- Không nên có quá nhiều thông tin liên hệ: Mặc dù việc liệt kê các cách liên hệ mà doanh nghiệp đang sử dụng là điều cần thiết, nhưng không nên quá lạm dụng việc này. Một địa chỉ email, số điện thoại và website là đủ. Nếu muốn phù hợp với các liên kết mạng xã hội, một hoặc hai biểu tượng nhỏ có thể làm cho chữ ký trong email business gọn gàng hơn.
- Không sử dụng ảnh quá lớn: Ảnh có kích thước lớn có thể gặp sự cố với một số nền tảng email nhất định hoặc người nhận không có nhiều dung lượng/băng thông để tải chúng xuống thiết bị của mình.
- Không chèn video: Video có thể là một cách tuyệt vời để quảng cáo hoặc tạo ấn tượng, nhưng có khả năng là hầu hết các nền tảng email business không hỗ trợ nó. Nếu muốn chia sẻ video, bạn có thể liên kết tới video để đạt được hiệu quả tốt hơn.
- Không chèn thông tin cá nhân: Chữ ký email business chuyên nghiệp cần tránh thêm quá nhiều thông tin vì lý do an toàn và có nguy cơ xuất hiện không chính thức. Những yếu tố như trang mạng truyền thông riêng tư không nên xuất hiện trong chữ ký của bạn.
Cách tạo chữ ký trong email business
Bước 1: Để tạo chữ ký, bạn tiến hành đăng nhập vào Webmail >> nhấp vào phần Settings (Cài đặt) > Chữ ký > Chọn Tạo chữ ký mới.
Bước 2: Một cửa sổ hiện ra để người dùng có thể nhập nội dung chữ ký. Tại phần “Tên”, bạn nhập tùy ý để phân biệt rõ ràng nếu tạo nhiều chữ ký.
Bước 3: Tiếp theo, bạn nhấp vào Nhiều hơn để hiển thị thêm nhiều công cụ giúp tạo chữ ký đẹp hơn.
Nếu muốn thêm logo hoặc hình ảnh vào trong chữ ký trong email business, bạn có thể thực hiện theo các bước được hướng dẫn sau:
Bước 1: Nhấp vào nút Code View (Xem dạng code) để chuyển nội dung sang dạng code html.
Bước 2: Thực hiện chèn code sau vào, ví dụ:
<img src=”https://hvn.vn/wp-content/uploads/2021/04/HVN-Group.svg”>
Trong đó https://hvn.vn/wp-content/uploads/2021/04/HVN-Group.svg thay bằng link ảnh logo của bạn.
Bước 3: Nhấp tiếp vào nút xem dạng code để kiểm tra.
Bước 4: Cuối cùng ấn vào Save để lưu chữ ký.
Như vậy, bạn không chỉ có thể tạo chữ ký trong email business mà còn thêm được logo thương hiệu vào để tạo sự chuyên nghiệp. Nếu có vấn đề xảy ra trong quá trình thực hiện, hãy nhấp vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để nhân viên với chuyên môn cao của chúng tôi hỗ trợ bạn.
Nhận ra tầm quan trọng và vị trí không thể thay thế của email business đối với doanh nghiệp, HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – cung cấp cho khách hàng đa dạng các giải pháp email để bạn có thể lựa chọn tùy theo nhu cầu và định hướng của tổ chức.
Bên cạnh đó, đội ngũ nhân viên với hơn 10 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực đảm bảo mang đến những trải nghiệm khách hàng tốt nhất.
Do đó, nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến cách tạo chữ ký, hoặc có nhu cầu tư vấn chuyên sâu hơn vào các giải pháp email business, hãy kết nối ngay với HVN thông qua Hotline 024 9999 7777 để được đội ngũ nhân viên của chúng tôi hỗ trợ và giải đáp.
