Hướng dẫn chi tiết các bước tạo chữ ký Outlook chuyên nghiệp

Mặc dù có nhiều chiến lược truyền thông và marketing sẵn có, nhưng email vẫn là một trong những cách đáng tin cậy và hiệu quả nhất để tiếp cận đối tượng mục tiêu của doanh nghiệp. Việc tạo chữ ký Outlook có thể mang đến cho doanh nghiệp những lợi thế đáng kể cho chiến dịch email marketing và hành trình phát triển của tổ chức. Khám phá nội dung bên dưới của HVN Group để hiểu hơn ngay.

Chữ ký Outlook là gì?

Chữ ký Outlook là một phần được thêm vào nội dung email, nhằm giúp người nhận thư xác định bạn là ai, đến từ doanh nghiệp nào và đảm nhiệm chức danh gì. Mặc dù chữ ký có thể đơn giản khi chỉ bao gồm tên công ty và chức danh của bạn, nhưng Outlook có cung cấp nhiều tùy chọn tùy chỉnh để làm hấp dẫn và chuyên nghiệp hơn cho phần này.

chữ ký trong outlook

Khi tạo chữ ký Outlook web hoặc trên ứng dụng, bạn nhất định không nên bỏ qua các thành phần sau:

  • Nội dung chữ
  • Hình ảnh
  • Logo
  • Thẻ kinh doanh điện tử

Sau khi tạo chữ ký Outlook, người dùng có thể tự động thêm các yếu tố này vào tất cả email hoặc đưa vào tùy từng trường hợp.

Vai trò quan trọng của tạo chữ ký Outlook

Theo thống kê, một nhân viên văn phòng trung bình nhận được 121 email mỗi ngày. Do đó, doanh nghiệp cần phải khiến email của mình trở nên nổi bật hơn trong hộp thư đến của đối tượng mục tiêu nhắm đến, từ đó có thể thu hút sự chú ý của họ.

Tạo chữ ký Outlook được cá nhân hóa là một trong những cách hiệu quả và đơn giản nhất có thể giúp bạn làm được điều đó. Tại sao?

Chuyên nghiệp hóa email

chuyên nghiệp hóa email

Hãy coi chữ ký Outlook như một danh thiếp kỹ thuật số, khi nó cung cấp tất cả các thông tin xác thực chuyên nghiệp liên quan đến người gửi thư. Như vậy, khi người nhận sẽ đánh giá cao hơn đối với email và tin tưởng về nội dung được nhắc đến trong thư hơn.

Cá nhân hóa email

Chữ ký email chỉ có văn bản có thể mang lại cảm giác thiếu tính cá nhân và chân thực, khiến việc tương tác với người nhận trở nên khó khăn và không hiệu quả. May mắn thay, bạn hoàn toàn có thể tạo chữ ký Outlook đính kèm theo hình ảnh chân dung chuyên nghiệp của mình và logo của thương hiệu.

Việc thêm hình ảnh cá nhân và logo thương hiệu sẽ làm cho các thông điệp truyền tải trong email trở nên đáng tin cậy hơn, từ đó tạo cơ hội để doanh nghiệp xây dựng niềm tin với khách hàng mục tiêu.

Công cụ marketing tuyệt vời

công cụ marketing tuyệt vời

Bằng cách đưa yếu tố call-to-action (CTA) vào khi tạo chữ ký Outlook, bạn có thể biến nó thành công vụ tạo traffic và thu hút khách hàng tiềm năng.

*Ví dụ: bạn có thể chèn thêm liên kết đến landing page của sản phẩm, ưu đãi đặc biệt hoặc các nền tảng mạng xã hội để có thể tiếp tục cuộc trò chuyện ngoài chuỗi email.

Hướng dẫn chi tiết các tạo chữ ký Outlook

Việc đăng ký Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp cho phép bạn có thể sử dụng cả Outlook trên web và ứng dụng được cài đặt trên thiết bị. Bạn có thể lựa chọn tạo chữ ký Outlook 365 web hoặc triển khai trên máy tính của mình. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách tạo chữ ký để bạn có thể tham khảo:

Cách tạo chữ ký trên Outlook.com

– Bước 1: Truy cập trực tiếp vào trang web có địa chỉ Outlook.com và đăng nhập tài khoản.

– Bước 2: Nhấp vào biểu tượng bánh răng ở trên cùng bên phải và chọn View all Outlook settings.

– Bước 3: Ở phía bên trái cửa sổ, hãy nhấp vào Mail >> chọn Compose and Reply.

tạo chữ ký outlook trên web

– Bước 4: Trên trang Compose and Reply, cuộn xuống cho đến khi thấy hộp được đánh dấu Email signature. Ở đó, bạn có thể nhập bất cứ điều gì muốn bao gồm trong chữ ký Outlook của mình, chẳng hạn tên, địa chỉ, số điện thoại hoặc website.

nhập nội dung chữ ký email outlook

– Bước 5: Sau khi soạn xong chữ ký, bạn có thể định dạng văn bản bằng chữ in đậm, in nghiêng và gạch chân. Người dùng cũng có thể thay đổi phông chữ, cỡ chữ và màu sắc. Nếu muốn thêm hình ảnh, hãy chọn vào nút Insert Image.

– Bước 6: Thiết lập cài đặt chữ ký mặc định dành cho email hoặc cho email hồi đáp trong phần Select default signatures.

– Bước 7: Khi đã hài lòng với chữ ký của mình, cuộn xuống cuối trang và nhấp vào Save

lưu chữ ký outlook

Chữ ký của bạn giờ đây sẽ được đưa vào mọi email mới được soạn trên Outlook.com. Nếu cần thay đổi, cập nhật hoặc tạo chữ ký Outlook mới, bạn có thể quay trở lại Compose and Reply để thực hiện điều chỉnh.

Cụ thể cách tạo chữ ký Outlook trên máy tính

Việc tạo chữ ký Outlook trên máy tính chỉ bao gồm một vài bước đơn giản, cụ thể như sau:

– Bước 1: Mở Outlook app trên máy tính >> chọn Options nằm trong menu File.

tạo chữ ký outlook trên máy tính

– Bước 2: Thao tác trên sẽ mở ra một cửa sổ nơi bạn có thể tìm thấy tab Mail >> chọn tab Mail và đi đến phần Signatures trong section Compose Messages.

cách tạo chữ ký outlook trên app máy tính

– Bước 3: Nhấp vào nút New để tạo chữ ký Outlook mới.

tạo chữ ký outlook mới

– Bước 4: Sau khi tạo xong, bạn có thể tùy chỉnh chữ ký theo ý thích bằng cách thêm văn bản, hình ảnh, logo và liên kết. Bạn cũng có thể tùy chỉnh phông chữ, cỡ chữ và màu phông chữ, đồng thời thiết lập chữ ký Outlook cho mọi tài khoản tùy theo ý muốn.

– Bước 5: Bạn có thể lựa chọn chữ ký mới này hiển thị mặc định cho các email mới hoặc email phản hồi trong mục Choose default signatures.

– Bước 6: Sau khi hoàn tất việc tùy chỉnh chữ ký, hãy lưu lại các thay đổi bằng cách nhấp vào OK.

Như vậy, chữ ký của bạn đã có sẵn để sử dụng trong tất cả các email Outlook. Người dùng có thể chọn chữ ký của mình từ cửa sổ tin nhắn và thêm nó vào bất kỳ email nào sẽ gửi đi.

Một số lưu ý khi tạo chữ ký Outlook

Để đảm bảo việc quản lý và thực hàng tạo chữ ký Outlook 365 mang lại kết quả tốt nhất, có một số vấn đề cần được xem xét, cụ thể:

  • Chữ ký cần ngắn gọn và hấp dẫn trực quan
  • Bao gồm cụ thể các chi tiết liên hệ khi cần thiết
  • Để thuyết phục người nhận hành động, hãy đưa vào call-to-action (CTA)
  • Đảm bảo chữ ký email hoạt động trên thiết bị di động
  • Sử dụng các biểu tượng truyền thông xã hội có liên kết
  • Đảm bảo kích thước hình ảnh trong chữ ký email Outlook. Khi sử dụng logo, tốt nhất bạn nên sử dụng kích thước 100x100px.

lưu ý khi tạo chữ ký outlook

*Lưu ý: Khi tạo chữ ký Outlook, kích thước hình ảnh phải có chiều rộng nằm trong khoảng 650 pixel. Nếu không muốn thay đổi kích thước của hình ảnh sử dụng cho chữ ký, bạn nên đảm bảo hình ảnh đó không lớn hơn 10KB. Kích thước logo rộng 100 pixel và cao tối đa 100 pixel phù hợp cho chữ ký Outlook.

Không chỉ cung cấp đa dạng các gói giải pháp Microsoft 365 với mức giá phải chăng với cương vị là đối tác ủy quyền của Microsoft tại Việt Nam, HVN còn đồng hành cùng doanh nghiệp khi cung cấp cẩm nang khai thác hiệu quả các ứng dụng, trong đó bao gồm phương pháp tạo chữ ký Outlook nhanh chóng và các template được thiết kế sẵn bởi chuyên gia.

Kết luận

Thông qua bài viết, HVN Group đã chia sẻ toàn bộ cho bạn về tầm quan trọng của việc tạo chữ ký Outlook cũng như chi tiết các bước thực hiện trên cả trình duyệt web và ứng dụng có sẵn. Trong trường hợp có thắc mắc liên quan đến các nội dung nêu trên, hoặc có nhu cầu tìm hiểu thêm về các tính năng quan trọng khác của Microsoft Outlook đối với doanh nghiệp, vui lòng kết nối ngay với chúng tôi bằng cách gọi tới Hotline: 024.9999.7777 để được nhận tư vấn sớm nhất

0 0 đánh giá
Article Rating
Theo dõi
Thông báo của
guest

0 Comments
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận