Outlook là gì? 05 tip sử dụng Outlook hiệu quả trong doanh nghiệp

Nền tảng Microsoft Outlook đã tồn tại được hàng thập kỷ trong thế giới công nghệ và thành công trở thành một trong những ứng dụng email được sử dụng rộng rãi nhất trong môi trường làm việc chuyên nghiệp. Vậy chính xác Outlook là gì? Làm cách nào để có thể khai thác công cụ một cách hiệu quả cho mục đích kinh doanh? 

Microsoft Outlook là gì?

Microsoft Outlook là một ứng dụng email được sử dụng để gửi và nhận email bằng cách truy cập vào Microsoft Exchange Server Email. Ngoài ra, công cụ cũng cung cấp các tính năng truy cập danh bạ, lịch email và quản lý các tác vụ.

Microsoft Outlook có thể được sử dụng như một ứng dụng độc lập được mua bản quyền riêng lẻ hoặc như một phần trong bộ Office và Microsoft 365, bao gồm các ứng dụng năng suất phổ biến khác như Excel, PowerPoint và Word.

microsoft outlook là gì

Vì mail server Outlook có sự tích hợp mạnh mẽ với các ứng dụng khác trong hệ sinh thái, nên người dùng có thể sử dụng liền mạch Outlook với các công cụ còn lại chỉ trong một nền tảng duy nhất, mà không phải chuyển đổi qua lại giữa các ứng dụng. 

Một số người dùng cá nhân thường lựa chọn sử dụng phiên bản Microsoft Outlook dựa trên trình duyệt không tính phí nhằm mục đích tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, các tính năng được cung cấp sẽ có sự hạn chế đáng kể. Ngược lại, các doanh nghiệp sẽ ưu tiên lựa chọn đăng ký Microsoft 365. Thông qua đó, các thành viên trong tổ chức không chỉ nhận được tên miền trong Outlook tùy chỉnh chuyên nghiệp, mà còn nhận được đa dạng các tính năng nâng cao và bảo mật mạnh mẽ.

Microsoft Outlook được sử dụng cho mục đích gì?

Microsoft Outlook là ứng dụng email client của Microsoft, chủ yếu được sử dụng để quản lý email. Tuy nhiên, cũng có một số chức năng và tính năng khiến công cụ này trở nên có giá trị cho bất kỳ ai muốn sắp xếp quy trình làm việc hoặc dữ liệu cá nhân của mình.

Không chỉ tìm hiểu BCC và CC trong Outlook là gì cùng các tính năng hỗ trợ gửi email thông thường khác, nhiều người dùng còn có nguyện vọng khám phá nhiều hơn về các tính năng như lên lịch cuộc hẹn và cuộc họp, quản lý danh bạ cũng như sắp xếp nhiệm vụ, danh sách việc cần làm. 

microsoft outlool được dùng làm gi

Về cơ bản, việc sử dụng email Outlook là gì không chỉ mang đến cho bạn một công cụ để gửi và nhận thư, mà còn quản lý hộp thư khoa học và đạt được hiệu quả tốt nhất trong công việc. Hãy cùng chúng tôi điểm qua những lợi ích mà nền tảng này mang đến cho người dùng.

Quản lý email

Tính năng quản lý email của Outlook đi kèm với các công cụ để sắp xếp hộp thư đến ngăn nắp. Cụ thể, những việc bạn có thể làm với inbox và outbox trong Outlook là gì?

Người dùng có thể sử dụng các quy tắc để tự động sắp xếp email, gắn cờ những email quan trọng và nhận được hộp thư đến tập trung, qua đó cho phép phân tách các email quan trọng với thư kém quan trọng hơn.

Công cụ cũng cung cấp nhiều tính năng tổ chức email, chẳng hạn như gắn cờ để đặt lời nhắc, danh mục được tô màu để sắp xếp hộp thư đến hoặc sử dụng các chuỗi cuộc trò chuyện.

Lịch và lập kế hoạch

Outlook trong từ điển nghĩa là tầm nhìn, do đó ứng dụng Outlook mang đến cho người dùng một “tầm nhìn xa” về các hoạt động sắp tới của mình và hỗ trợ sắp xếp hoạt động hợp lý. Đó là lý do bạn có thể sử dụng tích hợp tính năng lịch để lên lịch các cuộc họp, cuộc hẹn và sự kiện, cũng như sắp xếp chúng một cách ngăn nắp. Ngoài ra, công cụ cũng cho phép đặt lời nhắc, xem nhiều lịch và chia sẻ lịch trình với người khác.

lên lịch và lập kế hoạch

Tìm hiểu Outlook là gì sẽ giúp bạn khám phá được nhiều sự thú vị của công cụ này. Điển hình là tính năng tùy chỉnh sao cho lịch phù hợp với sở thích của người dùng, chẳng hạn như chế độ tối, mã màu. Việc duy trì nhiều múi giờ, nhiều tùy chọn đồng bộ hóa khác nhau, các tùy chọn để thêm thời gian đêm và giờ nghỉ cuộc họp cũng có sẵn trong nền tảng.

Quản lý danh bạ

Với Outlook, người dùng được phép lưu và sắp xếp thông tin liên hệ như địa chỉ email, số điện thoại và địa chỉ thư một cách khoa học. Các ghi chú và danh mục cũng được thêm vào danh bạ để sắp xếp và tìm kiếm tốt hơn.

Tính năng đồng bộ có thể là một điểm nhấn khi bạn tìm hiểu Outlook là gì. Công cụ cho phép người dùng đồng bộ hóa danh bạ cũng như nhập và xuất chúng. Bạn có thể kết nối tài khoản Microsoft 365 của mình với LinkedIn cũng như tiến hành quản lý trùng lặp.

Ngoài các lợi ích nêu trên, người dùng cũng có thể tìm hiểu archive mail Outlook là gì để tiến hành lưu trữ email trong một khoảng thời gian ngắn, nhằm tiết kiệm dung lượng tổng của ứng dụng.

Tiết kiệm thời gian với 05 tip sử dụng Outlook hiệu quả

tip sử dụng outlook

Nắm rõ Outlook là gì mới chỉ là bước đầu để bạn có thể tăng năng suất làm việc với công cụ này, điều cần thiết bây giờ là cách để sử dụng hiệu quả. Bạn có thể bỏ túi một số tip sử dụng đơn giản nhưng không kém phần mạnh mẽ dưới đây.

Sắp xếp email vào các thư mục

Nếu muốn có trải nghiệm sử dụng email hiệu quả hơn, hãy bắt đầu bằng cách sắp xếp hộp thư đến vào một hệ thống thư mục trực quan và dễ điều hướng Bằng cách này, bạn sẽ có thể tìm thấy email cũ đó trong số hàng nghìn email khác nhanh hơn hơn nhiều, qua đó thúc đẩy người dùng có thể xử lý từng thư mới khi nó được gửi đến hộp thư, thay vì trì hoãn.

Sử dụng phím tắt Outlook

Một số người dùng có thể tò mò phím tắt Outlook là gì? Sự kết hợp của các phím trên bàn phím có thể giúp bạn tiết kiệm khá nhiều thời gian trong quá trình làm việc với phần mềm email này. Sau đây là liệt kê một số phím tắt Outlook phổ biến nhất:

  • Ctrl + Shift + M – Tạo tin nhắn mới
  • Alt + S – Gửi tin nhắn đi
  • Ctrl + R – Trả lời tin nhắn
  • Ctrl + F – Chuyển tiếp tin nhắn
  • Ctrl + Shift + I – Chuyển sang hộp thư đến

Thiết lập chữ ký email chuyên nghiệp trong Outlook

Trong Outlook, người dùng có thể tạo chữ ký để tự động thêm vào email gửi đi, hoặc làm phong phú trải nghiệm bằng cách thêm đồ họa hoặc symbol. 

Cách thêm chữ ký trong Outlook là gì? Để thêm signature vào email, bạn thực hiện theo các bước sau:

  • Nhấp vào tab File >> chọn Options >> chuyển đến section Mail.
  • Bấm vào nút Signatures.

thiết lập chữ ký email outlook

  • Nhấp chuột vào New trong cửa sổ Signatures and Stationery và chèn tên của chữ ký.

tạo chữ ký email outlook

  • Trong cùng hộp thoại, hãy chọn loại thư muốn thêm chữ kỹ (có thể email mới hoặc thư phản hồi), bằng cách sử dụng phần chọn Choose default signature.
  • Có một trình soạn thảo ở phần dưới cùng của cửa sổ nơi bạn có thể tạo chữ ký của riêng mình. Tại đây, người dùng có thể tùy chỉnh phông chữ, hình ảnh hoặc liên kết HTML khác nhau.

Chia sẻ lịch Outlook

Bạn cần sắp xếp một cuộc gặp với đồng nghiệp nhưng không biết khi nào họ rảnh? Đôi khi, cuộc trò chuyển trên Teams cần một một sẵn sàng có thể mất khá nhiều thời gian. Tuy nhiên, có một giải pháp dễ dàng hơn dành cho bạn.

Người dùng Outlook có thể chia sẻ lịch với đồng nghiệp. Việc sắp xếp một cuộc họp sẽ dễ dàng hơn rất nhiều. Thay vì tìm kiếm một ngày phù hợp cho cả 2 bên, bạn chỉ cần yêu cầu đồng nghiệp chọn một ngày rảnh trên lịch của mình. Nhưng cách chia sẻ lịch Outlook là gì?

  • Chọn vào Calendar >> Share Calendar.

chia sẻ lịch

  • Chọn lịch để chia sẻ.
  • Chọn Add và quyết định người sẽ chia sẻ lịch  >> nhấp vào Add.
  • Nhấp vào OK và bạn sẽ thấy người được thêm có cấp độ quyền mặc định >> chọn tên, chọn cấp độ quyền truy cập cần cấp và chọn OK.

Sử dụng email template và Quick Parts

Đôi khi, người dùng nhận ra mình đang phải viết đi viết lại những câu hỏi và trả lời giống nhau cho khách hàng tiềm năng. Với Outlook, bạn có thể sử dụng template và Quick Parts để chuẩn bị email của mình ngay lập tức, qua đó tiết kiệm đáng kể thời gian.

Làm thế nào để sử dụng mẫu email? Chỉ cần lưu bản nháp thông qua File >> Save As >> Outlook template. Để sử dụng Quick Parts, hãy bấm vào Insert >> chọn Quick Parts để lưu văn bản và chèn email.

truy cập quick parts trong outlook

Bên cạnh việc tiết kiệm thời gian, tip này còn giúp bạn tránh mắc phải những lỗi tương tự khi phải viết đi viết lại cùng một văn bản.

Điểm khác biệt giữa Microsoft Exchange và Outlook là gì?

Outlook và Microsoft Exchange thường được thảo luận và sử dụng cùng nhau, nhưng chúng được tạo ra cho những mục đích khác nhau. Outlook được biết đến là một ứng dụng email dùng cho mục đích quản lý email, lịch và danh bạ. Trong khi đó, Microsoft Exchange là máy chủ thủ được sử dụng để quản lý email, lịch và danh bạ trên quy mô lớn.

Cả hai ứng dụng nghe có vẻ giống nhau, vậy điểm khác nhau giữa Exchange và Outlook là gì? Outlook hướng đến mục đích sử dụng cá nhân và doanh nghiệp nhỏ nhiều hơn khi cung cấp các tính năng tổ chức mang tính cá nhân. Microsoft Exchange là giải pháp doanh nghiệp được xây dựng cho các tổ chức vừa và lớn, cho phép nhiều người dùng truy cập và quản lý email, lịch và danh bạ bằng hệ thống quản trị tại chỗ.

microsoft exchange với outlook là gì

Sau khi định nghĩa Exchange là gì và Outlook là gì, bạn có thể theo dõi bảng dưới đây để hiểu rõ hơn về điểm khác biệt giữa hai nền tảng email này:

Microsoft Outlook Microsoft Exchange
Là ứng dụng email, tức là một chương trình phần mềm được cài đặt trên máy tính để bàn hoặc truy cập trực tuyến, được thiết kế để gửi và nhận email. Là mail server, tức là một chương trình quản lý tài nguyên mạng chuyên dụng.
Được bao gồm trong tất cả phiên bản Microsoft 365. Được bao gồm trong Microsoft 365 Business Standard và Premium.
Không thể được sử dụng với các mail server khác hoặc có thể sử dụng mà không cần Exchange với yêu cầu người dùng phải làm việc ngoại tuyến. Có thể được sử rdungj với các mail server khác ngoài Outlook.

Đăng ký Outlook cho doanh nghiệp

Sau khi tìm hiểu Outlook là gì và các lợi ích mà ứng dụng này mang đến cho người dùng, nhiều cá nhân và doanh nghiệp đi đến quyết định đăng ký sử dụng. Tuy nhiên, làm cách nào để sở hữu ứng dụng email hàng đầu này? 

Nếu chắc chắn rằng chưa hề sở hữu bộ Office hoặc 365 suite có bao gồm Outlook, bạn có thể xem xét đến việc tải phiên bản mới nhất bằng cách đăng ký Microsoft 365. Đây là một dịch vụ đăng ký trả phí hàng tháng hoặc hàng năm được hầu hết các doanh nghiệp, tổ chức trên toàn thế giới ưa chuộng. Ngoài việc sở hữu công cụ email, người dùng còn được cấp quyền truy cập vào phiên bản mới nhất của hàng loạt các ứng dụng năng suất như Excel, Word, PowerPoint, Teams hay SharePoint.

Mặt khác, nếu bạn không quan tâm đến các dịch vụ phục mà chỉ cần tìm cách tải Outlook là gì, hãy cân nhắc đến việc mua riêng Microsoft Outlook cho PC hoặc Mac, hoặc cũng có thể lựa chọn mua gói Office.

đăng ký microsoft outlook cho doanh nghiệp

Trước nhu cầu sử dụng Outlook ngày càng tăng cao, HVN – với tư cách là đối tác ủy quyền chính thức của Microsoft tại thị trường Việt Nam – mang đến cho bạn đa dạng sự lựa chọn với đầy đủ các giải pháp Microsoft 365 được niêm yết ở mức giá hợp lý. Đối với các khách hàng có nhu cầu sử dụng bộ Office riêng lẻ sau khi tìm hiểu Outlook là gì, chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn để bạn có thể đưa ra sự lựa chọn phù hợp nhất.

Để được tư vấn chi tiết hơn về các gói giải pháp Microsoft 365, vui lòng nhấp vào LIÊN HỆ NGAY.

LIÊN HỆ NGAY

Điều gì khiến chúng tôi trở thành địa chỉ đăng ký Outlook đáng tin cậy nhất trên thị trường:

  • Được biết đến là đối tác chính thức của Microsoft với chứng nhận đối tác tại https://go.hvn.vn/doi-tac-microsoft.
  • Sở hữu hơn 12 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực cung cấp các giải pháp chuyển đổi số cho doanh nghiệp thuộc mọi quy mô.
  • Nhóm hỗ trợ chuyên nghiệp và nhiệt tình luôn thường trực 24/7/365 để đảm bảo giải quyết kịp thời mọi câu hỏi liên quan đến incoming mail server Outlook là gì của khách hàng cũng như giải quyết các sự cố có thể phát sinh
  • Sẵn sàng đồng hành cùng khách hàng trong suốt hành trình, từ giai đoạn tìm hiểu Outlook là gì, đăng ký, cài đặt và sử dụng dịch vụ.
  • Đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản bởi các chuyên gia đến từ Microsoft và thành công chinh phục các chứng chỉ cần thiết theo yêu cầu của đối tác.

Đoạn kết

Như vậy, bài viết đã giải thích tài khoản Outlook là gì và cách sử dụng công cụ một cách hiệu quả trong môi trường doanh nghiệp. Trong trường hợp có thắc mắc liên quan đến ứng dụng hoặc có nhu cầu tìm hiểu sâu hơn về các gói giải pháp Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp, hãy kết nối ngay với HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – bằng cách gọi tới số Hotline: 024.9999.7777.

0 0 đánh giá
Article Rating
Theo dõi
Thông báo của
guest

0 Comments
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận