Gửi ticket
Khuyến mại
Kiến thức
B2B Market
Quản lý dịch vụ
IMPORTRANGE trong Google Sheets là hàm tính cho phép người dùng trích xuất dữ liệu từ các bảng tính khác nhau vào bảng tính dữ liệu của mình một cách nhanh chóng, đơn giản và hiệu quả. Vậy so với Excel, cách sử dụng hàm Importrange trong Google Trang tính có gì khác biệt? Để hiểu rõ hơn, người dùng hãy cùng HVN Group theo dõi chi tiết bài viết dưới đây.
Cấu trúc hàm IMPORTRANGE trong Google Sheets
Hàm IMPORTRANGE trong Google Sheets cho phép người dùng liên kết dữ liệu từ nhiều bảng tính khác nhau để trích xuất dữ liệu nhanh chóng, linh hoạt và tối ưu theo nhu cầu.
Cụ thể công thức hàm tính IMPORTRANGE trong Google Sheets như sau:
=IMPORTRANGE(“spreadsheet_url”;“chuỗi_dải_ô”)
Trong đó:
- spreadsheet_url, là đường link địa chỉ của bảng tính mà người dùng muốn trích xuất dữ liệu.
- chuỗi_dải_ô, là dải ô được xác định sẽ trích xuất dữ liệu.
Hướng dẫn cách sử dụng hàm IMPORTRANGE trong Google Sheets
Cách sử dụng hàm IMPORTRANGE trong Google Sheets tương đối đơn giản, hơn nữa còn có thể kết hợp với nhiều hàm để hỗ trợ truy xuất, lọc và sắp xếp dữ liệu một cách hiệu quả. Dưới đây là những hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng hàm tính IMPORTRANGE trong Google Sheets người dùng có thể tham khảo:
Nhập dữ liệu từ file trang tính khác bằng hàm IMPORTRANGE
Dữ liệu nhập bằng hàm IMPORTRANGE, người dùng có thể linh hoạt từ nhiều nguồn với thao tác đơn giản và cụ thể như sau:
Lấy dữ liệu từ một trang tính Google khác
Trường hợp trang tính chỉ có 1 sheets, và người dùng cần thống nhất dữ liệu từ nhiều trang tính khác thành một file chung, hàm IMPORTRANGE có thể trích xuất dữ liệu từ các trang gộp thành một trang với các bước đơn giản sau:
– Bước 1: Truy cập trang tính cần trích xuất dữ liệu và copy đường link.
– Bước 2: Nhập công thức hàm IMPORTRANGE tại trang tính đích:
=IMPORTRANGE(“URL_Trang_tính”,“tên_sheet!dải_ô”)
Trong đó:
- URL_Trang_tính, là đường link trang tính cần trích xuất dữ liệu
- Tên_sheet!dải_ô, là tên và vùng dữ liệu trong file mà người dùng cần trích xuất.
– Bước 3: Khi công thức đã nhập xong, người dùng chỉ cần nhấn Enter rồi chờ đợi hệ thống thiết lập dữ liệu. Lúc này, nếu bảng tính đích hiển thị nội dung tương tự như hình bên dưới, điều này đồng nghĩa việc trích xuất dữ liệu đã hoàn thành.
**Lưu ý: Khi lần đầu tiên sử dụng hàm IMPORTRANGE giữa các bảng tính khác nhau, người dùng sẽ cần cấp quyền truy cập bằng cách nhấn chọn Allow Access khi được yêu cầu.
Lấy dữ liệu từ các sheets trong cùng file Trang tính
Hàm tính IMPORTRANGE ngoài hỗ trợ lấy dữ liệu liên kết từ 2 file khác nhau, thì còn có thể trích xuất vùng dữ liệu từ các sheets ngay trong file dữ liệu. Cụ thể thao tác như sau:
– Bước 1: Người dùng trước tiên cũng sẽ cần copy đường link của trang tính.
– Bước 2: Nhập công thức hàm IMPORTRANGE tại sheets cần nhập dữ liệu:
=IMPORTRANGE(“URL_Trang_tính”,“tên_sheet!dải_ô”)
Trong đó:
- URL_Trang_tính, là đường link của trang tính cần trích xuất dữ liệu.
- Tên_sheet!dải_ô, là vùng dữ liệu trong sheets mà người dùng muốn trích xuất.
– Bước 3: Khi công thức đã nhập xong, người dùng cũng chỉ cần nhấn Enter rồi chờ đợi hệ thống thiết lập dữ liệu. Nếu công thức nhập đúng, kết quả trả về sẽ là vùng dữ liệu ở sheet mà người dùng muốn trích xuất.
**Lưu ý: Google Sheets sẽ tự động cập nhật dữ liệu từ bảng nguồn vào bảng đích khi có sự thay đổi ở dữ liệu dù là nhỏ nhất. Khi đó, để cập nhật dữ liệu theo thời gian thực, người dùng có thể kết hợp sử dụng hàm IMPORTRANGE với các hàm khác như QUERY, IF, hay INDEX để lọc và sắp xếp dữ liệu một cách hiệu quả.
Hàm IMPORTRANGE và hàm IF kết hợp
Bằng cách kết hợp hàm IMPORTRANGE và hàm IF, người dùng có thể trích xuất nhanh dữ liệu từ trang tính khác, nhưng chỉ khi dữ liệu đó thỏa mãn một điều kiện nhất định.
*Ví dụ: Người dùng có một bảng tính nguồn, cần thao tác lấy dữ liệu từ cột A trong bảng tính đó nhưng chỉ khi ô dữ liệu trong cột có giá trị lớn hơn 200. Khi đó, các bước có thể thực hiện đơn giản như sau:
– Bước 1: Xác định URL của bảng tính nguồn và vị trí sẽ trả kết quả sau khi truy xuất dữ liệu.
– Bước 2: Nhập hàm kết hợp IMPORTRANGE và IF:
=IF(A1>200,IMPORTRANGE(“URL_bảng_tính” ,“tên_sheet!dải_ô”), “Không_truy_xuất_được”)
Trong đó:
- A1>200: Điều kiện để kiểm tra xem ô dữ liệu trong cột A có giá trị lớn hơn 200 hay không.
- IMPORTRANGE (…): Nếu điều kiện đúng (A1>200), thì hàm IMPORTRANGE sẽ thực hiện việc trích xuất dữ liệu từ ô A1 trong bảng tính nguồn.
- Không truy xuất được: Nếu điều kiện sai (A1<200), thì kết quả sẽ trả về giá trị này (hoặc người dùng cũng có thể tùy chỉnh theo nhu cầu).
– Bước 3: Khi công thức đã nhập xong, chỉ cần nhấn Enter và chờ đợi hệ thống trả kết quả.
Hàm IMPORTRANGE và hàm QUERY kết hợp
Kết hợp hàm IMPORTRANGE và hàm QUERY trong Google Sheets là cách hữu ích để người dùng có thể lấy dữ liệu từ một bảng tính khác, sau đó lọc và xử lý thông qua câu lệnh truy vấn.
*Ví dụ: Người dùng muốn lấy dữ liệu từ một bảng tính khác và lọc những dòng có giá trị trong cột A lớn hơn 100. Khi đó, có thể kết hợp hàm IMPORTRANGE và QUERY với các bước đơn giản sau:
– Bước 1: Người dùng trước tiên sẽ cần xác định URL của bảng dữ liệu gốc.
– Bước 2: Nhập hàm kết hợp IMPORTRANGE và QUERY:
=QUERY(IMPORTRANGE(“URL_bảng_tính” ,“tên_sheet!dải_ô”),“SELECT * WHERE A >100”)
Trong đó:
- IMPORTRANGE (…): Truy xuất dữ liệu từ bảng tính khác.
- SELECT * WHERE A > 100: Lựa chọn dữ liệu từ cột A lấy được và lọc những dòng có giá trị ở cột lớn hơn 100.
– Bước 3: Khi công thức đã nhập xong, chỉ cần nhấn Enter và chờ đợi hệ thống trả kết quả.
Hàm IMPORTRANGE và hàm INDEX kết hợp
Việc kết hợp giữa hàm IMPORTRANGE và hàm INDEX cũng là một cách mạnh mẽ để lấy dữ liệu từ một bảng tính khác, sau đó trích xuất dữ liệu từ một ô cụ thể trong dữ liệu đã nhập.
*Ví dụ: Người dùng muốn lấy giá trị ở B2 trong một bảng tính khác. Khi đó, thao tác có thể thực hiện đơn giản như sau:
– Bước 1: Người dùng trước tiên sẽ cần xác định URL của bảng dữ liệu gốc.
– Bước 2: Nhập hàm kết hợp IMPORTRANGE và QUERY:
=INDEX(IMPORTRANGE(“URL_bảng_tính” ,“tên_sheet!dải_ô”), 2, 2)
Trong đó:
- IMPORTRANGE (…): Truy xuất dữ liệu từ bảng tính khác.
- INDEX(…, 2, 2): Sử dụng để lấy giá trị tại cột 2, dòng 2 ở vùng dữ liệu đã trích xuất (tức là ô B2 của bảng tính nguồn.
– Bước 3: Khi công thức đã nhập xong, chỉ cần nhấn Enter và chờ đợi hệ thống trả kết quả.
Lợi ích khi sử dụng hàm IMPORTRANGE trong Google Sheets
Hàm tính IMPORTRANGE là một công cụ hữu ích cho việc kết nối, đồng bộ và trích xuất dữ liệu một cách linh hoạt và hiệu quả trong bảng tính Google Sheets. Theo đó, dưới đây là những lợi ích của IMPORTRANGE trong việc quản lý dữ liệu nhất định người dùng không thể bỏ qua:
- Kết nối dữ liệu linh hoạt: IMPORTRANGE cho phép kết nối dữ liệu từ nhiều bảng tính khác nhau, giúp người dùng dễ dàng tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn mà không cần phải tải xuống hay thao tác thủ công phức tạp.
- Hạn chế sai sót khi nhập liệu: Với việc trích xuất dữ liệu tự động thông qua hàm tính, IMPORTRANGE đảm bảo rằng dữ liệu sẽ được chuyển sang đúng như dữ liệu gốc, giúp hạn chế những sai sót khi nhập liệu hoặc sao chép thủ công.
- Bảo mật và quyền riêng tư: Người dùng có thể giới hạn quyền truy cập vào bảng tính nguồn mà không cần phải chia sẻ toàn bộ. Bởi lẽ, IMPORTRANGE chỉ trích xuất dữ liệu trong phạm vị được chỉnh định chứ không liên kết toàn bộ bảng.
- Cập nhật dữ liệu theo thời gian thực: Khi dữ liệu ở bảng tính nguồn thay đổi, dữ liệu ở bảng tính đích cũng sẽ được cập nhật tự động. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, công sức, mà còn hạn chế tối đa những sai sót khi thao tác thủ công.
- Phân tích dữ liệu nâng cao: IMPORTRANGE hoàn toàn có thể kết hợp với các hàm tính khác như INDEX, QUERY, IF,… để đáp ứng các nhu cầu phân tích dữ liệu nâng cao ngay trên bảng tính đích mà không cần thao tác ở bảng gốc.
- Tạo nhanh báo cáo tổng hợp: Với việc hỗ trợ trích xuất dữ liệu từ nhiều sheets, và từ nhiều bảng tính khác nhau, IMPORTRANGE giúp người dùng có thể tạo nhanh báo cáo tổng hợp chỉ với vài thao tác đơn giản. Đặc biệt là trong những trường hợp cần thu thập dữ liệu từ nhiều phòng ban, nhiều chi nhánh và nhiều bộ phận khác nhau để lập báo cáo chung.
Khi nào nên dùng IMPORTRANGE trong Google Trang Tính?
IMPORTRANGE là hàm tính được tích hợp sẵn trong GG Sheets, cho phép người dùng có thể thao tác và trích xuất dữ liệu từ một bảng tính khác hoặc từ một sheet bất kỳ trong cùng trang tính chỉ với vài thao tác đơn giản. Khi đó, việc sử dụng hàm tính IMPORTRANGE, người dùng có thể áp dụng trong các trường hợp sau:1
1. Khi kết nối dữ liệu từ nhiều bảng tính
Với nguồn dữ liệu được lưu trữ ở nhiều bảng tính Google Sheets khác nhau, người dùng hoàn toàn có thể sử dụng hàm tính IMPORTRANGE để tổng hợp các dữ liệu quan trọng từ các sheets và bảng tính vào một nơi duy nhất để dễ dàng quản lý và phân tích.
2. Khi tạo báo cáo tự động
IMPORTRANGE cũng là một lựa chọn tốt để người dùng có thể tạo các báo cáo tự động, nhất là khi các dữ liệu được cập nhật thường xuyên và từ nhiều bảng tính khác nhau. Khi đó, dữ liệu có thể dễ dàng trích xuất và tổng hợp ở cùng một báo cáo để tiện cho việc theo dõi và đánh giá hiệu suất thực tế dựa trên dữ liệu.
3. Khi đồng bộ dữ liệu giữa các bộ phận
Trong môi trường tổ chức, khi các phòng ban trong công ty làm việc trên nhiều bảng tính khác nhau, nhưng cần tổng hợp ở một file chung để dễ dàng cho việc quản lý, thì hàm IMPORTRANGE cũng là một tính năng hữu ích. Điều này giúp việc cập nhật thông tin được diễn ra nhanh chóng theo thời gian thực, vừa tối ưu thời gian, vừa tránh được việc nhập dữ liệu bằng tay dễ xảy ra sai sót.
4. Khi cần phân quyền và bảo mật dữ liệu
Với các bảng tính cần phân quyền và bảo mật dữ liệu, người dùng cũng có thể linh hoạt sử dụng hàm tính IMPORTRANGE. Khi đó, việc cho phép trích xuất dữ liệu trong một phạm vi nhất định ở bảng tính gốc của IMPORTRANGE giúp người dùng có thể dễ dàng chia sẻ dữ liệu cho những người dùng khác mà không cần phải mở quyền truy cập cho toàn bộ file dữ liệu.
Một số lưu ý khi sử dụng hàm IMPORTRANGE trong Google Sheets
Hàm IMPORTRANGE đặc biệt hữu ích trong việc xuất trích xuất dữ liệu từ nhiều trang tính. Tuy vậy, để sử dụng hàm hiệu quả, thì người dùng vẫn nên lưu ý một số điểm quan trọng dưới đây:
- Cấp quyền truy cập trang tính: Khi sử dụng hàm IMPORTRANGE lần đầu để trích xuất dữ liệu từ một bảng tính khác, người dùng sẽ cần cấp quyền truy cập. Google Sheets sẽ yêu cầu xác nhận quyền truy cập giữa các bảng tính, do đó người dùng sẽ cần nhấn Allow access để có thể sử dụng dữ liệu từ bảng tính.
- URL phải chính xác: Nếu sao chép URL từ thanh địa chỉ của trình duyệt, hãy đảm bảo rằng nó sẽ không bị cắt ngắn hay sai sót. Đồng thời, tên sheet cũng cần phải chính xác, bao gồm cả dấu cách và ký tự đặc biệt (nếu có).
- Giới hạn về phạm vi dữ liệu: Khi thao tác với hàm IMPORTRANGE, nếu người dùng chọn phạm vi dữ liệu quá lớn (ví dụ như nhập dữ liệu của toàn bộ hệ thống), điều này có thể ảnh hưởng đến hiệu suất, làm bảng tính chậm hoặc gặp phải lỗi.
- Tránh lặp lại công thức nhiều lần: Việc sử dụng nhiều hàm tính IMPORTRANGE trỏ đến cùng một bảng tính sẽ khiến cho Google Sheets phải tải lại dữ liệu nhiều lần, dẫn đến giảm hiệu suất mỗi khi bảng tính thay đổi. Vậy nên, nếu có thể, tốt nhất là người dùng nên gộp công thức để bảng tính tối ưu hơn.
- Độ trễ của dữ liệu: Sự thay đổi ở bảng tính nguồn có thể mất vài phút để hiển thị trong bảng tính đích, đặc biệt là với những bảng tính dữ liệu lớn, do đó mà dữ liệu trong bảng tính đích sẽ có độ trễ nhất định khi cập nhật.
Một số câu hỏi thường gặp khi sử dụng hàm IMPORTRANGE
Để giải đáp một số thắc mắc liên quan đến hàm tính IMPORTRANGE trong Google Sheets, người dùng cũng có thể tham khảo các câu hỏi dưới đây:
Hàm IMPORTRANGE dùng để làm gì?
Hàm tính IMPORTRANGE trong Google Sheets cho phép người dùng có thể chuyển dữ liệu từ bảng tính này sang bảng tính khác một cách nhanh chóng, đơn giản mà không cần cập nhật thủ công. Khi đó, việc sử dụng hàm sẽ tối ưu hơn rất nhiều so với việc sao chép và dán thủ công vì Google Sheets có thể tự động cập nhật chúng.
Hàm IMPORTRANGE có hỗ trợ nhiều file Google Sheets không?
Có. Hàm IMPORTRANGE có thể sử dụng để nhập dữ liệu từ nhiều file Google Sheets khác nhau. Theo đó, người dùng chỉ cần chỉ định URL của file nguồn và tên bảng mà mình muốn truy xuất dữ liệu, sau đó thực hiện theo công thức hàm cơ bản của Importrange là được.
Hàm IMPORTRANGE hỗ trợ tối đa bao nhiêu ô dữ liệu?
Google Sheets không giới hạn trực tiếp số lượng ô dữ liệu mà hàm IMPORTRANGE có thể nhập, nhưng vẫn sẽ có một số giới hạn liên quan đến dung lượng và hiệu suất như:
- Tổng số ô trong bảng tính: GG Sheets có thể xử lý tối đa 10 triệu ô đối với một tài liệu, vì vậy số lượng ô mà người dùng nhập bằng hàm IMPORTRANGE sẽ bị giới hạn bởi tổng số ô mà tài liệu Google Sheets chứa.
- Hiệu suất: Khi người dùng nhập bảng tính với dãy ô quá lớn, điều này có thể ảnh hưởng đến hiệu suất và làm chậm tốc độ của bảng tính.
Lỗi thường gặp khi sử dụng hàm IMPORTRANGE trong Google trang tính?
Trong quá trình sử dụng hàm IMPORTRANGE, người dùng cũng có thể gặp phải một số lỗi phổ biến như:
- Lỗi #N/A: Lỗi này thường sẽ hiển thị khi hàm tính không tìm thấy giá trị cần tìm. Nguyên nhân chủ yếu là vì URL hoặc tên bảng tính trong công thức sai, hoặc cũng có thể là vì bảng tính nguồn không còn tồn tại.
- Lỗi #NAME: Thường sẽ xuất hiện khi người dùng nhập sai tên hàm. Lúc này, để sửa lỗi, người dùng cũng chỉ cần đơn giản kiểm tra và nhập đúng tên hàm trước khi chạy hàm là được.
- Lỗi #VALUE: Lỗi xảy ra khi dãy ô tham chiếu không hợp lệ, không khớp với công thức hàm đang nhập, hoặc không thể thao tác với hàm IMPORTRANGE.
- Lỗi #ERROR: Lỗi #ERROR sẽ hiển khi khi kết nối giữa các bảng tính bị gián đoạn, hoặc file (bảng tính) nguồn không truy cập được.
- Lỗi #REF: Với lỗi #REF, người dùng sẽ thường thấy khi hàm tính không tìm thấy dải ô, hoặc trang tính dành cho dải ô mà người dùng đã nhập trước đó.
Hàm IMPORTRANGE có tự động cập nhật trong Google Sheets không?
Có. Bất kỳ sự thay đổi nào được thực hiện trên trang tính nguồn đều sẽ được Google sheets hỗ trợ cập nhật tự động. Tuy nhiên, đôi khi sẽ có độ trễ nhỏ trong việc cập nhật. Nếu thấy dữ liệu chưa cập nhật tức thì, người dùng có thể nhấn F5 để hệ thống tải và cập nhật lại.
Lời kết
Bài viết là những chia sẻ tổng quan về cách sử dụng hàm Importrange trong Google Trang tính đơn giản, dễ dàng cho người mới. Nếu có thắc mắc, hoặc bất cứ thông tin gì cần giải đáp, người dùng đừng quên có thể để lại lời nhắn trực tiếp tại LiveChat phía dưới để HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0 hỗ trợ và tư vấn được tốt nhất.
