Gửi ticket
Khuyến mại
Kiến thức
B2B Market
Quản lý dịch vụ
Hiện nay, phần mềm bảng tính là một trong những công cụ hỗ trợ đắc lực, giúp người dùng quản lý dữ liệu, phân tích, đánh giá và tạo báo cáo hiệu quả. Bài viết hôm nay HVN Group sẽ giới thiệu chi tiết đến người dùng phần mềm bảng tính Google Sheets là gì, tính năng, cũng như các ưu thế “nổi bật” so với các phần mềm bảng tính khác. Hãy cùng chúng tôi khám phá ngay.
Google Sheets là gì?
Google sheets (hay còn được gọi là Google trang tính) là một ứng dụng bảng tính trực tuyến được cung cấp bởi Google và có thể tích hợp mạnh mẽ với các ứng dụng khác của Google Workspace. Sheets Google hỗ trợ người dùng tạo ra các bảng tính linh hoạt cùng những tính năng nâng cao, khả năng chỉnh sửa và cộng tác trực tiếp theo thời gian thực.
Lịch sử hình thành của Google sheets
Tổng quan, thì Google sheets lần đầu ra mắt vào năm 2006 dưới tên gọi là Google Spreadsheets – một phần “cốt lõi” của dịch vụ Google Docs & Spreadsheets. Khi đó, sheets GG đơn giản chỉ là một ứng dụng cung cấp giải pháp trang tính trực tuyến cho người dùng.
Theo thời gian, GG sheets cũng liên tục được cải tiến, nâng cấp và tích hợp các tính năng nâng cao nhằm hỗ trợ người dùng hiệu quả trong việc quản lý và phân tích dữ liệu trực quan. Đến năm 2014, thì Google đã tiến hành tái thiết kế giao diện và đổi tên ứng dụng thành Google sheets (Google trang tính) như hiện nay.
Cách thành phần chính của Google sheets
Sheets Google có thể nói là một trong những phần mềm bảng tính phổ biến với các thành phần cơ bản như sau:
- Sheet (Trang tính): Một tệp sheets có thể chứa nhiều trang tính khác nhau, trong đó mỗi trang tính sẽ là một bảng tính riêng biệt được tạo trong cùng tệp.
- Cell (Ô): Là các hộp nhỏ người dùng có thể nhập dữ liệu trong trang tính. Mỗi ô sẽ được xác định bởi vị trí hàng và cột tạo nên nó.
- Row (Hàng): Các hàng nằm ngang trong trang tính với số đếm 1,2,3
- Column (Cột): Các cột nằm dọc trong trang tính với chữ cái đếm A,B,C
- Formula Bar (Thanh công thức): Nằm ở phía trên của trang tính, hỗ trợ người dùng nhập và chỉnh sửa các công thức cho ô được chọn.
- Formatting (Thanh định dạng): Cho phép người dùng có thể thay đổi cách hiển thị dữ liệu trong ô như màu sắc, font chữ, căn chỉnh,…
- Chart (Biểu đồ): Công cụ giúp tạo biểu đồ trực quan từ dữ liệu trong bảng tính, giúp biểu đạt hóa thông tin.
- Filter (Bộ lọc): Công cụ để lọc và sắp xếp các dữ liệu trong bảng tính, linh hoạt theo các tiêu chí cụ thể.
- Formula (Công thức): Hàm và công thức hỗ trợ thực hiện các phép tính nhằm mục đích phân tích dữ liệu của người dùng.
- Sharing and Collaboration (Chia sẻ và cộng tác): Dễ dàng chia sẻ bảng tính với người dùng khác, thúc đẩy làm việc và hỗ trợ nhau theo thời gian thực.
- Add-ons (Tiện ích bổ sung): Các ứng dụng và tính năng mở rộng của Google sheets, có thể được thêm vào từ Google Workspace Market.
Google sheets có những tính năng gì?
Google bảng tính mang đến cho người dùng những trải nghiệm tuyệt vời với hàng loại tính năng nổi bật, chẳng hạn như:
Tạo hàm “đơn giản”
Google trang tính cung cấp một loạt các hàm tính từ cơ bản đến nâng cao như SUM, IF, COUNT, SORT, HYPERLINK,…. giúp người dùng có thể đơn giản hóa việc phân tích dữ liệu, cũng như tạo báo cáo hiệu quả. Không chỉ vậy, người dùng còn có thể viết các hàm tùy chỉnh bằng Google Apps Script – ngôn ngữ lập trình “thông minh” dựa trên JavaScript.
Lọc và sắp xếp dữ liệu
Việc lọc và sắp xếp dữ liệu trên sheets Google cũng rất đơn giản với các tính năng nổi bật như Sorting (sắp xếp dữ liệu tăng dần/giảm dần dựa trên một cột hoặc nhiều cột), Filters (bộ lọc dữ liệu theo các điều kiện nhất định), Bộ lọc nâng cao (hỗ trợ các bộ lọc phức tạp để xem các dữ liệu đáp ứng tiêu chí cụ thể),….
Chỉnh sửa và cộng tác trực tuyến
Google sheets cho phép nhiều người dùng có thể đồng chỉnh sửa và cộng tác trực tuyến trên cùng một bảng tính. Bất cứ thay đổi nào trên tài liệu, người dùng truy cập file đều có thể thấy thay đổi ngay lập tức. Hơn nữa, việc thêm bình luận và gợi ý chỉnh sửa cũng rất đơn giản, không chỉ không làm thay đổi nội dung gốc, mà còn có thể theo dõi và khôi phục các phiên bản chỉnh sửa trước đó của bảng tính.
Hỗ trợ làm việc ngoại tuyến
Người dùng trang tính Google có thể kích hoạt chế độ ngoại tuyến để làm việc với bảng tính một cách dễ dàng mà không cần kết nối Internet. Các thay đổi sẽ tự động được đồng bộ hóa khi có kết nối mạng trở lại, giúp mọi hoạt động diễn ra xuyên suốt mà không bị gián đoạn, hay ảnh hưởng đến công việc.
Tích hợp nâng cao
Bảng tính Google dễ dàng tích hợp với Gmail, Google Drive, Google Forms, Google Calendar và các dịch vụ khác của Google. Ngoài ra, còn có thể add-ons và tích hợp ứng dụng của bên thứ ba như Zapier, Tableau, Salesforce,…. để tự động hóa và mở rộng chức năng, hỗ trợ người dùng hiệu quả trong việc phân tích và xử lý dữ liệu.
Tại sao nên sử dụng Google sheet thay vì các phần mềm bảng tính khác?
Google Sheets hiện là ứng dụng bảng tính được sử dụng rất phổ biến khi mang đến những tính năng và lợi ích “tuyệt vời” như:
Nhập liệu dễ dàng
Với sheets Google, thay vì phải nhập liệu thủ công và thường xuyên theo dõi các sao lưu thay đổi, thì việc nhập liệu và thay đổi chỉnh sửa trên bảng tính là vô cùng đơn giản, giúp tiết kiệm thời gian và công sức tối ưu.
*Ví dụ như: Google sheets có thể tích hợp cùng Google Forms, khi các đáp án trả về từ forms khảo sát có thể tự động cập nhập vào bảng tính theo thiết lập của người dùng một cách chính xác và đầy đủ. Theo đó, người dùng có thể ngay lập tức xử lý các dữ liệu, phân tích và tạo báo cáo hoàn chỉnh.
Liên kết với các ứng dụng khác của Google
GG sheets liên kết và tích hợp “mạnh mẽ” với các ứng dụng khác của Google Workspace như Drive, Google Forms, hay Google Translate,…. Thông qua đó, người dùng có thể gửi/nhận các bảng tính qua email, liên kết, tạo các biểu mẫu để thu thập dữ liệu từ nhiều người qua Google Forms, hoặc dịch các ô trong bảng tính sang ngôn ngữ khác một cách đơn giản.
Tự động sao lưu và cập nhập
Nếu như Excel, người dùng phải tự động cập nhập và lưu thay đổi, thì với Google bảng tính, mọi thao tác thay đổi trên trang tính đều sẽ được lưu trữ tự động và cập nhập thay đổi tương ứng với người sửa và ngày giờ cụ thể. Điều này giúp hạn chế tối đa những phiền phức không đáng có cho người dùng khi chẳng may mất điện, máy tính lag, hệ thống lỗi, sập khiến file không được lưu và phải mất nhiều thời gian làm lại từ đầu.
Hỗ trợ làm việc nhóm tốt
Cộng tác và làm việc nhóm linh hoạt cũng là một trong những ưu điểm nổi bật mà người dùng đánh giá rất cao ở Google trang tính. Ứng dụng cho phép nhiều người cùng làm việc đồng thời trên cùng một sheet. Bất cứ ai có đường link truy cập đều có thể xem, chỉnh sửa và nhìn thấy các thay đổi ngay tức thì, giúp làm việc nhóm hiệu quả và năng suất hơn rất nhiều trong môi trường doanh nghiệp.
Những ai nên dùng Google Sheets?
Google sheets có thể nói là một ứng dụng “hữu ích” trong việc hỗ trợ người dùng nhập liệu, tính toán và phân tích dữ liệu nhanh chóng, hiệu quả. Bởi vậy nên, trang tính Google luôn được ứng dụng rộng rãi trong công việc và cuộc sống hàng ngày, phù hợp với mọi người dùng như:
1. Google sheets cho kế toán:
Sheets Google là một công cụ mạnh mẽ và linh hoạt dành cho kế toán khi có thể hỗ trợ lưu trữ và quản lý các dữ liệu tài chính quan trọng như doanh thu, lợi nhuận, nợ phải trả, hàng tồn kho, xuất kho,…. Đơn giản hóa việc lập báo cáo tài chính với các hàm tính tự động cập nhập, biểu đồ và đồ thị trực quan, đồng thời cũng rất an toàn khi chia sẻ bảng tính cho đồng nghiệp, đối tác với quyền kiểm soát truy cập, giới hạn chỉnh sửa và bảo mật dữ liệu quan trọng.
2. Google sheets cho giáo viên:
Sheets Google cũng là một công cụ hữu ích cho giáo viên trong việc quản lý, lập kế hoạch giảng dạy, đánh giá, cũng như tương tác với phụ huynh và học sinh. Dễ dàng quản lý điểm số, sử dụng hàm và các công cụ phân tích để đánh giá kết quả và sự nỗ lực của học sinh, từ đó định hướng giáo trình phù hợp….
3. Google sheets cho y tế:
Trong lĩnh vực y tế, GG sheets giúp việc lưu trữ và quản lý thông tin bệnh nhân, lịch sử điều trị, lịch hẹn, hồ sơ và các kết quả xét nghiệm trở nên đơn giản và tối ưu hơn rất nhiều. Có thể sử dụng hàm và các công cụ phân tích để xem xét dữ liệu bệnh nhân, kết quả nghiên cứu, cũng như theo dõi tồn kho, quản lý đơn hàng và thời gian sử dụng dược phẩm.
4. Google sheets cho Nhân viên văn phòng:
Với Google sheets, nhân viên văn phòng có thể đơn giản hóa việc tạo và chia sẻ lịch làm việc, theo dõi tiến độ, cũng như tổng hợp và tạo báo cáo hàng tuần/tháng/quý để đảm bảo hiệu suất công việc tốt nhất. Ngoài ra, cũng có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu với đồng nghiệp, làm việc và cộng tác cùng nhau trên cùng một tệp với tính năng đồng bộ hóa và cập nhật dữ liệu theo thời gian thực của trang tính.
5. Google sheets cho quản lý dự án xây dựng:
Giải pháp tiện ích để theo dõi tiến trình dự án, quản lý ngân sách, nhân lực và phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng công nhân, kỹ sư và các bên liên quan. Cập nhập và chia sẻ tiến độ dự án dễ dàng thông qua các bảng biểu và biểu đồ Gantt.
6. Google sheets cho SEOer:
Google trang tính giúp SEOer có thể tổng hợp và phân tích từ khóa, theo dõi thứ hạng của từ khóa trên website dựa trên thời gian thực, quản lý backlink, liên kết trở về, cũng như đánh giá chất lượng của chúng. Ngoài ra, còn có thể tạo báo cáo SEO, theo dõi các chỉ số như lưu lượng truy cập, tỷ lệ chuyển đổi, tình trạng nội dung bài viết, và các chỉ số khác…. để đánh giá hiệu quả của chiến lược SEO.
7. Google sheets cho cá nhân:
Giúp lưu giữ những thông tin quan trọng như danh sách mật khẩu, danh bạ liên hệ, thông tin y tế, hay bảng biểu chi tiêu,… trong bảng tính để truy cập từ bất cứ đâu, bất cứ thiết bị nào.
Tóm lại, tất cả các công việc liên quan đến số liệu, thu thập, phân tích và đánh giá dữ liệu, người dùng đều có thể sử dụng Google sheets để hỗ trợ và tối ưu hóa quy trình làm việc, giúp tiết kiệm thời gian và công sức hiệu quả.
Hướng dẫn sử dụng Google Sheets
Google sheets cung cấp những tính năng vượt trội, giao diện trực quan, đơn giản và dễ sử dụng. Theo đó, người dùng có thể dễ dàng trải nghiệm GG sheets với những hướng dẫn sau:
Cách tạo bảng tính trên Google sheets
Để tạo bảng tính sheets Google, người dùng có thể linh hoạt lựa chọn 1 trong 3 cách dưới đây:
*Tạo bảng tính Google trên Google Drive
– Bước 1: Đăng nhập tài khoản Google và truy cập Drive.
– Bước 2: Tại giao diện chính của Drive, người dùng nhấn chọn nút “+Mới” ở góc trái trên cùng màn hình, hoặc click chuột phải và chọn Google Trang tính trong danh sách các tùy chọn hiển thị.
– Bước 3: Một bảng tính mới sẽ xuất hiện. Lúc này, người dùng có thể đặt tên và bắt đầu nhập liệu một cách dễ dàng.
*Tạo bảng tính Google sheets từ trang chủ Google
– Bước 1: Đăng nhập tài khoản và truy cập trang chủ của Google.
– Bước 2: Click biểu tượng hình vuông với 9 dấu chấm ở góc trên cùng của màn hình bên phải → chọn Google sheets (Bảng tính) từ danh sách ứng dụng.
– Bước 3: Một trang tính mới sẽ được tạo và người dùng dễ dàng chỉnh sửa theo nhu cầu và mục đích sử dụng.
*Chuyển file Excel có sẵn lên Google sheets
Việc kết nối giữa Excel và sheets Google rất đơn giản và dễ dàng chỉ với 04 thao tác:
– Bước 1: Truy cập Google Drive.
– Bước 2: Tại đây, người dùng cũng sẽ nhấn nút chọn “+ Mới” tương tự như cách 1 → sau đó nhấn Tải tệp lên.
– Bước 3: Chọn tệp Excel từ máy tính mà người dùng muốn chuyển lên GG sheets.
– Bước 4: Chờ đợi tệp Excel tải lên Google Drive. Dễ dàng mở trang tính sau khoảng vài phút bằng cách nhấp vào file và chọn Mở bằng Google sheets là hoàn tất.
Nhập dữ liệu từ tệp có sẵn trên Google sheets
Với Google trang tính, người dùng có thể nhập các tập tin có sẵn trên máy, hoặc các file tài liệu lưu trữ trên Google Drive một cách dễ dàng, đơn giản với các bước sau:
– Bước 1: Mở trang tính mới, người dùng click chọn Tệp, rồi chọn Nhập.
– Bước 2: Tải tệp đã lưu sẵn trên máy tính bằng cách nhấn Tải lên → Duyệt qua → sau đó lựa chọn tệp cần tải và tải lên là hoàn tất.
– Bước 3: Sau khi tệp được tải lên, người dùng sẽ thấy một popup hiển thị. Nếu muốn chỉnh sửa vị trí dữ liệu của tệp, chỉ cần thao tác đơn giản Nhập vị trí và lựa chọn theo nhu cầu. Cuối cùng, chọn Nhập dữ liệu để hoàn tất tải dữ liệu lên trang tính Google.
Định dạng bảng tính trong Google sheets
Dù tạo Google trang tính với bất kỳ mục đích gì, thì người dùng cũng luôn muốn định dạng lại dữ liệu của mình sao cho chỉnh chu, khoa học và đẹp mắt. Thao tác cụ thể như sau:
– Bước 1: Người dùng truy cập trang tính mà mình muốn định dạng dữ liệu.
– Bước 2: Nhấn đúp chuột vào ô cần định dạng trong trang tính. Hoặc bôi đen toàn bộ cột/hàng và tùy chỉnh theo nhu cầu.
– Bước 3: Lựa chọn 1 trong các tùy chọn có sẵn trên thanh công cụ phía trên của trang tính (định dạng số, font chữ, văn bản, in, hoàn tác, hoặc chỉnh sửa ô,…..).
– Bước 4: GG sheets sẽ tự động lưu các thay đổi, đảm bảo định dạng trang tính của người dùng được cập nhật đầy đủ và chi tiết nhất.
Đổi tên và tải dữ liệu từ Google sheets về máy tính
Việc đổi tên và tải dữ liệu bảng tính trong sheets Google về máy tính cũng không quá phức tạp, người dùng dễ dàng thực hiện với các bước sau:
– Bước 1: Truy cập trang tính cần chỉnh sửa → sau đó đổi tên bằng cách click chọn mục Tệp và chọn Đổi tên.
– Bước 2: Trang tính sau khi đổi tên thành công, để tải về máy, người dùng cũng sẽ click chọn mục Tệp → sau đó chọn Tải xuống → tùy chọn định dạng mình cần để tải xuống là xong.
Cách sử dụng hàm tính trên Google sheets
Bảng tính Google cung cấp một loạt các công cụ và hàm tính để hỗ trợ người dùng phân tích và xử lý dữ liệu. Theo đó, nếu đã từng sử dụng Excel, thì việc tạo phép tính và chuỗi tác vụ trên ứng dụng này cũng rất đơn giản.
– Bước 1: Người dùng click chọn ô mà mình muốn tính toán.
– Bước 2: Nhập công thức với cú pháp “= + tên công thức”. GG sheets sẽ tự động điền hoặc đề xuất gợi ý dựa trên những gì người dùng nhập.
– Bước 3: Cuối cùng, khi công thức nhập hoàn tất, người dùng chỉ cần nhấn Enter để hiển thị kết quả.
Cách lọc dữ liệu đơn giản với Google Sheets
Ngoài các hàm tính từ cơ bản đến nâng cao, thì người dùng Google sheets cũng có thể dễ dàng các lọc dữ liệu “quan trọng” với các bước hướng dẫn sau:
– Bước 1: Người dùng chọn phạm vi dữ liệu mà mình muốn áp dụng bộ lọc (bao gồm cả tiêu đề cột).
– Bước 2: Trên thanh công cụ của bảng tính, click chọn mục Data (Dữ liệu) → tiếp đó chọn Filter (Bộ lọc). Lúc này, bộ lọc sẽ được áp dụng và hiển thị các mũi tên trên tiêu đề cột.
– Bước 3: Click vào mũi tên trên tiêu đề cột, người dùng sẽ thấy hiển thị các tùy chọn, lọc theo điều kiện hoặc tìm kiếm dữ liệu cụ thể theo yêu cầu.
*Lưu ý: để xóa bộ lọc, người dùng cũng chỉ cần click chọn mục Data (Dữ liệu) → chọn Clear để xóa hoặc Remove Filter để bỏ bộ lọc.
Cách chia sẻ bảng tính trực tuyến
Chia sẻ dữ liệu bảng tính trực tuyến có thể nói là một tính năng vô cùng hữu ích của Google sheets, giúp quá trình làm việc nhóm trở nên đơn giản và dễ dàng hơn bao giờ hết. Cụ thể hướng dẫn như sau:
– Bước 1: Người dùng truy cập trang tính mà mình muốn chia sẻ.
– Bước 2: Tại góc trên cùng phía bên phải của bảng tính Google, hãy click chọn nút “Chia sẻ”.
– Bước 3: Nhập địa chỉ email/tên người mà mình muốn chia sẻ, cũng có thể lựa chọn chia sẻ cho bất kỳ ai có đường liên kết. Tiếp đó, hãy thiết lập quyền truy cập cụ thể cho từng người:
-
- Người xem: Người được chọn chỉ có thể xem.
- Người nhận xét: Có thể xem và nhận xét trong bảng tính.
- Người chỉnh sửa: Có thể truy cập, xem, nhận xét và chỉnh sửa bất cứ dữ liệu nào trong bảng tính.
– Bước 4: Sau khi người dùng đã nhập email và thiết lập quyền truy cập, chỉ cần nhấn Gửi để gửi lời mời chia sẻ đến họ. Người được mời khi đó sẽ nhận được email và liên kết đến bảng tính của người dùng.
*Ngoài ra, người dùng cũng có thể sao chép liên kết bảng tính và gửi nó cho bất kỳ ai mà mình muốn chia sẻ thông qua các ứng dụng gửi tin nhắn phổ biến như Zalo, Messenger, hay Google Chat,….
Cách sử dụng Gemini in Sheets
Gemini trong Google bảng tính là một tính năng “thông minh”, tận dụng AI để hỗ trợ người dùng phân tích, trực quan hóa dữ liệu và lập kế hoạch hiệu quả. Ngoài ra, người dùng cũng có thể sử dụng AI để tạo công thức trong Sheets nhanh chóng chỉ với vài thao tác;
– Bước 1: Tại giao diện chính của bảng tính được chọn, người dùng click chọn nút Ask Gemini.
– Bước 2: Mô tả công thức muốn thực hiện. Thông tin càng chi tiết, càng cụ thể, thì Gemini càng tạo ra chính xác.
– Bước 3: Người dùng nhấp chọn Insert để thêm công thức vào bảng tính của mình. Trường hợp muốn có phiên bản khác của cùng một công thức, người dùng cũng chỉ cần nhấn chọn Retry để hiển thị.
Trải nghiệm Google sheets đơn giản, dễ dàng với đăng ký Google Workspace. Mọi thắc mắc, người dùng có thể nhắn trực tiếp ở Livechat hoặc thông qua nút đăng ký phía dưới để HVN Group – Đại lý uỷ quyền cấp cao của Google tại Việt Nam tư vấn và hỗ trợ tốt nhất.
Google Sheets và Excel khác nhau như thế nào?
Nhiều người thường nhầm lẫn giữa Google trang tính và Excel, và cho rằng chúng là một. Tuy nhiên, hai công cụ này là hoàn toàn khác nhau với những ưu điểm và tính năng nổi bật riêng. Cụ thể:
Google Sheets so với Excel có gì khác biệt?
Để có cái nhìn khách quan về hai công cụ trang tính phổ biến hiện nay, người dùng có thể tham khảo bảng so sánh chi tiết giữa GG Sheets và Excel dưới đây:
| Google sheets | Microsoft Excel | |
| Tính năng | – Đầy đủ các tính năng cơ bản của bảng tính như công thức, hàm tính, biểu đồ, pivot table,…
– Tính năng nâng cao khi tích hợp với Google Workspace và các add-ons bổ sung. |
– Ngoài các tính năng cơ bản của bảng tính, thì còn rất mạnh mẽ với các tính năng nâng cao như VBA, công cụ phân tích dữ liệu chuyên sâu với khả năng xử lý lượng dữ liệu lớn. |
| Sự cộng tác | – Hỗ trợ cộng tác trực tiếp theo thời gian thực.
– Chỉnh sửa đồng thời nhiều người và cập nhập thay đổi ngay tức thì. |
– Cộng tác thường sẽ thông qua OneDrive và SharePoint, không mạnh mẽ và trực quan như GG sheets. |
| Hàm tính | Thông dụng và hữu ích cho các công việc cơ bản và cấp trung. | Hàm tính nâng cao hơn, không chỉ phù hợp với các công việc cơ bản, mà còn hỗ trợ phân tích dữ liệu chuyên sâu và phức tạp. |
| Khả năng phân tích dữ liệu | Phân tích tốt cho các dữ liệu từ cơ bản đến cấp trung với các tính năng như biểu đồ, pivot table,… | Mạnh mẽ hơn nhờ các công cụ phân tích dữ liệu chuyên sâu như Power Pivot, Power Query, Power BI,… |
| Sao lưu tự động | Hỗ trợ sao lưu và cập nhập tự động. Tất cả các thay đổi đều được lưu ngay lập tức trên Google Drive sau khi thao tác hoàn tất. | – Chỉ hỗ trợ sao lưu tự động khi sử dụng cùng OneDrive hoặc SharePoint.
– Khi làm việc offline, nếu muốn sao lưu thì cần phải cài đặt tính năng Autosave và nhấn lưu thường xuyên. |
| Tính năng bổ trợ | Có thể mở rộng nhiều Add-ons từ Google Workspace market. | Hỗ trợ Add-ins từ Microsoft Store và ứng dụng bên thứ ba, mạnh mẽ và nâng cao. |
| Chi phí | – Miễn phí với tài khoản Google
– Trải nghiệm tính năng nâng cao với các phiên bản nâng cấp có trong các gói Google Workspace, chi phí bắt đầu từ $6 người dùng/mỗi tháng. |
– Ứng dụng có trả phí khi mua Microsoft 365.
– Chi phí linh hoạt theo từng gói người dùng cá nhân và doanh nghiệp. |
Nên dùng Google sheets hay Excel?
Tổng quan chung, thì GG sheets và Excel đều là những công cụ “mạnh mẽ” cho việc quản lý và phân tích dữ liệu. Tuy nhiên, việc nên dùng Google trang tính hay Excel, thì còn phụ thuộc nhiều vào nhu cầu và mục đích sử dụng của người dùng. Dưới đây sẽ là một số ưu, nhược điểm của Google sheets so với Excel:
Ưu điểm của Google Sheets so với Excel
Google sheets với nền tảng được cung cấp bởi ông lớn Google, sở hữu một số ưu điểm nổi bật so với Excel như sau:
- Khả năng cộng tác trực tuyến: Bảng tính Google cho phép nhiều người dùng có thể cùng lúc truy cập, chỉnh sửa và làm việc nhóm cùng nhau trong thời gian thực. Bất cứ ai truy cập cũng đều có thể thấy các thay đổi tức thì, dễ dàng trao đổi cùng đồng nghiệp trên trang tính.
- Sao lưu tự động: Mọi thay đổi trên bảng tính Google đều sẽ được lưu tự động, cập nhập chi tiết theo thời gian thực, do đó mà người dùng không phải quá lo lắng về việc mất dữ liệu do quên lưu.
- Truy cập linh hoạt: Người dùng có thể truy cập Google Sheets mọi lúc, mọi nơi, trên bất kỳ thiết bị nào có kết nối Internet mà không cần cài đặt phần mềm phức tạp.
- Tích hợp chặt chẽ với Google Workspace: Google trang tính kết nối linh hoạt với các công cụ và dịch vụ “tiện ích” của Google như Google Drive, Google Docs, Google Slides,…. Giúp việc quản lý và chia sẻ tài liệu trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Nhược điểm của Google Sheets so với Excel
Bên cạnh những ưu điểm nổi bật, thì sheets Google cũng còn tồn tại một số nhược điểm so với Excel, cụ thể như:
- Giới hạn về tính năng: Google sheets còn hạn chế về một số tính năng nâng cao và phân tích dữ liệu chuyên sâu được thiết lập trong Excel.
- Giới hạn dụng lượng: Dung lượng và số lượng ô dữ liệu ở sheets Google bị hạn chế hơn so với Excel, do đó nếu làm việc với bảng tính lớn, phức tạp, thì Excel thường sẽ là lựa chọn tốt hơn.
- Giới hạn về các công cụ phân tích chuyên sâu: Các tiện ích bổ sung trong Excel như Power Pivot, Power Query, hay các công cụ phân tích dữ liệu chuyên sâu,…. không có sẵn trong Google sheets.
Tóm lại, Google sheets có tốt hơn Excel không, điều này còn phụ thuộc vào mục tiêu và nhu cầu sử dụng của người dùng. Với GG sheets, bảng tính dễ sử dụng cho cả người mới bắt đầu, không sử dụng quá nhiều tính năng phức tạp và nâng cao, cũng linh hoạt cho việc cộng tác và làm việc nhóm. Trong khi đó, Excel sẽ nhỉnh hơn đôi chút về mặt tính năng, phù hợp cho dân chuyên với các bảng tính lớn và phức tạp.
Tổng hợp các hàm trong Google sheets
Tương tự như Excel, sheets Google cũng bao gồm các hàm tính “quan trọng”, có thể đáp ứng tối ưu mục đích sử dụng của người dùng. Chẳng hạn như:
1- Hàm SUM: Là hàm tính tổng các giá trị trong một phạm vi nhất định.
Công thức tính hàm SUM: =SUM(giá trị 1; giá trị 2)
2- Hàm SUMIF: Cũng là hàm tính tổng các giá trị trong một phạm vị nhất định, nhưng sẽ cần đáp ứng điều kiện người dùng đặt ra.
Công thức tính hàm SUMIF: =SUMIF(range; criteria; sum_range). Trong đó:
- Range: Vùng được chọn chứa các ô có điều kiện
- Criteria: Điều kiện để thực hiện tính tổng hàm.
- Sum_range: Vùng chứa dữ liệu tính tổng
3- Hàm IF: Hàm tính dùng điều kiện để trả lại kết quả theo mong muốn người dùng.
Công thức tính hàm IF: =IF(biểu thức logic; giá trị (đúng); giá trị (sai))
Nếu dữ liệu đáp ứng đúng điều kiện của biểu thức logic, hàm tính sẽ trả kết quả đúng. Ngược lại khi sai, hàm IF sẽ lọc ra các giá trị không đáp ứng được biểu thức.
4- Hàm SORT: Dùng để sắp xếp dữ liệu trong một phạm vi nhất định và cũng tuân theo một giá trị nhất định.
Công thức tính hàm Sort: =SORT(dải ô;cột sắp xếp;tăng dần hoặc giảm dần)
5- Hàm COUNT: Hàm tính sử dụng để trả kết quả về số lượng giá trị số trong phạm vi dữ liệu nhất định.
Công thức tính hàm Count: =COUNT(giá trị 1; giá trị 2;…). Trong đó:
- Giá trị 1: Dải ô (hoặc giá trị) cần xem xét khi sử dụng hàm đếm.
- Giá trị 2: Dải ô (hoặc giá trị) bổ sung khi đếm.
6- Hàm MINUS: Hỗ trợ trừ nhanh cho 2 số, nhất là với các hàng/cột nhiều dữ liệu.
Công thức tính hàm trừ: =MINUS(giá trị 1; giá trị 2)
7- Hàm MULTIPLY: Thực hiện phép nhân đơn giản trong nhiều hàng cột với nhau.
Công thức tính hàm nhân: =MULTIPLY(giá trị 1; giá trị 2)
8- Hàm HYPERLINK: Hàm tính tạo liên kết đến các địa chỉ URL hoặc các trang tính khác trong sheets Google.
Công thức hàm Hyperlink: =HYPERLINK(url,[link_label]). Trong đó:
- URL: Địa chỉ URL người dùng muốn tạo liên kết đến.
- Link_label: Văn bản hoặc giá trị mà người dùng muốn hiển thị khi liên kết. Nếu không được cung cấp, trang tính sẽ chỉ hiển thị đường liên kết.
*Bảng tính Google hỗ trợ các công thức ô được tìm thấy trong hầu hết các gói đăng ký Google Workspace, giúp người dùng có thể tạo hàm, tính toán dữ liệu chuỗi và các số một cách đơn giản.
Phím tắt sử dụng trong Google sheets
Sử dụng phím tắt trong Google trang tính là một cách tuyệt vời để người dùng có thể tiết kiệm thời gian và tăng tốc độ làm việc khi thực hiện những thao tác mang tính lặp lại. Một số phím tắt phổ biến trong GG sheets bao gồm:
| STT | Chức năng | Phím tắt |
| 1 | Dán định dạng | Ctrl + Alt + V |
| 2 | Chèn công thức mảng | Ctrl + Shift + Enter |
| 3 | Bắt (tắt) công cụ nhập liệu | Ctrl + Shift + K |
| 4 | Chèn ngày hiện tại | Ctr + |
| 5 | Chèn giờ hiện tại | Ctrl + Shift + |
| 6 | Chèn ngày và giờ hiện tại | Ctrl + Alt + Shift + |
| 7 | Chèn hàng (cột) | Ctrl + Alt + Shift + = |
| 8 | Chèn trang tính mới | Shift + F11 |
| 9 | Chỉ dán giá trị | Ctrl + Shift + V |
| 10 | Chọn công cụ nhập liệu | Ctrl + Alt + Shift + K |
| 11 | Chèn đường liên kết | Ctrl + K |
| 12 | Cắt | Ctrl + X |
| 13 | Dán | Ctrl + V |
| 14 | Hoàn tác | Ctrl + Z |
| 15 | Tham chiếu tuyệt đối (tương đối) khi nhập công thức | F4 |
| 16 | Nhóm dữ liệu | Alt + Shift + phím mũi tên sang phải |
| 17 | Huỷ nhóm dữ liệu | Alt + Shift + phím mũi tên sang trái |
| 18 | Sao chép dữ liệu | Ctrl + C |
| 19 | Làm lại | Ctrl + Y |
| 20 | Chỉ dán công thức | Alt + H, V, F |
| 21 | Xóa hàng (xóa cột) | Ctrl + Alt + – |
| 22 | Tô phải | Ctrl + R |
| 23 | Tô dưới | Ctrl + D |
| 24 | Tô dải ô | Ctrl + Enter |
| 25 | Dán toàn bộ trừ đường viền | Alt + H, V, B |
| 26 | Chỉ dán chiều rộng cột | Alt + H, V, W |
| 27 | Dán dữ liệu hoán đổi | Alt + H, V, T |
| 28 | Chèn hộp kiểm | Alt + I, X |
| 29 | Chèn cột vào bên phải | Alt + I, O |
| 30 | Chèn hàng phía dưới | Alt + I, B |
| 31 | Chèn ô và di chuyển xuống dưới | Alt + I, D |
| 32 | Xóa ghi chú | Alt + H, E, M |
| 33 | Xóa hàng 1 | Alt + H, D, R |
| 34 | Xóa cột A | Alt + H, D, C |
| 35 | Xóa các giá trị | Alt + H, E |
| 36 | Xóa | Alt + H, D, S |
| 37 | Chèn cột vào bên trái | Alt + H, I, C |
| 38 | Chèn hàng phía trên | Alt + H, I, R |
| 39 | Xoay văn bản xuống dưới | Alt + H, F, Q, D |
| 40 | Xoay văn bản lên trên | Alt + H, F, Q, U |
| 41 | Xoay nghiêng văn bản xuống dưới | Alt + H, F, Q, L |
| 42 | Xoay nghiêng văn bản lên trên | Alt + H, F, Q, O |
| 43 | Xoay văn bản xếp chồng theo chiều dọc | Alt + H, F, Q, V |
Giải đáp những thắc mắc liên quan Google sheets
GG sheets là một trong những công cụ bảng tính phổ biến, có thể chỉnh sửa và sao lưu thông tin tự động, phù hợp cho đội nhóm làm việc đồng thời. Dưới đây là một số thắc mắc về Google bảng tính người dùng cần hiểu rõ:
1. Google sheets có hoạt động ngoại tuyến không?
Có. Hiện tại, phần mềm bảng tính Google hỗ trợ người dùng hoạt động ngoại tuyến trên trình duyệt Google Chrome. Đặc biệt, khi người dùng có lại kết nối Internet, các thay đổi trên bảng tính sẽ được đồng bộ hóa tự động.
2. Tạo Google sheets trên điện thoại được không?
Tất nhiên là Có. Việc tạo và sử dụng GG sheets trên điện thoại cũng rất đơn giản, phù hợp cho cả hệ điều hành Android và iOS. Cụ thể hướng dẫn cài đặt như sau:
*Trên điện thoại Android:
-
- Bước 1: Truy cập cửa hàng Google Play, tìm kiếm ứng dụng GG sheets để tài và cài đặt về máy.
- Bước 2: Mở ứng dụng và chọn 1 trang tính muốn chỉnh sửa. Hoặc không, người dùng có thể chọn tạo trang tính mới và tiến hành nhập liệu đơn giản.
*Trên điện thoại iOS:
-
- Bước 1: Truy cập App Store, tìm kiếm và cài đặt GG sheets về máy.
- Bước 2: Tương tự như trên điện thoại Android, người dùng cũng chỉ cần mở ứng dụng và lựa chọn trang tính mình cần chỉnh sửa.
Nếu người dùng đã đăng nhập vào tài khoản Google của mình, trang tính mới sẽ tự động được lưu trữ trong Google Drive, đảm bảo việc truy cập và chỉnh sửa trên các thiết bị khác cực đơn giản, dễ dàng.
3. Bảng tính khác có thể chuyển đổi thành Google trang tính không?
Có. Người dùng hoàn toàn có thể chuyển đổi bảng tính từ Microsoft Excel sang định dạng Google trang tính chỉ với vài thao tác đơn giản. Khi đó, bảng tính có thể trực tiếp chỉnh sửa mà không cần tạo bản sao, tệp gốc cũng sẽ được giữ nguyên.
4. Google sheets hỗ trợ các định dạng dữ liệu nào?
Google trang tính hỗ trợ nhiều định dạng dữ liệu khác nhau để người dùng có thể quản lý và trình bày thông tin một cách khoa học, hiệu quả. Một số định dạng dữ liệu phổ biến mà sheets Google có hỗ trợ đó là:
-
- Text – Dữ liệu văn bản
- Number – Dữ liệu dạng số (số nguyên hoặc số thập phân)
- Date – Dữ liệu ngày tháng
- Currency: Định dạng tiền tệ
- Time – Dữ liệu thời gian
- Date time – Dữ liệu kết hợp ngày và giờ
- Fraction – Định dạng phân số
- Percentage – Tỷ lệ phần trăm
- Scientific – Định dạng số mũ
- Plain text – Định dạng văn bản thuần túy, không ký tự đặc biệt
- Custom formats – Định dạng tùy chỉnh do người dùng thiết lập
- Boolean – Định dạng giá trị logic, bao gồm TRUE (đúng) và FALSE (sai)
Bên cạnh đó, Google bảng tính còn hỗ trợ các định dạng chỉnh sửa khác như định dạng màu sắc cho ô/viền ô, định dạng kiểu chữ (in đậm, in nghiêng, gạch chân,…) để làm cho bảng tính thêm trực quan và dễ theo dõi.
Lời kết
Bài viết là tất tần tật những thông tin cơ bản về Google sheets là gì, hy vọng sẽ giúp người dùng hiểu rõ hơn về bảng tính “tiện ích” được cung cấp bởi ông lớn Google hiện nay. Nếu còn vướng mắc, người dùng đừng quên có thể liên hệ trực tiếp Hotline: 024.9999.7777 để được HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0 tư vấn và hỗ trợ chu đáo nhất.
