Hướng dẫn tăng dung lượng file đính kèm trong Outlook

Outlook có kích thước tệp mặc định cho mọi email. Nếu vượt quá giới hạn, người dùng có thể gặp lỗi và không gửi được tin nhắn. Vậy có cách nào để tăng dung lượng file đính kèm trong Outlook không? Trên thực tế là có. Bài viết sẽ giúp bạn tìm hiểu về kỹ thuật để tăng giới hạn kích thước tệp một cách nhanh nhất.

Giới hạn về kích thước file đính kèm trong Outlook

Thỉnh thoảng, khi gửi một thư quan trọng tới khách hàng, đối tác hoặc đồng nghiệp với tệp đính kèm lớn, bạn sẽ nhận được thông báo lỗi do tệp đính kèm quá lớn. Điều đó chúng tỏ bạn đã vượt qua kích thước tệp tối đa là 20MB đối với tệp đính kèm được quy định trong Outlook. Điều này có thể tạo ra sự khó chịu cho người dùng đang sử dụng dịch vụ email cho phép kích thước tệp lớn hơn 20MB. Chẳng hạn, tài khoản Microsoft Exchange cho phép kích thước tệp kết hợp tối đa là 25MB.

giới hạn file đính kèm trong outlook

Vậy tại sao lại có sự giới hạn này và khiến cho nhiều người phải thực hiện một số phương pháp khác để tăng dung lượng file đính kèm? Câu trả lời nằm ở bảo mật. 

Bằng cách đặt giới hạn cho kích thước tệp Outlook, Microsoft ngăn người dùng hoặc máy tính sử dụng thường xuyên gửi nhiều tệp đính kèm vượt quá giới hạn của dịch vụ internet. Ví dụ, nếu bạn vô tình là một phần của botnet hoặc công ty của bạn hiện đang là mục tiêu của những kẻ tấn công mạng, một loạt email có tệp đính kèm lớn có thể làm quá tải hệ thống, bộ nhớ và gây ra sự cố ngừng hoạt động.

Các định dạng khác nhau của tệp đính kèm trong email

Có một số loại tệp đính kèm thường được gửi thông qua email, Hiểu rõ về từng loại có thể giúp bạn có kế hoạch chọn tệp và tăng dung lượng file đính kèm hiệu quả hơn.

file đính kèm trong email

Tệp hình ảnh

Một trong những loại tệp đính kèm email được sử dụng phổ biến nhất hiện nay là tệp hình ảnh. Dạng tệp đính kèm này bao gồm bất kỳ hình ảnh nào trên file máy tính của bạn, trong đó có:

  • JPEG
  • TIFF
  • PNG

Các tệp hình ảnh cũng thường được sử dụng khi đính kèm vào thư giới thiệu công ty, giới thiệu sản phẩm/dịch vụ cho khách hàng. Điều quan trọng là bạn đảm bảo rằng bất kỳ hình ảnh nào được chọn để đính kèm tệp đều không quá lớn. Nếu không, chúng có thể không được gửi đi hoặc mất nhiều thời gian để tải xuống ở đầu bên kia.

Tệp tài liệu

Tệp tài liệu là loại file đính kèm email phổ biến, đặc biệt trong môi trường doanh nghiệp. Nó bao gồm bất kỳ tài liệu nào được thể hiện bằng văn bản, như:

  • Tài liệu Word (.docx)
  • PDF (.pdf)

Các tệp này thường được sử dụng để chia sẻ bài thuyết trình, báo cáo, hợp đồng và các tài liệu chuyên môn khác với đồng nghiệp hoặc khách hàng qua email. Gửi tệp văn bản đến máy chủ email cũng có thể được sử dụng cho tin nhắn cá nhân. Thông thường, doanh nghiệp sẽ lựa chọn tăng dung lượng file đính kèm để có thể gửi trọn vẹn các tệp mang tính chất quan trọng này tới người nhận.

Tệp video

Các tệp video đang trở nên phổ biến hơn khi công nghệ tiến bộ hơn và mọi người trở nên thoải mái hơn khi chia sẻ video trực tuyến. Các định dạng video bao gồm: 

  • MP4s (.mp4)
  • WMVs (.wmv)
  • MOVs (.mov)
  • FLVs (.flv)
  • AVI’s (.avi)
  • WEBMs (.webm)

Các tệp đính kèm email này có thể được sử dụng cho mục đích kinh doanh với khách hàng hoặc nhà đầu tư tiềm năng, Tuy nhiên, không thể tránh khỏi việc các tệp video có kích thước lớn. Do đó, việc tăng dung lượng file đính kèm lúc này là điều cần thiết để có thể gửi trọn bộ tệp cũng như đảm bảo chất lượng video không bị ảnh hưởng và thời gian để tải xuống được tiết kiệm.

Lý do doanh nghiệp có nhu cầu tăng dung lượng file đính kèm

Tăng dung lượng file đính kèm

Outlook được biết đến là một ứng dụng email phổ biến được sử dụng rộng rãi bởi hàng triệu người trên toàn thế giới. Tuy nhiên, như đề cập ở trên, nhằm duy trì tính ổn định và bảo mật của máy chủ tốt hơn cũng như tránh sự cố ngừng hoạt động do email quá khổ, ứng dụng giới hạn kích thước tệp đính kèm, hạn chế người dùng gửi hoặc nhận tệp lớn hơn kích thước nhất định.

Tuy nhiên, đối với người dùng doanh nghiệp, vấn đề này có thể ảnh hưởng nhiều đến quá trình hoạt động và cộng tác. Điều đó dẫn đến nhu cầu sử dụng các biện pháp thiết thực để tăng dung lượng file đính kèm. Dưới đây là một số lý do thôi thúc các doanh nghiệp cần tăng giới hạn kích thước tệp gửi qua email Outlook:

  • Tệp lớn: Trong thế giới kỹ thuật số ngày nay, kích thước tệp đang tăng theo cấp số nhân, đặc biệt là với sự gia tăng của nội dung đa phương tiện chất lượng cao như video và hình ảnh. Điều này có nghĩa là giới hạn kích cỡ tệp đính kèm hiện tại trong Outlook có thể quá nhỏ để gửi hoặc nhận các tệp lớn như vậy.
  • Nhu cầu kinh doanh: Đối với các doanh nghiệp thường xuyên phải xử lý các tệp lớn, chẳng hạn như công ty thiết kế hoặc truyền thông, giới hạn kích thước tệp đính kèm hiện tại có thể là một trở ngại đáng kể. Việc tăng dung lượng file đính kèm là cách tốt nhất để có thể cải thiện năng suất và hợp lý hóa quy trình công việc tại các tổ chức có tính chất đặc thù.
  • Cộng tác: Nhiều nhóm trong tổ chức cộng tác trên các dự án từ xa và thường cần chia sẻ các tệp lớn như bản thuyết trình, bảng tính và các tài liệu khác. Với giới hạn kích thước tệp đính kèm được tăng lên, các thành viên trong nhóm có thể dễ dàng chia sẻ các tệp này mà không phải sử dụng các dịch vụ chia sẻ tệp bên ngoài.
  • Sự hài lòng của khách hàng: Khách hàng có thể trở nên thất vọng nếu không thể nhận được các tệp tin lớn từ doanh nghiệp do vấn đề giới hạn kích thước tệp đính kèm. Bằng cách tăng dung lượng file đính kèm trong Outlook, doanh nghiệp có thể cải thiện sự hài lòng của khách hàng và tránh mọi phản hồi tiêu cực.

Cách tăng dung lượng file đính kèm Outlook

Theo mặc định, file đính kèm trong Microsoft Outlook 2010 được đặt là 20 MB. Tuy nhiên, nếu người dùng cần đính kèm file có dung lượng lớn hơn, việc tăng giá trị giới hạn này là điều cần thiết. Bạn có thể tham khảo hướng dẫn cách tăng dung lượng file đính kèm dưới đây:

Bước 1: Mở regedit

Tại thanh tìm kiếm trên Windows, bạn tìm kiếm regedit và nhấp chọn vào Registry Editor.

tìm kiếm regedit

Bước 2: Chỉnh sửa giới hạn để gửi file đính kèm

Bạn tìm đến đường dẫn nêu dưới (trong đó 15.0 hoặc một số khác tùy phiên bản Microsoft Outlook hiện đang sử dụng):

HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice15.0OutlookPreferences

Sau đó, người dùng nhấp chuột phải vào Preferences >> Chọn New >> Nhấp vào DWORD (32-bit) Value.

chỉnh sửa giới hạn file đính kèm

Bạn thực hiện đặt tên cho file mới được tạo là “MaximumAttachmentSize” và điền vào ô Value dung lượng tối đa được cho phép đối với file đính kèm trong Microsoft Outlook (Ví dụ: 102400 là 100Mb).

đặt tên cho file

Vậy là bạn hoàn thành việc tăng dung lượng file đính kèm trong Outlook, tuy nhiên không phải nhà cung cấp dịch vụ ISP nào cũng hỗ trợ người dùng với file đính kèm có dung lượng lớn. Ví dụ như Gmail chỉ giới hạn là 25MB.

hoàn thành việc tăng dung lương

Với các bước hướng dẫn trên, bạn cũng có thể thực hiện tương tự việc tăng dung lượng file đính kèm trong Outlook 2016. Trong trường hợp gặp vấn đề trong lúc thực hiện, bạn có thể nhờ tới sự hỗ trợ đến từ các chuyên gia bằng cách nhấp vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Nhận thức được tầm quan trọng của email đối với hoạt động của doanh nghiệp, HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – tự hào trở thành người bạn đồng hành đáng tin cậy khi cung cấp đa dạng các gói giải pháp email doanh nghiệp với nhiều mức chi phí khác nhau. Dựa vào nhu cầu và quy mô doanh nghiệp, bạn có thể đưa ra quyết định phù hợp. Đội ngũ nhân viên của chúng tôi cũng luôn sẵn sàng cung cấp sự tư vấn chuyên sâu nhằm giúp khách hàng có thể đưa ra sự lựa chọn sáng suốt.

Bên cạnh đó, các chuyên gia với nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực sẽ có mặt bất cứ khi nào bạn cần để giải đáp mọi thắc mắc cũng như đưa ra các phương pháp sử dụng giải pháp email hiệu quả, chẳng hạn hướng dẫn cách tăng dung lượng file đính kèm trong ứng dụng mail Outlook hoặc Gmail.

Hy vọng rằng bài viết đã giúp bạn hiểu được cách để tăng dung lượng file đính kèm trong Outlook, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc của mình. Nếu có bất kỳ thắc mắc vấn đề tăng dung lượng hoặc có nhu cầu tư vấn chi tiết hơn về các giải pháp email doanh nghiệp, vui lòng kết nối với HVN thông qua Hotline 024 9999 7777 để đội ngũ chuyên gia với nhiều năm kinh nghiệm của chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng và kịp thời.

0 0 đánh giá
Article Rating
Theo dõi
Thông báo của
guest

0 Comments
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận