Gửi ticket
Khuyến mại
Kiến thức
B2B Market
Quản lý dịch vụ
Đối với những người phải sử dụng email hằng ngày và thường xuyên, việc quản lý email là một phần không thể bỏ qua. Những ứng dụng mail phổ biến với kho tiện ích đa dạng là sự lựa chọn lý tưởng cho người dùng. Đại diện tiêu biểu cho các ứng dụng này chính là Microsoft Outlook.
Tổng quan về Microsoft Outlook
Trước khi đi vào mục hướng dẫn chi tiết việc cài đặt địa chỉ email vào Outlook thuộc mọi version, hãy cùng điểm qua một vài đặc điểm chính của phần mềm quản lý email của MIcrosoft để hiểu được lý do vì sao nó được các doanh nghiệp hiện nay ưu tiên lựa chọn sử dụng.
Microsoft Outlook là gì?
Outlook là chương trình quản lý thông tin cá nhân và ứng dụng email phổ biến, có sẵn như một phần của bộ Microsoft Office hoặc hoạt động như một ứng dụng độc lập cho hệ điều hành Windows và macOS.
Phần mềm cung cấp cho người dùng đa dạng tính năng tiện ích, bao gồm quản lý email, lập lịch, theo dõi tác vụ, quản lý liên hệ,…Đồng thời, nó cho phép bạn dễ dàng sắp xếp và ưu tiên các nhiệm vụ công việc, liên hệ với những người khác thông qua email và quản lý lịch trình cá nhân – công việc.
Microsoft Outlook cung cấp những tiện ích gì cho doanh nghiệp?
Outlook không đơn giản chỉ là một phần mềm hỗ trợ người dùng gửi và nhận thư mà còn cung cấp nhiều tính năng tuyệt vời giúp bạn làm được nhiều việc hơn với tài khoản thư của mình.
- Tự động hóa mail: Tính năng này cho phép người dùng xác định thời gian thư được gửi đi. Bạn có thể soạn thảo một email trong đêm và lên lịch gửi nó vào sáng hôm sau khi người nhận trực tuyến. Điều này cũng hữu ích nếu bạn phải gửi thư thông báo và muốn đề phòng trường hợp bị quên.
- Lập lịch tác vụ với mail: Tính năng này của Microsoft Outlook giúp bạn không phải mở lịch và lên lịch cho một cuộc hẹn. Người dùng có thể chỉ cần kéo một email có chứa thông tin chi tiết về nhiệm vụ và thả nó vào công cụ lịch, như vậy nhiệm vụ sẽ được lên lịch tự động.
- Bộ lọc thư rác: Outlook cung cấp bộ lọc thư cho phép những email có liên quan đến công việc mới được gửi tới hộp thư đến của bạn.
- Đồng bộ hóa: Phần mềm cho phép người dùng đồng bộ hóa thư của mình trên các thiết bị khác nhau. Điều này nghĩa là bạn có thể truy cập thư của mình trên laptop, smartphone hoặc desktop.
- Chế độ xem tùy chỉnh: Người dùng có thể xác định cách hộp thư đến hiển thị email. Ví dụ, bạn có thể chọn sử dụng một màu cụ thể cho thư chưa đọc và đánh dấu thư có chứa từ khóa.
Vì sao nên cài đặt email hosting vào Microsoft Outlook?
- Quản lý email chuyên nghiệp: Như đã đề cập ở trên, Outlook là một trong những phần mềm quản lý email phổ biến và tốt nhất hiện nay trên thị trường. Do đó, việc cài đặt địa chỉ email Email Business Hosting vào phần mềm giúp người dùng có thể quản lý hộp thư của mình chuyên nghiệp hơn.
- Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc: Khi tiến hành cài đặt địa chỉ email, bạn có thể kích hoạt tự động đồng bộ hóa email, lịch làm việc và danh bạ trên nhiều thiết bị. Điều này hỗ trợ đáng kể trong việc rút ngắn thời gian cho các tác vụ thủ công đồng thời có thể tập trung hơn vào các nhiệm vụ mang lại giá trị hơn.
- Bảo mật thông tin: Outlook được biết đến là phần mềm có độ bảo mật cao, cho phép người dùng mã hóa email và bảo vệ thông tin cá nhân cũng như doanh nghiệp. Do đó việc cài đặt email vào phần mềm giúp bạn tăng cường tính bảo mật hơn cho mail của mình.
Cài đặt địa chỉ email vào ứng dụng Microsoft Outlook
Dưới đây là hướng dẫn cách cài đặt địa chỉ Email Business Hosting vào ứng dụng Microsoft Outlook trên desktop. Đừng lo lắng nếu bạn đang sử dụng Outlook với phiên bản cũ hơn như 2007, 2010, 2013 hoặc 2016, vì bạn sẽ được chỉ dẫn cách kết nối Outlook từ Control Panel Mail Setup trên máy tính với các bước thực hiện đều giống nhau.
Bước 1: Vào Control Panel
Bạn bấm tổ hợp phím Window + R để mở khung Run, nhập “Control “ > Bấm OK để vào bảng Control Panel.
Hoặc, người dùng cũng có thể click vào biểu tượng Start tại góc trái bên dưới giao diện máy tính, gõ “Control” vào ô Tìm kiếm (Search) > click vào biểu tượng Control Panel.
Bước 2 : Nhập “mail” vào ô tìm kiếm bên trên phía tay phải, sau đó click chọn biểu tượng Mail
Bước 3: Nhấp chuột vào E-mail Accounts
Bước 4: Click chọn New…
Bước 5: Chọn Manual setup or additional server types > Next
Bước 6: Chọn POP or IMAP > Next
Bước 7: Điền các thông số cài đặt
User Information:
- Your name: Tên hiển thị trên Microsoft Outlook
- Email Address: Địa chỉ thư của người dùng
Server Information:
- Account Type: Chọn POP3 nếu muốn tải email về máy tính để sao lưu hoặc chọn IMAP nếu địa chỉ email được sử dụng trên nhiều thiết bị và máy tính.
- Incoming mail server: imap.yourdomain (nếu dùng IMAP) hoặc pop.yourdomain (nếu dùng POP3)
- Outgoing mail server: smtp.yourdomain
Trong đó: yourdomain là tên miền sử dụng của bạn. Ví dụ, tên miền của bạn là ebhnow.com thì Incoming mail server sẽ là imap.ebhnow.com hoặc pop.ebhnow.com, bạn xem ảnh ở bước 8 để dễ dàng hình dung hơn.
Login Information:
- User Name: Địa chỉ email (giống với Email Address)
- Password: Mật khẩu của địa chỉ email người dùng
Bước 8: Chọn More Setings…
Bước 9: Click chọn thẻ Outgoing Server, sau đó chọn vào My outgoing server (SMTP) requires authentication như hình bên dưới.
Bước 10: Chọn thẻ Advanced để lựa chọn loại kết nối bảo mật và portal (cổng)
Phần dành cho tài khoản email được cài đặt theo giao thức IMAP:
- Incoming Server (IMAP): 993
- Use the following type of encrypted connection: SSL hoặc SSL/TLS tùy phiên bản Outlook
- Outgoing server (SMTP): 465
- Use the following type of encrypted connection: SSL hoặc SSL/TLS tùy version Outlook
Hoặc
- Incoming Server (IMAP): 993
- Use the following type of encrypted connection: SSL hoặc SSL/TLS tùy phiên bản
- Outgoing server (SMTP): 587
Use the following type of encrypted connection: STARTTLS hoặc TLS tùy phiên bản
Phần dành cho tài khoản mail được cài đặt theo giao thức POP3:
- Incoming Server (POP3): 995
- Use the following type of encrypted connection: SSL hoặc SSL/TLS tùy phiên bản
- Outgoing server (SMTP): 465
- Use the following type of encrypted connection: SSL hoặc SSL/TLS tùy phiên bản
Hoặc
- Incoming Server (POP3): 995
- Use the following type of encrypted connection: SSL hoặc SSL/TLS tùy phiên bản
- Outgoing server (SMTP): 587
- Use the following type of encrypted connection: STARTTLS hoặc TLS hoặc SSL/TLS tùy phiên bản
- Leave a copy of messages on the server: Nếu chọn, khi tải email về Microsoft Outlook trên máy tính, mail vẫn được lưu giữ trên webmail (tức trên máy chủ email của bạn đang sử dụng)
- Remove from server after xx days: Trong đó “xx” là số. Sau xx ngày tính từ thời điểm email nhận thư về Outlook trên máy tính, mail sẽ bị xóa tự động trên webmail (tức trên máy chủ email bạn đang sử dụng).
Lưu ý dành cho người dùng POP3:
- Giao thức POP3 sẽ tiến hành tải email tại thư mục Inbox (Hộp thư) về Outlook trên máy tính của người dùng. Nghĩa là email gửi đến sẽ được đưa vào Inbox trên webmail trước, sau đó được tải xuống Microsoft Outlook thông qua giao thức POP3.
- Khi bạn gửi email đi từ Outlook thì email gửi đi chỉ lưu giữ trên máy tính của bạn. Và ngược lại, nếu bạn gửi email trên webmail, thì email đã gửi chỉ tồn tại trên webmail của bạn.
- Như vậy, nếu sử dụng địa chỉ email trên nhiều thiết bị khác nhau (máy tính tại cơ quan, máy tính tại nhà, điện thoại…) thì bạn không sử dụng giao thức POP3 để kết nối Outlook mà phải dùng IMAP, vì đây là giao thức đồng bộ và cho phép đồng bộ dữ liệu trên nhiều thiết bị khác nhau.
Tiếp đến, hãy nhấp vào chọn OK để lưu lại và chọn Next để kiểm tra cấu hình.
Cuối cùng, bạn nhấn vào Finish để hoàn tất quá trình cài đặt địa chỉ email vào Microsoft Outlook.
Như vậy, bạn đã hoàn thành xong việc cài đặt địa chỉ email vào Microsoft Outlook với mọi version. Nếu gặp bất kỳ vấn đề gì trong quá trình thực hiện, bạn có thể nhấp vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để nhân viên có chuyên môn hỗ trợ bạn.
HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – không chỉ đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp trong việc sử dụng dịch vụ Email Business Hosting mà còn luôn sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng trong quá trình sử dụng. Đội ngũ nhân viên với trình độ chuyên môn cao chắc chắn sẽ đồng hành cùng bạn trong suốt hành trình áp dụng giải pháp.
Do đó, hãy kết nối ngay với HVN thông qua Hotline 024 9999 7777, đội ngũ chuyên gia sẽ cung cấp cho bạn những tip sử dụng Email Business Hosting hiệu quả, chẳng hạn cài đặt địa chỉ email vào Microsoft Outlook. Đồng thời các kỹ thuật viên của chúng tôi luôn sẵn sàng giải quyết mọi vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng để mang đến cho bạn trải nghiệm khách hàng tốt nhất.
