Hướng dẫn hoàn tác thư đã gửi của Gmail trên máy tính

Nếu đã từng không nghĩ nhiều khi nhấn “Gửi” một email và hối hận ngay sau đó, thì tính năng hoàn tác thư đã gửi của Gmail là biện pháp cứu nguy tuyệt vời dành cho bạn. Người dùng đánh giá đây là một trong những tính năng mạnh mẽ và cần thiết nhất của nền tảng Google Mail phổ biến này.

Lợi ích của tài khoản Gmail đối với doanh nghiệp

Tài khoản Gmail dành cho doanh nghiệp là một ứng dụng của Google Workspace nhằm mục đích nâng cao khả năng gửi email, giao tiếp nhóm, cộng tác, tạo tài liệu và lên lịch. Hãy cùng điểm qua một số ưu điểm được mong đợi khi doanh nghiệp lựa chọn sử dụng ứng dụng email này.

Công cụ cộng tác

Gmail dành cho doanh nghiệp tích hợp điện toán đám mây để cách mạng hóa hoạt động cộng tác nhóm. Nó sắp xếp hợp lý các quy trình tạo, chỉnh sửa, xem và chia sẻ tài liệu cùng nhiều template thân thiện với người dùng. Đồng thời, ứng dụng hỗ trợ các thay đổi theo thời gian thực trên tài liệu và lưu tự động, giảm thiểu khả năng mất dữ liệu.

Việc bổ sung tính năng hoàn tác thư là một cách hiệu quả để giúp doanh nghiệp có thể giảm thiểu tối đa các lỗi sai trong việc gửi mail cộng tác tới đồng nghiệp, cấp trên, đối tác và khách hàng.

Không gian lưu trữ

Gmail cho doanh nghiệp cho phép người dùng tạo, chỉnh sửa và gia hạn tệp ngay từ Workspace. Bạn có thể sử dụng các giải pháp lưu trữ ổ đĩa hoặc đám mây. Drive cho phép người dùng lưu trữ nhiều loại tệp, bao gồm word docs, bảng tính excel, nhạc, âm thanh, slide,…

Truy cập từ mọi nơi mọi lúc

Bạn có thể truy cập tài khoản Gmail dành cho doanh nghiệp từ bất kỳ thiết bị nào. Bạn chỉ cần đăng nhập ID email trên thiết bị đó, tài khoản sẽ được đồng bộ hóa với các ứng dụng khác nhau trên Android, iPhone, MS Office, Windows và các tiện ích mở rộng khác.

Hiện nay, mọi điện thoại di động đều cung cấp ứng dụng Gmail trong danh sách các chức năng được cài sẵn. Do đó, việc hoàn tác thư đã gửi cũng được thực hiện dễ dàng ngay với chiếc điện thoại đã được đăng nhập sẵn tài khoản.

Bảo mật dữ liệu quan trọng

Tài khoản Gmail dành cho doanh nghiệp được sao lưu trên nền tảng Google với dịch vụ đảm bảo nhất quán với thời gian hoạt động (uptime). Bạn có thể truy cập dữ liệu của mình từ kết nối được mã hóa SSL an toàn để không ai có thể can thiệp vào thông tin doanh nghiệp của bạn khi chưa có sự cho phép.

Nếu bạn đang sử dụng kết nối được mã hóa SSL, chỉ chủ sở hữu tài khoản Gmail mới có thể truy cập kết nối đó ngay lập tức bằng cách sử dụng đúng mật khẩu của tài khoản Gmail từ điện thoại di động của mình. Dữ liệu của người dùng luôn an toàn và bảo mật trong tài khoản Gmail, vì vậy bạn không cần phải lo lắng về việc sử dụng sai hoặc mất dữ liệu kinh doanh.

Tính năng hoàn tác thư đã gửi trong Gmail

Dịch vụ email của Google là một trong những phần quan trọng nhất trong cuộc sống và công việc của mỗi người. Chia sẻ tải liệu, dự án cho đến tài liệu quan trọng, không có gì là bạn không làm được với Gmail. Ứng dụng cũng cung cấp cho người dùng khả năng gửi và nhận thư hàng loạt mà không có bất kỳ giới hạn nào. Từ cuộc họp kinh doanh đến dự án hợp tác, bạn hoàn toàn có thể gửi mọi thứ trên ứng dụng.

Tuy nhiên, có thể đôi khi người dùng cảm thấy hối hận vì đã gửi email quá sớm mà không xem xét kỹ lưỡng. Đó có thể là do bạn đột nhiên nhận ra mình đã vô tình nhấn “Trả lời tất cả” hoặc cảm giác rằng có thể đã gửi nhầm thư đến địa chỉ liên hệ hoặc có lỗi chính tả ở đâu đó. Điều tệ nhất là bạn nhận ra bản thân đã gửi đi một bức thư tức giận mà lẽ ra không nên gửi.

Trong bất kỳ trường hợp nào, một vài giây để dừng email đó có thể giúp bạn sửa chữa kịp thời lỗi lầm và không gây ra bất cứ thiệt hại đáng kể nào.

Với những mối quan tâm này, Gmail cung cấp cho người dùng tính năng hoàn tác thư đã gửi – một trong những tính năng hữu ích nhất và được nhiều user biết đến.

Gmail cung cấp khoảng thời gian 5 giây tiêu chuẩn để cho phép bạn thay đổi ý định và hủy gửi email nếu cảm thấy cần thêm một chút thời gian, người dùng hoàn toàn có thể sắp xếp. Việc cho phép bản thân có thời gian dài hơn để suy nghĩ lại về một email là điều có giá trị, mặc dù bạn chỉ phải ngăn một email gửi đi trong vài lần, nhưng ít nhất những lần đó có lẽ đã cứu user khỏi việc phải gửi một lá thư xin lỗi kế tiếp.

Hoàn tác thư đã gửi trong Gmail hoàn toàn khả dụng trên cả máy tính và thiết bị di động. Tính năng cho phép người dùng recall email với các khung thời gian khác nhau. Với điều này, bạn có thể hủy một email sau khi nhấn gửi trong 5 giây, 10 giây, 20 giây hoặc 30 giây trước khi email đến tay người nhận.

Hướng dẫn cách hoàn tác thư đã gửi trong Gmail trên máy tính

Tính năng hoàn tác thư đã gửi đi trên Gmail được đánh giá khá hữu ích trong trường hợp người dùng phát hiện nội dung email còn thiếu hoặc có sai sót nào đó. Dưới đây sẽ hướng dẫn các hoàn tác mà bạn có thể tham khảo.

Bước 1: Truy cập vào tài khoản Gmail người dùng.

Bước 2: Đi tới phần cài đặt Gmail >> click vào và chọn Xem tất cả chế độ cài đặt.

Bước 3: Bạn tiến hành cài đặt thời gian được phép hoàn tác thư đã gửi trên Gmail.

Nếu chọn 10 giây thì sau khi ấn gửi đi, người dùng chỉ có tối đa 10 giây để nhận ra sai lầm của mình và kịp thời ấn Hủy. Thông thường, user sẽ lựa chọn khoảng thời gian dài nhất là 30 giây để đảm bảo an toàn cho việc gửi thư.

Sau khi hoàn thành thao tác trên, bạn kéo xuống phía dưới cùng và chọn Lưu thay đổi để hoàn tất.

Như vậy, bất kỳ một email nào được gửi đi cũng đều có thể chặn lại và hoàn tác thư đã gửi bằng cách ấn vào nút Hủy. Lưu ý rằng nút Hủy này chỉ hiển thị trong khoảng thời gian bạn đã cài đặt trước đó. Sau khoảng thời gian đó, người dùng sẽ không có cách nào để lấy lại email đã gửi.

Tính năng thu hồi email này là phương pháp cứu nguy cho hàng ngàn trường hợp, đặc biệt là khi bạn có những giao dịch quan trọng với khách hàng và đối tác.

Hy vọng rằng với hướng dẫn được nêu trên, bạn đã có thể thực hiện việc hoàn tác thư đã gửi trong Gmail và gửi lại những email được sửa đổi hoàn chỉnh hơn cho chính xác đối tượng.

Tìm kiếm sự giúp đỡ đến từ chuyên gia

Trong trường hợp bạn có nhu cầu khám phá hơn về các tính năng thú vị về Gmail nói riêng và Google Workspace nói chúng, hãy kết nối ngay với HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – để các chuyên gia cung cấp bức tranh phân tích chuyên sâu hơn về nền tảng làm việc trực tuyến này.

Chúng tôi tự hào với tư cách là đối tác cấp cao của Google Cloud tại thị trường Việt Nam và tích lũy hơn 10 năm hoạt động trong lĩnh vực cung cấp các giải pháp chuyển đổi số cho doanh nghiệp. Do đó, đây là nơi quy tụ những chuyên gia trong ngành với kiến thức chuyên môn xuất sắc, luôn có thể giải đáp mọi câu hỏi của người dùng cũng như giải quyết suôn sẻ các vấn đề kỹ thuật nan giải.

Ngay sau khi liên hệ với chúng tôi, đội ngũ nhân viên sẽ nhiệt tình tư vấn giải pháp Google Workspace phù hợp dựa trên những đánh giá tổng thể về định hướng phát triển của doanh nghiệp. Mức chi phí cho các gói giải pháp được chia thành nhiều bậc để có thể đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp thuộc mọi quy mô với các mức ngân sách khác nhau.

Chỉ cần liên hệ với HVN qua Hotline 024.9999.7777, bạn sẽ ngay lập tức nhận lại được hướng dẫn chi tiết về cách hoàn tác thư đã gửi, cách sử dụng các tính năng của Gmail hiệu quả cũng như các để tạo ra hiệu suất công việc tốt nhất nhờ việc áp dụng Google Workspace.