Tư vấn 5 giải pháp Email doanh nghiệp phù hợp

• Phong cách trang trọng: Sắc thái trang trọng của thư sẽ giúp bạn đạt được thỏa thuận nhanh hơn, đây cũng là điều rất cần thiết cho môi trường kinh doanh. Vì thế, hãy chú ý viết ngắn gọn, đúng trọng tâm, chính xác và tránh sáo rỗng.
• Ngôn ngữ: Thư mang tính chất kinh doanh quốc tế nên được viết bằng ngôn ngữ toàn cầu (tiếng Anh). Trong trường hợp việc giao tiếp được diễn ra trong cùng một quốc gia, hãy sử dụng ngôn ngữ bản địa để trình bày chính xác hơn.
• Dòng tiêu đề: Hãy xây dựng tiêu đề một cách ngắn gọn, rõ ràng và chính xác vì mọi người đều nhận được hàng tá email mỗi ngày, cũng như không có nhiều thời gian để đọc hết. Do đó, sự ngắn gọn và dễ hiểu là điều cần thiết. Nếu mail của bạn quan trọng, hãy sử dụng từ “Khẩn cấp” ở đầu dòng tiêu đề.

Lợi ích của việc áp dụng dịch vụ email doanh nghiệp

Mọi tổ chức kinh doanh, kể cả doanh nghiệp vừa và nhỏ, đều cần lập email doanh nghiệp để duy trì liên lạc với khách hàng, đồng nghiệp và nhóm khách hàng tiềm năng. Có những nhà cung cấp email không mất phí và cho phép tạo tài khoản mail trong vài giây, như Gmail hay Yahoo, nhưng việc sử dụng những địa chỉ này với tư cách một chuyên gia hay một doanh nghiệp sẽ khiến bạn trông thiếu tính chuyên nghiệp.

Dưới đây là một số lý do mà doanh nghiệp nên đăng ký và mua email doanh nghiệp ngay từ bây giờ:

Nâng cao tính chuyên nghiệp

Một email tùy chỉnh mang lại cho doanh nghiệp cảm giác đáng tin cậy ngay lập tức và khắc họa được hình ảnh rằng bạn đã có uy tín trong ngành của mình. Bằng cách này, doanh nghiệp nhanh chóng có được lợi thế, khi khách hàng thường có xu hướng tìm kiếm một yếu tố mang tính hợp pháp và chuyên nghiệp trước khi quyết định đồng ý làm việc với công ty.

Một cuộc khảo sát đã chỉ ra rằng 65% người được hỏi đều chọn công ty có sử dụng dịch vụ email cho doanh nghiệp thay vì có tên miền là nhà cung cấp email. Vì thế, nếu bạn đang tìm cách xây dựng thương hiệu cho công ty một cách chuyên nghiệp và hợp pháp trong lĩnh vực kinh doanh, hãy nhanh chóng tìm kiếm nhà cung cấp uy tín và đăng ký email doanh nghiệp.

Bảo mật cho doanh nghiệp

Giống như website – được bảo mật bằng chứng chỉ SSL và các biện pháp bảo mật khác, địa chỉ email tùy chỉnh cũng vậy. Mọi thông tin bí mật, data doanh nghiệp được gửi qua thư điện tử đều được mã hóa và lưu trữ ở vị trí an toàn. Điều này hoàn toàn cần thiết để đảm bảo rằng tất cả thông tin các cá nhân và bí mật mà khách hàng gửi đến địa chỉ email doanh nghiệp của bạn đều được bảo mật, cũng như không bị chia sẻ hoặc phân tán trên web bởi những kẻ chuyên thu thập dữ liệu hoặc spammer.

Việc một địa chỉ thư được kết nối với tên miền đảm bảo rằng khi tên miền được đăng ký thì danh sách email doanh nghiệp cũng sẽ được đăng ký – và mọi thông tin (liên quan đến cá nhân hoặc doanh nghiệp) đều được bảo vệ trực tuyến khỏi tin tặc. Do đó, sở hữu dịch vụ email tùy chỉnh là sự đảm bảo an toàn cho cả doanh nghiệp và khách hàng.

Dễ quản lý và dễ ghi nhớ

Email doanh nghiệp không chỉ giúp người dùng dễ nhớ hơn mà còn dễ dàng hơn cho khách hàng. Nếu thương hiệu của bạn tiếp cận với khách hàng lần đầu tiên (thông qua email marketing hoặc biểu mẫu trên website) và muốn biết khách hàng biết ai đang cố gắng kết nối với họ, một địa chỉ thư có tên miền tùy chỉnh sẽ nói lên tất cả cho họ. Người dùng cũng có thể thêm mẫu chữ ký với email của mình để tăng thêm độ nhận diện cho thương hiệu.

Bên cạnh đó, mua gói email doanh nghiệp cũng giúp bạn dễ dàng quản lý hơn với tư cách chủ kinh doanh. Bạn hoàn toàn có thể tạo tài khoản mới cho nhân viên hoặc vị trí mới chỉ trong vài phút, đồng thời quản lý mọi email hiện có trong tổ chức của mình và xóa mọi tài khoản không còn hoạt động nữa.

Dễ dàng tùy chỉnh

Tùy thuộc vào quy mô và lĩnh vực kinh doanh, người dùng có thể lấy các địa chỉ mail khác nhau liên quan đến vị trí hoặc lĩnh vực để sử dụng. Chẳng hạn, đối với phòng khám nha khoa, email doanh nghiệp có thể đặt tên là letan@dentalclinic.com, quanly@dentalclinic.com, bacsynhakhoa@dentalclinic.com,…

Việc có địa chỉ email cụ thể có thể giúp doanh nghiệp trở nên có tổ chức và hợp lý hơn. Bạn không còn phải lãng phí thời gian để xáo trộn các email yêu cầu cuộc hẹn, trong khi nhân viên lễ tân hoặc thư ký “rảnh rỗi” với một hộp thư đến trống rỗng.

Chủ doanh nghiệp có thể ủy quyền các yêu cầu email đến nhân viên thích hợp, nhằm tăng hiệu quả và tốc độ làm việc của văn phòng. Thay vì lãng phí thời gian để trả lời hàng loạt thư điện tử như trước đây, bây giờ bạn có thể dành thời gian để tạo dự án mới có giá trị cao.

Một số lưu ý khi sử dụng dịch vụ email tên miền

• Chọn nhà cung cấp đáng tin cậy: Khi quyết định đầu tư, hãy chắc chắn cơ sở cung cấp dịch vụ cho doanh nghiệp của bạn thật sự có uy tín và chuyên nghiệp. Bạn có thể chú ý đến một số dịch vụ mà nhà cung cấp email đó có sẵn như hỗ trợ kỹ thuật 24/7 bất cứ khi nào khách hàng cần, tối ưu ngăn chặn tình trạng spam, sử dụng hệ thống email server chuyên riêng biệt,…
• Đặt tên địa chỉ thư đúng và phù hợp: Bạn cần đầu tư thời gian để tra cứu email doanh nghiệp, xem xét danh sách địa chỉ mail tại nhiều thành phố trọng điểm như Hà Nội hay TP Hồ Chí Minh, để tránh tình trạng bị trùng khớp tên. Đồng thời, doanh nghiệp nên lưu ý sử dụng tên ngắn gọn, dễ nhớ và nêu bật được thương hiệu của bạn.
• Chú ý đến bảo mật hệ thống: Bảo mật là điểm quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý, vì email là đối tượng bị tin tặc và những kẻ có ý đồ xấu luôn muốn nhắm đến, nhằm ăn trộm data quan trọng, hay thông tin cá nhân.

Top 05 giải pháp email cho doanh nghiệp

Như đã đề cập ở trên, email doanh nghiệp là giải pháp toàn diện dành cho các tất cả tổ chức, bất kể quy mô hoạt động như thế nào. Việc tăng cường tính chuyên nghiệp và uy tín trong mắt đối tác và khách hàng thông qua địa chỉ mail mang lại rất nhiều lợi thế cho công ty trong quá trình hoạt động kinh doanh. Hãy cùng tham khảo 05 giải pháp mail dành cho doanh nghiệp dưới đây để dễ dàng hơn trong việc lựa chọn.

Microsoft Exchange

MS Exchange là sản phẩm mail server của Microsoft được tạo ra dành riêng cho các doanh nghiệp với nhiều tính năng nổi bật. Đây là một giải pháp có khả năng mở rộng cao, hỗ trợ một số lượng lớn người dùng và được thiết kế để giữ cho mailbox được đồng bộ hóa giữa máy chủ và ứng dụng khách của người dùng cuối. Exchange không chỉ cung cấp email doanh nghiệp mà còn cung cấp sổ địa chỉ toàn cầu gồm danh bạ, lịch, lập lịch và quản lý tác vụ.

Giải pháp email doanh nghiệp Microsoft này hoạt động dựa trên việc sử dụng Exchange Server – máy tính có định cấu hình tài khoản Exchange của người dùng cá nhân. Một tổ chức có thể duy trì server của riêng mình hoặc dựa vào Microsoft thông qua điện toán đám mây bằng tài khoản Microsoft 365.

Khi sử dụng tài khoản Exchange, thông báo email doanh nghiệp, cùng với thông tin lịch và các chi tiết khác của Outlook, thường được giữa đồng bộ giữa ứng dụng khách Outlook trên máy tính hoặc thiết bị di động và Exchange server.

Google Workspace

Gmail dường như đã không còn xa lạ đối với những người đã và đang sử dụng thư điện tử khi đây là một dịch vụ tiện lợi và có nhiều tính năng hỗ trợ tốt cho người dùng. Tuy nhiên, khi dịch vụ này được cung cấp như một Google email doanh nghiệp trong gói Google Workspace thì chức năng của nó chắc chắn khiến nhiều doanh nghiệp không khỏi ấn tượng.

Khi mua gói email doanh nghiệp Google Workspace, người dùng có khả năng quản lý nhóm cũng như chia sẻ tệp cho nhóm chỉ với cú nhấp chuột vào Gmail – tính năng bị giới hạn với tài khoản thư cá nhân được cấp sẵn bởi nhà cung cấp. Tính năng quan trọng này giúp nhân viên trong doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian và cải thiện sự hợp tác.

Các công ty lớn sử dụng Gmail cá nhân có thể gặp khó khăn nhất định với năng suất và cộng tác nhóm. Tuy nhiên, việc mua và tạo email doanh nghiệp thông qua giải pháp Google Workspace sẽ góp phần nâng cao hiệu quả công việc và tinh thần đồng đội, đồng thời cung cấp khả năng bảo mật cao hơn.

Email Hosting

Email hosting cung cấp cho người dùng email doanh nghiệp có tên miền riêng và cho phép tùy chỉnh cấu hình cũng như số lượng tài khoản. Nhiều tổ chức ưa chuộng sử dụng dịch vụ này nhờ độ bảo mật cao và đảm bảo. Việc Email hosting mang lại cho doanh nghiệp độ nhận diện thương hiệu cao, tính chuyên nghiệp nổi bật, sự an toàn bảo mật tốt khi vận hành theo hệ thống, không gian lưu trữ lớn, đồng thời hạn chế việc thử gửi đến bị rơi vào hộp thư spam,…

Để cụ thể hơn, cùng điểm qua một số ưu điểm nổi bật của Email hosting – lý do nhiều doanh nghiệp quyết định sử dụng cho tổ chức của mình:

• Số lượng thư gửi đi lớn: Không giới hạn (Với điều kiện email hợp pháp)
• Dung lượng lưu trữ email lớn (Tùy theo vào các gói dịch vụ)
• Email gửi đi được gửi ngay tới inbox của các server khác như Google, Yahoo, Webmail,…
• Server hỗ trợ các bản ghi SPF/DKIM, hỗ trợ chống virus và spam.
• Không có giới hạn về băng thông sử dụng

Giải pháp Mail MDaemon

Là một mail server nổi tiếng theo tiêu chuẩn thương mại và cạnh tranh trực tiếp với Microsoft Exchange, MDaemon cung cấp đầy đủ các tính năng an toàn tuân thủ tiêu chuẩn của các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Dịch vụ email doanh nghiệp này hỗ trợ người dùng với danh sách gửi thư, chặn thư rác, lọc nội dung, cung cấp ứng dụng mail trên ứng dụng di động và hỗ trợ nhiều miền.

MDaemon sử dụng tất các các kỹ thuật xác thực thư điện tử để giảm thiểu các mối đe dọa bảo mật và gian lận email. Lưu ý: Để sử dụng, bạn cần phải triển khai một máy chủ và IP riêng, đồng thời có sự đầu tư vào việc đào tạo nhân viên cách quản lý phần mềm đúng cách và hiệu quả.

Được phát triển trên hệ điều hành Win/NT, phần mềm có thiết kế dựa trên ý tưởng sử dụng cả kết nối dial-up và các kết nối trực tiếp với một số ưu điểm như:

• Cung cấp cho người dùng giao diện phần mềm thân thiện và dễ sử dụng
• Hoạt động tốt trên các hệ điều hành của Microsoft
• Cung cấp khả năng quản lý số lượng lớn tên miền và người dùng (tùy thuộc vào nhiều yếu tố như đường truyền hay phần cứng của server)

Zimbra Mail

Được biết đến là một giải pháp email doanh nghiệp hỗ trợ các tổ chức triển khai làm việc nhóm, quản lý và chia sẻ công việc có hệ thống, Zimbra được xây dựng dựa trên mã nguồn mở và cung cấp hệ thống thư điện tử hoàn chỉnh gồm mail server và mail client. Hệ thống có thể dễ dàng khởi chạy trên nhiều loại nền tảng khác nhau như Windows, Linux, mac,…

Một số ưu điểm nổi bật của phần mềm Zimbra Mail Server có thể kể đến như:

• Sở hữu độ tin cậy cao: Các thao tác di chuyển, sao lưu và khôi phục mailbox của cá nhân hay đội nhóm được thực hiện online với tốc độ nhanh.
• Tối ưu chi phí: Sử dụng open source làm nền tảng, Zimbra Mail giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí so với nhiều giải pháp email doanh nghiệp khác.
• Hỗ trợ khả năng mở rộng: Zimlet (tương tự Addon của Firefox) giúp hệ thống Zimbra có thể mở rộng với các tính năng nâng cao.
• Cung cấp bộ bảo mật cao: Chức năng anti-virus và spam được tích hợp sẵn trong hệ thống đồng thời được bổ sung cơ chế mã hóa S/MIME.

Với những thông tin về 05 giải pháp email doanh nghiệp phổ biến nhất hiện tại, nếu bạn vẫn còn phân vân không biết tổ chức của mình phù hợp với gói dịch vụ nào, hãy nhanh chóng liên hệ với HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – để nhận được sự hỗ trợ và tư vấn chuyên sâu.

Với phương châm đồng hành cùng doanh nghiệp, chúng tôi không chỉ cung cấp cho bạn đa dạng tùy chọn về giải pháp email dành cho doanh nghiệp, mà còn sẵn sàng đưa ra tư vấn chuyên sâu để việc áp dụng phát huy tối đa khả năng. Bạn cũng có thể nhấp vào nút ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để được hỗ trợ ngay lập tức.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Lời kết

Nếu bạn có nhu cầu giải thích chi tiết hơn về các giải pháp mail dành cho doanh nghiệp, hoặc cần hướng dẫn cụ thể về cách tạo email doanh nghiệp và cách đăng nhập, vui lòng liên hệ với chúng tôi thông qua Hotline 024.9999.7777 để đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm hỗ trợ giải đáp.