Tạo biểu đồ trong Google Sheets cho báo cáo chuyên nghiệp

Trực quan hóa dữ liệu thông qua các loại biểu đồ không chỉ giúp người dùng hiểu rõ hơn về thông tin, mà còn tăng tính thuyết phục trong các bản báo cáo. Bài viết sẽ là những hướng dẫn chi tiết cách tạo biểu đồ trong Google Sheets, mẹo hay, cũng như kinh nghiệm hữu ích để người dùng có thể dễ dàng bắt đầu ngay cả khi chưa có kinh nghiệm.

Cách tạo biểu đồ trong Google Sheets đơn giản cho Newbie

Google Sheets là ứng dụng miễn phí của Google, cho phép người dùng quản lý và xử lý dữ liệu trực tuyến. Một trong những tính năng nổi bật của Google Sheets chính là khả năng tạo ra các biểu đồ đa dạng và chuyên nghiệp. Hơn nữa, việc tạo biểu đồ trong Google Sheets cũng rất đơn giản, dễ dàng, người dùng sẽ không khó để thực hiện với các bước hướng dẫn chi tiết dưới đây:

Cách tạo biểu đồ cột trong Google Sheets

Biểu đồ cột là một trong những loại biểu đồ phổ biến nhất, thường được sử dụng để so sánh số lượng giữa các nhóm khác nhau. Để tạo biểu đồ cột trong Google Sheets, người dùng có thể thực hiện theo các bước sau:

– Bước 1: Xác định phạm vi dữ liệu cần tạo biểu đồ.

– Bước 2: Click chọn mục Insert (Chèn) ở phía trên cùng của trang >> chọn Charts (Biểu đồ).

– Bước 3: Google Sheets lúc này sẽ tự động tạo biểu đồ dựa trên dữ liệu người dùng đã chọn.

– Bước 4: Sau khi tạo biểu đồ, người dùng có thể thay đổi tiêu đề, màu sắc và kiểu dáng của các cột tùy theo ý thích. Chỉ cần đảm bảo nguyên tắc chung là giữ cho biểu đồ rõ ràng và dễ hiểu, tránh sử dụng quá nhiều màu sắc gây rối mắt.

Cách tạo biểu đồ đường trong Google Sheets

Biểu đồ đường thường được sử dụng cho mục đích thể hiện sự thay đổi của dữ liệu theo thời gian. Để tạo biểu đồ, người dùng cũng dễ dàng thao tác với các bước đơn giản sau:

– Bước 1: Xác định phạm vi dữ liệu cần tạo biểu đồ.

– Bước 2: Click chọn mục Insert (Chèn) ở phía trên cùng của trang >> chọn Charts (Biểu đồ).

– Bước 3: Google Sheets lúc này cũng sẽ tự động tạo biểu đồ dựa trên dữ liệu người dùng đã chọn. 

– Bước 4: Để tạo biểu đồ đường, hãy click chọn Mũi tên ngược tại mục Chart Type (Loại biểu đồ) để mở ra các tùy chọn biểu đồ.

– Bước 5: Tùy chọn mẫu biểu đồ đường mà mình muốn tạo. Khi tạo xong, người dùng có thể tùy chỉnh các thông số như độ dày của đường, màu sắc đường, và thêm điểm đánh dấu nếu cần.

Như vậy, biểu đồ đường không chỉ giúp thể hiện xu hướng, mà còn giúp người dùng có thể dễ dàng nhận diện được các biến động bất thường trong dữ liệu.

Cách tạo biểu đồ tròn trong Google Sheets

Bằng cách tạo biểu đồ tròn trong Google Sheets, người dùng có thể dễ dàng thể hiện tỷ lệ phần trăm giữa các thành phần trong tổng thể. Khi đó, việc tạo biểu đồ cũng có thể đơn giản thực hiện với các bước sau:

– Bước 1: Xác định phạm vi dữ liệu cần tạo biểu đồ.

– Bước 2: Click chọn mục Insert (Chèn) ở phía trên cùng của trang >> chọn Charts (Biểu đồ).

– Bước 3: Google Sheets lúc này cũng sẽ tự động tạo biểu đồ dựa trên dữ liệu người dùng đã chọn.

– Bước 4: Để tạo biểu đồ tròn, hãy click chọn Mũi tên ngược tại mục Chart Type (Loại biểu đồ) để mở ra các tùy chọn biểu đồ.

– Bước 5: Trong danh sách biểu đồ, tùy chọn mẫu biểu đồ tròn mà mình muốn tạo.

– Bước 6: Biểu đồ tròn sau khi tạo, người dùng cũng có thể dễ dàng tùy chỉnh màu sắc, font chữ, và đặt lại bố cục phù hợp.

*Lưu ý: Biểu đồ tròn chỉ nên sử dụng khi bảng dữ liệu có ít thành phần, thường là dưới 5 – 6 thành phần. Nếu có quá nhiều, người dùng tốt nhất là nên cân nhắc sử dụng biểu đồ cột hoặc đường.

Cách tạo biểu đồ vùng trong Google Sheets

Mục đích của biểu đồ vùng không chỉ để thể hiện giá trị, mà còn cả khu vực giữa các đường biểu diễn, giúp người dùng có cái nhìn trực quan hơn về bảng dữ liệu. Để tạo biểu đồ vùng, người dùng có thể thao tác đơn giản với các bước sau:

– Bước 1: Xác định phạm vi dữ liệu cần tạo biểu đồ.

– Bước 2: Click chọn mục Insert (Chèn) ở phía trên cùng của trang >> chọn Charts (Biểu đồ).

– Bước 3: Google Sheets lúc này cũng sẽ tự động tạo biểu đồ dựa trên dữ liệu người dùng đã chọn.

– Bước 4: Để tạo biểu đồ vùng, hãy click chọn Mũi tên ngược tại mục Chart Type (Loại biểu đồ) để mở ra các tùy chọn biểu đồ.

– Bước 5: Trong danh sách biểu đồ, tùy chọn mẫu biểu đồ vùng mà mình muốn tạo.

– Bước 6: Tương tự như biểu đồ cột, biểu đồ vùng sau khi tạo xong, người dùng cũng có thể dễ dàng tùy chỉnh màu sắc, font chữ, và kích thước phù hợp.

*Lưu ý: Biểu đồ vùng sẽ giúp hiển thị rõ mối quan hệ giữa các dữ liệu, nhất là khi cần nhấn mạnh sự khác biệt giữa các khu vực khác nhau. Tuy nhiên, cũng giống như biểu đồ đường, người dùng cần lưu ý đến việc thể hiện sao cho không bị rối mắt.

Cách tạo biểu đồ thanh trong Google Sheets

Biểu đồ thanh tương tự như biểu đồ cột, nhưng được trình bày theo chiều ngang, điều này đặc biệt phù hợp cho việc so sánh các dữ liệu dài. Dưới đây là 06 bước chi tiết để người dùng có thể tạo biểu đồ thanh một cách đơn giản:

– Bước 1: Xác định phạm vi dữ liệu cần tạo biểu đồ.

– Bước 2: Click chọn mục Insert (Chèn) ở phía trên cùng của trang >> chọn Charts (Biểu đồ).

– Bước 3: Google Sheets lúc này cũng sẽ tự động tạo biểu đồ dựa trên dữ liệu người dùng đã chọn.

– Bước 4: Để tạo biểu đồ thanh, hãy click chọn Mũi tên ngược tại mục Chart Type (Loại biểu đồ) để mở ra các tùy chọn biểu đồ.

– Bước 5: Trong danh sách biểu đồ, tùy chọn mẫu biểu đồ thanh mà mình muốn tạo.

– Bước 6: Tùy chỉnh biểu đồ phù hợp theo mục đích trình bày.

Tùy chỉnh linh hoạt biểu đồ trong Google Sheets

Google Sheets cung cấp nhiều tùy chọn để người dùng có thể linh hoạt tùy chỉnh biểu đồ theo sở thích cá nhân, giúp việc truyền tải thông tin thêm trực quan, đơn giản và dễ hiểu. Cụ thể như:

Tùy chỉnh màu sắc biểu đồ trong Google Sheets

Màu sắc là yếu tố rất quan trọng để tăng tính thẩm mỹ và sự rõ ràng cho biểu đồ. Google Sheets cho phép người dùng có thể dễ dàng tùy chọn màu sắc cho từng phần riêng biệt của biểu đồ, ví dụ như màu nền, màu sắc đường biểu diễn, hay đường viền biểu đồ,…. Và để thực hiện việc tùy chỉnh màu sắc, người dùng chỉ cần thực hiện các bước đơn giản sau:

– Bước 1: Click chọn biểu tượng dấu ba chấm dọc ở góc phải trên cùng của biểu đồ >> chọn Chỉnh sửa biểu đồ.

– Bước 2: Khi trình chỉnh sửa biểu đồ xuất hiện, hãy nhấn Tùy chỉnh >> chọn Kiểu biểu đồ >> tùy chỉnh màu sắc biểu đồ phù hợp với mục đích trình bày.

*Lưu ý: Việc sử dụng bảng màu đồng bộ, màu sắc trong cùng một gam màu có thể giúp biểu đồ trở nên chuyên nghiệp hơn. Điều này cũng giúp người xem dễ dàng ghi nhớ và hình dung thông tin một cách trực quan.

Tùy chỉnh font chữ biểu đồ trong Google Sheets

Font chữ cũng là một yếu tố quan trọng trong việc truyền tải thông điệp của biểu đồ. Người dùng có thể chọn font chữ, kích thước chữ và kiểu chữ (in đậm, in nghiêng) cho tiêu đề và nhãn trục. Điều này không chỉ giúp làm nổi bật thông tin, mà còn làm cho biểu đồ dễ đọc hơn. Các bước cụ thể như sau: 

– Bước 1: Để tùy chỉnh font chữ cho biểu đồ, người dùng cũng sẽ click chọn biểu tượng dấu ba chấm dọc ở góc phải trên cùng của biểu đồ >> chọn Chỉnh sửa biểu đồ.

– Bước 2: Khi trình chỉnh sửa biểu đồ xuất hiện, hãy nhấn Tùy chỉnh >> chọn Kiểu biểu đồ >> tùy chỉnh font chữ phù hợp với các đối tượng trên biểu đồ.

*Mẹo hay: Người dùng cũng có thể thao tác nhanh bằng cách click chọn đối tượng cần tùy chỉnh font chữ trên biểu đồ. Sau khi nhấn chọn, trình chỉnh sửa cũng sẽ xuất hiện, cho phép người dùng dễ dàng thay đổi kích thước, định dạng, và màu sắc font chữ.

Tùy chỉnh kích thước biểu đồ trong Google Sheets

Kích thước của biểu đồ cũng là một yếu tố mà người dùng cần cân nhắc. Kích thước quá nhỏ có thể khiến thông tin trở nên khó đọc, trong khi kích thước quá lớn có thể làm mất đi sự tập trung vào nội dung chính. Do đó, Google Sheets còn có thêm tính năng cho phép người dùng có thể tùy chỉnh kích thước biểu đồ linh hoạt để phù hợp với mục đích trình bày.

Để thay đổi kích thước biểu đồ, người dùng chỉ cần thực hiện đơn giản bằng cách dùng chuột kéo các góc hoặc cạnh của biểu đồ. Đồng thời, thử nghiệm với việc đặt biểu đồ ở những vị trí khác nhau trong bảng tính để tìm ra vị trí tối ưu, vừa giúp làm nổi bật thông tin, vừa tạo sự chuyên nghiệp, rõ ràng.

Cách chia sẻ biểu đồ trong Google Sheets

Google Sheets cho phép người dùng dễ dàng chia sẻ tài liệu và biểu đồ thông qua liên kết hoặc email. Bằng cách nhấp vào nút Chia sẻ, họ có thể thêm địa chỉ email của những người mà mình muốn chia sẻ biểu đồ, hoặc tạo một liên kết để mọi người có thể xem. Đồng thời cũng có thể thay đổi quyền truy cập để họ chỉ có thể xem hoặc có thể chỉnh sửa biểu đồ, tùy thuộc vào nhu cầu thực tế của người dùng.

Chia sẻ trực tiếp từ Google Sheets

Một cách đơn giản khác để chia sẻ biểu đồ trực tiếp trong Google Sheets là người dùng sẽ sử dụng tính năng Xuất và Tải xuống. Điều này cho phép họ có thể xuất biểu đồ sang các định dạng hình ảnh như PNG, hoặc PDF và gửi cho người khác qua email. Điều này đặc biệt hữu ích khi họ muốn trình bày biểu đồ trong các cuộc họp hoặc báo cáo.

Chia sẻ qua Google Drive

Nếu sử dụng Google Drive, người dùng cũng có thể lưu trữ bảng tính và chia sẻ toàn bộ thư mục hoặc tệp với những người khác. Bằng cách này, họ có thể truy cập vào dữ liệu và biểu đồ bất kỳ lúc nào, giúp việc cộng tác và hỗ trợ làm việc nhóm trở nên đơn giản hơn rất nhiều.

Tại sao nên tạo biểu đồ trong Google Sheets?

Việc tạo biểu đồ trong Google Sheets không chỉ mang lại lợi ích về mặt trực quan hóa dữ liệu, mà còn giúp nâng cao hiệu suất, cũng như khả năng giao tiếp của mọi người trong môi trường làm việc. Dưới đây là một số lý do tại sao người dùng nên tạo biểu đồ trong Google Sheets: 

Trực quan hóa dữ liệu dễ dàng

Một trong những lợi ích lớn nhất của việc tạo biểu đồ là khả năng trực quan hóa dữ liệu. Thay vì chỉ nhìn vào những con số khô khan, thì người xem có thể nhanh chóng nắm bắt thông tin qua hình ảnh, giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả truyền tải hơn rất nhiều.

Tăng khả năng thuyết phục người xem

Biểu đồ không chỉ thu hút, mà còn có thể giúp truyền tải thông điệp một cách mạnh mẽ. Vậy nên, với những dữ liệu phức tạp, biểu đồ sẽ là một giải pháp tốt để người dùng có thể làm nổi bật những ý chính và thuyết phục người nghe tốt hơn thay vì những con số rối mắt.

Đa dạng loại biểu đồ

Google Sheets cung cấp đa dạng các loại biểu đồ khác nhau, từ biểu đồ cột, biểu đồ đường, biểu đồ tròn, biểu đồ thanh, hay biểu đồ kết hợp,… để phù hợp với các loại dữ liệu mà người dùng thường xuyên làm việc. Từ đó, mang lại sự linh hoạt và sáng tạo trong việc trình bày thông tin.

Thao tác đơn giản, dễ sử dụng

Dù là người mới bắt đầu hay đã có kinh nghiệm, thì việc tạo biểu đồ trong Google Sheets cũng rất đơn giản. Giao diện thân thiện, trực quan, và các công cụ hữu ích giúp người dùng dễ dàng tạo, tùy chỉnh biểu đồ theo ý muốn.

Cập nhật dữ liệu tự động

Là ứng dụng bảng tính trực tuyến, Google Sheets cho phép người dùng có thể linh hoạt cập nhật dữ liệu theo thời gian thực. Khi đó, bất kỳ sự thay đổi nào trong bảng tính, biểu đồ cũng sẽ tự động cập nhật để phản ánh những thay đổi đó. Điều này tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót trong việc cập nhật thủ công.

Cộng tác linh hoạt

Với tính năng hỗ trợ cộng tác theo thời gian thực, Google Sheets cho phép nhiều người có thể cùng lúc chỉnh sửa và cập nhật dữ liệu, đảm bảo rằng đó sẽ luôn là những thông tin chính xác và được cập nhật mới nhất. Do đó, việc chia sẻ biểu đồ và tài liệu cũng trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Kết hợp phân tích dữ liệu chuyên sâu

Thông qua việc cung cấp nhiều loại biểu đồ khác nhau như cột, đường, tròn, hoặc kết hợp,… Google Sheets giúp người dùng có thể hiển thị dữ liệu một cách trực quan. Sử dụng biểu đồ để làm nổi bật xu hướng dữ liệu theo thời gian, khu vực, hoặc sự bất thường trong dữ liệu, từ đó đưa ra các quyết định chính xác hỗ trợ hiệu quả cho việc kinh doanh.

Tăng hiệu suất công việc

Thay vì đọc báo cáo với hàng trăm hàng và cột dữ liệu, thì người dùng có thể dễ dàng hơn trong việc nắm bắt thông tin chính với các biểu đồ. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian, công sức, mà còn cải thiện khả năng giao tiếp khi trình bày số liệu với đồng nghiệp hoặc đối tác.

Tích hợp hiệu quả với đa dạng các công cụ khác

Google Sheets có thể tích hợp tốt với các công cụ trong hệ sinh thái Google như Google Slides, Google Docs, Google Data Studio, Drive, Gmail, và nhiều ứng dụng khác của bên thứ ba. Điều này cho phép người dùng có thể linh hoạt chèn biểu đồ từ Google Sheets vào các bài thuyết trình hoặc báo cáo thống kê, từ đó trực quan hoá dữ liệu và trình bày thông tin một cách rõ ràng.

Các loại biểu đồ phổ biến trong Google Sheets

Google Sheets cung cấp nhiều loại biểu đồ để giúp người dùng trực quan hóa dữ liệu một cách dễ dàng, đơn giản và hiệu quả. Dưới đây là một số loại biểu đồ phổ biến trong Google Sheets người dùng có thể sử dụng:

Biểu đồ cột (Column Chart)

Biểu đồ cột là loại biểu đồ phổ biến và đơn giản nhất trong Google Sheets. Mỗi cột trong biểu đồ đại diện cho một giá trị, và chiều cao của cột sẽ phản ánh mức độ của giá trị đó. Người dùng có thể sử dụng biểu đồ cột cho mục đích so sánh các giá trị giữa nhiều nhóm hoặc các thời điểm khác nhau, ví dụ như so sánh doanh thu của các cửa hàng trong một tháng, hay đơn giản là sự thay đổi số lượng bán hàng giữa các tháng trong năm.

Biểu đồ đường (Line Chart)

Biểu đồ đường thông thường sẽ được sử dụng để thể hiện sự thay đổi của một giá trị theo thời gian cụ thể. Các điểm dữ liệu trong biểu đồ sẽ tương ứng với một mốc thời gian, và chúng sẽ được nối lại với nhau bằng các đường thẳng, giúp người xem dễ dàng nhận diện các xu hướng và biến động của dữ liệu. Do đó, loại biểu đồ này đặc biệt hữu ích khi người dùng muốn theo dõi sự thay đổi liên tục của một yếu tố, chẳng hạn như sự thay đổi nhiệt độ qua các tháng trong năm, hoặc sự biến động của giá cổ phiếu theo ngày.

Biểu đồ tròn (Pie Chart)

Biểu đồ tròn là công cụ hữu ích để thể hiện tỷ lệ phần trăm của các phần trong tổng thể. Hiểu đơn giản, thì cả vòng tròn là một tổng thể, mỗi phần sẽ đại diện cho một dữ liệu với kích thước tương ứng với tỷ lệ phần trăm của nó trong tổng thể. Người dùng có thể dễ dàng sử dụng biểu đồ tròn trong phân tích tỷ trọng của các yếu tố, ví dụ như thị phần của các công ty trong một ngành, hoặc phân chia chi phí theo các hạng mục khác nhau trong ngân sách.

Biểu đồ vùng (Area Chart)

Biểu đồ vùng khá giống với biểu đồ đường, nhưng khác ở chỗ phần dưới các đường sẽ được tô màu và tạo thành các vùng rõ ràng. Điều này không chỉ giúp biểu đồ thể hiện rõ xu hướng dữ liệu, mà còn cung cấp cái nhìn tổng thể về sự biến động của dữ liệu qua thời gian. 

Do đó, biểu đồ vùng thường sẽ phù hợp trong những trường hợp người dùng muốn nhấn mạnh sự thay đổi của tổng thể hoặc sự phân bổ của các giá trị theo thời gian. Ví dụ như, theo dõi sản lượng hoặc doanh thu tổng thể qua các năm, hoặc phân tích sự thay đổi doanh thu của các nhóm sản phẩm trong một khoảng thời gian dài.

Biểu đồ thanh (Bar Chart)

Biểu đồ thanh tương tự như biểu đồ cột, nhưng thay vì các cột dọc, thì biểu đồ lại sử dụng các thanh ngang để đại diện cho các giá trị dữ liệu. Điều này giúp người dùng có thể dễ dàng đọc và phân tích thông tin, đặc biệt khi so sánh các giá trị giữa nhiều nhóm hoặc nhiều phân loại. Ví dụ như, người dùng có thể sử dụng biểu đồ thanh để so sánh số lượng người dùng của các sản phẩm khác nhau trong một cửa hàng, hoặc để phân tích doanh thu của các khu vực khác nhau.

Biểu đồ phân tán (Scatter plot)

Biểu đồ phân tán thường được sử dụng để hiển thị mối quan hệ giữa hai biến số. Mỗi điểm trên biểu đồ đại diện cho một cặp giá trị (x, y), tuy nhiên các điểm này không được nối với nhau như trong biểu đồ đường. 

Thông qua biểu đồ phân tán, người dùng có thể dễ dàng xác định mối quan hệ hoặc xu hướng giữa các yếu tố, chẳng hạn như mối quan hệ giữa tuổi tác và thu nhập, hay giữa chi phí quảng cáo và doanh thu bán hàng. Điều này sẽ đặc biệt hữu ích trong việc nghiên cứu các biến động và phân tích mối tương quan giữa các yếu tố.

Biểu đồ kết hợp (Combination Chart)

Biểu đồ kết hợp là một công cụ hữu ích để minh họa mối quan hệ giữa các tập hợp dữ liệu khác nhau bằng cách kết hợp hai hoặc nhiều loại biểu đồ trên cùng một không gian. Chẳng hạn như, sự kết hợp giữa biểu đồ cột và biểu đồ đường nhằm so sánh các giá trị tuyệt đối (dạng cột) với xu hướng hoặc tỷ lệ thay đổi (dạng đường). Điều này cung cấp cho người dùng một cái nhìn toàn diện, giúp họ dễ dàng phân tích dữ liệu, phát hiện xu hướng, cũng như đưa ra các quyết định hiệu quả dựa vào sự tương quan giữa các chỉ số. 

Khi nào cần tạo biểu đồ trong Google Sheets?

Biểu đồ trong Google Sheets không đơn giản chỉ là công cụ để trực quan hóa dữ liệu, mà còn có thể giúp người dùng xác định xu hướng, phân tích và đưa ra các quyết định chính xác hơn. Dưới đây là một số tình huống người dùng nên tạo biểu đồ trong Google Sheets:

Khi cần so sánh các giá trị

Biểu đồ là công cụ tuyệt vời để so sánh giá trị giữa các nhóm hoặc các thời điểm khác nhau. Do đó, khi có các dữ liệu cần so sánh, ví dụ như doanh thu của các cửa hàng, số lượng sản phẩm bán ra trong các tháng,… người dùng hoàn toàn có thể trực quan hoá dữ liệu bằng biểu đồ để thấy rõ sự khác biệt giữa các mục một cách chi tiết và cụ thể.

Khi muốn theo dõi xu hướng theo thời gian

Với các dữ liệu thay đổi theo thời gian như doanh thu hàng tháng, nhiệt độ theo mùa, hoặc số lượng người dùng qua các năm,… người dùng cũng có thể tạo biểu đồ trong Google Sheets để dễ dàng theo dõi các xu hướng và biến động dữ liệu. Từ đó, đưa ra các nhận định và chiến lược phù hợp cho tình hình thực tế.

Khi muốn hiển thị dữ liệu dưới dạng tỷ lệ phần trăm

Trường hợp người dùng cần phân tích dữ liệu dưới dạng tỷ lệ phần trăm của các thành phần trong tổng thể, biểu đồ tròn là một công cụ lý tưởng. Thông qua biểu đồ, người dùng có thể dễ dàng nhìn thấy tỷ trọng của các phần, từ đó nhận diện được các yếu tố chiếm ưu thế để cân nhắc các quyết định phù hợp nhất.

Khi cần phân tích mối quan hệ giữa các yếu tố

Biểu đồ phân tán là một công cụ hữu ích, cho phép người dùng có thể phân tích và thấy rõ mối quan hệ giữa các biến số. Do đó, nếu người dùng muốn hiểu rõ hơn về sự liên kết giữa các yếu tố, thì biểu đồ phân tán trong Google Sheets sẽ là giải pháp tối ưu để xác định các xu hướng, mối tương quan, cũng như sự tương tác giữa chúng.

Khi muốn làm nổi bật sự khác biệt trong dữ liệu

Tạo biểu đồ trong Google Sheets cũng là một giải pháp tốt để người dùng có thể làm nổi bật sự khác biệt giữa các nhóm dữ liệu hoặc sự thay đổi đột ngột theo thời gian. Từ đó, dễ dàng nhận diện các bất thường trong dữ liệu, những điểm mà người dùng có thể sẽ khó nhận ra nếu chỉ quan sát đơn thuần trong bảng tính dữ liệu số. 

Khi cần trực quan hóa các dữ liệu phức tạp

Ttạo biểu đồ trong Google Sheets giúp tổng hợp thông tin một cách nhanh chóng và trực quan, đặc biệt là trong những trường hợp người dùng cần làm việc với các bảng tính lớn và phức tạp. Thông qua biểu đồ, dữ liệu trong bảng tính sẽ được trực quan hoá, dễ dàng hiển thị dưới nhiều khía cạnh khác nhau để làm cho thông tin dễ hiểu hơn rất nhiều.

06+ lỗi thường gặp khi tạo biểu đồ trên Google Sheets

Dù Google Sheets là một công cụ mạnh mẽ, nhưng vẫn có một số lỗi phổ biến mà người dùng thường gặp phải khi tạo biểu đồ trong Google Sheets. Bằng cách hiểu rõ các lỗi, người dùng có thể tránh khỏi những sai sót không đáng có. Cụ thể như: 

Biểu đồ không thực sự phù hợp với dữ liệu

Lỗi chọn sai biểu đồ thường khá phổ biến khi tạo biểu đồ trong Google Sheets. Ví dụ, người dùng sử dụng biểu đồ tròn để biểu thị xu hướng doanh thu theo thời gian, khiến cho kết quả không rõ ràng và rất khó để thấy được sự thay đổi. Để xử lý, cách tốt nhất là người dùng nên sử dụng đúng loại biểu đồ, thử nghiệm với nhiều loại biểu đồ khác nhau để tìm ra lựa chọn phù hợp nhất.

Dữ liệu thiếu hoặc trùng lặp nhiều

Dữ liệu bị trùng lặp hoặc thiếu thường xảy ra khi việc lọc dữ liệu nguồn xảy ra sai sót, dẫn đến các kết quả sai lệch trong biểu đồ. Để xử lý, người dùng có thể sử dụng tính năng Remove duplicates trong menu Data để loại bỏ dữ liệu trùng lặp. Đồng thời, kiểm tra kỹ các giá trị bị thiếu và bổ sung đầy đủ trước khi tạo biểu đồ.

Nhãn trục không hiển thị đúng

Nhãn trục là yếu tố quan trọng để người xem có thể hiểu rõ thông tin trong biểu đồ. Nếu nhãn trục không hiển thị đúng hoặc bị thiếu, biểu đồ sẽ mất đi tính chính xác và không có giá trị. Nguyên nhân chủ yếu của vấn đề này thường sẽ là do dữ liệu bị định dạng sai hoặc nhãn trục được lấy tự động không chính xác. 

Để xử lý, người dùng có thể click chọn Chart Editor (Chỉnh sửa biểu đồ) > chọn Customize > Horizontal Axis hoặc Vertical Axis để chỉnh sửa thủ công nhãn trục. Ngoài ra, cũng đừng quên kiểm tra định dạng của dữ liệu nguồn để đảm bảo tính nhất quán.

Thay đổi dữ liệu nhưng biểu đồ không tự cập nhật

Biểu đồ không tự động cập nhật khi có thay đổi dữ liệu cũng là một trong những lỗi thường gặp, đặc biệt là với các nguồn dữ liệu mở rộng. Để xử lý, người dùng trước tiên hãy kiểm tra lại dữ liệu, đồng thời đảm bảo mình đã chọn đúng vùng dữ liệu hoặc mở rộng vùng đó khi thêm dữ liệu mới để biểu đồ có thể cập nhật các thay đổi một cách chính xác.

Thiếu hoặc sai dữ liệu chú thích 

Chú thích giúp người xem hiểu rõ hơn về các thành phần trong biểu đồ. Nếu không có hoặc sai thông tin, người xem sẽ gặp khó khăn trong việc phân tích dữ liệu. Và thường thì, lỗi này xảy ra do Google Sheets tự động tạo chú thích, dẫn đến chú thích bị sai hoặc bỏ sót thông tin.

Để xử lý, người dùng chỉ cần truy cập mục Customize > chọn Legend để chỉnh sửa hoặc thêm chú thích cho biểu đồ. Nếu vấn đề vẫn còn, hãy kiểm tra lại vùng dữ liệu trong Setup > Data range để đảm bảo tất cả các dữ liệu trước tạo biểu đồ đều chính xác.

Sai định dạng dữ liệu

Việc nhập sai định dạng dữ liệu có thể khiến cho biểu đồ trở nên khó hiểu. Ví dụ, nếu cột số liệu hiển thị dưới dạng văn bản, biểu đồ sẽ không thể xử lý chính xác. Để xử lý, người dùng hãy bôi đen vùng dữ liệu, nhấp chọn Format > Number và chọn đúng định dạng dữ liệu, chẳng hạn như số, phần trăm hoặc ngày tháng.

Biểu đồ không tương thích trên thiết bị di động

Một số biểu đồ có thể sẽ không tương thích với kích thước màn hình nhỏ, khiến cho người xem gặp khó khăn trong việc xem thông tin. Do đó, nếu cần chia sẻ biểu đồ trên các thiết bị di động, thì người dùng cũng cần chắc chắn rằng chúng sẽ luôn hiển thị đúng cho mọi thiết bị.

Mẹo và thủ thuật tạo biểu đồ chuyên nghiệp trong Google Sheets

Khi tạo biểu đồ chuyên nghiệp trong Google Sheets, người dùng cũng không thể bỏ qua những kinh nghiệm và mẹo hay hữu ích dưới đây:

Tinh chỉnh dữ liệu trước khi tạo biểu đồ

Tinh chỉnh dữ liệu trước khi tạo biểu đồ trong Google Sheets là rất quan trọng. Bởi, điều này sẽ giúp loại bỏ những dữ liệu không cần thiết, đồng thời cũng đảm bảo rằng dữ liệu của người dùng sẽ luôn được sắp xếp theo thứ tự hợp lý.

Tùy chọn biểu đồ phù hợp

Google Sheets cung cấp nhiều loại biểu đồ khác nhau để đáp ứng linh hoạt nhu cầu và mục đích trình bày dữ liệu của người dùng. Tuy nhiên, hãy đảm bảo rằng, biểu đồ được lựa chọn sẽ đúng với mục đích và đối tượng mà người dùng muốn phân tích thông qua biểu đồ trực quan. 

Thêm chú thích cho biểu đồ

Chú thích cũng là một trong những cách giúp người xem có thể hiểu rõ hơn về các thông tin trong biểu đồ. Do đó, người dùng có thể thêm các ghi chú hoặc giải thích cụ thể cho từng phần trong biểu đồ để tăng tính minh bạch.

Sử dụng bộ lọc dữ liệu

Bằng cách sử dụng bộ lọc dữ liệu trong Google Sheets, người dùng có thể tập trung tốt hơn vào những thông tin quan trọng. Điều này không chỉ giúp giảm bớt sự rối mắt trong biểu đồ, mà còn giúp người xem dễ dàng nhận diện những điểm chính.

Kết hợp nhiều loại biểu đồ

Đôi khi việc kết hợp nhiều loại biểu đồ sẽ giúp người xem có cái nhìn tổng quan hơn về dữ liệu. Ví dụ như, người dùng có thể kết hợp biểu đồ cột với biểu đồ đường để thể hiện cho sự thay đổi theo thời gian, từ đó đưa ra định hướng chiến lược và các quyết định kinh doanh tối ưu nhất.

Sử dụng add-ons hoặc công cụ hỗ trợ

Ngoài các tính năng có sẵn trong Google Sheets, người dùng cũng có thể tích hợp thêm một số add-ons hoặc công cụ hỗ trợ để tăng cường khả năng tạo biểu đồ. Điều này không chỉ mang đến sự linh hoạt, mà còn cho phép người dùng dễ dàng tạo ra những biểu đồ độc đáo và chuyên nghiệp.

Lời kết

Tạo biểu đồ trong Google Sheets không đơn giản chỉ là trực quan hoá dữ liệu, mà còn là cách để người dùng có thể so sánh, phân tích và truyền tải thông tin một cách hiệu quả. Hy vọng, với những hướng dẫn chi tiết và mẹo hữu ích trong bài viết, người dùng sẽ có thể dễ dàng và linh hoạt hơn trong việc tạo biểu đồ. 

Mọi thắc mắc, người dùng cũng đừng quên có thể liên hệ trực tiếp HVN Group qua các kênh dưới đây để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ tốt nhất từ các chuyên gia.

Fanpage: HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0

Hotline: 024.9999.7777