04 Cách chèn ký tự đặc biệt trong Google Sheet hiệu quả
Không chỉ Google Docs, mà trong Google Sheets, người dùng cũng có thể chèn các ký tự đặc biệt để truyền tải thông tin, tạo sự thu hút và gia tăng tính thẩm mỹ cho bảng tính. Tuy nhiên, cách chèn ký tự đặc biệt trong Google Sheets như thế nào nhanh, hiệu quả và chuyên nghiệp, thì không phải ai cũng biết. Bài viết dưới đây là những hướng dẫn chi tiết của HVN Group khi thao tác chèn ký tự đặc biệt trong Sheets nhất định người dùng không thể bỏ qua.
Hướng dẫn chi tiết cách chèn ký tự đặc biệt trong Google Sheets
Để chèn ký tự đặc biệt trong Google Sheets, thực tế khá đơn giản. Người dùng có thể linh hoạt lựa chọn 1 trong các cách sau để giải quyết vấn đề một cách gọn nhẹ:
Chèn ký tự đặc biệt trong bảng tính bằng cách sử dụng Bản đồ ký tự (Character Map) của Windows
Chèn ký tự đặc biệt trong bảng tính Google thông qua ứng dụng Character Map của Windows là cách đơn giản và được khá nhiều người áp dụng. Thao tác cụ thể như sau:
– Bước 1: Tại thanh tìm kiếm ở góc trái phía dưới màn hình máy tính, người dùng hãy nhập tìm kiếm ứng dụng Character Map (Bản đồ ký tự).
– Bước 2: Click chọn Open để mở ứng dụng và bắt đầu thực hiện thao tác tìm kiếm.
– Bước 3: Khi cửa sổ Character Map xuất hiện, tại mục Font, người dùng hãy tùy chọn Symbol (Biểu tượng) để hiển thị các ký tự đặc biệt mà mình muốn tìm kiếm.
– Bước 4: Tìm và chọn ký tự cần chèn → sau đó nhấn chọn Select (Chọn). Lúc này, ký tự mà người dùng cần sẽ xuất hiện ở mục Character to copy.
– Bước 5: Nhấn chọn Copy để sao chép ký tự. Cuối cùng, người dùng chỉ cần quay lại bảng Google Sheets, tiếp đó dán ký tự vào vị trí cần chèn là hoàn tất.
Sử dụng các ký tự đặc biệt trong Google Tài liệu (Google Docs)
Nếu người dùng không có Windows, hoặc chỉ muốn làm việc trên Drive, thì Google Docs sẽ là một công cụ hữu ích để chia sẻ và hỗ trợ chèn các ký tự đặc biệt trong Google Trang tính (Google Sheets) một cách dễ dàng. Hơn nữa, cách chèn này cũng khá đơn giản, người dùng không khó để thực hiện với các thao tác cơ bản sau:
– Bước 1: Truy cập Google Tài liệu và chọn mở một tài liệu mới bất kỳ.
– Bước 2: Click chọn Insert (Chèn) → sau đó chọn Special Characters (Ký tự đặc biệt). Hoặc nếu không, người dùng cũng có thể sử dụng phím tắt Alt + I + C (đối với hệ điều hành Windows) và Ctrl + Option + I + C (đối với hệ điều hành Mac) để mở nhanh bảng ký tự.
– Bước 3: Di chuột tìm kiếm các ký tự phù hợp, hoặc người dùng cũng có thể tìm kiếm nhanh bằng cách vẽ ký tự ở bảng bên cạnh (Draw a symbol here). Khi đó, bảng sẽ tự động đề xuất các ký tự liên quan đến hình vẽ mà người dùng phác thảo.
– Bước 4: Khi đã hoàn tất việc tìm ký tự, người dùng hãy bôi đen và copy ký tự đó → sau đó truy cập lại bảng tính Google Sheets và dán nó vào nơi cần chèn là được.
*Lưu ý: Để chèn ký tự đặc biệt vào tiêu đề trong Google Sheets, người dùng cũng chỉ cần thực hiện tương tự các bước hướng dẫn trên, tiếp đó Copy và Paste ký tự tại vị trí mà mình muốn chèn trên tiêu đề của bảng tính là được.
Sao chép các ký tự đặc biệt trên Bing hoặc Google
Trong một số trường hợp, nếu các ứng dụng Character Maps và Google Docs đều không có ký tự đặc biệt mà người dùng muốn chèn, thì việc thao tác tìm kiếm trên các nền tảng Bing và Google cũng là giải pháp tốt. Người dùng có thể dễ dàng thực hiện với các bước đơn giản sau:
– Bước 1: Truy cập công cụ tìm kiếm quen thuộc của người dùng, có thể là Bing hoặc Google Search.
– Bước 2: Nhập từ khóa “Bảng ký tự đặc biệt” vào ô tìm kiếm. Hoặc người dùng cũng có thể dựa trên nhu cầu thực tế để mô tả chính xác bảng ký tự, ví dụ như bảng ký tự đơn vị tiền tệ, bảng ký tự toán học,…..
– Bước 3: Với danh sách hiển thị được Google/Bing đề xuất, người dùng hãy click chọn vào trang uy tín → sau đó tìm kiếm ký tự đặc biệt mà mình muốn chèn.
– Bước 4: Sao chép ký tự đặc biệt và dán nó vào ô cần chèn trong Sheets người dùng đã tạo trước đó.
– Bước 5: Tùy chỉnh định dạng ký tự (font chữ, kích thước, căn lề,….) là hoàn tất.
Cài đặt tiện ích trong Google Workspace Marketplace để chèn và thêm ký tự đặc biệt
Ngoài những cách trên, thì người dùng cũng có thể cài đặt và sử dụng các tiện ích bổ sung của Google Workspace Marketplace để tìm kiếm và chèn các ký tự đặc biệt trong bảng tính. Thao tác cụ thể như sau:
– Bước 1: Truy cập Google Workspace Marketplace.
– Bước 2: Tại thanh tìm kiếm, người dùng hãy nhập tên tiện ích có thể hỗ trợ chèn ký tự đặc biệt trong Google Sheets. Chẳng hạn như ứng dụng Insert Special Characters.
– Bước 3: Bắt đầu quá trình cài đặt tiện ích bằng cách nhấn chọn Install (Cài đặt) như hình bên dưới.
– Bước 4: Người dùng sẽ quay trở lại trang tính Google Sheets. Tại đây, hãy click chọn Tiện ích (Extensions) → chọn Insert Special Character và chọn Enable in Workbook.
– Bước 5: Khi thao tác hoàn tất, người dùng chỉ cần Reload lại trang là đã có thể bắt đầu sử dụng.
– Bước 6: Tại mục Extensions, hãy click chọn Insert Special Character. Lúc này, một bảng ký tự đặc biệt sẽ xuất hiện, người dùng có thể linh hoạt lựa chọn ký tự phù hợp để chèn vào bảng tính.
*Mẹo hay: Người dùng cũng có thể cài đặt tiện ích Insert Special Character trực tiếp trong ứng dụng Google Sheets bằng cách truy cập mục Tiện ích (Extensions) → chọn Tiện ích bổ sung và tiếp tục chọn Tải tiện ích bổ sung. Sau đó, khi giao diện Google Workspace Marketplace xuất hiện, hãy thao tác tìm kiếm và tải ứng dụng là hoàn tất.
Cách chèn ký tự đặc biệt đồng thời nhiều ô Google Sheets
Trường hợp người dùng muốn chèn ký tự đặc biệt đồng thời vào nhiều ô trong bảng tính Google Sheets, có thể thực hiện đơn giản với 1 trong các cách sau:
1. Cách 1: Sử dụng phím tắt
– Bước 1: Truy cập bảng tính Google và xác định các ô cần chèn ký tự đặc biệt.
– Bước 2: Nhấn giữ phím Ctrl hoặc phím Shift để tích chọn nhiều ô.
– Bước 3: Tìm ký tự cần chèn vào các ô. Thao tác người dùng thực hiện tương tự như các cách hướng dẫn trên.
– Bước 4: Khi đã có ký tự đặc biệt, người dùng hãy nhấn tổ hợp phím Ctrl + Enter trên Windows hoặc Cmd + Enter trên macOS để tiến hành nhập ký tự đặc biệt trên tất cả các cô đã chọn.
2. Cách 2: Sử dụng công thức hàm
– Bước 1: Người dùng hãy nhấn chọn ô đầu tiên ở nơi mà mình muốn chèn ký tự đặc biệt đồng thời cho nhiều ô.
– Bước 2: Tại đây, hãy nhập công thức hàm: =REPT(“Ký tự đặc biệt”, 1) để thực hiện thao tác chèn một ký tự đặc biệt vào ô.
– Bước 3: Nhấn Enter để hoàn tất việc chèn ký tự. Tiếp đó, người dùng chỉ cần kéo công thức xuống các ô còn lại, hoặc sao chép và dán công thức vào ô mà mình muốn để chèn ký tự đặc biệt là xong.
Tại sao nên chèn ký tự đặc biệt trong Google Sheets?
Chỉ với vài thao tác đơn giản, người dùng có thể chèn bất cứ ký tự đặc biệt nào mà mình muốn trong bảng tính Google Sheets. Kèm theo đó là các ưu điểm và lợi ích tuyệt vời như:
1. Biểu thị thông tin rõ ràng
Người dùng có thể sử dụng các ký tự đặc biệt để làm nổi bật công thức, thông tin, hoặc các dữ liệu quan trọng của bảng tính,…. Thông qua đó, giúp cho việc truyền tải thông tin dễ dàng, hiệu quả và tối ưu hơn rất nhiều.
2. Tạo sự chuyên nghiệp
Khi chèn các ký tự đặc biệt, bảng tính của người dùng cũng sẽ trở nên chuyên nghiệp hơn. Đặc biệt, là khi cần chia sẻ bảng tính cho đồng nghiệp, đối tác, hoặc khách hàng, điều này có thể cho thấy sự tỉ mỉ, cẩn thận và tâm huyết của người dùng trong quá trình triển khai công việc.
3. Nhấn mạnh thông tin quan trọng
Nếu người dùng muốn nhấn mạnh các thông tin quan trọng, thì việc chèn thêm các ký tự đặc biệt trong bảng tính cũng là một lựa chọn tốt. Các ký hiệu toán học, số, hệ thống chấm câu, biểu tượng cảm xúc,…. sẽ giúp thông tin thêm nổi bật, dễ nhận biết và dễ theo dõi.
4. Tăng sự tương tác
Với các bảng tính có chèn ký tự đặc biệt, người xem có thể dễ dàng nhận biết và tương tác với dữ liệu của người dùng một cách hiệu quả. Điều này giúp tránh nhầm lẫn, cũng như tạo sự kết nối và trải nghiệm tốt hơn cho tất cả mọi người khi truy cập dữ liệu.
Khi nào nên chèn ký tự đặc biệt trong Google Sheets?
Tương tự như việc chèn ký tự đặc biệt vào Excel, Google Sheets cũng cho phép người dùng có thể linh hoạt chèn các biểu tượng và ký tự đặc biệt vào bảng tính một cách dễ dàng, đơn giản và nhanh chóng. Đặc biệt là trong các trường hợp cụ thể như:
- Khi cần tạo báo cáo chuyên nghiệp: Các ký tự đặc biệt như dấu tích (✔), dấu x (❌),… có thể giúp người dùng biểu thị trạng thái của một nhiệm vụ hoặc một hạng mục công việc đã hoàn thành, tạo sự chuyên nghiệp và rõ ràng hơn cho báo cáo.
- Khi cần thêm các ký hiệu toán học: Đôi khi, việc phân tích và xử lý dữ liệu trong bảng tính Google cũng cần sử dụng các ký hiệu toán học để biểu thị rõ công thức, đảm bảo độ chính xác và chi tiết nhất cho dữ liệu.
- Khi làm việc với dữ liệu tài chính: Với một số ngành nghề đặc thù như tài chính, kế toán, hoặc ngân hàng, thì việc chèn thêm ký hiệu tiền tệ như Euro (€), dollar ($), bảng anh (£), Yên (¥),…. là điều cần thiết để phân biệt và tránh nhầm lẫn giữa các loại tiền tệ.
- Khi cần biểu thị ngôn ngữ hoặc văn bản đặc biệt: Thông qua việc chèn các ký tự thuộc bảo chữ cái khác như ký tự tiếng Nga, tiếng Hy Lạp, tiếng Nhật, tiếng Trung, hay các ngôn ngữ sử dụng bảng mã Unicode, người dùng có thể giải nghĩa và biểu thị cụ thể thông điệp mà mình muốn truyền tải.
Những lưu ý khi chèn ký tự đặc biệt trong Google Sheets
Để có được những kinh nghiệm chèn ký tự đặc biệt trong Google Sheets hiệu quả, người dùng chắc chắn sẽ không thể bỏ qua các lưu ý quan trọng dưới đây:
- Google Sheets sẽ không có sẵn tính năng chèn ký tự đặc biệt. Thay vào đó, người dùng sẽ thực hiện chèn thông qua Google Docs hoặc các tiện ích bổ sung, tiếp đó sao chép và dán vào Google Sheets.
- Đôi khi, sao chép ký tự từ các nguồn khác có thể bị lỗi định dạng, do đó người dùng sẽ cần thêm bước kiểm tra để đảm bảo rằng định dạng văn bản không bị xáo trộn.
- Một số ký tự đặc biệt sẽ yêu cầu sử dụng font chữ hỗ trợ từ Unicode, chẳng hạn như Arial, Times New Roman,…. để có thể hiển thị và tránh lỗi không tương thích ký tự.
- Sử dụng mã Unicode cũng là một cách hay để người dùng có thể chèn nhanh các ký tự đặc biệt như dấu check, mũi tên, hoặc các ký tự không có trên bàn phím.
Một số câu hỏi thường gặp khi chèn ký tự đặc biệt trong Google Sheets
Khi thực hiện các thao tác chèn ký tự đặc biệt trong Google Sheets, người dùng cũng sẽ có nhiều thắc mắc cần được giải đáp. Chẳng hạn như:
Có thể chèn những ký tự đặc biệt nào trong Google Sheets?
Google Sheets cho phép người dùng có thể chèn ký tự đặc biệt từ tiện ích, ứng dụng bên thứ 3, và cả những nguồn bên ngoài như Google. Cụ thể:
- Ký tự trong toán học: Dấu cộng (+), trừ (-), nhân (x), chia (÷), căn bậc 2 (√), sigma (Σ), số pi (𝚷),…
- Ký tự tiền tệ: Euro (€), dollar ($), bảng anh (£), Yên (¥),…
- Ký tự La Mã: I, II, III, IV, V, VI, VII, IX, X,….
- Ký tự đặc biệt: Dấu chấm than (!), dấu bằng (=), dấu chấm hỏi (?), dấu lớn (>), dấu bé (<), dấu ngoặc kép (“ “), dấu ngoặc đơn,…
- Ký tự đặc biệt khác: Biểu tượng cảm xúc, hình mũi tên (↖), hình tròn (⚪), hình vuông (☐),…
Ký tự đặc biệt có ảnh hưởng đến tính năng lọc dữ liệu trong bảng tính không?
Có. Việc chèn ký tự đặc biệt trong bảng tính Google có thể ảnh hưởng ít nhiều đến tính năng lọc và sắp xếp dữ liệu trong Google Sheets. Do đó, nếu người dùng có ý định phân tích dữ liệu bảng tính có chèn các ký tự đặc biệt, thì có thể cân nhắc xóa hoặc thiết lập một số điều kiện cụ thể để lựa chọn.
Tại sao một số ký tự đặc biệt không thể chèn trong Google Sheets?
Hiện tại, Google Sheets chưa cung cấp bảng menu Ký tự đặc biệt trên ứng dụng. Và dù cho phép người dùng có thể linh hoạt Copy và Paste ký tự từ các ứng dụng và tiện ích bổ sung bên ngoài, nhưng vẫn sẽ có một số ký tự đặc biệt mà Google Sheets không hỗ trợ. Do đó, người dùng có thể sẽ gặp phải một số trường hợp không thể chèn ký tự đặc biệt trong bảng tính Google Sheets.
Lời kết
Bài viết là những hướng dẫn chi tiết về cách chèn ký tự đặc biệt trong Google Sheets. Nếu có thắc mắc, hoặc bất cứ thông tin gì cần giải đáp, người dùng đừng quên có thể liên hệ trực tiếp HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0 tại LiveChat phía dưới để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ tốt nhất từ các chuyên gia kỹ thuật giàu kinh nghiệm.