Hướng dẫn thay đổi tên hiển thị trong Outlook

Thay đổi tên hiển thị là một cách để tối đa hóa hiệu suất email đối với người dùng Outlook chuyên nghiệp. Thông qua việc điều chỉnh cách email hiển thị, bạn có thể tạo ấn tượng tốt với người nhận cũng như thể hiện tác phong làm việc chỉn chu trong một doanh nghiệp. Chi tiết cách thực hiện thay đổi với Outlook sẽ được hướng dẫn chi tiết hơn thông qua bài viết này.

Có cần thiết thay đổi tên hiển thị trong Outlook không?

Đối với các doanh nghiệp, hình ảnh xuất hiện trên các kênh giao tiếp và cộng tác là điều quan trọng và góp phần thể hiện màu sắc của tổ chức. Email – phương tiện giao tiếp chủ yếu tại các tổ chức kinh doanh – cũng không ngoại lệ. Do đó, không khó để nhận ra rằng nhân viên tại các doanh nghiệp luôn có nhu cầu thay đổi tên hiển thị ngay sau khi đăng ký tài khoản Outlook email. 

Tên hiển thị trong Microsoft Outlook là tên sẽ xuất hiện trong hộp thư đến của người nhận thư. Tên hiển thị có thể được tùy chỉnh để hiển thị với bất kỳ tên nào người dùng thích, chẳng hạn tên đầy đủ, tên viết tắt hoặc biệt hiệu.

Vậy việc thay đổi tên hiển thị có thể đem lại cho người dùng nói riêng và doanh nghiệp nói chung những lợi ích gì?

Xây dựng thương hiệu

Việc sử dụng tên hoặc logo của công ty như một phần trong tên hiển thị trong email có thể góp phần tăng khả năng nhận diện thương hiệu và giúp người nhận – khách hàng, đối tác – xác định email đó được gửi đến từ tổ chức nào.

Việc này đóng vai trò quan trọng đối với các email mang tính chất marketing hoặc quảng cáo, vì nó có thể giúp xây dựng lòng tin và uy tín với đối tượng khách hàng mục tiêu.

Tăng cường tính chuyên nghiệp

Thay đổi tên hiển thị trong email Outlook có thể giúp bạn thiết lập sự uy tín và cải thiện nhận thức tổng thể về doanh nghiệp. Ví dụ, bạn sử dụng “Dr.” hoặc “Professor” (giáo sư) trong tên hiển thị có thể biểu thị chuyên môn và thẩm quyền trong lĩnh vực đó. Mặt khác, sử dụng biệt hiệu hoặc tên thân mật có thể không truyền đạt cùng mức độ chuyên nghiệp.

Bên cạnh đó, thương trường sẽ đề cao tính chỉn chu hơn, do đó nếu bạn sử dụng tên hiển thị mang tính trang trọng hoặc lịch sự, người nhận sẽ nhận thức được tác phong làm việc của bạn cũng như sự cẩn thận trong việc xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp.

Cá nhân hóa

Tên hiển thị trong email có bao gồm họ và tên người dùng có thể tạo dấu ấn cá nhân cho email của bạn và giúp xây dựng mối quan hệ bền chặt hơn với đồng nghiệp mỗi lần giao tiếp hoặc cộng tác qua email. 

Việc thay đổi tên hiển thị này cũng có thể giúp tránh sự nhầm lẫn nếu có nhiều người có cùng tên trong một tổ chức.

Tính nhất quán

Nếu bạn có nhiều tài khoản email hoặc bí danh, việc sử dụng tên hiển thị nhất quán trên tất các các địa chỉ đó giúp đảm bảo rằng người nhận có thể nhận ra thư của bạn và tránh việc nhầm lẫn. Do đó, thay đổi tên hiển thị email khá quan trọng đối với người dùng phải thường xuyên thay đổi giữa các vai trò hoặc dự án khác nhau trong tổ chức của mình.

Quyền riêng tư

Thay đổi tên hiển thị để tránh sử dụng các thông tin nhận dạng như tên đầy đủ hoặc chi tiết cá nhân có thể giúp người dùng bảo vệ quyền riêng tư của mình.

Ví dụ, nếu bạn đang giao tiếp với ai đó bên ngoài tổ chức của mình, bạn có thể không muốn tiết lộ quá nhiều thông tin cá nhân cho đến khi thiết lập được mối quan hệ đáng tin cậy hơn.

Một số lưu ý khi thay đổi tên hiển thị trong Outlook

Khi thực hiện thay đổi tên hiển thị trong email Outlook, có một số vấn đề quan trọng người dùng cần chú ý, bao gồm:

• Tên hiển thị là tên mà người nhận email sẽ thấy trong hộp thư đến của họ, do đó bạn nên chọn một tên trông thật chuyên nghiệp và dễ nhận biết.
• Việc thay đổi tên hiển thị không đồng nghĩa với việc thay đổi địa chỉ email hoặc thông tin tài khoản, mà nó chỉ ảnh hưởng đến cách tên của bạn hiển thị với người khác khi gửi email qua Outlook.
• Nếu bạn đang sử dụng tài khoản Exchange server hoặc tài khoản Office 365, tên hiển thị có thể được kiểm soát bởi bộ phận IT của doanh nghiệp, do đó bạn có thể cần phải liên hệ với họ để thực hiện bất kỳ thay đổi nào với tài khoản email của mình.

Hướng dẫn cách thay đổi tên hiển thị trong Outlook

Sau khi cài đặt ứng dụng Outlook, nhiều người dùng có thể sẽ muốn tùy chỉnh cài đặt nhằm xác định cách các thông tin của mình xuất hiện khi người nhận nhìn thấy tin nhắn. Do đó, ứng dụng có cung cấp cho người dùng tính năng thay đổi tên hiển thị trong mail Outlook để có thể đặt tên trang trọng và chuyên nghiệp hơn. Điều đó có nghĩa là bạn có thể thêm hoặc đặt biệt danh cho mình. 

Việc bạn cần làm là thực hiện theo các bước đơn giản được nêu dưới đây:

– Bước 1: Truy cập vào phần cài đặt của Outlook.

• Tại trang chính của ứng dụng Microsoft Outlook, bạn tìm đến File >> Nhấp chọn Options.

– Bước 2: Thay đổi tên hiển thị email Outlook

• Tại bảng Options của ứng dụng, bạn tìm đến tab Advanced >> Click chọn Send/Receive…

• Tại bảng Send/Receive Groups, bạn nhấp chọn Group All Accounts >> Chọn Edit…
• Tại đây, bạn tiếp tục chọn Account Properties… để thiết lập tài khoản.

• Tại bảng Internet E-mail Settings, bạn tìm đến tab IMAP E-mail và đổi lại mục Your Name như mong muốn. Sau đó, nhấp vào OK để hoàn tất việc cài đặt thay đổi.

Chỉ cần thực hiện 02 bước nêu trên, bạn đã hoàn thành việc thay đổi tên hiển thị Outlook và có thể sử dụng tên chuyên nghiệp đó để tạo ấn tượng với khách hàng, đối tác.

Nắm bắt được nhu cầu sử dụng email cho doanh nghiệp ngày một tăng lên, HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – có sẵn đa dạng các gói email doanh nghiệp để bạn có thể tùy ý lựa chọn. Đội ngũ nhân viên của chúng tôi sẽ sát cánh cùng bạn bằng cách đưa ra tư vấn dựa trên các đánh giá và phân tích về định hướng phát triển trong tương lai của tổ chức, từ đó hỗ trợ bạn đưa ra được sự lựa chọn về gói dịch vụ phù hợp với mức chi phí phải chăng.

Bên cạnh đó, bạn cũng sẽ được trang bị đầy đủ hành trang để có thể áp dụng email doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất thông qua việc cung cấp các phương pháp tận dụng tính năng của ứng dụng, chẳng hạn hướng dẫn cách thay đổi tên hiển thị để trông chuyên nghiệp và trang trọng hơn. Đội ngũ kỹ thuật hứa hẹn mang đến cho bạn trải nghiệm khách hàng hài lòng nhất khi luôn trong trạng thái sẵn sàng 24/7 để đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định và có thể hỗ trợ người dùng giải quyết các sự cố phát sinh.

Xem thêm: Lọc email người gửi sang thư mục khác trong Outlook

Lời kết

Như vậy, bài viết đã cung cấp cho bạn cách thực hiện việc thay đổi tên hiển thị trong Outlook một cách chi tiết. Trong trường hợp bạn có câu hỏi liên quan cần được giải đáp hoặc có nhu cầu được tư vấn chuyên sâu về các giải pháp email doanh nghiệp, hãy liên hệ ngay với HVN thông qua Hotline 024 9999 7777 để các chuyên gia hỗ trợ và giải đáp.