Hướng dẫn lọc email người gửi sang thư mục khác trong Outlook

Quản lý email hiệu quả không chỉ giúp người dùng tiết kiệm thời gian đáng kể mà còn cải thiện hiệu quả công việc. Một trong những phương pháp giúp bạn có thể quản lý tốt mailbox của mình chính là lọc email người gửi. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về thao tác này cũng như các bước để tạo rule lọc thư sang một thư mục khác trong Outlook.

Lọc email người gửi là gì?

Lọc email người gửi được hiểu là quá trình tìm kiếm và phân loại các email dựa trên thông tin về người gửi. Thông thường, thao tác này được sử dụng để ngăn email spam, tấn công lừa đảo và các dạng email độc hại hoặc không mong muốn khác tiếp cận đến hộp thư đến của người nhận.

Trong email marketing, doanh nghiệp cũng có thể thực hiện lọc email người gửi để quản lý danh tiếng email của mình và tránh bị các nhà cung cấp dịch vụ email đánh dấu là spam. Bằng cách theo dõi và xóa các địa chỉ thư không hợp lệ, ngăn chặn email bị trả lại và duy trì danh sách thư rõ ràng, doanh nghiệp có thể cải thiện khả năng gửi và tăng cơ hội email đến được được người nhận dự kiến.

Để thực hiện việc lọc email người gửi, các chương trình email sẽ cho phép người dùng thiết lập các quy tắc hoặc bộ lọc để tự động phân loại các thư dựa trên địa chỉ người gửi tới. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể sử dụng các công cụ phần mềm bổ sung hoặc dịch vụ bảo mật email để việc quản lý thư được hiệu quả.

Lợi ích của việc lọc email người gửi

Email được biết đến là công cụ chính được sử dụng trong môi trường doanh nghiệp để phục vụ cho việc giao tiếp và cộng tác. Do đó, người dùng sẽ không thể tránh khỏi việc phải nhận quá nhiều thư trong một ngày và nếu không có biện pháp quản lý email hiệu quả, việc bỏ lỡ tin nhắn hoặc không kịp thời phản hồi thư gấp là không thể tránh khỏi.

Một trong những mẹo giúp người dùng có thể quản lý mailbox của mình chính là sử dụng tính năng lọc email người gửi. Bạn có thể nhận được nhiều lợi ích đáng kể nếu biết cách lọc thư hiệu quả:

• Quản lý email tốt hơn: Lọc email người gửi giúp hộp thư đến luôn ngăn nắp và gọn gàng. Bằng cách tách các email quan trọng khỏi các email ít quan trọng hơn, nhân viên có thể dễ dàng tìm và trả lời các thư cần sự chú ý. Việc này góp phần giảm nguy cơ các thư quan trọng bị bỏ qua hoặc thất lạc trong mailbox chất đầy thư. Đồng thời, nếu bạn tạo thư mục riêng cho người gửi thường xuyên, việc phản hồi cũng trở nên dễ dàng hơn.
• Giảm nguy cơ quá tải email: Khi nhân viên “ngập” trong một lượng lớn email mỗi ngày, mọi người có thể trở nên quá tải và phải cố hết sức để theo kịp khối lượng công việc của mình. Bằng cách lọc ra những email không mong muốn, người dùng giảm được lượng công việc và tập trung sự chú ý vào những thư có tính quan trọng hơn.
• Cải thiện bảo mật: Lọc email người gửi có thể giúp doanh nghiệp chặn được thư từ các nguồn thư rác hoặc lừa đảo đã biết, thường được sử dụng để phát tán phần mềm độc hại và ăn cắp thông tin quan trọng. Bằng cách ngăn các loại email này đến hộp thư đến của nhân viên, doanh nghiệp có thể giảm nguy cơ bị tấn công mạng và bảo vệ thông tin độc quyền hoặc bí mật.
• Tăng năng suất làm việc: Khi nhân viên nhận được một lượng lớn email, điều đó sẽ khó cho họ để xác định ngay những thư nào cần được ưu tiên. Bằng cách lọc email người gửi, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng các thư quan trọng từ khách hàng, đồng nghiệp hoặc đối tác được ưu tiên và không bị lạc giữa các thư ít quan trọng hơn. Từ đó, người dùng có thể quản lý thời gian làm việc hiệu quả hơn, cũng như giảm lượng thời gian dành cho việc phân loại các thư không liên quan.
• Nâng cao dịch vụ khách hàng: Bằng cách lọc email người gửi là khách hàng, doanh nghiệp có thể đảm bảo các câu hỏi và vấn đề quan trọng đều được phản hồi kịp thời. Điều này có thể giúp cải thiện sự hài lòng và trung thành của khách hàng thông qua việc chứng minh các mối quan tâm của họ đang được giải quyết kịp thời và hiệu quả.

Cần lưu ý gì khi lọc email người gửi

Để việc lọc email người gửi có thể phát huy hết ưu điểm trong việc quản lý mailbox, người dùng cần lưu ý một số vấn đề quan trọng sau:

• Tạo quy tắc trong ứng dụng email hoặc máy chủ để lọc email từ các nguồn không đáng tin cậy vào một thư mực riêng hoặc gắn thể chúng bằng một nhãn cụ thể.
• Thường xuyên xem lại các email đã lọc để đảm bảo rằng các thư hợp lệ không bị chặn nhầm.
• Đào tạo nhân viên cách xác định email đáng ngờ và tránh nhấp vào liên kết hoặc mở tệp đính kèm từ những người gửi không xác định.
• Cân nhắn đến việc triển khai các biện pháp bảo mật bổ sung như xác thực hai yếu tố và mã hóa để tăng cường bảo vệ doanh nghiệp khỏi các cuộc tấn công lừa đảo và các mối đe dọa trên không gian mạng khác.
• Luôn cập nhật các công nghệ và phương pháp tốt nhất liên quan đến bảo mật email để đảm bảo rằng doanh nghiệp được bảo vệ đầy đủ trước các mối đe dọa ngày càng tăng.

Chi tiết cách lọc email người gửi sang thư mục khác trong Outlook

Nếu bạn rơi vào tình huống phải nhận nhiều email mỗi ngày từ cùng một người gửi, việc tạo riêng một thư mục riêng biệt dành cho địa chỉ đó có thể giúp người dùng dễ dàng quản lý email hơn. Cách đơn giản nhất là bạn nên tạo rule di chuyển email tới thư mục khác cho địa chỉ đó. 

Để tạo rule trong Microsoft Outlook và lọc email người gửi, bạn có thể tham khảo các bước thực hiện được hướng dẫn như dưới đây:

Bước 1: Tạo rule trong Microsoft Outlook

Đầu tiên, bạn tiến hành truy cập vào Outlook >> Chọn vào thư của người gửi tới mà bạn cần chuyển sang thư mục khác >> Tìm đến mục Rules > Click vào chọn Create rule…

Bước 2: Thiết lập rule

Tại bảng Create Rule, bạn chọn From… (người gửi tới) >> tiếp tục click chọn vào Move the item to folder (di chuyển tới thư mục) >> Chọn Select Folder… để chọn folder có chứa email của người gửi tới đó.

Bước 3: Hoàn tất

Sau khi hoàn thành việc tạo rule trong Microsoft Outlook, một hộp thoại thông báo “The rule … has been created“ sẽ hiện ra trên màn hình người dùng. Bạn có thể chờ một lúc để ứng dụng email chuyển tất cả các email từ hòm thư đã thiết lập trước đó vào thư mục mới. 

*Lưu ý: Những email sau này xuất phát từ người gửi đó cũng sẽ được chuyển vào thư mục này.

Chỉ với 03 bước đơn giản trên đây, bạn đã hoàn thành xong việc tạo rule để lọc email người gửi sang thư mục khác trong ứng dụng Outlook. Nếu gặp vấn đề trong quá trình thực hiện, người dùng có thể nhấp vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để các chuyên gia với nhiều năm trong nghề hỗ trợ bạn.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – không chỉ là nơi cung cấp đa dạng các công cụ cần thiết để doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số, mà còn là người đồng hành đáng tin cậy khi luôn sẵn sàng giải đáp và hỗ trợ mọi vấn đề của người dùng.

Trong quá trình sử dụng dịch vụ email business phục vụ cho việc giao tiếp và cộng tác trong môi trường kinh doanh, bạn sẽ nhận được sự tư vấn chuyên sâu đến từ đội ngũ chuyên gia của chúng tôi. Cụ thể, các nhân viên sẽ đưa ra các tip để áp dụng dịch vụ email doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất dựa trên các đánh giá về quy mô và khả năng phát triển của tổ chức. 

Bên cạnh đó, khách hàng doanh nghiệp còn được hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng các tính năng mạnh mẽ của dịch vụ để nâng cao năng suất làm việc của nhân viên, chẳng hạn như cách quản lý hộp thư với cách lọc email người gửi.

Hy vọng thông qua bài viết bạn đã có thể chuyên nghiệp hơn trong việc quản lý email thông qua việc lọc email người gửi sang thư mục khác trong ứng dụng Microsoft Outlook. Nếu có bất kỳ câu hỏi nào liên quan, hãy kết nối với HVN thông qua Hotline 024 9999 7777 để đội ngũ nhân viên với chuyên môn cao của chúng tôi nhanh chóng hỗ trợ.