Hướng dẫn tắt tính năng lọc Spam trên Outlook

Người dùng Outlook có thể tùy chỉnh bật hoặc tắt tính năng lọc spam trên ứng dụng để phù hợp với nhu cầu sử dụng của mình. Bài viết này sẽ không chỉ hướng dẫn bạn cách để tắt tính năng mà còn cung cấp một số thông tin cần thiết để giúp cho hộp thư luôn an toàn khỏi thư rác.

Tính năng lọc spam tích hợp trong Outlook

Nếu sử dụng ứng dụng Microsoft Outlook để check mail, bạn sẽ gặp một số trường hợp tự động chuyển các thư vào folder Junk Email cho dù đó là thư gửi/nhận nội bộ. Bên cạnh đó, nếu bạn đang sử dụng giao thức IMAP với khả năng đồng bộ ngược lên server, khi đó các thư cũng sẽ được chuyển vào thư mục Junk Email trên webmail. Đây chính là tính năng lọc spam của Outlook.

Email là công cụ giao tiếp quan trọng trong môi trường kinh doanh nhưng nó cũng là mục tiêu hàng đầu của những kẻ gửi thư rác. May mắn thay, Outlook cung cấp nhiều công cụ và kỹ thuật khác nhau để giúp người dùng chống lại sự xâm nhập của spam vào trong hộp thư đến, trong đó có tính năng lọc spam. Tuy không thể loại bỏ hoàn toàn thư rác, nhưng chắc chắn bạn có thể giảm tác động của chúng bằng cách tự động lọc hầu hết các thư không mong muốn vào folder thư rác Outlook.

Trước khi đi sâu vào việc tắt tính năng lọc spam trên Outlook, điều quan trọng bây giờ là phải hiểu cơ bản về cách thức hoạt động của tính năng. Dưới đây là một số điểm chính bạn cần ghi nhớ:

• Outlook đi kèm với tính năng lọc spam tích hợp sẵn tự động xác định và di chuyển các email đáng ngờ vào mục Junk Email, nhưng không chặn hoàn toàn các email rác đến tài khoản Outlook của người dùng.
• Bộ lọc hỗ trợ nhiều loại tài khoản khác nhau, bao gồm tài khoản Exchange Server, POP3, IMAP, HTTP, Outlook Connector cho Outlook.com và IBM Lotus Domino.
• Theo mặc định, tính năng lọc spam của Outlook được đặt thành “No Automatic Filtering”. Tuy nhiên, bạn có thể điều chỉnh mức độ bảo vệ để bộ lọc hoạt động tốt hơn.
• Trong các version cũ hơn (Outlook 2007 trở xuống), tính năng lọc Junk Mail khởi chạy trước các quy tắc của Outlook, nghĩa là các quy tắc sẽ không áp dụng cho các thư được chuyển vào thư mục spam.
• Trong các version mới hơn (Outlook 2010 – 365), cài đặt bộ lọc thư rác được áp dụng cho từng tài khoản riêng lẻ. Nếu bạn có nhiều tài khoản, hộp thoại tùy chọn Junk Email sẽ hiển thị cài đặt cho tài khoản có các thư mục mà người dùng đang xem.
• Điều quan trọng cuối cùng và cũng có thể là nguyên nhân chính khiến một số người dùng cần tắt tính năng lọc spam chính là tính không trọn vẹn của nó. Mặc dù tính năng cung cấp khả năng bảo vệ đáng kể chống lại thư rác, nhưng không có bộ lọc nào là hoàn hảo trong việc xác định email không mong muốn, ngay cả khi được cài đặt ở mức độ cao nhất. Bộ lọc không chọn bất kỳ người gửi cụ thể hay loại tin nhắn nào, thay vào đó nó phân tích từng thư đến, tính đến các yếu tố như cấu trúc, nội dung và thời gian của thư để xác định thư rác.

Tại sao tắt tính năng lọc spam?

Microsoft Outlook cung cấp cho người dùng tính năng lọc spam để có thể kiểm soát tốt các thư không mong muốn và độc hại. Theo mặc định và để hỗ trợ cho người sử dụng, bộ lọc được bật và tự động di chuyển tất cả các thư được coi là spam hoặc junk vào thư mục Junk Email. Tuy nhiên, đôi khi nó lại là con dao hai lưỡi khiến người dùng có nhu cầu tắt tính năng lọc spam.

Thứ nhất, bộ lọc đôi khi có thể đánh dấu nhầm các email hợp pháp là thư rác. Việc này có thể khiến người dùng lỡ các email quan trọng hoặc lãng phí thời gian để sàng lọc lại thư Junk Email của mình.

Bên cạnh đó, nếu bạn đang sử dụng bộ lọc thư rác hoặc chương trình chống virus của bên thứ ba, việc sử dụng đồng thời hai bộ lọc spam có thể gây ra sự xung đột và dẫn đến sự cố khi gửi email.

Nếu bạn tự tin vào khả năng tự xác định và quản lý email spam, việc tắt tính năng lọc spam trên Outlook có thể giúp bạn kiểm soát trọn vẹn mailbox và giảm thiểu nguy cơ bỏ lỡ các thư quan trọng. Tuy nhiên, việc tắt tính năng cũng đồng nghĩa khiến cho lượng thư rác người dùng nhận được tăng lên. Do đó, trước khi quyết định tắt hay bật bộ lọc, bạn nên suy xét cẩn thận về ưu và nhược điểm của nó để có quyết định phù hợp.

Hướng dẫn cách tắt tính năng lọc spam trên Microsoft Outlook

Trong một số tình huống, người dùng không có nhu cầu áp dụng tính năng lọc spam cho hộp thư Outlook của mình. Khi đó, bạn có thể thực hiện theo các bước được hướng dẫn dưới đây để tắt tính năng này:

– Bước 1: Thực hiện truy cập vào Outlook.

Tại giao diện chính của ứng dụng Outlook, bạn đi đến mục Home >> chọn Junk >> Đi đến phần Junk E-mail Options.

– Bước 2: Cấu hình tính năng.

Khi cửa sổ Junk E-mail Options xuất hiện trên, bạn nhấp vào chọn No Automatic Filtering. Mail from blocked senders is still moved to the Junk E-mail folder >> Nhấn OK để hoàn tất.

Sau khi cài đặt tắt tính năng lọc spam, các thư đến sẽ được gửi vào đúng hộp thư Inbox của người dùng.

Tip giữ hộp thư an toàn sau khi tắt tính năng lọc spam

Việc tắt tính năng spam trên Microsoft Outlook có thể là một bước đi liều lĩnh của người dùng vì nó có thể dẫn đến việc tăng nguy cơ nhận nhiều thư không mong muốn. Tuy nhiên, nếu bạn vẫn có nhu cầu tắt tính năng, dưới đây là một số mẹo để giữ cho mailbox an toàn trước thư rác:

• Sử dụng quy tắc: Bạn có thể tạo quy tắc tùy chỉnh để tự động hóa các thư không mong muốn dựa trên người gửi, chủ đề hoặc nội dung thư. Điều này sẽ giữ cho hộp thư đến an toàn và có tổ chức.
• Chặn người gửi: Nếu nhận được email không liên quan từ một người gửi cụ thể, bạn có thể chặn họ bằng cách nhấp chuột phải vào tin nhắn >> Chọn Junk >> Block Sender. Thao tác này sẽ ngăn các email trong tương lai từ người gửi đó xuất hiện trong hộp thư đến của bạn.
• Hủy đăng ký: Nhiều thư không mong muốn có thể xuất phát từ danh sách gửi thư mà bạn đã đăng ký trong quá khứ. Để ngừng nhận những thư này, hãy tìm đến liên kết Unsubscribe ở cuối email và nhấp vào liên kết đó.
• Tránh cung cấp địa chỉ email: Hãy thận trọng khi cung cấp địa chỉ email của mình, đặc biệt là trên các diễn đàn công cộng hoặc nền tảng social media. Những kẻ gửi thư rác thường sử dụng các công cụ tự động để lấy địa chỉ email từ các nguồn này.
• Sử dụng bộ lọc thư rác của bên thứ ba: Nếu bạn vẫn muốn tắt tính năng lọc spam tích hợp trong Outlook, việc cân nhắc tới sử dụng bộ lọc thư rác của bên thứ ba có thể là điều cần thiết. Các bộ lọc này sử dụng các thuật toán nâng cao để phát hiện và lọc các thư rác trước khi chúng tiến vào hộp thư đến của người dùng.

Xem thêm: Hướng dẫn cài đặt địa chỉ Email vào Microsoft Outlook

Lời kết

Hy vọng rằng bài viết đã cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết trong quá trình làm việc trên ứng dụng Outlook. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào về việc tắt tính năng lọc spam, vui lòng kết nối với HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – thông qua Hotline: 024 9999 7777, các chuyên gia của chúng tôi luôn sẵn sàng giải đáp và hỗ trợ bạn.