Hướng dẫn hẹn giờ gửi thư trên Outlook

Microsoft Outlook cung cấp cho người dùng tính năng hẹn giờ gửi thư để người dùng có thể chủ động trong việc gửi các thư quan trọng có lịch trình sẵn. Nếu áp dụng đúng cách, hiệu quả của email sẽ được cải thiện khi người dùng có nhiều thời gian hơn để chỉn chu nội dung cũng như xác định được thời gian gửi hợp lý nhất. 

Ưu điểm của tính năng hẹn giờ gửi thư

Đối với người dùng doanh nghiệp, tính năng hẹn giờ gửi thư trong ứng dụng Microsoft Outlook mang đến nhiều lợi thế khi giao tiếp với đồng nghiệp, khách hàng hay đối tác. 

Hãy cùng điểm qua một số lợi ích của việc lên lịch trình gửi email để hiểu rõ hơn về tính năng và có thể áp dụng đúng cách trong quá trình làm việc.

• Tránh nhầm lẫn: Đôi khi người dùng không thể tránh khỏi việc vô tình gửi một email không đầy đủ hoặc chứa nội dung sai mà chưa kịp thời xem xét lại. Bằng cách hẹn giờ gửi thư, bạn có thể ngăn chặn những lỗi này và đảm bảo email được gửi đi với nội dung chuyên nghiệp và chỉn chu.
• Thời điểm thích hợp: Hẹn giờ gửi thư là phương án thích hợp để gửi email vào một thời điểm cụ thể. Điều này có thể giúp thông điệp truyền đi được nhìn thấy và nhận được phản hồi nhanh hơn.
• Quản lý thời gian: Lên lịch gửi email có thể hỗ trợ người dùng quản lý thời gian bằng cách cho phép thực hiện theo nhóm các tác vụ email của mình. Ví dụ, bạn có thể viết tất cả email trong một lần và sau đó lên lịch gửi chúng vào các thời điểm khác nhau trong ngày, thay vì liên tục dừng lại để gửi đi từng thư riêng lẻ.
• Tính linh hoạt: Việc hẹn giờ gửi thư cũng có thể hữu ích nếu người dùng biết mình không ở văn phòng hoặc không sử dụng máy tính vào một thời điểm nhất định, nhưng vẫn muốn cập nhật thông tin liên hệ.

Khi nào nên hẹn giờ gửi thư?

Việc áp dụng việc hẹn giờ gửi thư trên Outlook hỗ trợ đáng kể cho người dùng trong việc cải thiện hiệu suất làm việc, tuy nhiên, không phải lúc nào bạn cũng có thể áp dụng tính năng cho việc gửi email của mình. Có một số trường hợp được đánh giá là thích hợp cho việc lên lịch gửi thư trên Outlook:

• Người dùng muốn gửi email vào thời điểm mà người nhận có nhiều khả năng nhìn thấy và phản hồi. Chẳng hạn, nếu bạn biết rằng ai đó có thói quen kiểm tra mailbox vào buổi sáng, điều đó khá phù hợp cho bạn để lên lịch gửi email đến hộp thư đến của họ vào buổi sáng.
• Việc hẹn giờ gửi thư cũng được áp dụng khi bạn muốn tránh gửi email ngoài giờ làm việc bình thường. Trong tình huống gửi email cho đồng nghiệp hoặc khách hàng ở múi giờ khác, bạn có thể lên lịch gửi vào khung giờ làm việc của họ.
• Người dùng cần dành thời gian để xem xét và chỉnh sửa email trước khi gửi thư đi. Bằng cách hẹn giờ gửi thư tại một thời điểm nhất định trong tương lai, bạn có thể quay lại tin nhắn đó khi cần thay đổi nội dung thư hoặc yếu tố nào đó của email.
• Bạn có trách nhiệm gửi tin nhắn yêu cầu hành động tiếp theo và mong muốn đảm bảo rằng nó không bị thất lạc trong hộp thư đến của người nhận. Bằng cách lên lịch gửi email tiếp theo, bạn hoàn toàn có thể đảm bảo rằng người nhận sẽ nhìn thấy thư và được nhắc thực hiện hành động. 

Một số vấn đề thường gặp khi hẹn giờ gửi thư trên Outlook

Không thể phủ nhận tính mạnh mẽ của việc hẹn giờ gửi thư trên ứng dụng Microsoft Outlook đối với người dùng doanh nghiệp, tuy nhiên, việc gặp vấn đề trong quá trình sử dụng là điều khó tránh khỏi. 

Để có sự chuẩn bị kỹ lưỡng và sẵn sàng tinh thần cho các tình huống không mong muốn xảy ra, hãy cùng điểm qua một số vấn đề bạn có thể gặp phải khi sử dụng tính năng hẹn giờ gửi thư trên Outlook.

Outlook không hoạt động vào thời điểm gửi email

Nếu ứng dụng Outlook của bạn không mở và hoạt động trong thời điểm email tới thời gian được gửi đi theo lịch trình, thì thư sẽ không được gửi. Trong lần khởi động ứng dụng Outlook tiếp theo, email sẽ được gửi đi ngay lập tức.

Không có kết nối internet tại thời điểm gửi email

Bạn đã hoàn thành việc hẹn giờ gửi thư, nhưng khi thời gian gửi theo lịch trình đến, kết nối internet bị mất dù ứng dụng Outlook đang được mở. Trong trường hợp này, ứng dụng email sẽ cố gắng gửi thư vào thời gian đã được chỉ định, nhưng sẽ không thành công. Người dùng có thể thấy cửa sổ lỗi Outlook Send/Receive Progress trên màn hình.

Tuy nhiên, ứng dụng cũng tự động gửi lại sau đó. Ứng dụng email sẽ gửi tin nhắn khi kết nối được khôi phục.

Nếu Outlook được cài đặt hoạt động ở chế độ ngoại tuyến vào thời điểm gửi theo lịch trình, thì ứng dụng sẽ tự động gửi ngay khi tài khoản được sử dụng gửi tin nhắn hoạt động online trở lại.

Tính năng hẹn giờ gửi thư không hoạt động

Bạn đã dành cả ngày để tạo ra những email hoàn chỉnh nhất và lên kế hoạch cho việc gửi đi. Nhưng khi kiểm tra lại báo cáo gửi email sau đó, không có thư nào được hiển thị. Lý do cho việc ngừng hoạt động này của tính năng hẹn giờ gửi thư trên Outlook có thể là:

• Outlook ở chế độ cache exchange
• Tài khoản Outlook được cấu hình không chính xác
• Người dùng nhập sai chi tiết máy chủ đến và đi
• Tài khoản Outlook không hoạt động

Trong trường hợp này, bạn có thể kiểm tra lại phần cài đặt tính năng hoặc xác minh lại các quy tắc hẹn giờ gửi thư. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể liên hệ với chuyên gia hoặc đội kỹ thuật để được hỗ trợ nhanh chóng.

Hướng dẫn cài đặt hẹn giờ gửi thư trên Outlook

Ứng dụng email Microsoft Outlook được đánh giá là tiện lợi cho người dùng khi cung cấp chức năng hẹn giờ gửi email một cách tự động. Để thiết lập và áp dụng tính năng, bạn chỉ cần thực hiện các bước đơn giản sau:

Bước 1: Bạn mở ứng dụng Outlook và tìm đến tab Home và tạo New Email.

Tại giao diện email mới được mở ra, bạn tìm đến Delay Delivery để thiết lập giờ gửi cho email của mình.

Bước 2: Thiết lập thời gian để gửi email đi.

Bạn nhấp vào chọn Do not Delivery Before (không gửi trước) và thiết lập ngày tháng, giờ gửi cho email này.

*Lưu ý: Khi sử dụng tính năng hẹn giờ gửi thư, ứng dụng Outlook của người dùng phải luôn được giữ ở trạng thái hoạt động, có nghĩa là không được tắt ứng dụng Outlook.

Chỉ với 02 bước đơn giản trên, bạn đã hoàn thành xong việc cài đặt hẹn giờ gửi thư trên Outlook và không cần lo lắng về việc chậm trễ gửi thư.

Nếu bạn gặp khó khăn trong quá trình sử dụng tính năng nói riêng và ứng dụng Microsoft Outlook nói chung, có thể nhờ tới sự hỗ trợ của các chuyên gia đến từ HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0.

Với trọng trách trở thành người đồng hành đáng tin cậy của các doanh nghiệp trên hành trình chuyển đổi số, chúng tôi mang đến cho khách hàng đa dạng các giải pháp email doanh nghiệp với các mức chi phí hợp lý. Dựa vào nhu cầu, ngân sách cũng như khả năng phát triển của doanh nghiệp, bạn có thể đưa ra quyết định phù hợp. Bên cạnh đó, đội ngũ nhân viên với nhiều năm kinh nghiệm sẽ hỗ trợ bạn đưa ra sự lựa chọn sáng suốt dựa trên các đánh giá và phân tích về hiện trạng, định hướng của tổ chức.

Không dừng lại ở đó, các chuyên gia với nền tảng kiến thức sâu rộng sẽ sát cánh cùng doanh nghiệp trong suốt quá trình áp dụng dịch vụ email cho doanh nghiệp khi cung cấp các phương pháp sử dụng hợp lý và phát huy được hết ưu điểm của công cụ trong môi trường kinh doanh, chẳng hạn hướng dẫn cách sử dụng tính năng hẹn giờ gửi thư trên Outlook. 

Hy vọng rằng các thông tin nêu trên đã giúp bạn có thêm sự hiểu biết về ứng dụng Outlook cũng như có thể tự mình áp dụng tính năng hẹn giờ gửi thư trong quá trình làm việc. Nếu có thắc mắc hoặc vấn đề liên quan cần được giải đáp, bạn hãy kết nối với HVN thông qua Hotline 024 9999 7777 để đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm của chúng tôi hỗ trợ kịp thời.