Hướng dẫn cách tạo biểu mẫu Microsoft Forms nhanh chóng

Microsoft Forms trao quyền cho người dùng tất cả công cụ cần thiết để thu thập và xem xét những insight quan trọng đối với tổ chức. Để dùng biểu mẫu của Microsoft chính xác chúng ta phải biết cách tạo biểu mẫu sao cho chuẩn hóa để người dùng dễ dàng thao tác hơn. Khám phá bài viết này của HVN Group về hướng dẫn cách tạo Microsoft Forms cũng như một số tip để khai thác hiệu quả các tính năng của nền tảng hỗ trợ tạo biểu mẫu phổ biến ngay.

Tổng quan về Microsoft Forms

tổng quan microsoft forms

Microsoft Forms là một ứng dụng dựa trên web cho phép người dùng tạo khảo sát, câu hỏi và thăm dò ý kiến cho nhiều mục đích khác nhau, chẳng hạn như thu thập phản hồi của khách hàng, tiến hành nghiên cứu hoặc đánh giá mức độ hài lòng của nhân viên. 

Vì là một phần trong bộ Microsoft 365, nên người dùng có thể dễ dàng tìm thấy Microsoft Forms logo trong danh sách các app và dễ dàng truy cập để tạo khảo sát. Ngoài ra, nền tảng cũng tích hợp liền mạch với các ứng dụng khác trong hệ sinh thái, chẳng hạn Excel hay Teams.

Một số tính năng nổi bật của công cụ Microsoft Forms

Microsoft Forms đi kèm với nhiều tính năng, khiến nó trở thành lựa chọn phổ biến cho cả doanh nghiệp và cá nhân. Một số tính năng chính của nền tảng có thể kể đến như:

  • Khả năng chia sẻ với người dùng bên ngoài: Người dùng có thể chia sẻ biểu mẫu với người dùng bên ngoài tổ chức, chẳng hạn khách hàng hay đối tác, để thu thập phản hồi từ nhiều đối tượng hơn.
  • Tích hợp với Excel trong thời gian thực: Người dùng Microsoft Forms được phép đồng bộ hóa phản hồi biểu mẫu với Excel trong thời gian thực, từ đó có thể xem và phân tích dữ liệu sau khi được thu thập.
  • Tạo biểu mẫu đa ngôn ngữ: Microsoft Forms hỗ trợ nhiều ngôn ngữ, cho phép người dùng tạo biểu mẫu bằng các ngôn ngữ khác nhau để đáp ứng nhiều đối tượng khác nhau.
  • Thông báo qua email: Bạn có thể nhận được thông báo qua email khi người trả lời hoàn thành biểu mẫu, qua đó đảm bảo theo dõi sát sao kết quả khảo sát trực tuyến.
  • Ẩn danh người dùng: MS Forms cung cấp tùy chọn để người dùng ẩn danh khi phản hồi biểu mẫu, điều này có thể khuyến khích phản hồi trung thực và thẳng thắn hơn.
  • Câu trả lời cảm ơn được tùy chỉnh: Người dùng hoàn toàn được phép tạo câu trả lời cảm ơn tùy chỉnh xuất hiện khi người trả lời hoàn thành biểu mẫu, qua đó mang đến trải nghiệm cá nhân hóa hơn.

Tại sao sử dụng Microsoft Forms?

tại sao sử dụng microsoft forms

Nền tảng MS Forms cho phép tất cả người dùng trong tổ chức nhanh chóng tạo khảo sát, bài kiểm tra hoặc cuộc thăm dò ý kiến và tạo insight ngay lập tức. Cụ thể, công cụ là lựa chọn lý tưởng trong các trường hợp:

  • Nhân sự cần một cuộc thăm dò ý kiến về vấn đề lương thưởng trong tổ chức.
  • Bộ phận truyền thông doanh nghiệp muốn tìm hiểu thêm về cách có thể giao tiếp tốt nhất với các thành viên khác trong tổ chức.
  • Bộ phận Marketing cần công cụ cần thiết để cải thiện hoạt động liên lạc nội bộ và với bên ngoài tổ chức.

Microsoft Forms đáp ứng các nhu cầu trên bằng cách cung cấp một nền tảng tuyệt vời, dễ sử dụng để sắp xếp và phân tích tất cả dữ liệu được thu thập từ quizz, poll hoặc khảo sát đã được thiết kế trước đó.

Sự khác biệt giữa Microsoft Forms vs Google Forms

Khi trọng tâm chính của mọi chủ doanh nghiệp là thu thập thông tin, phản hồi và tiến hành khảo sát, công cụ hỗ trợ tạo khảo sát trở thành chủ đề được quan tâm nhiều. Hai nền tảng hàng đầu trong lĩnh vực này là Microsoft Forms và Google Forms. Cả hai đều là sự lựa chọn tuyệt vời để tạo form khảo sát tuyến mà không yêu cầu kiến thức chuyên môn phức tạp hoặc quy trình thực hiện phức tạp.

microsoft forms vs google forms

Tuy nhiên, mỗi công cụ sẽ có những điểm đặc trưng khác nhau và phù hợp cho các đối tượng sử dụng khác nhau. Bạn có thể tham khảo bảng so sánh dưới đây để có thể dễ dàng đánh giá đâu là giải pháp phù hợp với doanh nghiệp của mình hơn.

Microsoft Forms Google Forms
Giao diện và khả năng sử dụng Giao diện rõ ràng, trực quan với layout quen thuộc với người dùng các sản phẩm Office.

Trải nghiệm người dùng đơn giản, dễ điều hướng.

Cung cấp giao diện quen thuộc, thân thiện với người dùng và giao diện giống các sản phẩm Google Workspace khác.
Cộng tác Đơn giản hóa việc chia sẻ biểu mẫu và chỉnh sửa cộng tác.

Tích hợp liền mạch với Teams và SharePoint để tăng cường cộng tác trong Microsoft 365.

Vượt trội trong việc cộng tác theo thời gian thực, đặc biệt đối với người dùng Google Workspace.

Cho phép chỉnh sửa đồng thời với tính năng lưu tự động, theo dõi chỉnh sửa qua lịch sử phiên bản và quản lý dữ liệu dễ dàng qua tích hợp với Drive và Sheets.

Tùy chọn tùy chỉnh Cung cấp các loại câu hỏi cơ bản và logic phân nhánh. Cung cấp các loại câu hỏi cơ bản và cho phép phân nhánh hợp lý để có trải nghiệm biểu mẫu phù hợp hơn.
Chi phí Công cụ có sẵn trong gói đăng ký Microsoft 365. Có trong gói đăng ký Google Workspace.
Phân tích dữ liệu Phân tích dữ liệu mạnh mẽ với tích hợp Power BI. Tích hợp với Google Sheets để phân tích.
Tích hợp Tích hợp liền mạch với Microsoft Suite. Tích hợp liền mạch với nền tảng Google Workspace.
Khả năng chia sẻ Microsoft Forms có thể được chia sẻ thông qua liên kết, email, QR hoặc mã nhúng, cho phép phân phối đơn giản. Cung cấp nhiều tùy chọn chia sẻ khác nhau, như liên kết, email và chia sẻ trên mạng xã hội.

Microsoft Forms tutorial cho người mới bắt đầu

Ngay từ tên gọi, việc Microsoft Forms sign in mang đến cho người dùng một công cụ tuyệt vời để tạo khảo sát và câu hỏi mang tính tương tác. Nền tảng hữu ích cho các doanh nghiệp muốn thu thập phản hồi từ khách hàng hoặc thực hiện khảo sát ý kiến bằng cách tạo biểu mẫu thu thập thông tin.

Sau khi đăng ký hoặc Microsoft Forms download về máy, bạn có thể tham khảo các hướng dẫn cơ bản dưới đây để tạo biểu mẫu hỗ trợ quá trình thu thập dữ liệu và thông tin trực tuyến.

Tạo Microsoft Forms survey trực tuyến

Trường hợp bạn đã có sẵn đăng ký Microsoft 365, hãy:

  • Đi tới trang bất kỳ trong Microsoft 365
  • Nhấp chuột vào trình khởi chạy ứng dụng 
  • Chọn Microsoft Forms từ danh sách

microsoft forms login

Trong trường hợp bạn chưa đăng ký Microsoft Forms 365, hãy: 

  • Đi tới trang chủ của ứng dụng
  • Nhấp vào nút Buy now hoặc Sign in để tiến hành Microsoft Forms sign in

microsoft forms sign in

Sau khi vào Microsoft Forms login thành công, bạn có thể tạo biểu mẫu, khảo sát hoặc bài kiểm tra bằng cách nhấp vào biểu tượng + New form hoặc + New Quiz để tạo biểu mẫu mới.

tạo biểu mẫu mới

Chắc hẳn bạn sẽ thấy nút new quiz trong ứng dụng. Câu hỏi đặt ta là form khác gì với quiz trong nền tảng Microsoft Forms app?

Về khía cạnh sử dụng:

  • Form được dùng để thu thập phản hồi, tạo biểu mẫu đăng ký và tiến hành khảo sát.
  • Quiz được sử dụng cho việc tạo các bài kiểm tra của học sinh, cung cấp kết quả tức thì và đánh giá học tập của học sinh.

Như vậy, điểm khác biệt chính nằm ở chỗ bạn có thể thêm câu trả lời, điểm số, phương trình toán học và phản hồi trong quiz. Việc hiểu rõ này giúp bạn có Microsoft Forms settings hợp lý trong quá trình tạo khảo sát

Thêm câu hỏi vào biểu mẫu

Ngay sau khi tạo mẫu Microsoft Forms survey mới, bạn sẽ thấy một trang gần như trống rỗng. 

thêm câu hỏi trong microsoft forms

Nếu nhấp vào khu vực title, người dùng có thể nhập tiêu đề của biểu mẫu cũng như một số mô tả chi tiết.

Người dùng cũng có thể thêm một số tùy chọn định dạng trong phần mô tả. Để làm điều đó, bạn nhấn chọn Text và nhấp vào định dạng muốn áp dụng.

thêm câu hỏi khảo sát forms

Sau đó, hãy nhấp vào bên ngoài biểu mẫu Microsoft Forms để áp dụng/lưu title và mô tả.

Như vậy, bạn đã có tiêu đề và mô tả cho biểu mẫu của mình, việc còn lại là điền câu hỏi vào form. Để làm được, hãy nhấp vào nút + Add new và chọn loại câu hỏi sẽ áp dụng.

chọn loại câu hỏi

Khi này, bạn có thể tiến hành tùy chỉnh như thêm vào câu hỏi thực tế và một số khác. Các thao tác khác như sao chép câu hỏi, xóa và thay đổi vị trí cũng được thực hiện với một số nút ở trong giao diện.

các nút chỉnh sửa biểu mẫu

Microsoft Forms cung cấp cho người dùng tùy chọn đính kèm hình ảnh vào câu hỏi để phù hợp với ngữ cảnh.

Thanh trượt Required sẽ buộc đối tượng khảo sát phải trả lời câu hỏi – làm cho câu hỏi không thể bỏ qua, tức không thể gửi biểu mẫu Microsoft Forms nếu không trả lời các câu nay.

Tương tự như tiêu để và mô tả, bạn hãy nhấp vào bên ngoài biểu mẫu để thấy được câu hỏi sẽ được thấy như thế nào đối với người được khảo sát.

Bổ sung theme vào biểu mẫu Microsoft Forms

Việc gửi đi Microsoft Form với giao diện mặc định có thể gây nhàm chán và kém hấp dẫn đối với người trả lời. May mắn thay, bạn có thể thêm “gia vị” cho khảo sát bằng cách sử dụng các theme.

Chỉ cần nhấp vào nút Theme từ thanh công cụ đầu.

tùy chỉnh theme microsoft forms

Điểm tuyệt vời ở đây là nền tảng cung cấp cho bạn nhiều ý tưởng theme với đa dạng về màu sắc và hình ảnh. Tất cả những gì người dùng cần làm là nhấp vào theme phù hợp.

lựa chọn theme phù hợp

Nếu muốn sử dụng hình ảnh tùy chỉnh và màu sắc tùy chỉnh, hãy nhấp vào nút add ở cuối panel bên phải.

thêm hình ảnh mới

Trên màn hình tiếp theo, tất cả những gì bạn cần làm là cung cấp mã màu và định cấu hình hình ảnh.

chọn mã màu theme

Xem và chia sẻ biểu mẫu 

Nếu bạn muốn xem biểu mẫu Microsoft Forms của mình sẽ trông như thế nào đối với đối tượng khảo sát, hãy nhấp vào nút Preview từ toolbar ở đầu trang.

xem trước biểu mẫu

Bạn cũng có thể chuyển đổi nút mobile để xem hiển thị trên thiết bị di động.

xem trên giao diện di động

Khi đã sẵn sàng chia sẻ Microsoft Forms survey, tất cả những gì bạn phải làm là nhấp vào nút Collect responses từ toolbar. 

chia sẻ biểu mẫu microsoft forms

Microsoft Forms cung cấp cho người dùng 04 cách chia sẻ biểu mẫu của mình:

  • Gửi liên kết đến biểu mẫu
  • Gửi email từ ứng dụng tạo mẫu
  • Tải xuống mã QR
  • Nhúng biểu mẫu vào trang web

04 tùy chọn chia sẻ form

Tip sử dụng Microsoft Forms

Mặc dù bạn có thể thành thạo trong việc tạo Microsoft Forms survey chỉ trong tích tắc, nhưng vẫn có một số tính năng tiềm năng có thể bị bỏ qua. Do đó, chúng tôi giới thiệu tới bạn một số tip để có thể sử dụng phần mềm chuyên nghiệp như một chuyên gia thực thụ.

Sử dụng Microsoft templates

Microsoft cung cấp cho người dùng một bộ Microsoft Forms templates được thiết kế sẵn để bạn có thể tận dụng trong việc tạo ra các dự án của riêng mình. Tuy nhiên, nếu không thích những mẫu này, bạn có thể tự tạo mẫu của riêng mình.

sử dụng microsoft forms templates

Phần trên của bài viết đã đề cập đến sự khác nhau giữa form và quiz. Các form template được cung cấp trong Microsoft Forms có thể sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau, bao gồm thu thập dữ liệu, khảo sát, đăng ký, hợp tác,…Trong khi đó các mẫu quiz được sử dụng để quản lý một bài test, đưa ra phản hồi ngay lập tức và đánh giá việc học tập của học sinh cùng với nhiều mục tiêu khác.

Do đó, bạn có thể đa dạng hóa và chuyên nghiệp các biểu mẫu của mình bằng cách sử dụng Microsoft Forms templates mà không hề mất nhiều thời gian để khởi tạo và thiết kế.

Thay đổi Microsoft Forms theme

Một công cụ khác mà người dùng có thể sử dụng để cải thiện biểu mẫu và làm chúng trở nên nổi bật so với những biểu mẫu khác là tính năng Theme. Chỉ cần nhấp vào Theme và chọn màu sắc cũng như hình ảnh phù hợp nhất với mục đích, bạn đã có thể khiến bản khảo sát của mình ấn tượng và phù hợp với chủ đề.

Tạo Microsoft Forms poll trong Teams

tạo polls

Một trong những tính năng quan trọng và mạnh mẽ của Microsoft Forms chính là Polls – có sẵn trên Microsoft Teams – được sử dụng để làm cho cuộc họp, webinar hoặc sự kiện trực tiếp trở nên hấp dẫn hơn và thu thập chuyên sâu từ các bên liên quan.

Polls giúp bạn tạo các câu đố và word cloud chỉ trong vài giây, cũng như cho phép dễ dàng phân tích kết quả cuộc thăm dò nhanh chóng. Tất cả những gì bạn cần làm là thiết lập một cuộc họp mới với đồng nghiệp và nhấp vào Apps. Sau đó, hãy tìm kiếm Polls – tính năng cho phép tạo quizz của riêng mình và phân tích chúng.

Để khám phá nhiều hơn về các tip sử dụng Microsoft Forms hiệu quả, nhấp ngay vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để được các chuyên gia của chúng tôi tư vấn.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Không chỉ cung cấp cho người dùng đa dạng các gói giải pháp Microsoft 365 với tư cách là đối tác ủy quyền chính thức của Microsoft, HVN Group còn sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt chặng đường chuyển đổi số bằng cách giới thiệu cẩm nang sử dụng các ứng dụng trong hệ sinh thái của MS, trong đó bao gồm các tip sử dụng Microsoft Forms hiệu quả và chuyên nghiệp.

Đoạn kết

Hy vọng rằng những thông tin trong bài này đã hướng dẫn cách tạo Microsoft Forms thành công cho bạn, cũng như có thêm những mẹo hay sử dụng hiệu quả. Nếu có bất kỳ câu hỏi nào liên quan hoặc cần tư vấn chi tiết hơn về Forms hãy nhắn trực tiếp những mong muốn của bạn vào phần Chatbox bên dưới để nhận hỗ trợ sớm nhất ngay.

0 0 đánh giá
Article Rating
Theo dõi
Thông báo của
guest

0 Comments
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận