Microsoft Forms là gì? Tất tần tật kiến thức cho người dùng mới

Một trong những nền tảng hỗ trợ người dùng thiết kế biểu mẫu, tạo các cuộc khảo sát chuyên nghiệp cho cá nhân hoặc tổ chức chính là Microsoft Forms. Để hiểu rõ hơn về các tính năng cũng như cách thức sử dụng công cụ hiệu quả hãy cùng tìm hiểu nội dung bài viết được chúng tôi chia sẻ dưới đây.

Microsoft Forms là gì?

Microsoft Forms hay còn được biết đến với tên gọi khác là Microsoft Forms 365 công cụ sử dụng để tạo và quản lý biểu mẫu, bài khảo sát, bài kiểm tra dễ dàng. Hiện tại, người dùng có thể sử dụng công cụ này trong bộ ứng dụng Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp. Hơn nữa, Forms của Microsoft còn được thiết kế sẵn các biểu mẫu với đa dạng các chủ đề khác nhau giúp người dùng có thể chủ động lựa chọn và làm việc bất cứ lúc nào.

Dựa trên nhu cầu sử dụng của người dùng, Microsoft đã và đang phát triển 02 nền tảng sử dụng cho công cụ Microsoft Forms với:

• Ứng dụng cài đặt trên thiết bị: Người dùng cần phải tiến hành cài đặt về máy sau đó đăng nhập mới có thể sử dụng để làm việc.
• Phiên bản sử dụng trực tuyến: Chỉ cần truy cập địa chỉ phần mềm và đăng nhập tài khoản mà không cần cài đặt về máy.

Với 02 phiên bản này, người dùng có thể sử dụng linh hoạt đăng nhập cùng lúc trên 05 thiết bị ở đa dạng hệ điều hành từ Windows, MacOS, Android hay iOS. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về những tính năng mà công cụ Microsoft Forms đang sở hữu.

Microsoft Forms có những tính năng gì?

Để có thể sử dụng hiệu quả phần mềm Microsoft Forms, người dùng cần nắm rõ được các tính năng mà công cụ này đang sở hữu. Dưới đây là một số hữu tính năng hữu ích mà người dùng không nên bỏ qua.

Chia sẻ biểu mẫu

Microsoft Forms là công cụ hỗ trợ tạo biểu mẫu phù hợp với đa dạng đối tượng người dùng. Một trong những tính năng hữu ích nhất được nhiều người sử dụng chính là chia sẻ biểu mẫu. Điều này đồng nghĩa với việc, sau khi đã thiết kế và hoàn tất biểu mẫu ưng ý người dùng có thể chia sẻ đến một hoặc nhiều thành viên khác trong cùng một tổ chức hoặc ngoài doanh nghiệp.

Khi nhận được biểu mẫu, người nhận sẽ hoàn thành theo yêu cầu được gửi và gửi lại thông tin phản hồi về phía người gửi. Ngoài ra, người nhận cũng có thể nhân đôi biểu mẫu này  hoặc tải xuống và chia sẻ tới các thành viên khác một cách dễ dàng. Với biểu mẫu được tải về máy sẽ được sử dụng linh hoạt mà không cần có kết nối internet.

Thông báo qua email

Trong trường hợp biểu mẫu đã được gửi tới các thành viên tham gia trả lời, mỗi khi có kết quả trả về hệ thống sẽ gửi thông báo qua email để người dùng có thể thu thập và xem dễ dàng. Bằng cách này, người dùng sẽ tổng hợp được toàn bộ kết quả trên Microsoft Forms, số lượng người tham dự, đo lường hiệu quả thông qua biểu mẫu để kiểm soát dữ liệu khách quan. Một lưu ý nhỏ cho người dùng khi sử dụng tính năng này, thông báo email sẽ không được khả dụng đối với các môi trường DoD, GCC và GCC High.

Kết hợp sử dụng trong Power Automate

Một tính năng tiếp theo mà chúng tôi muốn chia sẻ với người dùng khi sử dụng Microsoft Forms chính là khả năng kết hợp cùng với công cụ Power Automate. Khi đó, người dùng sẽ kết hợp với công cụ này để tự hoá biểu mẫu mà không cần thiết kế thủ công. Bằng cách này, người dùng có thể tiết kiệm được tối đa thời gian làm việc để tập trung vào những công việc quan trọng hơn.

Hỗ trợ tìm kiếm trên Bing

Để biểu mẫu trong Microsoft Forms trở nên sinh động và trực quan hơn, người dùng có thể bổ sung thêm hình ảnh dễ dàng bằng cách sử dụng tính năng hỗ trợ tìm kiếm trên ứng dụng Bing. Để có thể sử dụng tính năng này, người dùng chỉ cần tải file hình ảnh mong muốn lên  Bing và di chuyển đến vị trí đã chọn trước trong biểu mẫu.

Ngoài phương thức triển khai này, người dùng cũng có thể tìm kiếm nội dung hoặc hình ảnh trực tiếp ngay trên Bing. Với thao tác này, người dùng sẽ tiết kiệm được tối đa thời gian triển khai cho việc thiết kế biểu mẫu trên công cụ Microsoft Forms.

Chèn video

Ngoài hình ảnh và nội dung, người dùng có thể tham khảo thêm cách thức chèn video vào biểu mẫu trong Microsoft Forms. Khi đó, người dùng sẽ lựa chọn những video có liên quan đến chủ đề cần truyền tải để giao diện biểu mẫu trở nên trực quan hơn. Bằng cách này, đối tượng người tham dự khảo sát sẽ có cái nhìn từ tổng quan đến chi tiết hơn về nội dung mà người dùng đang tiến hành thu thập.

Lưu ý, khi chèn video vào biểu mẫu trong Microsoft Forms, người dùng cần lựa chọn video có chất lượng tốt nhất đảm bảo về mặt âm thanh cũng như hình ảnh. Đây được xem là một trong những yếu tố đánh giá cao về sự chuyên nghiệp.

Tích hợp bộ Office

Một trong những tính năng cực kỳ hữu ích mà người dùng không nên bỏ qua chính là khả năng tích hợp cùng với bộ công cụ Office của Microsoft Forms. Khi đó, người dùng vừa có thể thiết kế biểu mẫu, vừa có thể kết nối để sử dụng cùng với các công cụ khác như Word, Excel, PowerPoint, Teams, Outlook, OneDrive…Bằng cách tích hợp cùng với đa dạng các phần mềm này sẽ giúp cho người dùng có thể làm việc một cách linh hoạt ở bất cứ đâu, bất cứ nơi nào.

Bỏ phiếu trong Teams

Nếu người dùng muốn tạo một cuộc khảo sát hoặc thăm dò ý kiến khi đang trong một cuộc họp hoặc trò chuyện trực tuyến trên phần mềm Teams thì có thể sử dụng thêm tính năng bỏ phiếu của Microsoft Forms. Ví dụ, khi người dùng đưa ra một hoặc nhiều ý kiến đóng góp và cần lựa chọn ra ý kiến phù hợp được nhiều thành viên đồng tình nhất thì có thể sử dụng tính năng bỏ phiếu này. Khi đó, người dùng có thể nâng cao chất lượng cuộc họp, tham khảo thêm nhiều ý kiến đóng góp phù hợp nhất.

Gửi phản hồi

Một tính năng cuối cùng mà chúng tôi muốn chia sẻ với người dùng về phần mềm Microsoft Forms chính là khả năng gửi phản hồi cực kỳ thông minh. Khi đó, người dùng có thể tương tác trực tiếp với người tham gia khảo sát để tiếp nhận được thông tin phản hồi một cách chính xác nhất. Một điểm đặc biệt nữa mà người dùng có thể tham khảo chính là sử dụng kết hợp cùng Power BI giúp hỗ trợ phân tích dữ liệu nâng cao. Thông qua đó, người dùng sẽ dễ dàng hình dung được kết quả thu được thông qua báo cáo trực quan và biểu đồ thông minh.

Sau khi đã nắm vững được những tính năng mà công cụ tạo biểu mẫu Microsoft Forms có thể làm, tiếp đến chúng tôi muốn người dùng tham khảo thêm nội dung liên quan đến những ưu và nhược điểm cụ thể mà công cụ này đang sở hữu.

Ưu và nhược điểm của Microsoft Forms

Để hỗ trợ người dùng có thể đánh giá một cách tổng quan nhất về phần mềm Microsoft Forms, chúng tôi đã tổng hợp một số ưu và nhược điểm cụ thể. Do đó, người dùng có thể tham khảo thông tin được chúng tôi chia sẻ như sau:

Sau khi nắm được những ưu và nhược điểm riêng biệt của Microsoft Forms, người dùng sẽ dễ dàng đánh giá được mức độ phù hợp của công cụ này đối với cá nhân, doanh nghiệp hoặc tổ chức. Tiếp đến, chúng tôi sẽ chia sẻ với người dùng nhóm đối tượng chính sử dụng công cụ này để làm việc thông qua nội dung bên dưới.

Microsoft Forms dành cho ai?

Bất cứ người dùng nào cũng có thể sử dụng phần mềm Microsoft Forms để làm việc và ứng dụng trong từng trường hợp cụ thể. Tuy nhiên, chúng tôi muốn chia sẻ tới người dùng một số nhóm đối tượng người dùng chính bao gồm:

1. Cá nhân: Là người dùng có tính chất công việc thường xuyên phải tiến hành khảo sát, đánh giá và lấy ý kiến từ nhiều thành viên khác nhau.
2. Doanh nghiệp: Nhân sự làm việc tại các phòng ban nghiên cứu thị trường, nghiên cứu sản phẩm cần phải thu thập dữ liệu và thông tin của tệp khách hàng.
3. Tổ chức: Bao gồm các các tổ chức giáo dục, cơ quan nhà nước sử dụng phần mềm này để tạo các bài kiểm tra, khảo sát lấy ý kiến đánh giá.

Như vậy, Microsoft Forms được sử dụng khá phổ biến với đa dạng nhiều người dùng khác nhau. Tiếp đến, chúng tôi sẽ chia sẻ với người dùng về những lợi ích đặc biệt mà nền tảng này mang lại thông qua nội dung được chuẩn bị bên dưới.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm Microsoft Forms

Hiện nay, phần mềm Microsoft Forms được sử dụng khá phổ biến ở hầu hết các quốc gia trên thế giới bao gồm cả Việt Nam. Công cụ này còn được ứng dụng trong cuộc sống hàng ngày từ công việc cho đến hoạt động học tập. Dưới đây là 03 lợi ích thực tế mà người dùng có thể tham khảo như sau:

Nâng cao trải nghiệm cuộc sống

Không chỉ trong công việc, người dùng có thể sử dụng Microsoft Forms ngay cả trong cuộc sống hàng ngày với nhiều tính năng thú vị để theo dõi sức khoẻ, quản lý lời mời hoặc lựa chọn sách cho câu lạc bộ. Dưới đây là một số những tính năng mà người dùng có thể tham khảo ứng dụng thực tế như:

• Tạo biểu mẫu bằng các công cụ làm việc dễ sử dụng, ngoài ra phần mềm còn hỗ trợ đề xuất các thiết kế mẫu cụ thể, rõ ràng.
• Với nhiều chủ đề tùy chỉnh, người dùng có thể phát huy sự sáng tạo để thiết kế các biểu mẫu đẹp mắt.
• Kết nối từ nhiều trình duyệt khác nhau trên đa dạng thiết bị dù người dùng ở bất cứ đâu, bất cứ nơi nào chỉ cần có internet.

Khi đó, phần mềm Microsoft Forms sẽ được ứng dụng để nâng cao trải nghiệm cuộc sống thường ngày. Tiếp đến, chúng tôi sẽ chia sẻ về lợi ích của phần mềm này đối với doanh nghiệp.

Phát triển và đổi mới doanh nghiệp

Microsoft Forms được ứng dụng trong các doanh nghiệp để thu thập toàn bộ dữ liệu hỗ trợ vận hành doanh nghiệp. Khi đó, người dùng có thể khảo sát để đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng và ý kiến phản hồi của đội ngũ nhân viên hay khách hàng, đối tác. Dưới đây là một số lợi ích thực tế với doanh nghiệp hiện nay:

• Hỗ trợ tạo biểu mẫu cho người quản trị và đội ngũ nhân sự sử dụng.
• Tiếp nhận ý kiến phản hồi từ người tham gia, tiến hành bổ sung các câu hỏi phân nhánh để thu thập chính xác thông tin mong muốn.
• Trực quan hoá dữ liệu phản hồi bằng cách sử dụng công cụ phân tích trực quan nâng cao.

Việc ứng dụng Microsoft Forms vào trong doanh nghiệp hỗ trợ đặc biệt cho hoạt động vận hành, nghiên cứu và phát triển sản phẩm đồng thời xây dựng quy trình làm việc dựa trên những phản hồi của chính nhân sự.

Nâng cao trải nghiệm học tập trực tuyến

Sử dụng Microsoft Forms trong lớp học trực tuyến là một trong những phương pháp gắn kết giữa giáo viên và học viên. Khi đó, giáo viên có thể theo dõi được tiến trình học tập của học viên thông qua chính các bài học, bài giảng hay bài kiểm tra nâng cao. Dưới đây là một số lợi ích thực tế của công cụ này trong học tập như sau:

• Sử dụng biểu mẫu để yêu cầu học viên đóng góp ý kiến và đưa ra đánh giá trong suốt quá trình học tập.
• Dễ dàng đánh giá được sự tiến bộ của học viên thông qua bài tập với câu trả lời được tổng hợp dễ dàng thông qua phần mềm Excel.
• Biến nội dung các bài kiểm tra trở thành tài liệu hỗ trợ học tập qua việc bổ sung thêm câu hỏi hoặc hình ảnh trực quan.

Với nội dung phía trên, người dùng có thể hiểu rõ hơn về lợi ích của phần mềm Microsoft Forms. Tiếp đến, chúng tôi muốn chia sẻ thêm với người dùng về một số gói đăng ký để sử dụng phần mềm bản quyền thông qua nội dung được chia sẻ bên dưới.

Các gói đăng ký Microsoft Forms bản quyền

Thay vì sử dụng phiên bản Microsoft Forms miễn phí bị giới hạn các tính năng nâng cao, người dùng có thể tham khảo đăng ký gói phần mềm bản quyền được chúng tôi gợi ý bên dưới đây:

*Lưu ý: Mức giá dịch vụ trong bảng trên được cập nhật vào ngày 12/07/2024. Tuỳ thuộc vào thời gian đăng ký mức giá sẽ có sự thay đổi.

Để được hỗ trợ đăng ký tài khoản Microsoft Forms bản quyền, người dùng chỉ cần click chọn vào nút ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Sau khi người dùng đã tham khảo thêm về mức giá của các gói dịch vụ bao gồm cả phần mềm Microsoft Forms, tiếp đến chúng tôi muốn chia sẻ cách sử dụng phần mềm này cơ bản nhất thông qua nội dung bên dưới.

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Forms dễ dàng

Phần mềm Forms của Microsoft có giao diện sử dụng rất đơn giản chính vì vậy ngay cả người dùng mới cũng có thể sử dụng. Do đó, chúng tôi muốn chia sẻ với người dùng cách dùng Microsoft Forms thông qua nội dung được chia sẻ như sau:

Đăng nhập Microsoft Forms

Để sử dụng phần mềm Microsoft Forms, trước tiên người dùng cần phải đăng nhập tài khoản đăng ký bản quyền. Các bước tiến hành đăng nhập sẽ được thực hiện như sau:

• Bước 1:  Truy cập vào địa chỉ liên kết – https://www.microsoft.com/vi-vn/microsoft-365/online-surveys-polls-quizzes
• Bước 2: Click chọn Đăng nhập.

• Bước 3: Nhập địa chỉ email và mật khẩu tài khoản vào ô trống > click chọn Đăng nhập.
• Bước 4: Hoàn thành.

Với 04 bước thực hiện như trên, người dùng đã đăng nhập tài khoản Microsoft Forms thành công. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về cách sử dụng phần mềm này thông qua nội dung được hướng dẫn bên dưới.

Tạo biểu mẫu Microsoft Forms

Chúng tôi sẽ hướng dẫn cách tạo Microsoft Forms dưới dạng biểu mẫu với một vài bước triển khai cơ bản như sau:

• Bước 1: Click chọn Biểu mẫu mới.

• Bước 2: Tiến hành thiết kế biểu mẫu bằng cách thêm tiêu đề, thêm các câu hỏi dưới dạng lựa chọn, văn bản, xếp loại hoặc thời gian.
• Bước 3: Sau khi đã thiết lập câu hỏi trong biểu mẫu xong chỉ cần click chọn vào Thu thập câu trả lời.
• Bước 4: Hoàn thành.

Chỉ với 04 bước như trên, người dùng đã tạo thành công một biểu mẫu mới trên Microsoft Forms để sử dụng. Nếu người dùng muốn chia sẻ biểu mẫu này tới nhiều thành viên khác để tiến hành khảo sát thì có thể tham khảo thêm nội dung được chúng tôi gợi ý tiếp theo.

Cách chia sẻ Microsoft Forms

Để thu hút nhiều người tham gia khảo sát trên Microsoft Forms, người dùng có thể tham khảo các bước hướng dẫn cách chia sẻ được thực hiện như sau:

• Bước 1: Người dùng chỉ cần click chọn vào Thu thập câu trả lời.
• Bước 2: Có 03 cách để người dùng có thể chia sẻ biểu mẫu đến nhiều thành viên khác

• • Sao chép địa chỉ liên kết (có thể tích chọn “Rút ngắn URL”)
  • Gửi lời mời đến nhóm hoặc kênh riêng
  • Sử dụng mã QR
  • Nhúng </>

• Bước 3: Sau đó click chọn vào nút Gửi để hoàn thành.

Sau khi nhận được biểu mẫu đã gửi, người nhận sẽ tiến hành nhập đầy đủ câu trả lời cho các câu hỏi bắt buộc hoặc không. Khi đó, hệ thống sẽ tiến hành thu thập câu trả lời vào một file Excel để người dùng có thể dễ dàng theo dõi. Nếu người dùng vẫn chưa biết cách xem kết quả thu thập được từ biểu mẫu trong Microsoft Forms như thế nào thì hãy tham khảo ngay nội dung được chia sẻ bên dưới đây.

Cách xem kết quả Microsoft Forms

Ngay trên chính giao diện của biểu mẫu Microsoft Forms mà người dùng vừa thiết kế đều có thể xem kết quả thu thập hiển thị. Khi đó, người dùng chỉ cần thao tác với các bước cụ thể như sau:

Mở biểu mẫu đang thu thập dữ liệu > click chọn Phản hồi > toàn bộ kết quả được thu thập về đều hiển thị.

*Lưu ý: Kết quả thu về sẽ bao gồm đầy đủ các thông tin bao gồm số người tham gia, thời gian hoàn thành và tỉ lệ các đáp án được hiển thị dưới dạng biểu đồ trực quan.

Xuất dữ liệu biểu mẫu sang Excel

Để thuận tiện cho quá trình theo dõi kết quả dữ liệu được thu thập, người dùng có thể xuất dữ liệu dưới dạng file Excel như sau:

Tại tab phản hồi click Mở trong Excel > khi đó các phản hồi của biểu mẫu sẽ được mở ra dưới dạng cửa sổ làm việc ở file Excel.

Trên đây là toàn bộ những hướng dẫn cơ bản của chúng tôi để hỗ trợ người dùng có thể sử dụng phần mềm Microsoft Forms một cách hiệu quả nhất. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về một số câu hỏi thường gặp về phần mềm này thông qua nội dung được chia sẻ ở bên dưới đây.

Một số câu hỏi thường gặp về Microsoft Forms

Trong quá trình sử dụng phần mềm Microsoft Forms, người dùng sẽ gặp phải một số những vấn đề cần được hỗ trợ giải đáp. Chính vì vậy, chúng tôi sẽ chia sẻ với người dùng các câu hỏi thường gặp khi có liên quan đến phần mềm này:

1. Microsoft Forms có miễn phí không?

Có. Nhưng với phiên bản dùng thử miễn phí, ứng dụng này sẽ bị giới hạn một số những tính năng nâng cao.

2. Microsoft Forms có trên điện thoại không?

Có. Vì lẽ đó, người dùng có thể sử dụng linh hoạt ở mọi lúc, mọi nơi chỉ cần thiết bị được kết nối internet ở mức ổn định nhất.

3. Microsoft Forms có giống Google Forms không?

Nhìn chung, Microsoft Forms cũng giống như Google Forms với khả năng thiết kế biểu mẫu, bài kiểm tra hoặc bản khảo sát với đa dạng các mục đích sử dụng khác nhau. Một vài các điểm giống nhau ở cả hai phần mềm này mà người dùng có thể kể đến như:

• • Giao diện thân thiện, dễ dàng sử dụng
  • Thiết lập đa dạng các câu hỏi khác nhau
  • Tính năng hỗ trợ phân tích và thiết lập báo cáo nâng cao
  • Tích hợp thêm nhiều ứng dụng trong cùng một hệ thống nhất định
  • Tối ưu hoá chi phí đầu tư ban đầu

Do đó, người dùng có thể sử dụng linh hoạt giữa cả hai giải pháp Microsoft Forms và Google Forms để có kết quả tốt nhất.

4. Microsoft Forms tích hợp với các dịch vụ Microsoft khác không?

Microsoft Forms là một phần mềm nằm trong hệ sinh thái Microsoft 365 hỗ trợ làm việc tất cả trong một. Khi đó, người dùng chỉ cần đăng nhập tài khoản bản quyền là có thể tích hợp với tất cả các ứng dụng có trong bộ giải pháp bao gồm cả Word, Excel, PowerPoint, Teams, Outlook, OneDrive, Power BI, Power Automate… Lưu ý, tuỳ thuộc vào từng gói đăng ký mà người dùng có thể tích hợp ứng dụng biểu mẫu để sử dụng.

5. Microsoft Forms có giới hạn số câu hỏi không?

Phần mềm Microsoft Forms có những quy tắc sử dụng riêng, do đó người dùng cần nắm rõ thêm một vài những lưu ý quan trọng như sau:

• • Tạo tối đa 400 biểu mẫu/bài kiểm tra
  • Tạo 400 cuộc thăm dò ý kiến
  • Tạo 200 câu hỏi cho mỗi biểu mẫu/bài kiểm tra
  • Giới hạn ký tự cho mỗi câu hỏi/phản hồi lên tới 4000
  • Tổng phản hồi cho mỗi biểu mẫu/bài kiểm tra lên đến 200.000
  • Giới hạn 1700 ký tự cho mỗi hộp miêu tả biểu mẫu
  • Giới hạn 4000 ký tự cho mỗi tin nhắn phản hồi cảm ơn
  • Giới hạn 90 ký tự cho mỗi tiêu đề của biểu mẫu

6. Microsoft Forms có giới hạn số người trả lời không?

Không giới hạn. Tuy nhiên mỗi biểu mẫu hoặc bài kiểm tra chỉ nên tiếp nhận khoảng 50.000 phản hồi để đảm bảo tính ổn định tốt nhất.

7. Microsoft Forms có xem kết quả biểu mẫu theo thời gian thực không?

Câu trả lời là Có. Bởi lẽ, các kết quả mà người dùng  thu được ở mỗi biểu mẫu trong Microsoft Forms sẽ được thu thập theo thời gian thực tế.

Phần kết

Trên đây là toàn bộ những thông tin được chúng tôi chia sẻ để người dùng có thể giải đáp được câu hỏi Microsoft Forms là gì? và hướng dẫn cách để sử dụng phần mềm này cơ bản nhất. Nếu người dùng cần sự trợ giúp từ chúng tôi vui lòng liên hệ trực tiếp đến Livechat ở phía dưới của HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0.