Google Forms là gì? Cách tạo khảo sát từ A-z trên GG Forms

Google Forms có thể nói là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho các doanh nghiệp trong việc thu thập lượng lớn thông tin từ khách hàng, giúp tối ưu thời gian và linh hoạt theo nhu cầu cụ thể. Vậy thực tế Google Forms là gì? Cách sử dụng và thu thập thông tin từ Google Forms ra sao? Người dùng hãy cùng HVN Group tham khảo bài viết dưới đây để tìm câu trả lời chi tiết nhất.

Google Forms là gì?

Google Forms là một ứng dụng web cho phép người dùng có thể tạo, thu thập và đánh giá dữ liệu thông qua biểu mẫu. Biểu mẫu có thể được chia sẻ dễ dàng thông qua các liên kết, gửi email, bài đăng qua blog, hoặc nhúng vào website,…. Trong khi đó, dữ liệu thu thập thường sẽ được lưu trữ trong một bảng tính.

Dù hiện nay có khá nhiều ứng dụng khảo sát trực tuyến, nhưng với những ai thường xuyên sử dụng bộ công cụ văn phòng tiện ích của Google, thì chắc chắn Google Forms vẫn là ưu tiên rất lớn. Các doanh nghiệp, các tổ chức giáo dục, trường học,…. thường xuyên sử dụng ứng dụng này để nhanh chóng thu thập ý kiến từ người khác, một cách đơn giản và dễ dàng.

Tại sao Google Forms được sử dụng phổ biến?

Google Forms mang đến cho người dùng những thông tin chi tiết một cách nhanh chóng thông qua việc tạo biểu mẫu và chia sẻ bản khảo sát trực tuyến. Ứng dụng này cũng có thể sử dụng rộng rãi trong nhiều ngành nghề, nhiều lĩnh vực khác nhau, bởi vậy mà ngày càng phổ biến và được nhiều doanh nghiệp ưu tiên. Cụ thể:

1- Tối ưu hóa tiện ích

Google Forms hỗ trợ người dùng tạo ra các cuộc thăm dò ý kiến, biểu mẫu khảo sát chỉ với vài thao tác đơn giản. Thực hiện một cuộc khảo sát nhanh chóng, hiệu quả bằng việc đăng nhập ứng dụng, chọn biểu mẫu có sẵn và nhập các câu hỏi cần thiết.

2- Thân thiện với mọi thiết bị điện tử

Người dùng dễ dàng tạo ra các cuộc khảo sát trên tất cả các thiết bị điện tử nhờ tính năng tối ưu hóa trên trình duyệt và tương thích đa nền tảng của Google Forms. Bên cạnh đó, với thiết kế biểu mẫu thông minh, ứng dụng còn cho phép người tham gia khảo sát truy cập một cách nhanh chóng dù đang đăng nhập trên bất kỳ thiết bị nào.

3- Dễ dàng đặt nhiều câu hỏi khác nhau trong bản khảo sát

Tính đa dạng của tùy chọn đặt câu hỏi trong Google Forms cũng là một ưu điểm rất nổi bật. Điều này giúp người khảo sát dễ dàng biểu thị ý kiến riêng của mình, hỗ trợ công đoạn thu thập câu trả lời của người dùng trở nên thuận tiện hơn. Một số dạng câu hỏi phổ biến được sử dụng trong Google Forms như văn bản, thang đo, ngày giờ, đánh dấu, chọn từ danh sách, hay các câu hỏi có nhiều lựa chọn,….

4- Nhận phản hồi và thông báo qua email

Nếu như các công cụ khảo sát khác, người dùng phải truy cập lại trình duyệt web của ứng dụng để xem và thu thập kết quả. Thì với Google Forms, điều này đơn giản hơn rất nhiều khi ứng dụng tích hợp tính năng nhận thông báo kết quả của cuộc khảo sát qua email. 

5- Tăng tính chuyên nghiệp, uy tín

Biểu mẫu của Google Forms nổi bật với hơn 20 chủ đề được thiết kế sẵn, giúp người dùng có thể dễ dàng thiết lập các biểu mẫu phù hợp theo nhu cầu. Ngoài ra, từ phông nền của Google Forms, người dùng cũng có thể chèn thêm hình ảnh, video, hoặc link liên kết để thay đổi giao diện, giúp tăng tính chuyên nghiệp và sự uy tín cho doanh nghiệp.

Tính năng “đặc biệt” của Google Forms

Google Forms là lựa chọn hoàn hảo cho cả những người dùng không thông thạo công nghệ để phục vụ cho nhu cầu của mình. Đặc biệt là các tính năng nổi bật như:

Tạo biểu mẫu trực tuyến

Google Forms hỗ trợ người dùng tạo ra các cuộc khảo sát và thu thập thông tin dễ dàng trên các thiết bị, trình duyệt web và các nền tảng mà không cần bất cứ một phần mềm hỗ trợ đặc biệt nào. Việc định dạng câu hỏi, sắp xếp và tùy chỉnh các giá trị cũng rất đơn giản như dán một danh sách.

Gửi đến khách hàng những bản khảo sát chuyên nghiệp

Tùy chỉnh màu sắc, font chữ, hình ảnh trên Google Forms cũng được thực hiện một cách đơn giản, giúp biểu thị rõ đặc điểm thương hiệu của tổ chức. Bên cạnh đó, người dùng cũng có thể linh hoạt tùy chỉnh logo, cho phép hiển thị câu hỏi dựa trên câu trả lời để mang lại trải nghiệm liền mạch và chuyên nghiệp hơn.

Phân tích câu trả lời dựa trên tóm tắt tự động

Dữ liệu về câu trả lời của những người dùng tham gia khảo sát sẽ được Google Forms cập nhập theo thời gian thực. Xuất dữ liệu thô thông qua Google Sheet để tự động hóa và phân tích chuyên sâu dữ liệu, nhận định số liệu cụ thể nhất cho người dùng.

Bảo mật và quyền riêng tư

Google Forms chú trọng tính riêng tư ngay từ thiết kế, áp dụng các biện pháp bảo mật đầu ngành nhằm bảo vệ an toàn dữ liệu của người dùng. Tất cả các tệp và dữ liệu được tải lên Google Drive hay được tạo trong Forms đều được mã hóa khi truyền và lưu trữ, đảm bảo sự tuân thủ, tính bảo mật, cũng như quyền riêng tư.

Những dạng câu hỏi trong Google Forms?

Sự đa dạng của các câu hỏi trong biểu mẫu Google Forms là một lợi thế, giúp người dùng có thể thu thập linh hoạt phản hồi từ người khác. Cụ thể như:

1- Short answer (Câu trả lời ngắn): Thường sẽ là nhập một đoạn văn bản ngắn như tên, sđt, địa chỉ email, hoặc trang mạng xã hội,….

2- Paragraph (Đoạn văn): Định dạng văn bản dài, chủ yếu sử dụng khi người dùng cần nhận phản hồi chi tiết, các ý kiến, đánh giá từ khách hàng.

3- Multiple choice (Trắc nghiệm): Các câu hỏi với các lựa chọn trắc nghiệm, người khảo sát thường chỉ được lựa chọn một. 

4- Checkbox (Hộp kiểm tra): Câu hỏi cho phép liệt kê nhiều tùy chọn khác nhau, và người dùng có thể lựa chọn nhiều hơn một.

5- File upload (Tải tệp): Câu hỏi cho phép trả lời có tệp đính kèm. Tệp sau khi tải lên sẽ được lưu tự động vào Google Drive.

6- Linear scale (Thang đo tuyến tính): Câu hỏi với tùy chọn câu trả lời chọn số trong một khoảng. Chủ yếu sử dụng khi người dùng cần khảo sát mức độ hài lòng của khách hàng trên thang điểm 10.

7- Dropdown (Menu thả xuống): Trường câu hỏi cho phép liệt kê câu trả lời dưới dạng menu thả xuống, giúp biểu mẫu trông gọn gàng hơn nếu có nhiều câu hỏi.

8- Multiple choice grid (Lưới trắc nghiệm): Câu hỏi và câu trả lời hiển thị dưới dạng lưới. Giải thích đơn giản thì là nhập câu hỏi như các hàng và câu trả lời tương ứng với các cột. Người tham gia khảo sát chỉ có thể lựa chọn 1 câu trả lời cho một câu hỏi.

9- Checkbox Grid (Lưới hộp kiểm): Trường câu hỏi thiết lập tương tự như lưới trắc nghiệm. Tuy nhiên, người tham gia khảo sát có thể chọn nhiều câu trả lời cho câu hỏi.

10- Date (Ngày): Câu hỏi với yêu cầu ngày cụ thể, mục đích chủ yếu là để thu thập ngày để lên lịch cho sự kiện, hoặc hoạt động nào đó. Thường thì, ngày sẽ được định dạng theo mặc định có sẵn.

11- Time (Thời gian): Câu trả lời tương ứng theo thời gian phút và giờ.

Google Forms phù hợp với những đối tượng sử dụng nào?

Google Forms phù hợp với mọi đối tượng, gần như không có giới hạn. Theo đó, mỗi nhóm đối tượng sẽ có những chủ đề khác nhau, cá nhân hóa biểu mẫu theo nhu cầu và mục đích sử dụng của mình:

• Doanh nghiệp và tổ chức: GG Forms giúp thu thập thông tin, nhận định phản hồi từ khách hàng, khảo sát thị trường, ý kiến đánh giá của nhân viên, hay như phiếu đăng ký sự kiện.
• Người dùng cá nhân: GG Forms hỗ trợ người dùng tạo khảo sát thăm dò ý kiến, biểu mẫu mời dự tiệc, bài kiểm tra đánh giá,…
• Giáo viên và học sinh: GG Forms là công cụ lý tưởng để tạo bài kiểm tra, khảo sát ý kiến phụ huynh, hay phiếu đánh giá năng lực của học sinh, sinh viên,…

Google Forms miễn phí khác gì với Google Forms doanh nghiệp?

Google Forms cung cấp bản miễn phí cho tất cả người dùng trên không gian mạng, đa dạng các lĩnh vực như y tế, giáo dục, khoa học máy tính, kinh doanh, truyền thống kỹ thuật số,…  Nếu là doanh nghiệp, tổ chức, thì người dùng có thể sử dụng Forms với các tính năng nâng cao hơn trong gói giải pháp Google WorkSpace. 

Vậy Google Forms miễn phí khác gì với Google Forms doanh nghiệp? Xem chi tiết tại bảng so sánh dưới đây:

*Google Forms là một phần trong Google Workspace – giải pháp “hoàn hảo” giúp việc cộng tác trở nên dễ dàng và làm việc hiệu quả hơn bao giờ hết. Trải nghiệm Google Workspace miễn phí bằng cách nhấp vào Đăng Ký dưới đây để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ tốt nhất từ HVN Group.

ĐĂNG KÝ VỚI HVN NGAY

Cách tạo Google Forms chi tiết từ A – Z

Để tạo biểu mẫu trên Google Forms, người dùng trước tiên cần phải có 1 tài khoản Google. Sau khi đã đăng ký hoàn tất, có thể dễ dàng thiết lập biểu mẫu với các bước cụ thể sau:

– Bước 1: Truy cập tài khoản Google và click biểu tượng 9 dấu chấm ở góc trên bên phải màn hình. Sau đó, nhấn chọn Biểu mẫu như hình bên dưới.

– Bước 2: Tại giao diện chính của Google Forms, click chọn Trống để bắt đầu biểu mẫu mới.

– Bước 3: Nhập tên tiêu đề biểu mẫu và thiết lập mô tả cụ thể.

– Bước 4: Google Forms gợi ý form câu hỏi có sẵn, người dùng có thể tận dụng, nhập câu hỏi và câu trả lời một cách dễ dàng.

• • Các hình thức câu hỏi (trắc nghiệm, lưới, ngày giờ, đoạn văn bản,…)

• • Thêm hình ảnh cho câu hỏi.

• • Lựa chọn câu hỏi có bắt buộc hay không.

• • Tùy chỉnh giao diện câu hỏi (màu sắc, kích cỡ, hình nền đầu trang,…)

• • Xem trước biểu mẫu trước khi public.

– Bước 5: Biểu mẫu câu hỏi sau khi hoàn tất, người dùng chỉ cần bấm “Gửi” là xong.

Hướng dẫn sử dụng Google Forms đơn giản, dễ dàng

Google Forms hỗ trợ người dùng hiệu quả trong việc tạo khảo sát, đánh giá và thu thập thông tin từ lượng lớn người tham gia. Các bước sử dụng cũng rất đơn giản, thuận tiện với những hướng dẫn chi tiết dưới đây:

Cách thêm các câu hỏi trong Google Forms

Sự đa dạng của các câu hỏi trong biểu mẫu giúp người dùng có thể khai thác triệt để ý kiến đánh giá từ người tham gia. Theo đó, người dùng có thể dễ dàng thiết lập với các thao tác:

– Bước 1: Sau khi thiết lập biểu mẫu mới, đặt tên tiêu đề và mô tả, người dùng có thể thêm các câu hỏi bằng cách nhấn nút “Thêm câu hỏi” với biểu tượng dấu (+) ở phía trên cùng của biểu mẫu.

– Bước 2: Lựa chọn loại câu hỏi, linh hoạt theo tùy chọn người dùng như văn bản, trắc nghiệm, đa lựa chọn, ngày giờ, tiền tệ,….

– Bước 3: Điền thông tin chi tiết cho câu hỏi. Người dùng cũng có thể thêm lựa chọn bằng cách nhấp “Thêm tùy chọn”. Mục này cho phép người dùng cập nhập thêm mô tả, hình ảnh, hoặc thay đổi định dạng câu hỏi (nếu cần).

– Bước 4: Nếu muốn thêm câu hỏi khác, người dùng cũng chỉ cần click dấu (+) ở phía dưới câu hỏi hiện tại để thêm. Hoàn thành biểu mẫu, thì việc sắp xếp lại thứ tự của chúng cũng rất dễ dàng với thao tác kéo thả câu hỏi.

Cách xem kết quả khảo sát trên Google Forms

Sau khi cuộc khảo sát kết thúc, người dùng có thể kiểm tra câu trả lời từ những người đã tham gia khảo sát một cách chi tiết với các bước sau:

– Bước 1: Click chọn mục Câu trả lời hiển thị ở đầu trang. Tại đây, người dùng sẽ thấy có 3 mục cơ bản là: Bản tóm tắt, Câu hỏi và Cá nhân. Tùy dữ liệu mà người dùng muốn thu thập, mà có thể lựa chọn linh hoạt các mục trên.

– Bước 2: Click biểu tượng trang tính Excel bên góc phải, người dùng có thể dễ dàng thống kê các câu trả lời trên Excel. 

– Bước 3: Gạt thanh ngang từ “chấp nhận phản hồi” sang “không chấp nhận câu trả lời” nếu cuộc khảo sát đã đủ số người tham gia.

Chấm điểm câu trả lời trong Google Forms

Nếu biểu mẫu khảo sát phục vụ cho mục đích kiểm tra, đánh giá năng lực, thì Google Forms cũng có thể đáp ứng với tính năng chấm điểm tự động, thiết lập đơn giản với các bước sau:

– Bước 1: Truy cập biểu mẫu người dùng đã tạo → click mục Cài đặt.

– Bước 2: Khi bảng cài đặt hiển thị, người dùng kích hoạt chế độ “Đặt làm bài kiểm tra”. Sau đó, thiết lập các Tùy chọn kiểm tra như sau:

1, Công bố điểm: Lựa chọn 1 trong 2 tùy chọn: 

• • Ngay sau mỗi lần nộp
  • Sau đó, sau khi đánh giá thủ công

2, Cài đặt xuất hiện với người trả lời:

• • Câu hỏi trả lời sai: Xem lại các câu hỏi bị trả lời sai.
  • Câu trả lời đúng: Xem các câu hỏi trả lời đúng sau khi điểm xuất hiện.
  • Giá trị điểm: Xem tổng số điểm và số điểm nhận được từ mỗi câu hỏi.

– Bước 3: Click vào một câu hỏi mà người dùng đã tạo từ trước, sau đó chọn thử Đáp án.

– Bước 4: Nhấn chọn 1 hoặc nhiều đáp án đúng → tiếp đó Nhập điểm số và bấm Xong.

– Bước 5: Người dùng lặp lại thao tác tương tự như bước 3 và 4 với tất cả các câu hỏi khác để hoàn thành thiết lập điểm tương ứng.

Chia sẻ và phân phối biểu mẫu Google Forms

Sau khi hoàn thành các câu hỏi, nếu người dùng chưa biết cách gửi biểu mẫu khẩu sát đến đối tượng thực hiện như thế nào, thì có thể thực hiện theo các bước sau:

– Bước 1: Người dùng truy cập biểu mẫu đã tạo và click chọn Gửi ở góc phải phía trên.

– Bước 2: Sau khi giao diện chuyển tiếp, người dùng có thể gửi biểu mẫu một cách đơn giản, hoặc nhấp vào biểu tượng “mắt” để tạo liên kết xem trước biểu mẫu.

– Bước 3: Thiết lập quyền truy cập:

• • View Only: Người dùng khác chỉ có thể xem, không thể thay đổi nội dung.
  • Can Edit: Người dùng khác có thể xem và điền trong biểu mẫu.
  • Can Respond: Chỉ cho phép người dùng khác điền vào biểu mẫu, không thể chỉnh sửa và thay đổi nội dung biểu mẫu.

– Bước 4: Chọn cách chia sẻ. Người dùng có thể chia sẻ biểu mẫu trực tiếp qua email (nhập địa chỉ email người dùng muốn chia sẻ vào hộp thoại). Hoặc tạo một sao chép liên kết và chia sẻ nó qua tin nhắn, tài khoản mạng xã hội, hoặc email,…. một cách dễ dàng.

Cách xem lại biểu mẫu đã tạo trong Google Forms

Đối với các biểu mẫu đã tạo, người dùng có thể xem lại và sắp xếp chúng một cách dễ dàng. Cụ thể thao tác như sau:

– Bước 1: Truy cập Google Forms (Từ Google Drive hoặc https://forms.google.com đều được).

– Bước 2: Lọc các biểu mẫu đã tạo bằng cách click tùy chọn Do tôi sở hữu (Owned by me) hoặc Forms của tôi (My Forms).

– Bước 3: Sau khi click chọn tùy chọn phù hợp, Google Forms sẽ tự động lọc và hiển thị tất cả các biểu mẫu người dùng đã tạo trước đó. Lúc này, người dùng có thể dễ dàng truy cập để xem, chỉnh sửa và quản lý dữ liệu thu thập hiệu quả.

Tích hợp Google Forms vào Website để thu lead

Người dùng nếu muốn tích hợp Google Forms vào website để thu lead, thao tác thực hiện cũng khá đơn giản với các bước sau:

– Bước 1: Đăng nhập tài khoản Google của doanh nghiệp → sau đó click chọn biểu tượng 9 dấu chấm và chọn Google Forms (Biểu mẫu).

– Bước 2: Tiến hành tạo form, sau khi hoàn thành thì click chọn mục Send Form (Gửi) và sao chép đường link liên kết form.

– Bước 3: Copy đường dẫn đã nhúng HTML, sau đó truy cập website muốn tích hợp Google Forms. Tại phần soạn thảo nội dung, người dùng sẽ thấy có mục Text và Visual → hãy click chọn Text.

– Bước 4: Cuối cùng, click chuột vào vị trí muốn tích hợp Google Forms và dán đường dẫn đã sao chép ở bước 2 → sau đó nhấn Save để lưu hoàn tất.

Sử dụng phím tắt trong Google Forms

Tăng tốc thao tác và cải thiện năng suất làm việc với phím tắt là một giải pháp lý tưởng, giúp người dùng tiết kiệm tối đa thời gian và công sức. Dưới đây là một số phím tắt “hữu ích” người dùng không thể bỏ qua khi tạo biểu mẫu trong Google Forms:

So sánh Google Forms và các ứng dụng tạo biểu mẫu khác

Ngoài Google Forms, thì Microsoft Forms hay Zoho Forms cũng là những công cụ hỗ trợ tạo biểu mẫu trực tuyến được sử dụng phổ biến hiện nay. Dưới đây là bảng so sánh chi tiết các tính năng và ưu thế nổi bật của các công cụ người dùng có thể tham khảo để có những đánh giá khách quan:

Đánh giá chung: Cả Google Forms, Microsoft Forms và Zoho Forms đều là những công cụ tạo biểu mẫu đáng tin cậy. Tùy thuộc nhu cầu, mục đích, cũng như hệ sinh thái ứng dụng quen thuộc, mà người dùng có thể cân nhắc lựa chọn phù hợp.

Một số câu hỏi liên quan đến Google Forms

Google Forms thân thiện với người dùng, có thể truy cập forms dễ dàng, mọi lúc, mọi nơi miễn là có kết nối mạng. Tuy nhiên, khi sử dụng Google Forms, người dùng cũng không tránh khỏi một số câu hỏi liên quan như:

1.Google Forms có thể tạo biểu mẫu online với những chủ đề nào?

Google Forms là công cụ tạo biểu mẫu trực tuyến mạnh mẽ, có thể tùy chỉnh linh hoạt với nhiều chủ đề khác nhau. Cụ thể như:

• Khảo sát ý kiến và thu thập phản hồi từ khách hàng, đồng nghiệp, hoặc những người được mời tham gia sự kiện.
• Phiếu bình chọn các cuộc thi với đa dạng các chủ đề, lĩnh vực khác nhau.
• Đánh giá và xếp hạng các sản phẩm, dịch vụ, dự án từ người dùng.
• Bài kiểm tra và bảng câu hỏi (trắc nghiệm, điền từ, hoặc tự luận).
• Phiếu khảo sát, phản hồi về sản phẩm, dịch vụ của các khách hàng.
• Phiếu đăng ký cho các sự kiện, khóa học, hoặc đơn đăng ký tham gia các dự án.

2.Người dùng trả lời Google Forms có cần đăng nhập không?

Bất cứ ai cũng có thể phản hồi biểu mẫu Google Forms mà không cần đăng nhập hay sử dụng tài khoản Google. Tuy nhiên, với trường hợp tải tệp lên biểu mẫu, người dùng bên ngoài bắt buộc phải đăng nhập tài khoản thì mới có thể tải tệp lên.

3.Tệp tải lên Google Forms sẽ ở đâu?

Tệp được người khảo sát tải lên sẽ được lưu tự động vào Google Drive, định dạng mặc định với phần chú thích “File responses”

4.Có thể đặt bao nhiêu câu hỏi trong Google Forms?

Google Forms không giới hạn số lượng câu hỏi khi tạo biểu mẫu. Do đó, người dùng có thiết lập câu hỏi và tùy chọn chỉnh sửa tùy ý.

5.Google Forms hỗ trợ những dạng tệp nào?

Đối với biểu mẫu trong Google Forms, người dùng có thể tải trực tiếp các tệp từ bảng tính, tài liệu, hình ảnh, video với đa dạng các định dạng tệp như PDF, jpg, gif, png, .docx, .txt, .csv, .mps, .wmv, .mpeg, .mp3, .avi,….

6.Google Forms có thể xử lý số lượng lớn phản hồi không?

Có. Biểu mẫu Google Forms có thể xử lý số lượng lớn dữ liệu thông qua Google trang tính – nơi mà có thể tùy chỉnh lên đến 2 triệu ô dữ liệu cùng lúc.

7.Google Forms có an toàn không?

Google Forms với những tính năng bảo mật nâng cao như mã hóa dữ liệu khi truyền và lưu trữ, hay quy trình xác minh độc lập về khả năng bảo mật, sự tuân thủ và quyền riêng tư, giúp bảo vệ an toàn cho dữ liệu người dùng. Ngoài ra, người dùng cũng có thể thiết lập quyền riêng tư cho biểu mẫu, chỉ những người được cho phép mới có thể xem và chỉnh sửa.

Lời kết

Bài viết là những chia sẻ chi tiết về Google Forms là gì? Tính năng, cũng như Cách tạo và tùy chỉnh Google Forms dễ dàng. Nếu còn bất cứ vướng mắc gì, người dùng cũng đừng quên có thể liên hệ HVN – Kiến tạo hệ sinh thái 4.0 qua Hotline: 024.9999.7777 để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ tốt nhất.