03+ Cách chia sẻ Google Forms cho người khác dễ dàng

Trong thời đại công nghệ số, việc thu thập thông tin và phản hồi từ người dùng đã trở nên đơn giản hơn rất nhiều nhờ sự hỗ trợ của các nền tảng trực tuyến, đặc biệt là Google Forms. Vậy làm thế nào để chia sẻ Google Forms với người khác? Bài viết dưới đây sẽ là các cách chia sẻ Google Form cho người khác đơn giản, hiệu quả mà người dùng có thể áp dụng.

03+ Cách chia sẻ Google Form cho người khác dễ dàng

Có khá nhiều cách để người dùng có thể chia sẻ Google Forms với người khác. Trong đó, phổ biến nhất có thể kể đến các cách dưới đây.

Cách 1: Chia sẻ Google Forms cho người khác qua email

Chia sẻ Google Forms cho người khác qua email là một trong những cách đơn giản và phổ biến nhất. Khi sử dụng tính năng gửi qua email, người dùng có thể ngay lập tức gửi liên kết tới người nhận mà không cần phải sao chép và dán vào ứng dụng hay trang web khác. Để thực hiện điều này, người dùng có thể thao tác với các bước đơn giản sau: 

– Bước 1: Truy cập vào phần mềm Google Forms với tài khoản đăng nhập bản quyền.

– Bước 2: Click chọn biểu tượng Chia sẻ ở góc trên bên phải >> nhập địa chỉ email người nhận.

– Bước 3: Tùy chọn Người trả lời, Người chỉnh sửa, và Thêm ngày hết hạn (nếu muốn).

– Bước 4: Tích chọn Thông báo cho những người này nếu người dùng muốn biểu mẫu được gửi kèm trong thông báo qua email.

– Bước 5: Người dùng cũng có thể thêm Lời nhắn cho chia sẻ (nếu muốn).

– Bước 6: Cuối cùng, chỉ cần nhấn Gửi là hoàn tất.

Cách 2: Chia sẻ Google Form cho người khác thông qua liên kết

Bên cạnh việc chia sẻ form qua email, người dùng cũng có thể sao chép và chia sẻ liên kết này qua các trang mạng xã hội, trang web, hoặc bất kỳ nền tảng nào khác mà mình muốn. Hơn nữa, cách thực hiện cũng khá đơn giản, người dùng chỉ cần thao tác với các bước sau:

– Bước 1: Truy cập vào phần mềm Google Forms.

– Bước 2: Click chọn biểu tượng Sao chép đường liên kết của người trả lời.

– Bước 3: Khi đó, một cửa sổ nhỏ sẽ xuất hiện như hình bên dưới đây. Người dùng có thể Sao chép liên kết tức thì, hoặc tích chọn Rút ngắn để tạo liên kết ngắn hơn.

– Bước 4: Cuối cùng, dán liên kết vào email, tin nhắn hoặc trang mạng xã hội để chia sẻ.

*Mẹo hay: Người dùng cũng có thể đổi tên hoặc rút gọn link để liên kết ngắn gọn và dễ nhớ hơn. Ngoài ra, việc theo dõi số lượng người truy cập và phản hồi cũng dễ dàng hơn rất nhiều khi sử dụng các công cụ phân tích chuyên sâu như Google Sheets, Excel.

Cách 3: Chia sẻ Google Forms bằng cách nhúng vào website

Nếu sở hữu một trang web hoặc một blog, thì việc người dùng nhúng Google Forms vào website cũng là một cách cực kỳ hiệu quả để thu thập thông tin. Dưới đây là các bước cụ thể để người dùng có thể thực hiện điều này: 

– Bước 1: Truy cập và đăng nhập vào Google Forms.

– Bước 2: Click chọn biểu tượng dấu ba chấm ở góc trên bên phải >> chọn Nhúng HTML.

– Bước 3: Điều chỉnh chiều rộng và chiều cao của biểu mẫu (nếu cần).

– Bước 4: Người dùng nhấn chọn Sao chép >> dán HTML mã hóa vào trang web để nhúng biểu mẫu là hoàn tất.

*Việc nhúng Google Forms vào website không chỉ giúp người dùng tiếp cận nhiều đối tượng mục tiêu, mà còn tạo trải nghiệm mượt mà, cho phép người truy cập có thể điền thông tin ngay trên trang mà không cần phải chuyển đổi qua lại giữa nhiều ứng dụng.

Cách 4: Chia sẻ Google Forms với người khác để cùng chỉnh sửa

Google Forms cũng cho phép người dùng chia sẻ biểu mẫu với những người khác để họ có thể cùng chỉnh sửa. Điều này không chỉ giúp người dùng tiết kiệm tối đa thời gian, mà còn nâng cao chất lượng của Google Forms khi mọi người có thể cùng đóng góp ý kiến và cải thiện nội dung. Thao tác cụ thể như sau: 

– Bước 1: Truy cập công cụ Google Forms trên trình duyệt.

– Bước 2: Click chọn biểu tượng Chia sẻ ở góc trên bên phải.

– Bước 3: Tùy chọn chế độ xem cho người chỉnh sửa (hạn chế, chia sẻ với một nhóm người cụ thể hoặc bất kỳ ai có đường liên kết.

– Bước 4: Cuối cùng, chỉ cần nhấn Gửi là hoàn tất.

Có nên chia sẻ Google Form cho người khác không?

Việc chia sẻ Google Forms với những người khác có thể mang lại nhiều lợi ích cho cả người dùng cá nhân và doanh nghiệp. Chẳng hạn như:

Thu thập phản hồi nhanh chóng

Một trong những lợi ích nổi bật của việc chia sẻ Google Forms đó chính là khả năng thu thập phản hồi nhanh chóng. Khi người dùng tạo một biểu mẫu và chia sẻ nó với đối tượng mục tiêu, họ sẽ ngay lập tức nhận được phản hồi. Điều này đặc biệt hữu ích trong việc nghiên cứu thị trường hoặc khảo sát ý kiến, khi người dùng cần thông tin để đưa ra quyết định nhanh chóng.

Ngoài ra, Google Forms còn cung cấp tính năng phân tích dữ liệu tự động, giúp người dùng dễ dàng theo dõi và đánh giá các phản hồi mà không cần phải xử lý thủ công. Việc này không chỉ tiết kiệm thời gian, mà còn đảm bảo độ chính xác cho dữ liệu thu thập được.

Hỗ trợ làm việc nhóm hiệu quả

Trong môi trường làm việc hiện đại, tính năng cộng tác và làm việc nhóm trực tuyến luôn rất cần thiết. Bằng cách chia sẻ Google Forms với các thành viên trong nhóm, mọi người sẽ có thể cùng nhau đóng góp ý kiến, đánh giá và chỉnh sửa nội dung phù hợp. 

Ngoài ra, việc sử dụng Google Forms để thu thập ý kiến từ đội ngũ làm việc cũng có thể giúp giảm thiểu sai sót. Khi tất cả ý kiến và phản hồi khác nhau đều được tổng hợp vào một nơi duy nhất sẽ giúp tạo ra cái nhìn toàn diện hơn về vấn đề.

Dễ dàng tiếp cận đa dạng đối tượng khác nhau

Chia sẻ Google Forms công khai giúp người dùng dễ dàng tiếp cận với nhiều đối tượng khác nhau, bao gồm cả việc khảo sát ý kiến khách hàng, thu thập thông tin từ nhân viên hay tổ chức một cuộc thi,… mà không mất quá nhiều thời gian. Đơn giản, chỉ cần sao chép link và gán liên kết thông qua các trang mạng xã hội, website, hoặc email marketing,… người dùng có thể thu hút được sự chú ý của nhiều người và đảm bảo dữ liệu thu thập tốt hơn.

Tiết kiệm thời gian và tự động hóa dữ liệu

Các tính năng tự động hóa trong Google Forms cho phép người dùng dễ dàng tổ chức và quản lý phản hồi mà không cần phải thực hiện các bước thủ công. Với biểu mẫu được chia sẻ, người tham gia chỉ cần điền thông tin và gửi lại, còn người dùng thì chỉ cần xem xét các dữ liệu đã thu thập để đưa ra quyết định. Việc này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, mà còn giảm thiểu khả năng sai sót trong quá trình thu thập và xử lý dữ liệu.

Một số lưu ý khi chia sẻ Google Forms với người khác

Cách chia sẻ Google Form cho người khác khá đơn giản và dễ dàng, tuy nhiên người dùng nên lưu ý một số điểm cơ bản dưới đây:

Chỉ chia sẻ với đúng người

Chia sẻ một form với người không liên quan có thể dẫn đến việc thu thập dữ liệu không chính xác hoặc rò rỉ dữ liệu. Do đó, hãy chắc chắn rằng chỉ chia sẻ với những người có liên quan đến nội dung của form để nhận được phản hồi chất lượng và đạt được mục tiêu ban đầu mà mình đề ra.

Kiểm soát quyền truy cập 

Kiểm soát quyền truy cập cũng là một yếu tố rất quan trọng khi người dùng chia sẻ Google Forms. Người dùng sẽ cần xem xét kỹ ai là người có quyền chỉnh sửa, xem, hoặc chỉ có thể gửi phản hồi. Điều này không chỉ giúp bảo vệ thông tin của biểu mẫu, mà còn đảm bảo rằng không ai có thể thay đổi nội dung khi chưa có sự cho phép của chủ sở hữu.

Kích hoạt tùy chọn thu thập email

Tính năng thu thập email trong Google Forms cho phép người dùng dễ dàng theo dõi những ai đã tham gia và gửi phản hồi. Đây sẽ là cách để người dùng có thể quản lý thông tin tốt hơn, đồng thời tạo cơ hội để tiếp cận với những người đã tham gia. Tuy nhiên, hãy đảm bảo rằng, việc thu thập này sẽ được thông báo cho tất cả mọi người để đảm bảo tính minh bạch.

Kiểm tra và chỉnh sửa cài đặt trước khi chia sẻ

Trước khi chia sẻ Google Forms, hãy luôn kiểm tra và thiết lập các cài đặt phù hợp. Nội dung form, định dạng, cũng như các câu hỏi cần được đảm bảo tính rõ ràng và dễ hiểu. Bởi lẽ, việc này sẽ giúp tránh được tình trạng gây nhầm lẫn cho người tham gia và đảm bảo kết quả thu thập được là chính xác nhất.

Bảo mật và chia sẻ an toàn

Cuối cùng, bảo mật cũng là một yếu tố quan trọng mà người dùng không thể bỏ qua khi chia sẻ Google Forms. Hãy chắc chắn rằng, các biện pháp bảo mật sẽ được tích hợp để bảo vệ dữ liệu của người dùng. Không chia sẻ thông tin cá nhân hoặc dữ liệu nhạy cảm trên Google Forms nếu không cần thiết, đồng thời luôn giữ cho các thông tin được bảo mật và chỉ chia sẻ với những người đáng tin cậy.

Xem thêm: Hướng Dẫn Cách Khóa Link Google Forms Chi Tiết Từ A-z

Lời kết

Trên đây là 03 cách chia sẻ Google Form cho người khác đơn giản, dễ dàng và một số lưu ý liên quan. Ngoài ra, nếu người dùng muốn sử dụng phiên bản Google Forms tốt nhất thì nên đăng ký ngay gói Google Workspace bản quyền. 

Nếu thắc mắc, hoặc có bất kỳ thông tin cần giải đáp, người dùng có thể trực tiếp liên hệ HVN Group qua các kênh thông tin bên dưới để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng.

Fanpage: HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0

Hotline: 024.9999.7777