Google Spaces – Công cụ lý tưởng để chia sẻ tài liệu và giao tiếp nhóm

Google Spaces hoạt động như một không gian làm việc để mọi thành viên giao tiếp, chia sẻ tệp và cộng tác trong thời gian thực. Với tài khoản Google, người dùng dễ dàng thiết lập và sử dụng công cụ này từ giao diện Chat hoặc Gmail.

Google Spaces là gì?

Google Spaces là một nền tảng quản lý dự án và cộng tác nhóm đơn giản trong Google Workspace. Được công bố là một phần của dự án tái thiết kế cho Gmail vào năm 2022, Space tích hợp Chat, Tasks và các ứng dụng cũng như dịch vụ của Google trong Gmail. 

Spaces được tích hợp vào hệ sinh thái GG Workspace nhằm mục đích tạo ra một không gian mới để thảo luận các chủ đề khác nhau, chia sẻ tệp cũng như thực hiện cuộc gọi nhóm trên Google Meet mà không cần rời khỏi tab Gmail. Do đó, bạn có thể liên kết Google Space Drive để gửi tài liệu trực tuyến hoặc tải file lên để chia sẻ với mọi người trong nhóm.

Trước đây được biết đến với tên gọi Rooms, Google Spaces cho phép người dùng có thể mời và trò chuyện với các thành viên trong nhóm, cộng tác trên GG Docs, Sheets và Slides, tạo cuộc gọi Meet nhanh chóng và cải thiện năng suất làm việc nhóm.

Google Spaces vs Google Workspace

Google nổi tiếng là gã khổng lồ công nghệ hàng đầu trong nhiều năm. Thương hiệu không ngừng phát triển và nâng cấp các dịch vụ của mình, từ công cụ tìm kiếm đến email, lưu trữ đám mây, cho đến các bộ ứng dụng văn phòng. GG Workspace và Spaces là hai trong số những công cụ nổi bật nhất được Google cung cấp để hỗ trợ sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Google Workspace và Google Spaces, mặc dù có tên khá giống nhau nhưng chúng có vai trò khác biệt nhau. Bảng dưới đây sẽ giúp bạn dễ hình dung hơn sự khác biệt giữa hai công cụ này:

Như vậy, nếu bạn đang tìm giải pháp quản lý quy trình kinh doanh, hãy xem xét đến GG Workspace – giải pháp cung cấp quyền truy cập vào các công cụ giao tiếp hiệu quả, tính năng cộng tác và công cụ năng suất mạnh mẽ. Trong khi đó, việc login Google Space phù hợp với những người đang cần một công cụ để cộng tác trong thời gian thực với bạn bè, thành viên trong gia đình hoặc đồng nghiệp.

Cách sử dụng Google Spaces

Như đề cập ở trên, Google Spaces cung cấp cho người dùng một không gian để trò chuyện với nhóm hoặc đồng nghiệp của mình. Để sử dụng công cụ này cho việc giao tiếp và chia sẻ tệp, bạn có thể truy cập ngay từ Chat hoặc Gmail.

Truy cập Google Spaces

Google Chat là ngôi nhà của Google Spaces nhưng bạn cũng có thể truy cập dễ dàng từ giao diện Gmail, cho dù trên web hay ứng dụng di động. Điều này mang lại sự linh hoạt để sử dụng bất cứ nơi đâu và bất cứ khi nào cần thiết.

Khi truy cập vào Chat, bạn sẽ thấy Spaces nằm ở menu bên trái màn hình. Hoặc nếu muốn truy cập Google Space Gmail, hãy đảm bảo đã bật Chat trong cài đặt ứng dụng email này.

Để cài đặt, bạn chọn vào biểu tượng bánh răng ở trên cùng bên phải của Gmail >> đi tới See all settings. 

Hãy chuyển đến tab Chat and Meet ở menu phía trên và đánh dấu tùy chọn Google Chat trong section Chat >> nhấn vào Save changes ở dưới cùng để lưu lại các thay đổi.

Khi kết thúc, bạn sẽ thấy phần Spaces nằm trong menu bên trái giao diện Gmail và nhấp vào giao tiếp bất cứ khi nào cần thiết. Như vậy, bạn có thể đồng thời sử dụng Google Space email ngay trong giao diện Gmail mà không cần mở thêm bất kỳ tab nào.

Tạo không gian trong Google Spaces

Bạn có thể tạo không giao trong Google Spaces bằng Chat hoặc Gmail theo cách tương tự nhau. Không gian đó sẽ được đồng bộ hóa để giúp người dùng sử dụng từ một trong hai ứng dụng, miễn là đăng nhập bằng cùng một tài khoản Google.

– Bước 1: Chọn dấu + cạnh Spaces ở bên trái hoặc liên kết Create or find a space.

– Bước 2: Chọn Create a space trong danh sách.

– Bước 3: Đặt tên cho không gian và thêm mô tả chi tiết.

– Bước 4: Mời mọi người vào không gian của mình ngay lập tức bằng cách thêm tên hoặc địa chỉ email của họ. 

– Bước 5: Nếu có tài khoản Google Workspace trả phí, chẳng hạn như tài khoản Business, bạn có thể chọn xem mình có muốn tạo một không gian hạn chế mà chỉ những người được mời mới có thể tham gia hay không, đồng thời xem xét có muốn sử dụng câu trả lời theo chuỗi (threaded replies) và cho phép những người ngoài tổ chức tham gia hay không.

– Bước 6: Chọn Create để hoàn tất việc tạo không gian trong Google Spaces. Khi đó, bạn sẽ thấy không gian mới trong phần Spaces ở menu bên trái của Chat hoặc Gmail.

Điều hướng không gian

Có một vài tab chính ở đầu mỗi không gian giúp bạn có thể điều hướng dễ dàng, bao gồm Chat, Files và Tasks.

– Bước 1: Đi tới tab Chat để trò chuyện với các thành viên khác. Đây là khu vực chính diễn ra tất cả các cuộc trò chuyện. Tương tự như ứng dụng nhắn tin văn bản, bạn có thể xem tin nhắn của từng người kèm theo tên và icon.

Ở dưới cùng là trường tin nhắn – nơi bạn nhập tin nhắn của mình và có thể sử dụng các tùy chọn để định dạng tin nhắn, thêm biểu tượng cảm xúc hoặc GIF, tải tệp lên hoặc bắt đầu cuộc gọi video bằng Google Meet.

– Bước 2: Truy cập vào tab Files để xem tất cả các tệp được tải lên trong không gian của Google Spaces, trong đó có bao gồm tệp, hình ảnh.

– Bước 3: Mở Tasks để xem tất cả các nhiệm vụ trong một không gian. Bạn có thể thêm ngày đến hạn cho nhiệm vụ, giao task cho ai đó và xem vị trí của task đó trong cuộc trò chuyện. Nếu được giao nhiệm vụ, bạn có thể truy cập vào tab Tasks để đánh dấu hoàn thành.

Quản lý thành viên trong không gian

Người dùng có thể mời người khác tham gia vào không gian trong Google Spaces của mình, kiểm tra lời mời đã gửi và xóa các thành viên hiện tại.

– Bước 1: Mở không gian Google Spaces ở menu bên trái giao diện Chat hoặc Gmail.

– Bước 2: Chọn mũi tên bên cạnh tên không gian ở trên cùng để mở menu.

– Bước 3: Để thêm thành viên mới, hãy nhấp chọn Add people and apps. Trong cửa sổ bật lên tiếp theo, bạn nhập địa chỉ email, nhóm hoặc tên liên hệ và chọn Invite.

– Bước 4: Để quản lý thành viên hiện tại trong không gian Google Spaces, chọn Manage members trong menu. Khi tab Members hiện lên, bạn sẽ thấy tất cả các thành viên trong không gian. 

Chọn biểu tượng ba chấm ở bên phải thành viên để nhắn tin, chặn hoặc xóa họ khỏi không gian. Bạn cũng có thể chỉ định ai đó làm Space Manager hoặc đưa họ trở lại vị trí thành viên.

– Bước 5: Trong tab Invited, bạn có thể thấy những người đã được gửi lời mời nhưng chưa tham gia vào không gian Google Spaces. Dấu + trong cửa sổ bật lên được sử dụng để mời người mới tham gia vào Spaces.

Quản lý trò chuyện trong Google Spaces

Người dùng có thể thực hiện những thao tác như ghim cuộc trò chuyện, chọn thông báo muốn nhận và kiểm soát lịch sử cuộc trò chuyện trong Google Spaces.

– Bước 1: Mở không gian bằng phần Spaces trong Google Chat hoặc Gmail.

– Bước 2: Chọn mũi tên bên cạnh tên không gian ở trên cùng để mở menu.

– Bước 3: Chọn Mark as read (đánh dấu đã đọc) hoặc Mark as unread (đánh dấu là chưa đọc) cho một tin nhắn cụ thể.

– Bước 4: Chọn Pin để ghim tin nhắn cần theo dõi.

– Bước 5: Chọn Turn off history hoặc Turn on history tùy theo nhu cầu của người dùng. Cài đặt này kiểm soát xem tin nhắn mới có bị xóa trong vòng 24 giờ hay không.

– Bước 6: Chọn Notifications để điều chỉnh thông báo nhận được cho không gian trong Google Spaces. Bạn có thể chọn nhận thông báo cho tất cả tin nhắn mới hoặc chỉ những tin nhắn có đề cập đến bạn. 

Tham gia không gian trong Google Spaces

Nếu người khác tạo không gian trên Google Spaces và mời bạn, bạn có thể tham gia chỉ với một vài cú nhấp chuột.

– Bước 1: Khi được mời, bạn sẽ nhận được email thông báo trên Gmail.

– Bước 2: Tại cửa sổ bật lên có tên của không gian ở trên cùng, bạn có thể chọn mũi tên bên cạnh tên và chọn View members để xem ai đã tham gia vào không gian.

– Bước 3: Chọn Join để tham gia không gian hoặc Block nếu bạn cho rằng đó là thư rác và muốn chặn.

Như vậy, Google Spaces là một không gian tuyệt vời để trò chuyện và chia sẻ các mục liên quan đến công việc cũng như cá nhân. Để tìm hiểu thêm về công cụ này, bạn nhấn vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để gặp gỡ các chuyên gia với kiến thức chuyên sâu về các ứng dụng trong hệ sinh thái Google Workspace.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

HVN – Đối tác cấp cao Premier Partner của Google Cloud – sở hữu đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản và có chứng nhận từ Google. Do đó, chúng tôi không chỉ cung cấp đầy đủ các giải pháp Google Workspace chất lượng với mức chi phí phù hợp, mà còn sẵn sàng hỗ trợ tư vấn cách để khai thác hiệu quả các ứng dụng Google một cách hiệu quả, trong đó bao gồm Google Spaces.

Lời kết

Qua bài viết này, hy vọng bạn đã hiểu hơn về Google Spaces cũng như cách sử dụng cơ bản công cụ này cho việc giao tiếp và chia sẻ tệp với mọi người trong tổ chức. Nếu có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào liên quan, vui lòng kết nối ngay tới HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – thông qua Hotline: 024.9999.7777 để được giải đáp chi tiết bởi các chuyên gia của chúng tôi.