04 tính năng Spaces Google để cải thiện kết nối và quản lý

Tính đến đầu năm 2024, 16% công ty đã chuyển sang làm việc hoàn toàn từ xa, trong khi 83% công ty coi hybrid working là hình thức làm việc lý tưởng. Trong các không gian để làm việc từ xa, việc cộng tác và kết nối hiệu quả đã trở nên quan trọng và Spaces Google Workspace là một giải pháp linh hoạt để hợp lý hóa các quy trình.

Khái quát về Spaces Google

spaces google là gì

Google Spaces là một nền tảng cộng tác năng động được thiết kế để đơn giản hóa hoạt động tương tác nhóm trong môi trường ảo. Là không gian riêng dành cho các nhóm và cá nhân, nền tảng cung cấp một trung tâm – nơi người dùng có thể tham gia vào các cuộc thảo luận, chia sẻ tệp và điều phối liền mạch. 

Sở hữu giao diện thân thiện với người dùng và khả năng tích hợp với các ứng dụng khác trong hệ sinh thái GG Workspace, Spaces Google app nâng cao hiệu quả của các nỗ lực hợp tác bằng cách cung cấp không gian làm việc kỹ thuật số có cấu trúc và tổ chức.

Lợi ích của việc sử dụng Spaces Google Chat

lợi ích khi sử dụng spaces google chat

Kết nối và cộng tác là những yếu tố cốt lõi để mọi thành viên trong nhóm làm việc hiệu quả hơn. Đó là lý do Spaces Google trở thành chìa khóa để doanh nghiệp có thể thúc đẩy chất lượng làm việc nhóm. Hãy cùng tìm hiểu một số lợi thế tuyệt vời mà nền tảng này cung cấp cho người dùng:

  • Cộng tác có tổ chức: Spaces Google đơn giản hóa việc cộng tác bằng cách cung cấp một môi trường có cấu trúc và tổ chức. Các tệp, cuộc thảo luận và nội dung chia sẻ được sắp xếp gọn gàng trong các không gian riêng, qua đó loại bỏ sự lộn xộn và nâng cao hiệu quả.
  • Giao tiếp trực tuyến trong thời gian thực: Việc truy cập Browse Spaces Google cho phép người dùng tận hưởng khả năng giao tiếp và cộng tác tức thì thông qua các cuộc thảo luận và chuỗi nhận xét trong thời gian thực. Tính năng thông báo giúp các thành viên trong nhóm luôn cập nhật thông tin, qua đó tạo bầu không khí hợp tác hiệu quả.
  • Tích hợp liền mạch: Google Spaces dễ dàng tích hợp với nhiều ứng dụng khác nhau của GG, chẳng hạn như Calendar và Docs, mang lại khả năng chuyển tiếp suôn sẻ giữa các tác vụ. Sự tích hợp này cải thiện tính liên tục của quy trình làm việc và đảm bảo trải nghiệm hợp tác thống nhất, liền mạch.
  • Khả năng tiếp cận phổ quát: Phá vỡ các rào cản địa lý, Spaces Google mang lại khả năng tiếp cận toàn cầu. Dù làm việc ở địa phương hay từ xa, mọi thành viên trong nhóm đều có thể tham gia vào các nỗ lực hợp tác thông qua nhiều thiết bị khác nhau, từ đó thúc đẩy tính toàn diện và linh hoạt.

04 tính năng của Spaces Google để kết nối và quản lý tốt hơn

Sau khi thông báo về việc ngừng sử dụng Currents – kênh trò chuyện trung tâm cho một số tổ chức – vào tháng 7/2023, Google đã bổ sung nhiều tính năng mới cho Spaces Google nằm trong Chat để giúp nền tảng này trở thành giải pháp thay thế lý tưởng. Trong số những tính năng mới được bổ sung, có 04 đặc điểm tiêu biểu trong hỗ trợ cải thiện kết nối và quản lý, đó là:

  • Cung cấp vai trò mới để người dùng có nhiều lựa chọn quản lý không gian trò chuyện hơn
  • Khả năng chia sẻ không gian trong tổ chức
  • Tùy chọn để tạo một không gian chỉ dành cho việc thông báo
  • Hỗ trợ kết nối liền mạch các dịch vụ của bên thứ ba

Tận dụng vai trò Spaces Manager

Bất kỳ ai khi tạo không gian mới trong Spaces Google sẽ tự động có các quyền lợi của Spaces Manager, bao gồm khả năng chỉ định vai trò Manager cho người khác trong tổ chức, điều chỉnh ai có thể quản lý thành viên và nhóm cũng như sửa đổi quyền của không gian. 

vai trò space manager

Trong thiết lập Spaces Google, việc có ít nhất hai Manager đảm nhiệm các không gian quan trọng là điều hợp lý, qua đó đảm bảo rằng luôn có một người có sẵn để quản lý tư cách thành viên và các cuộc trò chuyện.

Ngoài ra, vai trò Manager trong Spaces Google cũng có quyền xóa các tin nhắn không có chủ đề, lạc đề hoặc không có lợi cho cuộc trò chuyện, nhằm mục đích giữ cho dòng chảy cuộc nói chuyện đi đúng hướng và chứa đầy đủ thông tin cần thiết. 

Khám phá và chia sẻ Spaces Google

Mỗi không gian có thể được định cấu hình để cho phép đồng nghiệp trong tổ chức có thể truy cập vào đó thông qua liên kết được chia sẻ hoặc tìm kiếm. Bất kỳ ai trong tổ chức cũng có thể truy cập các không gian được chia sẻ theo cách này, điều này phù hợp cho các chủ đề được quan tâm rộng rãi chẳng hạn như thảo luận chính sách, mẹo hướng dẫn hoặc mối quan tâm về văn hóa.

khám phá và chia sẻ spaces google

Khi lần đầu tạo không gian trò chuyện trong Spaces Google, bạn có thể chọn xem không gian đó sẽ bị hạn chế (tức chỉ những thành viên được mời mới có thể truy cập), hay có thể khám phá (tức là bất kỳ ai trong tổ chức đều có thể truy cập vào bằng tìm kiếm hoặc liên kết). Người sở hữu space được phép tiến hành sửa đổi cài đặt bất kỳ lúc nào bằng cách truy cập Gmail >> Spaces >> chọn một không gian >> chọn mũi tên chỉ xuống ở bên phải không gian và nhấp chọn Space Settings >> sau đó trong Access, điều chỉnh cài đặt thành Restricted hoặc miền của tổ chức.

Định cấu hình Spaces Google cho thông báo

định cấu hình spaces google cho thông báo

Nhiều tổ chức muốn định cấu hình ít nhất một không gian Spaces Google cho việc thông báo. Cách đơn giản nhất để làm điều này là chọn tùy chọn Advanced khi bạn tạo không gian mới, sau đó nhấp vào hộp bên cạnh Only Space Managers can post. Khi đó, hãy làm theo các bước được hướng dẫn để thêm những người có thể đăng bài lên nhóm với tư cách Space Manager.

Tính năng này hoạt động hiệu quả đối với toàn bộ không gian thông báo của tổ chức – nơi mọi người trong miền đều có quyền truy cập, cũng như đối với các nhóm được chọn – nơi quyền truy cập chỉ giới hạn ở những thành viên được thêm vào.

Kết nối ứng dụng của bên thứ ba để tập trung công việc

Người dùng có thể thêm nhiều ứng dụng phổ biến, chẳng hạn Asana và Salesforce, vào Spaces Google Chat. Lưu ý rằng, bạn cần đăng nhập vào các ứng dụng được kết nối trước lần sử dụng đầu tiên.

Ket Noi Voi Ung Dung Thu Ba

Điều quan trọng không kém là quản trị viên Google Workspace có thể thêm ứng dụng để mọi người trong tổ chức sử dụng trong Spaces Google Chat. Khi một app đã được thêm vào, hãy nhấn phím gạch chéo (/) để hiển thị danh sách các tùy chọn. Lệnh (/) cho phép bạn thực hiện các tác vụ như tra cứu liên hệ hoặc tài khoản và thêm hoặc hoàn thành một tác vụ, tất cả đều nằm trong không gian.

Về bản chất, không gian trong Spaces Google đóng vai trò là khu vực chung để thảo luận về công việc, một phần có thể dựa vào nhiều hệ thống đám mây được kết nối. Bạn có thể khám phá Google Workspace Marketplaces để biết danh sách đầy đủ các ứng dụng hoạt động tốt với Google Chat. 

Để tìm hiểu chuyên sâu và chi tiết hơn về các tính năng mạnh mẽ trong Spaces Google, vui lòng nhấp vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY và gặp đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Vinh dự trở thành Đối tác cấp cao Premier Partner của Google Cloud, HVN không chỉ có sẵn các giải pháp Google Workspace với mức giá phải chăng, mà còn đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt hành trình sử dụng sản phẩm. Bạn sẽ được cung cấp cẩm nang khai thác triệt để các ứng dụng trong hệ sinh thái của Google, trong đó có bao gồm cả Spaces Google.

Hy vọng rằng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ thêm về Spaces Google Chat và một số tính năng hỗ trợ cho việc cải thiện cộng tác trong tổ chức và quản lý thành viên. Mọi thắc mắc và câu hỏi có liên quan sẽ được giải đáp nhanh chóng bởi đội ngũ chuyên gia ngay sau khi bạn kết nối với HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – thông qua số Hotline 024.9999.7777.

0 0 đánh giá
Article Rating
Theo dõi
Thông báo của
guest

0 Comments
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận