Cách tạo Google Sheets chuyên nghiệp trong môi trường kinh doanh

Google Sheets là phần mềm bảng tính dựa trên đám mây phổ biến, cho phép người dùng tạo, chỉnh sửa và chia sẻ một cách dễ dàng với người khác. Bài viết sẽ giới thiệu vai trò then chốt của công cụ này trong môi trường kinh doanh và cách tạo Google Sheets chuyên nghiệp một cách nhanh chóng.

Vai trò của Google Sheets trong môi trường kinh doanh

Được đánh giá là một trong những công cụ kinh doanh đa chức năng tốt nhất hiện nay, Google Sheets là một phần quan trọng trong bộ phần mềm năng suất của Google – Google Workspace. Không phải ngẫu nhiên nhiều doanh nghiệp, tổ chức đều muốn tìm hiểu cách tạo Google Sheets chuyên nghiệp, bởi vì nó mang đến cho người dùng sự linh hoạt mạnh mẽ cho việc theo dõi, sắp xếp và phân tích dữ liệu cần thiết.

vai trò của google sheets đối với doanh nghiệp

Ngân sách và kế toán

Chức năng hoạt động cốt lõi của bất kỳ công cụ bảng tính nào đều là tạo ngân sách, theo dõi chi phí và kế hoạch tài chính. Google Sheets cũng không ngoại lệ khi cho phép người dùng cộng tác theo thời gian thực trên các tệp phức tạp, qua đó giúp lập kế hoạch hiệu quả.

Trong quá trình tìm hiểu cách tạo Google Sheets, bạn sẽ nhận ra ứng dụng này cung cấp cho người dùng đa dạng template được thiết kế chuyên nghiệp và sử dụng cho các mục đích riêng biệt, trong đó bao gồm ngân sách hàng tháng/hàng năm, báo cáo chi phí,…Các mẫu này có thể dễ dàng được sửa đổi để phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp nếu các trường mặc định không đủ.

Quản lý dự án

quản lý dự án với google sheets

Cách tạo Google Sheets cũng mang lại lợi ích cho việc quản lý dự án vừa và nhỏ. Bởi vì mỗi doanh nghiệp có định nghĩa không giống nhau về “quản lý dự án” (project management), nên một công cụ linh hoạt như Sheets là một giải pháp tuyệt vời cho vấn đề này.

Việc theo dõi con người, sự kiện, ngân sách và tài nguyên phân bố rải rác ở nhiều địa điểm khác nhau có thể là một vấn đề đau đầu đối với nhiều doanh nghiệp. Điều này thậm chí còn khó khăn hơn khi nhiều người quản lý dự án cần có quyền truy cập vào kế hoạch quản lý cùng một lúc.

Điều tuyệt vời là Google Sheets cho phép tất cả thành viên trong dự án có thể truy cập vào cùng một tài liệu một cách đồng thời, cũng như cùng nhau cộng tác trên bảng tính đó.

Theo dõi sát sao thời gian làm việc của nhân viên

Một vai trò tuyệt vời khác mà bạn có thể phát hiện ra trong cách tạo Google Sheets là ứng dụng này hỗ trợ tạo thẻ chấm công cho nhân viên và theo dõi số giờ làm việc. Mỗi nhân viên có thể có bảng tính riêng hoặc công ty có thể tạo bảng tính chính với các tab cho từng nhân viên (nếu đó là một tổ chức có quy mô nhỏ).

Vì dữ liệu luôn trực tuyến và được sao lưu liên tục trên đám mây, nên nhân viên không thể nào làm mất thẻ chấm công hoặc vô tình xóa thẻ khỏi thiết bị của mình.

Đơn đặt hàng và lập hóa đơn

lập hóa đơn với google sheets

Đối với các doanh nghiệp cần tạo đơn đặt hàng và/hoặc hóa đơn tùy chỉnh cho khách hàng của mình, cách tạo Google Sheets cung cấp cho bạn nhiều template có sẵn được thiết kế chuyên nghiệp. Tất nhiên, những mẫu này có thể được tùy chỉnh thoải mái để phù hợp với yêu cầu riêng của bất kỳ doanh nghiệp nào.

Khi hóa đơn hoặc đơn đặt hàng đã sẵn sàng để gửi cho khách hàng, Google Sheets cho phép người dùng tải xuống bản sao của tài liệu dưới dạng PDF. PDF là một trong những định dạng tài liệu được sử dụng rộng rãi nhất hiện nay và hoàn toàn phù hợp cho email hoặc in ra.

Phân tích dữ liệu

Khi đã thành thạo và chuyên nghiệp cách tạo Google Sheet online, bạn hoàn toàn có thể sử dụng trang tính để phân tích dữ liệu chuyên sâu bằng cách sử dụng tính năng bảng tổng hợp (pivot table). Pivot table có thể được sử dụng để thu hẹp tập dữ liệu mở rộng hoặc để xem mối quan hệ giữa các điểm dữ liệu.

Ví dụ, pivot table có thể được sử dụng để phân tích nhân viên bán hàng nào mang lại nhiều doanh thu nhất trong một tháng, quý hoặc năm cụ thể.

Một cách dùng khác của Trang tính mà bạn có thể sử dụng trong quá trình thực hiện cách tạo Google Sheets là phân tích tiếp thị (marketing analytics). Dữ liệu Google Search Console có thể được xuất trực tiếp sang Google Trang tính. Ứng dụng trả phí của bên thứ ba có tên Supermetrics cho phép phân tích dữ liệu từ hàng chục nguồn khác nhau, bao gồm Google Adss, Facebook Ads, Linkedin Ads và Tiktok Ads. Các ứng dụng như Supermetrics sử dụng Google Sheets API.

Biểu đồ, đồ thị và báo cáo

cách tạo google sheets với biểu đồ

Là điểm thu hút chính đối với những người mới làm quen với thế giới bảng tính, tính trực quan hóa dữ liệu là một đặc điểm mạnh mẽ và cần thiết dành cho mọi người dùng doanh nghiệp. Trong cách tạo Google Sheets, bạn hoàn toàn có thể tạo biểu đồ, đồ thị và báo cáo dựa trên hầu hết mọi dữ liệu hiện có.

Hữu ích hơn nữa, những mục đó có thể được đặt trên một trang tính mới, sau đó tải xuống dưới dạng PDF và/hoặc được in trực tiếp từ bên trong Google Trang tính để dễ dàng phân phối cho nhân viên và bộ phận quản lý.

Google Sheets cung cấp nhiều định dạng khác nhau cho biểu đồ và đồ thị. Nó bao gồm một số template báo cáo cho những ai đang cần tìm một hướng đi phù hợp cho bảng tính của mình.

Hướng dẫn cách tạo Google Sheets cơ bản

Google Sheets được biết đến một công cụ lý tưởng để giúp việc tạo bảng tính trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách tạo Google Sheets để bạn tham khảo.

Bước 1: Mở Google Sheets

Từ tài khoản Google hoặc Gmail, bạn hãy chọn Sheets từ app menu ngay bên cạnh hình đại diện người dùng.

cách tạo google sheets

Sau đó, chọn Blank spreadsheet để mở một trang tính trống hoặc chọn một trong các template của Google tùy theo nhu cầu của người dùng khi tiến hành cách tạo Google Sheets.

chọn template cho cách tạo google sheets

Bước 2: Điền dữ liệu vào trang tính

Bạn có thể nhập dữ liệu theo cách thủ công hoặc sao chép và dán dữ liệu từ nơi khác. Nếu sao chép và dán dữ liệu, hãy đảm bảo đang sao chép một bảng HTML thực tế, nếu không tất cả thông tin sẽ dán vào một ô.

Bạn cũng có thể nhập dữ liệu bên ngoài vào Google Sheets, chẳng hạn như từ tệp .csv.

nhập dữ liệu vào trang tính

Bước 3: Tiến hành xử lý và phân tích dữ liệu

Như vậy, các giá trị đã có trong trang tính, việc tiếp theo cần thực hiện trong cách tạo Google Sheets là chạy các loại công thức và phép tính.

Bắt đầu bằng cách đánh dấu các ô được đề cập >> đi tới Function trong menu Insert và chọn công thức bạn muốn áp dụng cho dữ liệu của mình. 

xử lý và phân tích dữ liệu

Trên đây là tất cả thao tác cơ bản cần làm trong cách tạo Google Sheets. Khi đã nắm vững nền tảng này, người dùng có thể bắt đầu phát triển và chuyên nghiệp hóa trang tính của mình với các tính năng nâng cao hơn của ứng dụng.

Một số tính năng nâng cao trong Google Sheets

Như vậy, bạn đã được giới thiệu về cách tạo Google Sheet online cơ bản để phục vụ cho công việc. Nhưng không dừng lại ở đó, Sheets còn có thể làm được nhiều hơn nữa và bạn có thể khiến cho trang tính của mình chuyên nghiệp hơn nhiều nếu biết khai thác hợp lý một số tính năng nâng cao dưới đây của ứng dụng:

Công thức mảng (Array formula)

array fomula trong google sheets

Đây là một trong những hàm phức tạp hơn mà người dùng có thể chạy trên từng giá trị trong một dải ô (range) hoặc mảng (array). Trong khi thực hiện cách tạo Google Sheets và sử dụng công thức array, bạn sẽ nhận được câu trả lời cho nhiều phép tính cùng một lúc. 

Ví dụ, bạn có thể tính toán phân bố tần suất của dữ liệu trong mảng của mình.

Đồ thị và biểu đồ

Có một sự thật rõ ràng là dữ liệu sẽ trở nên dễ hiểu hơn nếu được định dạng trực quan, đặc biệt điều này vô cùng có ý nghĩa trong môi trường kinh doanh. Thật may mắn, Google Sheets cho phép người dùng có thể dễ dàng tạo biểu đồ và đồ thị cho dữ liệu của mình.

Cách tạo Google Sheets đồ thị và biểu đồ vô cùng đơn giản. Bạn chỉ cần chọn ô dữ liệu muốn hiển thị trực quan >> đi tới Insert >> chọn Chart. Người dùng có thể chọn kiểu biểu đồ hoặc đồ thị nào sẽ sử dụng và cá nhân hóa nó theo ý thích của mình.

đồ thị và biểu đồ

Chức năng dịch

Các chức năng được tích hợp trong Google Sheets không chỉ dành riêng cho dữ liệu số. Bạn có thể thử sử dụng chức năng dịch tiện dụng này trong cách tạo Google Sheets của mình để hiểu nhanh dữ liệu bằng ngôn ngữ khác.

Để sử dụng tính năng này, hãy truy cập tới Insert >> chọn Function >> chọn tiếp Google. Lúc này, bạn sẽ thấy sự xuất hiện của hàm Google Translate có sẵn. Chỉ cần nhấp vào là bạn đã có thể áp dụng cho trang tính của mình.

chức năng dịch trong google sheets

Phát triển web app

Google cung cấp một ngôn ngữ lập trình có tên Google App Scripts có sẵn trong Google Sheets để hỗ trợ xử lý dữ liệu bảng tính và công khai với mọi người thông qua các ứng dụng web. Về cơ bản, App Scripts cho phép người dùng tạo các chức năng của riêng mình, tự động hóa các tác vụ và thậm chí tích hợp Sheets với các dịch vụ của bên thứ ba. 

app scripts trong trang tính

Triển khai mobile app

Đi sâu vào cách tạo Google Sheets, bạn sẽ nhận ra đây là một công cụ độc lập mạnh mẽ. Tuy nhiên, chỉ với một vài cú nhấp chuột, người dùng có thể biến bảng tính của mình thành một ứng dụng đầy đủ chức năng bằng cách sử dụng AppSheet – nền tảng phát triển ứng dụng no-code của Google Cloud.

appsheets trong google sheets

Để tìm hiểu chi tiết hơn về cách tạo Google Sheets chuyên nghiệp với App Scripts và AppSheet, hãy nhấp ngay vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để được các chuyên gia của HVN – Đối tác cấp cao Premier Partner của Google Cloud – trực tiếp tư vấn và hướng dẫn.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Như vậy, bài viết này đã giúp bạn hiểu hơn về tầm quan trọng của công cụ Google Sheets trong môi trường kinh doanh cũng như cách tạo Google Sheets từ cơ bản đến chuyên nghiệp. Nếu có câu hỏi hoặc thắc mắc liên quan đến nội dung đề cập trong bài viết, vui lòng kết nối trực tiếp với HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 –  thông qua Hotline 024.9999.7777 để được đội ngũ chuyên viên của chúng tôi giải đáp chi tiết.

0 0 đánh giá
Article Rating
Theo dõi
Thông báo của
guest

0 Comments
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận