Google Sheets ngày càng được nhiều người sử dụng cho công việc hàng ngày bởi các tính năng tiện ích, thao tác dễ dàng và tiết kiệm tối ưu thời gian. Trong đó, việc tạo lịch làm việc trên Google Sheets cũng rất đơn giản, người dùng không khó để thực hiện với các bước hướng dẫn chi tiết trong nội dung bài viết dưới đây.
Hướng dẫn cách tạo lịch làm việc trên Google Sheets từ A-z
Tổng quan chung, thì Google Sheets cho phép người dùng có thể tạo nhanh các bảng tính với nhiều mục đích khác nhau, chẳng hạn như nhập liệu, phân tích, thống kê, trực quan hóa dữ liệu, hay đơn giản là quản lý và tạo lịch làm việc trên bảng tính Google. Cụ thể:
Tạo lịch làm việc trên Google Sheets từ mẫu có sẵn
Google Sheets cung cấp đến người dùng nhiều bảng mẫu có sẵn để thuận tiện cho việc thao tác và triển khai công việc một cách hiệu quả. Do đó, người dùng hoàn toàn có thể tận dụng bảng mẫu từ Sheets để tạo và quản lý lịch làm việc nhanh chóng với các bước dưới đây:
– Bước 1: Người dùng truy cập Google Sheets bằng tài khoản mà mình muốn tạo và quản lý lịch làm việc trên bảng tính → sau đó click chọn Thư viện mẫu.
– Bước 2: Khi giao diện chuyển tiếp, người dùng sẽ thấy một danh sách bao gồm các template có sẵn trong Sheets. Lúc này, hãy tùy chọn một mẫu lịch mà mình ưng ý.
– Bước 3: Mẫu lịch được chọn sẽ hiển thị trong giao diện của Google Sheets. Khi đó, người dùng có thể dễ dàng tùy chỉnh, thay đổi lịch và setup thời gian linh hoạt theo nhu cầu thực tế.
Tự tạo lịch làm việc trên Google Sheets
Bên cạnh các mẫu lịch có sẵn, người dùng cũng có thể tạo và thiết lập các mẫu lịch mới, linh động theo nhu cầu và mục đích sử dụng. Khi đó, các thao tác cũng dễ dàng được thực hiện với các bước hướng dẫn đơn giản sau:
– Bước 1: Truy cập ứng dụng Google Sheets và click chọn Trang trống để tạo trang tính mới.
– Bước 2: Tiến hành hợp nhất các ô từ A1 đến G1 → sau đó cập nhật tháng tương ứng. Người dùng cũng có thể linh hoạt căn giữa, in đậm, in nghiêng, hoặc tăng giảm kích thước font chữ tùy yêu cầu.
– Bước 3: Lần lượt nhập các thứ trong tuần, tương ứng với ô A2 là thứ hai, B2 là thứ ba và liên tiếp cho đến hết tuần.
*Mẹo hay: Người dùng chỉ cần nhập Thứ hai, sau đó thực hiện kéo thả 7 cột của hàng 2. Khi đó, Google sẽ tự động điền các thứ còn lại vào ô tương ứng.
– Bước 4: Nhập các ngày trong tuần vào lịch làm việc. Người dùng cũng thực hiện tương tự như việc nhập thứ trong tuần, xác định đâu là vị trí ngày đầu tiên của tháng → sau đó nhập số và kéo thả tương ứng số ngày còn lại.
*Lưu ý, là hãy để trống 1 hàng phía dưới mỗi tuần để có thể tiện cho việc điền thông tin và sự kiện quan trọng cần ghi nhớ.
– Bước 5: Định dạng lịch làm việc. Khi đã hoàn tất việc nhập ngày, người dùng cơ bản đã có bộ khung cơ bản của một cuốn lịch để bàn. Lúc này, tùy nhu cầu, mục đích, cũng như ý định sử dụng, mà người dùng có thể linh hoạt tùy chỉnh sao cho phù hợp.
- Thay đổi kích thước hàng
- Thay đổi font chữ
- Tô nền cho các thứ
- In đậm các ngày
- Tô nền cho thứ 7, chủ nhật
– Bước 6: Cập nhật lịch trình với thời gian, địa điểm và các sự kiện quan trọng vào Lịch vừa tạo.
– Bước 7: Người dùng tạo lịch làm việc tương tự với các tháng còn lại. Hoặc cũng có thể chọn nhân bản để tạo ra một bản sao của lịch tháng vừa tạo → sau đó cập nhật lại ngày của tháng mới.
Như vậy, chỉ với 07 thao tác đơn giản, không khó để người dùng có thể tạo và quản lý lịch làm việc của mình trên Google Sheets một cách nhanh chóng, đơn giản và hiệu quả.
Cách tạo lịch làm việc trên Google Sheets từ mẫu bên thứ ba
Để tạo lịch làm việc trên Google Sheets, người dùng cũng có thể tùy chọn các mẫu lịch có sẵn từ bên thứ ba và thực hiện theo hướng dẫn đơn giản sau:
1. Tải mẫu lịch Google Sheets từ Vertex42
– Bước 1: Truy cập web Vertex42 và tìm chọn mẫu lịch ưng ý. Tuy nhiên, vì Vertex42 chủ yếu cung cấp các mẫu lịch cho Excel, nên người dùng cũng cần lưu ý, hãy lựa chọn những mẫu lịch có ký hiệu GS để tải xuống cho GG Sheets.
– Bước 2: Click chọn mẫu lịch → sau đó chọn Get the Template để tiến hành tải mẫu lịch đó xuống tài khoản Google Sheets của mình.
2. Tải mẫu lịch Google Sheets từ Spreadsheet Class
– Bước 1: Truy cập Spreadsheet Class.
– Bước 2: Kéo xuống dưới để tìm mẫu lịch Google Sheets đầy đủ theo năm và nhấn chọn tải về là hoàn tất.
3. Tải mẫu lịch Google Sheets từ Smartsheet
– Bước 1: Người dùng cũng sẽ truy cập Smartsheet.
– Bước 2: Tìm chọn mẫu lịch phù hợp và chỉ cần nhấn tải xuống Google Sheets là xong.
Tạo lịch làm việc trên Google Sheets bằng gợi ý Tables
Trong Google Sheets, người dùng cũng có thể dễ dàng tạo lịch làm việc và kiểm soát công việc trong bảng tính bằng gợi ý Tables với các bước đơn giản sau:
– Bước 1: Truy cập bảng tính Google Sheets mà mình muốn tạo lịch làm việc.
– Bước 2: Click chọn Chèn (Insert) → chọn Bảng (Board). Lúc này, người dùng sẽ thấy một giao diện hiển thị như hình bên dưới.
– Bước 3: Tại cửa sổ Bảng, người dùng hãy tích chọn mục Nổi bật và tùy chọn bảng bất kỳ để tạo lịch làm việc cụ thể. Chẳng hạn như:
-
- Việc cần làm cho sự kiện
- Việc cần làm trong dự án
- Bảng theo dõi nội dung
- Quản lý ứng viên tuyển dụng….
– Bước 4: Sau khi nhấn Chèn bảng, người dùng có thể thực hiện chỉnh sửa lịch làm việc linh hoạt theo nhu cầu thực tế của mình.
Tại sao nên tạo lịch làm việc trên Google Sheets?
Google Sheets là ứng dụng bảng tính trực tuyến được cung cấp miễn phí bởi Google. Người dùng khi đó hoàn toàn có thể tận dụng các tính năng của Sheets để tạo và quản lý lịch làm việc trên bảng tính một cách nhanh chóng cùng nhiều lợi ích tuyệt vời như:
Quản lý công việc dễ dàng
Với Google Sheets, người dùng có thể tạo lịch làm việc tuần, tháng, hoặc quý linh hoạt theo yêu cầu công việc thực tế. Thêm sự kiện, thời gian, địa điểm, hoặc đính kèm tài liệu quan trọng để dễ dàng theo dõi, nắm bắt lịch trình và tránh các sự kiện lặp lại.
Tránh bỏ lỡ những sự kiện quan trọng
Date reminder (Cài đặt ngày nhắc nhở) trong Google Sheets cũng là một tính năng hữu ích. Người dùng có thể thông qua đó để cài đặt và nhắc nhở lịch trình với ngày giờ cụ thể được chỉ định để tránh bỏ lỡ những sự kiện quan trọng.
Chia sẻ và cộng tác linh hoạt
Chỉ với vài thao tác đơn giản, người dùng cũng có thể dễ dàng chia sẻ lịch trình làm việc trên Google Sheets cho nhiều người. Lúc này, họ có thể xem, nhận xét, hoặc chỉnh sửa linh hoạt trên lịch làm việc theo quyền hạn chia sẻ, cũng dễ dàng cập nhật được những thay đổi khi người khác chỉnh sửa một cách chính xác và chi tiết theo thời gian thực.
Liên kết chặt chẽ với các ứng dụng của Google
Ngoài những ghi chú đơn giản, người dùng cũng có thể dễ dàng chèn thêm các liên kết Google Docs, Google Sheets, Google Slides, hoặc Google Meet,…. trên timeline lịch làm việc của mình tương ứng với các ngày cụ thể. Không chỉ rõ ràng, chi tiết, mà còn tạo nên sự kết nối liền mạch, giúp tiết kiệm thời gian và tăng cường hiệu suất công việc một cách tốt nhất.
Một số lưu ý khi tạo lịch làm việc trên Google Sheets
Để có thể tạo và quản lý một lịch trình làm việc hiệu quả trên Google Sheets, người dùng cũng cần lưu ý một số vấn đề cơ bản dưới đây:
- Ngày bắt đầu của tháng: Hãy đảm bảo rằng, ngày đầu tiên của tháng sẽ được cập nhật một cách chính xác để tránh ảnh hưởng đến việc xác định thứ của các ngày còn lại của tháng.
- Thiết lập các định dạng rõ ràng: Định dạng font chữ, kích thước, đặc biệt là sử dụng màu sắc để đánh dấu các sự kiện, thời gian, hoặc lịch trình quan trọng để dễ nhận biết.
- Ghi chú và sắp xếp công việc hợp lý: Nên điền lịch trình, sự kiện trong ô tương ứng với ngày giờ và địa điểm cụ thể. Ngoài ra, người dùng cũng có thể đính kèm liên kết đến Tài liệu, Slides, Sheets, hoặc Cuộc họp Google Meet để tiện cho việc theo dõi và quản lý các công việc thường ngày.
- Tô màu cho các sự kiện quan trọng: Người dùng có thể tô màu tương ứng theo mức độ ưu tiên của sự kiện, giúp việc nhận biết dễ dàng và không bao giờ bỏ lỡ những lịch trình quan trọng của mình.
Lời kết
Trên đây là những hướng dẫn chi tiết của HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0 về cách tạo lịch làm việc trên Google Sheets đơn giản, dễ dàng. Nếu có thắc mắc, hoặc bất cứ thông tin gì cần giải đáp, người dùng vui lòng để lại lời nhắn trực tiếp tại LiveChat phía dưới để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ tốt nhất từ chuyên gia.