Cách tạo GG Drive cho doanh nghiệp và 03 tip sử dụng chuyên nghiệp

Google Drive là một thư viện ảo của công ty, nơi nhân viên có thể vào để lấy tài liệu hoặc mở tệp và bắt đầu làm việc. Nền tảng mạnh mẽ này được ví như một cửa ngõ dẫn đến tất cả các ứng dụng trên Google của người dùng. Bài viết sẽ đề cập đến cách tạo GG Drive trong môi trường doanh nghiệp và một số tip để chuyên nghiệp hóa cách làm việc nhóm với Drive.

Google Drive cá nhân hay doanh nghiệp?

Google Drive là không gian lưu trữ đám mây để đồng bộ hóa dữ liệu. Các tệp và đa phương tiện được tải lên Drive có sẵn để chia sẻ với các chủ tài khoản khác từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet. Sau khi biết cách tạo GG Drive, người dùng có thể chia sẻ tệp với mọi người và dễ dàng quản lý quyền chỉnh sửa, nhận xét và xem. 

Trong Google Drive, bạn sẽ tìm thấy bất kỳ ứng dụng Google nào khác, chẳng hạn như Docs, Sheets, Slides, Forms, trong đó có thể cộng tác với người khác trong thời gian thực hoặc sử dụng quyền truy cập ngoại tuyến.

Vì được xem như cửa ngõ dẫn tới các ứng dụng khác của Google, Drive tiêu tốn khá nhiều dung lượng lưu trữ. Trong khi đó, người dùng Gmail thông thường sẽ mặc định có 15GB trên Drive – một con số khá khiêm tốn đối với những người phải tạo GG Drive và làm việc trên không gian đám mây mỗi ngày.

Tuy nhiên, nếu bạn đang sử dụng tài khoản Google Workspace, mọi chuyện trở nên khác hoàn toàn. Người dùng sẽ không cần dè dặt trong cách tạo GG Drive hay lo lắng tới việc quản lý tài liệu khi dung lượng lưu trữ của người dùng doanh nghiệp sẽ ít nhất gấp đôi so với người dùng cá nhân thông thường:

• Google Workspace Basic – 30GB/mỗi người dùng
• Google Workspace Business Standard – 2TB/mỗi người dùng
• Google Workspace Business Plus – 5TB/mỗi người dùng
• Google Workspace Enterprise Standard và Plus – dung lượng gần như không giới hạn trên tất cả các tài khoản.

Tạo tệp trong GG Drive

Hiểu được cách tạo GG Drive là bước đầu tiên để người dùng có thể sử dụng hiệu quả Drive cho công việc của mình. Trong phần này, chúng tôi sẽ không chỉ hướng dẫn bạn cách để tạo tệp cơ bản trong Drive mà còn giới thiệu về Shared drives – một tính năng nổi bật dành cho các tài khoản Google Workspace mà mọi doanh nghiệp nên biết.

Cách tạo tệp cơ bản trong GG Drive

Có một số phương pháp để bạn lấp đầy không gian Google Drive của mình. Khi lưu trữ càng nhiều tệp kinh doanh trên đám mây thì người dùng càng dễ dàng làm việc mọi lúc mọi nơi và trên mọi thiết bị. Khi hiểu được cách tạo GG Drive và sử dụng cho công việc hàng ngày, bạn sẽ không cần phải lo lắng về lỗi phần cứng hoặc việc bị đánh cắp thiết bị.

Phương pháp đầu tiên để tạo GG Drive là tải tệp lên. Người dùng nhấp vào nút +New ở menu bên trái giao diện ứng dụng, sau đó chọn Upload file hoặc Upload folder từ danh sách thả xuống. Trong cửa sổ mới, bạn có thể chọn tệp hoặc thư mục từ đĩa cứng của thiết bị và tải chúng lên Google Drive. Ở góc dưới cùng bên phải, người dùng sẽ thấy tiến trình upload trong thời gian thực (tốc độ sẽ phụ thuộc vào chất lượng kết nối internet của thiết bị).

Upload file cũng là cách tạo GG Drive ảnh trong trường hợp bạn muốn lấp đầy không gian Google Drive của mình với các tệp ảnh. Phương pháp này không chỉ giúp bạn có thể đầy đủ tài liệu để làm việc mọi lúc mọi nơi mà còn giúp giải phóng bộ nhớ của thiết bị và nhường dung lượng lưu trữ cho các công việc quan trọng khác như cài đặt phần mềm, ứng dụng.

Cách tạo GG Drive tiếp theo chính là tạo tệp trực tiếp trong nền tảng. Từ menu thả xuống bên trái màn hình, bạn có thể tùy ý lựa chọn các ứng dụng phù hợp với mục đích và loại dữ liệu cần tạo:

• Google Docs – Dành cho mục đích tạo và chỉnh sửa văn bản.
• Google Sheets – Dành cho mục đích tạo và chỉnh sửa bảng tính.
• Google Slides – Dành cho mục đích tạo và chỉnh sửa các bản trình bày cho bài thuyết trình.
• Google Forms – Dành cho mục đích tạo biểu mẫu khảo sát và nghiên cứu.
• Google Drawings – Dành cho mục đích tạo sơ đồ và các bản vẽ.
• Các ứng dụng thuộc bên thứ ba được liên kết với tài khoản Google của người dùng.

Cách tạo GG Drive dùng chung

Shared drives là điểm nhấn quan trọng để thể hiện sự khác biệt giữa tài khoản Google Workspace và tài khoản Google thông thường. Tùy chọn này cho phép doanh nghiệp có thể tạo GG Drive cho nhóm để lưu trữ và chia sẻ chung tài liệu mà không cần giữ riêng các bản sao của cùng một tệp.

Bạn không cần tạo GG Drive riêng cho từng nhân viên, miễn là có quyền phù hợp thì bất kỳ ai trong Workspace của tổ chức đều có thể truy cập Shared drives của công ty, từ đó có thể xem các tệp do chính mình và các nhân viên khác tạo. Khi mọi người trong cùng tổ chức đều có quyền truy cập vào Drive của công ty thì có một vấn đề được đặt ra ở đây: làm cách nào để bảo mật tài liệu?

Doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro và sắp xếp nội dung bằng cách tạo GG Drive cho nhóm cụ thể hoặc cho từng bộ phận. Những không gian cộng tác này thuộc về các nhóm – nơi các thành viên có thể truy cập và chỉnh sửa tất cả các tệp.

Điểm nhấn của việc sử dụng bộ nhớ dùng chung là nếu một nhân viên vắng mặt hoặc rời đi, mọi việc họ đang làm đều có thể truy cập dễ dàng từ bộ nhớ Shared drives thay vì “chôn vùi” trong thư mục cá nhân, nghĩa là những thành viên khác trong bộ phận có thể dễ dàng tiếp cận công việc mà nhân viên kia đang bỏ dở.

Cách tạo GG Drive dùng chung khá đơn giản, bạn chỉ cần nhấp vào Shared drives từ menu bên trái, tìm vị trí phù hợp và nhấp vào + New để tạo bất kỳ tệp nào mong muốn.

Với tư cách là quản lý của bộ nhớ dùng chung, bạn có quyền quyết định chính xác những gì mỗi thành viên có thể làm gì trong không gian chung này. Khi chia sẻ với người dùng, bạn chỉ định cho họ một vai trò phù hợp để xác định cách tạo GG Drive:

• Viewer: Chỉ có thể truy cập và xem tệp
• Commentator: Chỉ có thể truy cập, xem và đưa ra nhận xét về tệp.
• Contributor: Có thể chỉnh sửa tệp và thêm tệp mới vào Drive
• Content manager: Có thể thêm, chỉnh sửa hoặc xóa tệp
• Manager: Quản lý nội dung, thành viên và cài đặt.

Shared drives đem lại cho doanh nghiệp nhiều lợi thế bất ngờ trong quá trình sử dụng. Để hiểu rõ hơn về cách tạo GG Drive dùng chung cũng như cách sử dụng hiệu quả, bấm vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để được các chuyên gia của HVN – Đối tác cấp cao Premier Partner của Google Cloud – hỗ trợ tư vấn và giải đáp.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Tip sử dụng GG Drive hiệu quả trong doanh nghiệp

Cách tạo GG Drive được tiến hành khá dễ dàng và tiện lợi. Chỉ cần có sẵn thiết bị kết nối internet, bạn có thể tải lên tài liệu hoặc bắt đầu tạo tệp mới và làm việc mọi lúc mọi nơi. Đặc biệt, các doanh nghiệp có đăng ký tài khoản Google Workspace không chỉ nhận được dung lượng lưu trữ khổng lồ (tùy theo gói) mà còn được cung cấp Shared drives để phục vụ cho việc làm việc nhóm và cộng tác trong thời gian thực. 

Phần trên của bài viết đã giới thiệu cho bạn cách tạo GG Drive dùng chung đơn giản, tuy nhiên, bạn nên tìm hiểu thêm cách sử dụng và quản lý hợp lý tính năng này để giúp hiệu quả công việc được đẩy lên cao nhất. Dưới đây là một số tip hỗ trợ doanh nghiệp có thể sử dụng GG Drive dùng chung hiệu quả.

Quyền sở hữu và chia sẻ tệp

Người có nhiều quyền kiểm soát nhất đối với Shared drives là người quản lý và lý tưởng nhất là những người đứng đầu bộ phận. Việc trao quyền sở hữu mọi tệp cho những người này sẽ giúp giảm thiểu sự gián đoạn nếu nhân viên rời đi hoặc đột ngột không có mặt. Trường bộ phận cũng có thể loại bỏ các thành viên bị sa thải hoặc chuyển sang các phòng ban khác, từ đó giữ an toàn cho dữ liệu dù ai đến hay đi.

Bảo vệ an toàn

Trong khi trưởng bộ phận là người quản lý bộ nhớ dùng chung, quản trị viên của công ty mới là người toàn quyền kiểm soát các admin khác và biết cách tạo GG Drive dùng chung trong công ty. Người quản lý GG Drive cho nhóm chỉ cần quyền truy cập, trong khi quản trị viên có thể giám sát tất cả các tệp, quyền, drive và chia sẻ để giảm nguy cơ tấn công lừa đảo và vi phạm dữ liệu.

Doanh nghiệp nên cân nhắc đến việc bổ nhiệm hai quản trị viên để dự phòng một người nếu người kia không có mặt. Đó có thể là chủ sở hữu công ty và một thành viên cấp cao của bộ phận CNTT.

Điều hướng drive

Sau khi đã biết cách tạo GG Drive và lưu trữ tệp trên nhiều drive, bạn có thể theo dõi tệp đó bằng cách sử dụng phím tắt – thao tác cung cấp liên kết nhanh đến tệp mà không cần sao chép tệp đó qua các thư mục. Dù có di chuyển, đổi tên hay xóa phím tắt, những thao tác đó sẽ không ảnh hưởng đến bản gốc.

Để sử dụng, bạn nhấp chuột phải vào tệp hoặc thư mục >> nhấp vào Organize >> nhấn chọn Add shortcut và chọn vị trí cho lối tắt đó.

Người dùng cũng có thể sử dụng phím tắt sao chép và dán để dễ dàng di chuyển các tệp của mình từ thư mục này sang thư mục khác. Thay vì sử dụng nút Add để tải tệp lên drive, bạn có thể chỉ cần kéo và thả từ hệ điều hành của mình.

Nhìn chung, cách tạo GG Drive là phương pháp làm việc lý tưởng trong thời kỳ chuyển đổi số hiện nay. Các thành viên trong tổ chức có thể cùng nhau cộng tác trong thời gian thực, xem các bản cập nhật của tệp, quản lý thay đổi, chia sẻ thư mục và liên lạc qua tệp, tạo đề xuất,…Việc sử dụng Drive giúp giảm bớt các kho dữ liệu cồng kềnh, đảm bảo dữ liệu có thể chia sẻ suôn sẻ những vẫn được giữ an toàn.

Xem thêm: Cách chuyển chủ sở hữu GG Drive

Lời kết

Nếu bạn đang chuyển đổi sang Google Workspace hoặc muốn tìm hiểu cách tổ chức có thể khai thác tối đa các công cụ của Google, hãy liên hệ với nhóm chuyên gia của HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – thông qua Hotline: 024.9999.7777. Chúng tôi không chỉ cung cấp hướng dẫn chi tiết cách tạo GG Drive trong doanh nghiệp mà còn cung cấp nhiều thông tin chuyên sâu và bổ ích về tất cả các sản phẩm trong hệ sinh thái Google.