Tạo chủ đề cho Shared Drives để chuyên nghiệp hơn

Các công cụ hỗ trợ công việc hiện nay đều cung cấp tính năng tùy chỉnh, từ hình đại diện, màu sắc thương hiệu, phông chữ cho đến tiêu đề hồ sơ cá nhân. Google Drive cũng không ngoại lệ khi cho phép người dùng dễ dàng tùy chỉnh Shared Drives Theme theo ý muốn.

Giới thiệu chung về Shared Drives

Shared Drives là hệ thống quản lý lưu trữ doanh nghiệp mang tính cách mạng lấy người dùng làm trung tâm của Google Drive, được thiết kế dành cho các mô hình cộng tác nhóm của doanh nghiệp. Nói đơn giản, Shared Drives có mục đích hỗ trợ việc lưu trữ, tìm kiếm và truy cập các tệp của nhóm.

Các tệp trong Shared Drives thuộc về nhóm, chứ không phải của một cá nhân cụ thể nào. Ngay cả khi các thành viên rời nhóm hoặc rời công ty, các tệp vẫn được giữ nguyên, cho phép nhóm tiếp tục chia sẻ thông tin và làm việc hiệu quả mọi nơi, trên mọi thiết bị.

google shared drives
Tạo chủ đề cho Shared Drives để chuyên nghiệp hơn 8

Bảng so sánh Shared Drive vs My Drive dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về tính năng công tác nhóm trên Google Drive này, cũng như cách nó có thể hỗ trợ cho doanh nghiệp.

  Shared Drives My Drive
Quyền sở hữu Không gian trung tâm nơi các tập tin và thư mục có thể được lưu trữ và truy cập mà không cần ràng buộc bởi một chủ sở hữu cá nhân nào. Việc lưu trữ và truy cập thuộc về cá nhân người tạo.
Chia sẻ

Tất cả thành viên của Shared Drives đều có quyền truy cập tự động vào tất cả nội dung nhưng có thể có cấp độ truy cập khác nhau.

Những cá nhân không thuộc Shared Drives có thể được cấp quyền truy cập vào các tệp hoặc folder cụ thể.

Các tập tin và folder phải được chia sẻ riêng lẻ nếu muốn người khác xem được.

Các cá nhân có thể thấy các tệp khác nhau tùy thuộc vào quyền truy cập mà chủ sở hữu tệp cho phép.

Truy cập

Các thành viên của Shared Drives có thể có các cấp độ truy cập khác nhau vào nội dung:

  • Manager: Toàn quyền kiểm soát.
  • Content manager: Thêm, chỉnh sửa, di chuyển và xóa tập tin.
  • Contributor: Chỉ có thể thêm tập tin.
  • Commenter: Chỉ có thể bình luận.
  • Viewer: Chỉ có thể xem tệp.

Bạn có thể cấp cho người khác các cấp độ truy cập khác nhau vào tệp mình sở hữu:

  • Editor: Thực hiện các thay đổi và chia sẻ tệp.
  • Commenter: Chỉ có thể để lại bình luận.
  • Viewer: Chỉ có thể xem tệp.

Thay đổi chủ đề cho Shared Drives

Google cung cấp cho người dùng một số chủ đề sẵn có, nhưng nhìn chung, những theme đó có thể đơn điệu và khá hỗn độn nếu được sử dụng cho hệ thống Shared Drives của một công ty hoặc tổ chức – nơi được chia thành nhiều phòng ban với nhiệm vụ khác nhau. 

Để khắc phục vấn đề này, việc tạo một chủ đề riêng cho Shared Drives có thể giúp mọi thành viên trong doanh nghiệp phân biệt và nhận dạng các ổ đĩa của nhóm một cách tốt hơn. Bằng cách gắn một hình ảnh đại diện tùy chỉnh cho mỗi Shared Drives, bạn có thể tiết kiệm thời gian và công sức cho việc tìm kiếm Drive mà mình cần để phục vụ cho công việc. 

google shared drives theme
Tạo chủ đề cho Shared Drives để chuyên nghiệp hơn 9

Lợi ích của việc tạo theme tùy chỉnh cho Shared Drives

Dưới đây là cụ thể những lợi ích nổi bật nhất mà việc tùy chỉnh theme cho Shared Drives mang đến cho người dùng doanh nghiệp:

  • Xây dựng thương hiệu: Thay đổi chủ đề để phù hợp với màu sắc thương hiệu có thể giúp củng cố bản sắc của công ty, giúp nhân viên dễ dàng nhận biết hơn.
  • Chuyên nghiệp: Một chủ đề nhất quán và được thiết kế tốt có thể giúp tạo ra một giao diện chuyên nghiệp hơn cho Shared Drives, điều này có thể phản ánh tích cực về công ty.
  • Tổ chức: Các tổ chức khác nhau có thể được sử dụng để phân biệt giữa các ổ đĩa dùng chung cho các dự án hoặc phòng ban khác nhau, giúp nhân viên dễ dàng xác định đúng Drive cần thiết trong thời gian nhanh nhất.
  • Cộng tác: Bộ nhớ dùng chung hấp dẫn về mặt trực quan và được tổ chức tốt có thể khuyến khích sự cộng tác giữa các nhân viên, vì nó giúp họ tìm và chia sẻ tệp với nhau dễ dàng hơn.

Cách tạo hình ảnh chủ đề Shared Drives

các mẫu shared drives
Tạo chủ đề cho Shared Drives để chuyên nghiệp hơn 10

Trước tiên, để tạo hình ảnh chủ đề Shared Drives, bạn cần tạo một tệp thiết kế (trong chương trình thiết kế ưa thích của bạn) với kích thước khung cụ thể là 1280 pixel x 144 pixel (1280 x 144).

Tiếp theo, chỉ có hình vuông trung tâm của khung 1280 x 144 pixel sẽ được hiển thị làm hình thu nhỏ, bắt đầu từ 550 pixel với một trung tâm tại 640 pixel và một phía bên phải của 730 pixel (cho các đường hướng ngang). Đường hướng dọc nằm ở 72 pixel.

Một số nguyên tắc khi thay đổi Shared Drives Theme

  • Chọn một chủ đề phù hợp với nội dung của Google Shared Drives. 
  • Sử dụng màu sắc và phông chữ dễ đọc và phù hợp với nhau, hoặc lựa chọn màu phù hợp với thương hiệu.
  • Tránh sử dụng quá nhiều màu sắc hoặc phông chữ khác nhau, vì điều này có thể gây mỏi mắt, mất thẩm mỹ tổng thể cho Google Drives Theme.
  • Giữ thiết kế tổng thể của Shared Drives đơn giản và dễ dàng điều hướng.

Tải xuống và thiết kế theme cho Shared Drives

HVN đã tạo sẵn một bộ template để giúp bạn tạo điểm nhấn cho các Shared Drives của mình. Mẫu này sẽ tạo ra một hình ảnh tiêu đề và có kích thước chuẩn để tạo tự động một biểu tượng thư mục chuyên nghiệp.

Để tải xuống và thiết kế chủ đề cho Shared Drives, bạn có thể sử dụng tệp mẫu PSD được đính kèm với blog này. Tệp mẫu bao gồm tất cả các yếu tố cần thiết để tạo chủ đề tùy chỉnh ấn tượng, chẳng hạn như màu sắc, phông chữ và biểu tượng.

Để sử dụng tệp mẫu, bạn chỉ cần mở nó trong các chương trình chỉnh sửa ảnh phổ biến như Photoshop. Sau đó, bạn bắt đầu tùy chỉnh màu sắc, phông chữ và biểu tượng để phù hợp với sở thích hoặc yêu cầu của tổ chức. Khi hoàn thành thiết kế chủ đề cho bộ nhớ dùng chung, người dùng có thể lưu nó dưới dạng tệp PNG và tải lên Shared Drives của mình.

Mẫu do chúng tôi cung cấp có kích thước phù hợp cho cả phông nền tiêu đề và biểu tượng thư mục. Một logo mẫu được cung cấp để dễ dàng thay thế, đảm bảo rằng việc cắt ảnh không che mất phần biểu tượng.

Chi tiết cách thay đổi chủ đề Shared Drives

Để chuyên nghiệp hóa giao diện Shared Drives và tiện lợi hơn cho công việc hàng ngày, bạn có thể tiến hành thay đổi theme bằng hai cách dưới đây. Lưu ý, hãy kiểm tra quyền admin của mình hoặc đề xuất admin trao quyền thực hiện.

Cách 1

Với quyền admin, bạn tiến hành thay đổi chủ đề của Shared Drives theo các bước dưới đây:

Bước 1: Mở Shared Drives của bạn.

Bước 2: Nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc phải trên cùng của màn hình.

Bước 3: Chọn Cài đặt.

Bước 4: Nhấp vào tab Chủ đề.

Bước 5: Nhấp chuột vào chọn chủ đề mà bạn mong muốn sử dụng.

Bước 6: Nhấp vào nút Lưu.

Bước 7: Shared Drive của bạn sẽ được cập nhật với chủ đề mới.

Cách 2

Nếu không có quyền Admin nhưng được phân quyền Manager, bạn có thể thực hiện thay đổi chủ đề cho Shared Drives bằng cách sau đây:

Bước 1: Mở Shared Drives.

Bước 2: Nhấp vào dấu 3 chấm tại Drive bạn cần thay đổi chủ đề >> Nhấp chọn Change theme >> Tiếp tục chọn Change custom theme.

thay đổi theme cho google shared drives
Tạo chủ đề cho Shared Drives để chuyên nghiệp hơn 11

Bước 3: Chọn template phù hợp >> Nhấp Select để chọn.

Lưu ý: Các ảnh được tải lên Google Drive dưới dạng jpg hoặc png.

chọn mẫu để đổi chủ đề
Tạo chủ đề cho Shared Drives để chuyên nghiệp hơn 12

Bước 4: Lựa chọn màu sắc cho chủ đề sao cho phù hợp với thương hiệu (Tránh sử dụng các màu quá sặc sỡ hoặc nhiều màu cho nhiều Drive) >> Nhấp vào Save để lưu lại thay đổi.

chọn máu sắc cho chủ đề
Tạo chủ đề cho Shared Drives để chuyên nghiệp hơn 13

Sau khi hoàn thành các bước trên, Google Shared Drives của bạn sẽ có giao diện rõ ràng và chuyên nghiệp như hình dưới đây:

tạo google shared drives theme
Tạo chủ đề cho Shared Drives để chuyên nghiệp hơn 14

Trong quá trình thực hiện thay đổi chủ đề cho Shared Drives, nếu bạn gặp bất kỳ vấn đề nào, hãy nhấp ngay vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY đề các chuyên gia với nhiều năm kinh nghiệm của chúng tôi hỗ trợ trực tiếp.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Việc tạo theme tùy chỉnh đóng góp đáng kể cho việc giúp bộ nhớ dùng chung trông chuyên nghiệp và khoa học hơn nhiều. Kết nối ngay với chúng tôi qua Hotline 024.9999.7777, HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – rất mong nhận được ý kiến, đóng góp của bạn về bộ template được cung cấp, đồng thời sẵn sàng ghi nhận và giải đáp mọi câu hỏi hoặc thắc mắc của bạn về cách tạo hình ảnh chủ đề cho Google Shared Drives.

0 0 đánh giá
Article Rating
Theo dõi
Thông báo của
guest

0 Comments
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận