03 Cách chuyển chủ sở hữu Google Drive đơn giản cho Newbie 

Google Drive là một công cụ mạnh mẽ, cho phép người dùng có thể chia sẻ và chuyển đổi quyền sở hữu cho bất kỳ ai có địa chỉ email. Do đó, nếu chưa biết cách chuyển chủ sở hữu Google Drive cho tài khoản khác, thì người dùng nhất định không thể bỏ qua những chia sẻ hữu ích trong nội dung bài viết dưới đây.

Hướng dẫn thay đổi chủ sở hữu tài liệu trên Google Drive

Theo mặc định, bất cứ tệp tin nào mà người dùng tạo hoặc tải lên Drive, thì đều thuộc quyền sở hữu của chính họ. Vậy làm sao để thay đổi chủ sở hữu file Google Drive? Trường hợp người dùng muốn thay đổi chủ sở hữu của tệp tin cho một tài khoản khác, thao tác cũng không quá phức tạp với quy trình đơn giản sau:

Cách chuyển chủ sở hữu Google Drive trong nội bộ doanh nghiệp

Để chuyển quyền sở hữu Google Drive trong nội bộ doanh nghiệp, người dùng có thể thực hiện nhanh với các bước sau:

– Bước 1: Người dùng truy cập Google Drive và tìm đến tệp mà mình muốn chuyển quyền sở hữu.

– Bước 2: Click chuột phải vào tệp và nhấn Chia sẻ (Share) → sau đó chọn Chia sẻ một lần nữa.

– Bước 3: Trong cửa sổ Chia sẻ, hãy nhập địa chỉ email mà người dùng muốn chuyển quyền sở hữu trong nội bộ doanh nghiệp.

– Bước 4: Nhấn chọn biểu tượng ⏷, người dùng sẽ thấy các tùy chọn hiển thị như hình bên dưới.

– Bước 5: Click chọn Chuyển quyền sở hữu (Transfer ownership). Lúc này, sẽ xuất hiện một thông báo hiển thị, người dùng sẽ xác nhận yêu cầu có chuyển quyền sở hữu hay không bằng cách click chọn Có hoặc Không.

– Bước 6: Cuối cùng, nhấn Lưu thay đổi (Save changes) và chờ đợi người nhận xác nhận là hoàn tất.

Cách chuyển quyền sở hữu Google Drive qua Google Admin

Nếu người dùng là quản trị viên Google Workspace, muốn chuyển quyền sở hữu tất cả các tệp hoặc thư mục trên Drive của người dùng này sang người dùng khác, thì cũng có thể dễ dàng thực hiện thông qua Google Admin. Thao tác cụ thể như sau:

– Bước 1: Truy cập Google Admin.

– Bước 2: Tại giao diện trang chủ, người dùng hãy click chọn Ứng dụng → chọn Google Workspace rồi chọn Drive and Docs.

– Bước 3: Nhấn chọn Chuyển quyền sở hữu dữ liệu (Transfer ownership) → tiếp đó nhập địa chỉ email của người chuyển quyền và người nhận quyền rồi nhấn Chuyển (Transfer) là hoàn tất.

**Lưu ý: Khi quyền sở hữu Drive được chuyển cho người dùng khác, người sở hữu cũ sẽ trở thành người chỉnh sửa và không thể thao tác xóa bất kỳ tệp tin, hay thư mục nào ra khỏi Drive.

Cách chuyển chủ sở hữu Google Drive với email thường

Với các tài khoản Google cá nhân (email thường), người dùng cũng có thể chuyển quyền sở hữu tệp cá nhân trên Google Drive. Tuy nhiên, điều này chỉ có thể thực hiện với các tệp do Google tạo ra như Docs, Sheets, Slides,… mà không áp dụng chuyển quyền cho các tệp không phải của Google. Các bước thực hiện cụ thể như sau:

– Bước 1: Truy cập tài khoản Google Drive có chứa tệp tin, thư mục cần chuyển đổi quyền sở hữu.

– Bước 2: Tìm chọn tệp mà người dùng muốn chuyển quyền → sau đó nhấp phải chuột và chọn Chia sẻ → tiếp tục nhấn chọn Chia sẻ một lần nữa.

– Bước 3: Trong cửa sổ chia sẻ, người dùng hãy nhập địa chỉ email của người mà mình muốn chuyển quyền (yêu cầu bắt buộc là họ phải có tài khoản Google).

– Bước 4: Click chọn biểu tượng ⏷ở cột bên cạnh địa chỉ email của người được thêm rồi nhấn chọn Chuyển quyền sở hữu (Transfer ownership). 

– Bước 5: Xác nhận và nhấn Lưu thay đổi (Save Changes) là hoàn tất.

**Lưu ý: Người dùng sẽ không thể chuyển quyền sở hữu qua email thường với các tệp không phải của Google như Word, Excel, video, ảnh,….). Tuy nhiên, việc cấp quyền truy cập và chỉnh sửa các tệp này vẫn có thể thực hiện và chia sẻ với bất kỳ ai.

Cách hủy chuyển đổi quyền sở hữu tài liệu trên Google Drive

Trường hợp người dùng gửi yêu cầu chuyển quyền sở hữu thư mục, tệp tin trên Drive cho người dùng khác, nhưng có sự nhầm lẫn hoặc muốn hủy yêu cầu, thì hoàn toàn có thể thực hiện với các bước đơn giản sau:

– Bước 1: Truy cập Google Drive và tìm chọn file cần hủy chuyển đổi.

– Bước 2: Click phải chuột và chọn Chia sẻ (Share) → sau đó tìm người cần hủy chuyển đổi và nhấp chọn Hủy quyền truy cập (Cancel ownership transfer).

– Bước 3: Sau khi thao tác hoàn tất, người dùng sẽ nhận được một thông báo hiển thị nhằm xác nhận lại hành động hủy bỏ yêu cầu chuyển quyền sở hữu. Lúc này, hãy nhấn Cancel transfer và chờ đợi hệ thống thiết lập là được.

**Lưu ý: Việc hủy chuyển đổi quyền sở hữu tài liệu trên Google Drive chỉ có thể thực hiện khi người nhận chưa chấp nhận yêu cầu chuyển đổi. 

Cách xác nhận hoặc từ chối yêu cầu chuyển quyền sở hữu tài liệu trên Google Drive

Khi nhận được yêu cầu chuyển quyền sở hữu tệp tin trên Drive, người dùng có thể chấp nhận hoặc từ chối tùy theo nhu cầu thực tế của mình. Cụ thể:

Xác nhận email chuyển quyền sở hữu tài liệu Google Drive

Nếu đồng ý với lời mời chuyển quyền sở hữu tài liệu trên Google Drive, người dùng có thể xác nhận nhanh chỉ với 02 bước dưới đây:

– Bước 1: Truy cập Gmail, người dùng sẽ thấy một email thông báo với tiêu đều cụ thể là Invitation to own: “File name”.

– Bước 2: Hãy click email để xem chi tiết. Lúc này, để xác nhận lời mời trở thành chủ sở hữu của tệp tin hoặc thư mục trên Drive, người dùng chỉ cần nhấn chọn Accept (Chấp nhận) là hoàn tất.

**Lưu ý: Khi chấp nhận lời mời, người dùng sẽ trở thành chủ sở hữu mới của tệp tin hoặc thư mục Drive được chia sẻ đó. Điều này cũng đồng nghĩa, chủ sở hữu cũ sẽ không còn toàn bộ quyền kiểm soát như trước với tệp tin và thư mục.

Cách từ chối yêu cầu chuyển quyền sở hữu tài liệu trên Drive

Trường hợp người dùng từ chối với yêu cầu chuyển quyền sở hữu tài liệu trên Drive, cũng có thể dễ dàng thực hiện với các thao tác sau:

– Bước 1: Khi truy cập Gmail, người dùng cũng sẽ thấy một email thông báo với tiêu đề cụ thể là Invitation to own: “File name”.

– Bước 2: Hãy click email để xem chi tiết và xác định rõ vai trò được đề nghị trong email. Khi đó, để từ chối yêu cầu, người dùng cũng chỉ cần nhấn chọn Decline (Từ chối) là được.

Khi nào nên chuyển chủ sở hữu Google Drive cho người khác?

Chuyển quyền sở hữu Google Drive có thể xem như giải pháp hoàn hảo cho cả người dùng cá nhân, doanh nghiệp và tổ chức, đặc biệt là trong các trường hợp như:

1. Khi nhân viên nghỉ việc hoặc rời khỏi công ty

Thực tế thì, bất cứ doanh nghiệp, hay tổ chức nào thì cũng sẽ có trường hợp nhân viên nghỉ việc. Tuy nhiên, nếu nhân viên đó sở hữu nhiều tài liệu và thông tin quan trọng của tổ chức, thì việc chuyển giao quyền sở hữu Google Drive sẽ rất cần thiết để có thể đảm bảo rằng những tài liệu đó luôn nằm trong sự kiểm soát của công ty.

2. Khi chuyển giao các dự án

Trong công việc, các dự án luôn cần sự phối hợp chặt chẽ giữa các cá nhân, đội nhóm và các phòng ban trong tổ chức. Do đó, khi dự án được chuyển giao, các tài liệu liên kết cũng nên được chuyển quyền sở hữu để có thể đảm bảo tính liên tục, giúp đẩy mạnh hiệu suất và chất lượng công việc một cách tốt nhất.

3. Khi cần chuyển quyền quản lý tài liệu

Để đảm bảo an toàn cho dữ liệu của tổ chức, việc chuyển giao quyền sở hữu Drive cũng sẽ được yêu cầu thực hiện. Hiểu đơn giản, thì sẽ là thay đổi quyền sở hữu từ cá nhân sang tổ chức để có thể dễ dàng kiểm soát, quản lý và hạn chế tối đa các rủi ro an ninh mạng từ bên ngoài.

4. Khi thay đổi vai trò hoặc trách nhiệm công việc

Một vài trường hợp, khi vai trò hoặc trách nhiệm của một nhân viên thay đổi, tài liệu họ quản lý trước đó đã không còn phù hợp. Lúc này, việc bàn giao và chuyển quyền sở hữu tài liệu là điều thiết yếu để nhân viên khác có thể phụ trách và tiếp quản công việc tốt hơn.

Các lưu ý khi chuyển chủ sở hữu Google Drive

Khi chuyển quyền sở hữu tài liệu trên Google Drive cho tài khoản khác, người dùng cũng cần đặc biệt lưu ý những vấn đề sau:

• Đánh giá mức độ tin cậy của người nhận: Với những dữ liệu quan trọng của tổ chức, thì việc cần nhắc và kiểm tra kỹ lưỡng mức độ đáng tin cậy của người được chuyển giao là điều rất cần thiết. Vừa để đảm bảo an toàn cho dữ liệu, vừa tránh được những rủi ro khi các cá nhân không minh bạch sử dụng tài liệu cho các mục đích tư lợi.
• Thực hiện sao lưu các dữ liệu quan trọng: Khi tệp tin đã chuyển giao quyền sở hữu, người nhận sẽ có toàn quyền quyết định có nên loại bỏ quyền hạn của người dùng với tệp tin. Vì vậy, nếu lo lắng về việc mất đi quyền truy cập sau khi chuyển giao, thì người dùng có thể thực hiện sao lưu dữ liệu, đảm bảo rằng các tệp hoặc thư mục quan trọng vẫn có thể truy cập và sử dụng trong tương lai.
• Hủy yêu cầu chuyển quyền sở hữu: Người dùng chỉ có thể hủy yêu cầu chuyển giao quyền sở hữu khi người nhận chưa xác nhận hoặc không đồng ý với lời mời. Điều này đồng nghĩa, một khi người nhận chấp thuận, thì việc chuyển giao sẽ ngay lập tức được thực hiện. Khi đó, người dùng sẽ chỉ có quyền chỉnh sửa tệp cho đến khi quyền hạn của mình thay đổi.
• Quyền sở hữu thư mục chuyển giao: Người dùng vẫn sẽ là chủ sở hữu tệp cho đến khi yêu cầu chuyển giao được chấp thuận. Tuy nhiên, đối với các thư mục, khi thực hiện thay đổi quyền sở hữu cho người khác, thì người dùng vẫn có thể là  chủ sở hữu của các tệp chứa trong thư mục đó.

Một số câu hỏi thường gặp khi chuyển sở hữu Google Drive

Nếu là lần đầu có ý định chuyển quyền sở hữu Google Drive, người dùng chắc hẳn sẽ có nhiều thắc mắc cần giải đáp, chẳng hạn như:

Khi chuyển quyền sở hữu Google Drive sẽ có những thay đổi gì?

Việc chuyển đổi quyền sở hữu Google Drive từ người dùng này sang người dùng khác chắc chắn sẽ có những thay đổi nhất định cho cả người nhận và người chuyển giao. Cụ thể:

1. Đối với người chuyển quyền sở hữu

• Các quyền hạn đối với tệp tin, thư mục chuyển quyền sở hữu sẽ bị hủy bỏ. Lúc này, người dùng sẽ không thể di chuyển hay xóa tệp tùy ý như trước đó.
• Người dùng vẫn có thể quyền chỉnh sửa nội dung với các tệp, tuy nhiên sẽ không thể can thiệp vào quyền hạn của chủ sở hữu mới.
• Người dùng sẽ không thể khôi phục hay thu hồi lại lời mời chuyển giao khi người nhận đã chấp thuận, trừ khi họ thực hiện chuyển giao lại.

2. Đối với người nhận quyền sở hữu (chủ sở hữu mới)

• Chấp thuận hoặc từ chối yêu cầu chuyển giao quyền sở hữu. Khi đó, nếu đồng ý, người nhận có thể thông qua email để chấp nhận lời mời và chính thức trở thành chủ sở hữu mới của tệp tin hoặc thư mục Drive.
• Có toàn bộ quyền kiểm soát tệp tin và thư mục được chuyển giao quyền sở hữu như xem, nhận xét, chỉnh sửa, thiết lập quyền truy cập, di chuyển, hoặc xóa toàn bộ nội dung tệp mà mình muốn.
• Chịu trách nhiệm quản lý tệp tin/thư mục, cam kết bảo mật an toàn và sử dụng nội dung đúng mục đích cho phép, đặc biệt là trong tổ chức, doanh nghiệp.

Có nên chuyển quyền sở hữu Drive doanh nghiệp sang cá nhân được không?

Không. Vì thông thường, với các tài khoản Google Drive cá nhân, người dùng sẽ sử dụng cho mục đích riêng tư. Trong khi đó, Drive doanh nghiệp là tài khoản chung, được thiết lập nhằm đáp ứng nhu cầu cộng tác, lưu trữ và quản lý dữ liệu an toàn trong tổ chức, doanh nghiệp.

Lúc này, việc chuyển chủ sở hữu từ Drive doanh nghiệp sang tài khoản cá nhân có thể khiến cho việc kiểm soát nội dung, tài liệu và thông tin quan trọng của tổ chức trở nên khó khăn hơn. Nhất là các trường hợp rò rỉ thông tin, bị hacker tấn công hoặc truy cập trái phép các tài khoản Drive cá nhân hạn chế về tính năng bảo mật.

Làm sao để người dùng cá nhân vẫn có thể truy cập tệp tin mà không cần chuyển quyền sở hữu Drive doanh nghiệp?

Dù không thể chuyển quyền sở hữu Drive doanh nghiệp sang tài khoản cá nhân, nhưng người dùng vẫn có toàn quyền quyết định và chia sẻ quyền truy cập cho các mục đích chính đáng và thực sự cần thiết. Khi đó, người truy cập có thể xem, nhận xét, hoặc chỉnh sửa linh hoạt theo mục đích chia sẻ của người dùng mà không ảnh hưởng đến quyền sở hữu.

Lời kết

Bài viết là những hướng dẫn chi tiết của HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0 về cách chuyển chủ sở hữu Google Drive đơn giản, dễ dàng. Nếu có vướng mắc, hoặc bất kỳ thông tin gì cần giải đáp, người dùng vui lòng để lại lời nhắn trực tiếp tại LiveChat phía dưới để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ tốt nhất từ các chuyên gia.