05 Cách lấy link Google Drive: Hướng dẫn chi tiết từ A-Z cho người mới

Google Drive hiện là nền tảng lưu trữ và chia sẻ phổ biến nhất nhờ khả năng đồng bộ mạnh mẽ, dung lượng lớn và tính bảo mật cao. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách lấy link Google Drive chuẩn xác để gửi cho người khác mà không gặp lỗi yêu cầu truy cập hay chia sẻ sai quyền. Vì vậy, bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách lấy link Google Drive một cách chi tiết từ A–Z, áp dụng được cho cả máy tính và điện thoại, giúp bạn chia sẻ file nhanh chóng, chuyên nghiệp và an toàn tuyệt đối.

05 Các cách lấy link Google Drive dễ dàng

Khi cần chia sẻ tài liệu, việc nắm rõ từng cách lấy link Google Drive trên các thiết bị sẽ giúp bạn chủ động hơn và tránh được nhiều lỗi phát sinh như người khác không mở được file, thiếu quyền xem hoặc gửi nhầm đường dẫn. Dưới đây là những hướng dẫn chi tiết cho từng trường hợp phổ biến nhất, giúp bạn thao tác đúng ngay từ lần đầu tiên.

Cách lấy link Google Drive trên máy tính (Windows, macOS)

Máy tính là công cụ chính để làm việc với Google Drive. Cách lấy link trên desktop rất trực quan và là nền tảng cho mọi thao tác chia sẻ khác. Hãy bắt đầu với phương pháp cơ bản và phổ biến nhất này.

• Bước 1: Mở trình duyệt và truy cập vào nền tảng Google Drive.
• Bước 2: Nhấp chuột phải vào tệp hoặc thư mục bạn muốn lấy link.
• Bước 3: Chọn “Chia sẻ” (Share).
• Bước 4: Trong cửa sổ chia sẻ, bạn chú ý đến phần “Quyền truy cập chung” (General access):
  • Để chia sẻ công khai: Nhấp vào mũi tên xuống, chọn “Bất kỳ ai có đường liên kết” (Anyone with the link).
  • Để giới hạn: Chọn “Chỉ những người được thêm” (Restricted).

• Bước 5: Đặt quyền cho người nhận (Ví dụ: Người xem – Viewer, Người nhận xét – Commenter, Người chỉnh sửa – Editor).
• Bước 6: Nhấp vào nút “Sao chép đường liên kết” (Copy link).

• Bước 7: Hoàn tất.

Như vậy, bạn đã có đường link chia sẻ chuẩn xác nhất từ giao diện web trên máy tính. Đây là quy trình nền tảng để kiểm soát quyền truy cập trước khi gửi link cho người khác.

Cách lấy link Google Drive trên điện thoại (Android, iPhone)

Trong thời đại di động, việc chia sẻ file Drive ngay lập tức trên điện thoại là rất cần thiết. Mặc dù giao diện ứng dụng có khác biệt, các bước cơ bản vẫn rất đơn giản và dễ dàng thực hiện.

• Bước 1: Mở ứng dụng Google Drive trên thiết bị điện thoại.
• Bước 2: Tìm đến tệp hoặc thư mục bạn muốn chia sẻ.
• Bước 3: Nhấp vào biểu tượng ba dấu chấm dọc (⋮) hoặc ba dấu chấm ngang (⋯) bên cạnh tên tệp/thư mục.
• Bước 4: Chọn “Chia sẻ” (Share) hoặc “Sao chép đường liên kết” (Copy link) nếu quyền truy cập đã được mở sẵn.

• Bước 5: Tương tự như trên máy tính, bạn cần đảm bảo quyền truy cập (ví dụ: chuyển từ “Bị hạn chế” sang “Bất kỳ ai có đường liên kết”) trước khi sao chép link.

Chỉ cần vài thao tác chạm trên màn hình, bạn đã có thể chia sẻ tệp Drive ở bất cứ đâu bằng cách lấy link Google Drive. Hãy luôn kiểm tra lại quyền truy cập (Bị hạn chế/Mọi người) để tránh sự cố người nhận không mở được link nhé!

Cách lấy link Google Drive chia sẻ file Google Docs, Sheets, Slides

Đối với các tài liệu được tạo trực tiếp trong hệ sinh thái Google (Docs, Sheets, Slides), thao tác chia sẻ còn được tích hợp sâu hơn, giúp bạn chia sẻ ngay khi đang soạn thảo mà không cần quay lại giao diện Drive.

• Bước 1: Mở tệp Docs, Sheets, hoặc Slides bạn muốn chia sẻ.
• Bước 2: Nhấp vào nút “Chia sẻ” (Share) màu vàng/xanh lam ở góc trên bên phải.

• Bước 3: Cửa sổ chia sẻ lúc này sẽ hiện ra. Thực hiện các bước đặt quyền truy cập và quyền chỉnh sửa (Người xem, Người chỉnh sửa) như đã hướng dẫn ở mục 1.
• Bước 4: Nhấp “Sao chép đường liên kết” và “Xong”.

Nút ‘Chia sẻ’ nổi bật là điểm mấu chốt khi làm việc với các file Docs/Sheets/Slides. Cách này không chỉ lấy link mà còn cho phép bạn thêm người cộng tác trực tiếp bằng email rất tiện lợi.

Cách lấy link Google Drive cho thư mục

Nếu bạn cần chia sẻ cả một bộ sưu tập tài liệu, việc lấy link cho thư mục là giải pháp tối ưu. Nó giúp bạn tiết kiệm thời gian, không cần chia sẻ từng file nhỏ lẻ.

• Các bước thực hiện: Cách lấy link cho thư mục hoàn toàn giống hệt cách lấy link cho tệp tin (File) ở mục 1 (trên máy tính) và mục 2 (trên điện thoại).

• Lưu ý quan trọng: Khi bạn chia sẻ link của một Thư mục, mọi tệp tin nằm bên trong thư mục đó đều tự động thừa hưởng quyền chia sẻ của thư mục mẹ.
  • Ví dụ: Nếu bạn đặt thư mục là “Bất kỳ ai có đường liên kết có thể Xem”, thì tất cả các tệp bên trong thư mục đó cũng sẽ xem được.

Chia sẻ thư mục giúp bạn quản lý quyền truy cập tập trung cho cả dự án. Chỉ cần nhớ, quyền của thư mục mẹ sẽ áp dụng cho tất cả nội dung bên trong nó.

Cách lấy link Google Drive dạng tải xuống trực tiếp

Đây là mẹo nâng cao dành cho những ai muốn chia sẻ tệp mà người dùng chỉ cần nhấp vào là file sẽ tự động tải về, bỏ qua giao diện xem trước của Google Drive. Cách này cực kỳ hữu ích khi nhúng link vào website hoặc bài đăng.

• Bước 1: Lấy Link Chia sẻ Thường
  • Thực hiện các bước ở Mục 1 để lấy link chia sẻ cho tệp tin của bạn.
  • Đảm bảo quyền truy cập là “Bất kỳ ai có đường liên kết”.
  • Bạn sẽ có một link có dạng: https://drive.google.com/file/d/ **[FILE_ID]** /view?usp=sharing
• Bước 2: Lấy Mã Tệp (FILE_ID)
  • Trong đường link vừa lấy, phần [FILE_ID] là một chuỗi ký tự dài nằm giữa /d/ và /view. Sao chép chuỗi ký tự này.
• Bước 3: Tạo Link Tải Xuống Trực Tiếp
  • Dán Mã Tệp (FILE_ID) vừa sao chép vào cấu trúc link sau: https://drive.google.com/uc?export=download&id= **[FILE_ID]**

Link tải xuống trực tiếp là một ‘trick’ nhỏ nhưng mạnh mẽ. Luôn đảm bảo bạn đã mở quyền truy cập ‘Bất kỳ ai có đường liên kết’ cho tệp đó, nếu không, link này sẽ không hoạt động!

Hướng dẫn thiết lập quyền chia sẻ chi tiết link trong Drive

Để ứng dụng cách lấy link Google Drive hiệu quả, trước khi gửi đường link, việc thiết lập quyền chia sẻ chi tiết là bước bảo mật bắt buộc. Chỉ mất vài giây, nhưng nó giúp bạn ngăn chặn rò rỉ dữ liệu và giải quyết dứt điểm lỗi “Bạn cần quyền truy cập” thường gặp. Hãy cùng đi sâu vào từng bước kiểm soát quyền chia sẻ cho tệp và thư mục của bạn.

Bước 1: Mở cửa sổ thiết lập quyền chia sẻ

Thao tác này là điểm khởi đầu cho mọi phương pháp lấy link.

• Trên Máy tính (Windows/macOS):

Mở Google Drive trên trình duyệt > Nhấp chuột phải vào tệp hoặc thư mục muốn chia sẻ > Chọn “Chia sẻ” (Share).

• Trên Điện thoại (Android/iPhone):

Mở ứng dụng Google Drive > Nhấp vào biểu tượng Ba Chấm (⋮) bên cạnh tên tệp/thư mục > Chọn “Chia sẻ” (Share).

Bước 2: Thiết lập quyền truy cập chung (phạm vi chia sẻ)

Trong cửa sổ Chia sẻ vừa mở, bạn quyết định ai có thể mở đường link của bạn.

• Tìm đến mục “Quyền truy cập chung” (General access).
• Nhấp vào tùy chọn đang hiển thị (thường là “Bị hạn chế”).
• Chọn Phạm Vi:
  • Nếu muốn chỉ mời người cụ thể: Chọn “Bị hạn chế” (Tiếp tục sang BƯỚC 3).
  • Nếu muốn công khai, mọi người đều có thể mở link: Chọn “Bất kỳ ai có đường liên kết”.

Bước 3: Thiết lập vai trò cụ thể (phân quyền hạn)

Sau khi chọn “Bất kỳ ai có đường liên kết” ở bước 2, bạn cần xác định vai trò cho nhóm người dùng này.

• Nhấp vào Vai trò bên cạnh tùy chọn phạm vi truy cập (Ví dụ: đang là “Người xem”).
• Chọn Vai Trò Phù Hợp:
  • Người xem (Viewer): Chỉ cho phép xem và tải xuống.
  • Người chỉnh sửa (Editor): Cho phép thay đổi nội dung, thêm, xóa, đổi tên file.

Mời Người Dùng Cụ Thể: Nếu bạn chọn “Bị hạn chế” (ở BƯỚC 2), bạn phải nhập Email của người nhận vào mục “Chia sẻ với mọi người và nhóm” và đặt vai trò cho từng người tại đây.

Bước 4: Hoàn tất lấy link & cài đặt bảo mật nâng cao

Lấy Link Chia Sẻ Cơ Bản

• Sau khi đã thiết lập xong Quyền truy cập và Vai trò, nhấp vào “Sao chép đường liên kết” (Copy link).
• Nhấp “Xong” (Done). Đường link đã sẵn sàng để gửi.

Bảo Mật Nâng Cao (Chặn Chia Sẻ/Tải xuống)

Nếu bạn cấp quyền “Người chỉnh sửa” hoặc muốn ngăn chặn sao chép, hãy thực hiện thêm bước này:

• Trong cửa sổ Chia sẻ, nhấp vào biểu tượng bánh răng ⚙️ (Cài đặt) ở góc trên bên phải.
• Để chặn Chỉnh Sửa Chia Sẻ Tiếp: Bỏ chọn “Cho phép người chỉnh sửa có thể thay đổi quyền và chia sẻ”.
• Để chặn Người Xem Tải Xuống: Tích chọn “Giới hạn quyền truy cập đối với [ten file]”.
• Nhấp Quay lại và sau đó Xong.

Với 4 bước đơn giản này, bạn đã làm chủ toàn bộ quá trình chia sẻ tài liệu trên Google Drive. Hãy luôn kiểm tra lại Quyền Truy Cập và Vai Trò trước khi gửi link để đảm bảo tính chuyên nghiệp và an toàn cho dữ liệu của bạn!

Cách sửa lỗi không mở được link Google Drive

Dù đã nắm vững cách lấy link trên Google Drive và thiết lập quyền truy cập, đôi khi bạn hoặc người nhận vẫn có thể gặp các lỗi phổ biến khi mở hoặc sử dụng link Google Drive. Việc hiểu rõ nguyên nhân và cách xử lý sẽ giúp bạn chia sẻ file nhanh chóng mà không bị gián đoạn công việc.

Lỗi “Bạn cần quyền truy cập” (You need permission)

*Nguyên nhân: Lỗi này xảy ra khi link được chia sẻ ở chế độ “Restricted” và email người nhận không nằm trong danh sách được cấp quyền, hoặc quyền truy cập bị thay đổi sau khi gửi link.

*Cách xử lý:

• Mở file trong Google Drive và nhấn Chia sẻ / Share.
• Kiểm tra xem email người nhận đã được thêm chưa. Nếu chưa, nhập email và chọn quyền phù hợp (Viewer, Commenter hoặc Editor).
• Nếu muốn chia sẻ rộng rãi, chuyển chế độ Restricted sang Anyone with the link và cấp quyền xem hoặc chỉnh sửa tùy nhu cầu.
• Sao chép lại link mới và gửi cho người nhận.

Đây là lỗi phổ biến nhất, nhưng có thể khắc phục nhanh chóng bằng cách kiểm tra lại chế độ và quyền truy cập. 

Lỗi link hết hạn hoặc file bị xóa

*Nguyên nhân:

• Link không còn hoạt động nếu file đã bị xóa hoặc di chuyển vào thùng rác.
• Trong trường hợp tài khoản Google Drive miễn phí, file có thể bị xóa nếu vi phạm chính sách hoặc vượt hạn mức lưu trữ.

*Cách xử lý:

• Kiểm tra lại Drive để xác định file có còn tồn tại hay không.
• Nếu file bị xóa nhầm, khôi phục từ thùng rác (còn trong vòng 30 ngày).
• Nếu link hết hạn, tạo lại link mới bằng cách lấy link từ file/thư mục và gửi cho người nhận.
•  Luôn kiểm tra trạng thái file trước khi gửi link để tránh gửi link hỏng.

Lỗi quá tải lượt xem (Quota exceeded)

*Nguyên nhân: Google Drive giới hạn số lượt tải xuống hoặc lượt truy cập cho file miễn phí. Khi quá nhiều người cùng truy cập trong thời gian ngắn, link có thể tạm thời không mở được.

*Cách xử lý:

• Tải file về máy và chia sẻ bản sao mới.
• Sử dụng các tài khoản Google khác hoặc nâng cấp Google Drive để tăng hạn mức chia sẻ.
• Nếu cần chia sẻ công khai rộng rãi, hãy cân nhắc nén file hoặc chia thành nhiều file nhỏ để giảm tải.

Hiểu giới hạn của Drive giúp bạn chuẩn bị phương án dự phòng và tránh gián đoạn chia sẻ.

Lỗi liên kết bị sai định dạng hoặc không copy đúng

*Nguyên nhân:

• Copy link không đầy đủ từ Google Drive.
• Link bị thay đổi khi gửi qua một số ứng dụng chat, email làm mất ký tự hoặc khoảng trắng.

*Cách xử lý:

• Luôn dùng nút Sao chép liên kết / Copy link trong Google Drive thay vì copy thủ công từ thanh địa chỉ trình duyệt.
• Kiểm tra link sau khi gửi bằng cách mở ở chế độ ẩn danh hoặc nhờ người khác thử mở.

Hiểu và biết cách xử lý các lỗi phổ biến giúp bạn chia sẻ link Google Drive mượt mà, giảm rủi ro bị gián đoạn công việc và đảm bảo người nhận truy cập file đúng như mong muốn.

Cách thu hồi quyền truy cập hoặc xóa link cũ

Bạn có hai cách chính để thu hồi quyền truy cập sau khi đã áp dụng cách lấy link trên Google Drive, tùy thuộc vào việc bạn muốn xóa quyền của một người cụ thể hay muốn xóa link chia sẻ công khai:

Phương pháp 1: Thu hồi quyền truy cập công khai (xóa link cũ)

Nếu bạn đã chia sẻ bằng link công khai (“Bất kỳ ai có đường liên kết”), đây là cách nhanh nhất để làm cho đường link đó không còn hoạt động.

• Bước 1: Mở cửa sổ Chia sẻ:
  • Nhấp chuột phải vào tệp/thư mục cần thu hồi quyền.
  • Chọn “Chia sẻ” (Share).
• Bước 2: Chuyển quyền truy cập chung:
  • Tìm đến mục “Quyền truy cập chung” (General access).
  • Nhấp vào tùy chọn quyền hiện tại (ví dụ: đang là “Bất kỳ ai có đường liên kết”).
  • Chuyển về “Bị hạn chế” (Restricted).

• Bước 3: Hoàn tất: Nhấp “Xong” (Done).

*Kết quả: Đường link công khai cũ sẽ ngay lập tức ngừng hoạt động. Bất kỳ ai cố gắng truy cập bằng link đó đều sẽ nhận được thông báo “Bạn cần quyền truy cập”.

Phương pháp 2: Xóa quyền của người dùng cụ thể

Nếu bạn đã mời một người dùng cụ thể bằng email, bạn có thể dễ dàng xóa hoặc thay đổi vai trò của họ.

• Bước 1: Mở cửa sổ Chia sẻ (tương tự Bước 1 của Phương pháp 1).
• Bước 2: Tìm người dùng:
  • Trong mục “Chia sẻ với mọi người và nhóm” (Share with people and groups), tìm đến tên/email người dùng bạn muốn xóa.
• Bước 3: Thu hồi quyền:
  • Nhấp vào Vai trò (ví dụ: “Người chỉnh sửa”) bên cạnh tên của họ.
  • Chọn “Xóa truy cập” (Remove access).

• Bước 4: Hoàn tất: Nhấp “Lưu” (Save) hoặc “Xong” (Done).

Mẹo: Nếu bạn không muốn xóa hẳn mà chỉ muốn hạn chế họ, hãy thay đổi vai trò của họ từ “Người chỉnh sửa” thành “Người xem” ngay tại bước 3.

Phương pháp 3: Quản lý quyền truy cập cho thư mục

Đối với Thư mục, quy trình thu hồi quyền cũng tương tự.

• Khi bạn xóa quyền truy cập của một người khỏi một Thư mục, người đó sẽ mất quyền truy cập vào tất cả các tệp bên trong thư mục đó, trừ khi tệp con được chia sẻ riêng (rất hiếm).
• Nếu bạn thay đổi quyền truy cập chung của Thư mục thành “Bị hạn chế”, tất cả các tệp bên trong thư mục đó cũng sẽ bị hạn chế theo, vô hiệu hóa tất cả các link công khai đã tạo trước đó.

Việc thu hồi quyền truy cập là thao tác bảo mật cuối cùng để đảm bảo chỉ những người bạn muốn mới có thể xem tài liệu của bạn.

Mẹo chia sẻ file Google Drive nhanh và chuyên nghiệp

Chia sẻ file Google Drive không chỉ dừng lại ở việc lấy link và gửi đi. Nếu biết cách áp dụng một số mẹo, bạn sẽ tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả công việc và hạn chế rủi ro lộ dữ liệu. Phần này sẽ chia sẻ những thủ thuật chuyên nghiệp giúp bạn trở thành “cao thủ” chia sẻ file Google Drive.

• Đổi tên file rõ ràng trước khi chia sẻ

Trước khi gửi file, hãy đặt tên tài liệu một cách ngắn gọn, dễ hiểu, phản ánh đúng nội dung. Ví dụ: “Báo cáo doanh số tháng 12_2025” thay vì “Document1”. Điều này giúp người nhận nhanh chóng nhận biết file, tránh nhầm lẫn, đồng thời thể hiện sự chuyên nghiệp trong công việc.

• Nén file lớn để tải và chia sẻ nhanh hơn

Với các file có dung lượng lớn, nén thành file ZIP trước khi upload lên Drive sẽ giảm thời gian tải lên và tải xuống. Ngoài ra, nén file giúp bạn gửi nhiều tài liệu cùng lúc trong một thư mục gọn gàng, dễ quản lý và chia sẻ.

• Sử dụng tính năng gửi file trực tiếp qua email từ Google Drive

Thay vì sao chép link và mở email để gửi thủ công, bạn có thể dùng tính năng Gửi file qua email trực tiếp từ Google Drive. Chọn file → nhấn Share / Chia sẻ → nhập email người nhận → thêm tin nhắn nếu cần → bấm Send.

• Giới hạn quyền tải xuống, sao chép hoặc in file khi cần bảo mật

Nếu file quan trọng hoặc nhạy cảm, bạn có thể bật tùy chọn giới hạn tải xuống, sao chép và in. Thao tác: Share → Advanced → Bỏ chọn “Viewers and commenters can download, print, and copy”.

• Tạo link xem trước (preview) để giảm lỗi

Một số file lớn hoặc định dạng đặc biệt có thể gặp lỗi khi mở trực tiếp. Bạn có thể tạo link xem trước để người nhận xem nội dung mà không cần tải về. Ví dụ, Docs, Sheets, Slides đều có thể xem trực tuyến.

• Kiểm tra link bằng tab ẩn danh trước khi gửi rộng rãi

Trước khi gửi link cho nhiều người, hãy mở link trong tab ẩn danh (incognito) để chắc chắn rằng quyền truy cập đã được thiết lập đúng. Đây là bước quan trọng giúp tránh tình trạng người nhận không mở được hoặc truy cập vượt mức cho phép.

Một số câu hỏi thường gặp

• Vì sao người nhận không mở được link Google Drive?

Nguyên nhân phổ biến nhất là file được chia sẻ ở chế độ Restricted và email người nhận chưa được cấp quyền. Ngoài ra, link cũng có thể bị copy sai hoặc người nhận chưa đăng nhập tài khoản Google.

• Link Google Drive có bị hết hạn không?

Theo mặc định, link Google Drive không hết hạn. Tuy nhiên, nếu bạn đặt link có ngày hết hạn (expiration date) hoặc xóa file, link sẽ không còn truy cập được. Ngoài ra, đối với một số tài khoản G Suite/Workspace, quản trị viên có thể giới hạn thời gian chia sẻ link.

• Chia sẻ file Drive có làm giảm chất lượng không?

Nếu chia sẻ trực tiếp bằng link Google Drive, chất lượng file gốc sẽ được giữ nguyên. Tuy nhiên, nếu người nhận tải file về và chuyển đổi sang định dạng khác, chất lượng có thể bị giảm, ví dụ: PDF sang hình ảnh, video nén lại.

• Người nhận có thể tải file về được không?

Điều này phụ thuộc vào quyền truy cập bạn thiết lập:

1. Viewer: có thể xem, có thể tải xuống nếu tùy chọn không bị giới hạn.
2. Commenter: không thể chỉnh sửa, nhưng vẫn có thể tải nếu không cấm.
3. Editor: có toàn quyền, bao gồm chỉnh sửa và tải xuống.

Bạn cũng có thể bật tính năng giới hạn tải xuống, in, sao chép nếu muốn người nhận chỉ xem online.

• Google Drive free có giới hạn dung lượng không?

Tài khoản miễn phí của Google Drive hiện có dung lượng 15GB, chia sẻ giữa Gmail, Google Photos và Drive. Khi gần hết dung lượng, bạn sẽ không thể upload thêm file hoặc chia sẻ file lớn.

>>>> Xem thêm: Google Drive Lưu Trữ Được Bao Lâu 

Lời kết

Chia sẻ file trên Google Drive không chỉ đơn giản là sao chép link mà còn là cả một quá trình quản lý quyền truy cập, bảo mật và tối ưu trải nghiệm người nhận. Trong bài viết này, bạn đã được hướng dẫn chi tiết từ A–Z cách lấy link Google Drive trên máy tính và điện thoại, chia sẻ file, tài liệu Docs, Sheets, Slides, thư mục, cách thiết lập quyền Viewer, Commenter, Editor, xử lý các lỗi phổ biến và áp dụng những mẹo chia sẻ nhanh, chuyên nghiệp.

Ngoài ram để sở hữu Google Drive không giới hạn với dung lượng cao và độ bảo mật cực an toàn, người dùng hãy nhanh tay mua gói Google Workspace bản quyền.

Nếu trong quá trình nghiên cứu nội dung bài viết, bạn cần HVN Group hỗ trợ giải đáp bất cứ câu hỏi nào liên quan đến chủ đề này, vui lòng liên hệ đến chúng tôi qua địa chỉ:

• Fanpage: HVN Group
• Hotline: 024.9999.7777