Gửi ticket
Khuyến mại
Kiến thức
Quản lý dịch vụ
Mặc dù Google cung cấp một loạt các tùy chọn nhắn tin như Duo hay Messages, nhưng nhiều người dùng, đặc biệt trong doanh nghiệp, sẽ quen thuộc với Google Chat hơn cả. Trong bài viết, chúng tôi sẽ đề cập đến một số lợi ích của công cụ này và điểm qua 7 tính năng mới được thêm vào GG Chat 2023.
Google Chat là gì?
Google Chat là một trong những dịch vụ “kế thừa” chính thức của Hangouts – dịch vụ nhắn tin phổ biến một thời của thương hiệu. Dịch vụ “kế thừa” còn lại chính là Google Meet – công cụ hội nghị truyền hình trực tuyến. Chat có sẵn trên trình duyệt web cũng như có thể truy cập dễ dàng thông qua ứng dụng Android và iPhone/iPad.
Google Chat được biết đến là công cụ liên lạc an toàn được thiết kế để cung cấp hoạt động giao tiếp kinh doanh dễ dàng trong hệ sinh thái Google Workspace. Với công cụ này, các nhóm dễ dàng cộng tác qua văn bản, xây dựng phòng trò chuyện cộng tác trực tuyến, chia sẻ tài liệu và thiết lập hội nghị trên web.
Để sử dụng, bạn có thể truy cập Google Chat Gmail hoặc truy cập vào nền tảng trực tiếp từ Google Apps ngay trong cửa sổ pop-up bên phải trên cùng màn hình.
Vì GG Chat chủ yếu nhắm đến đối tượng doanh nghiệp và tổ chức, do đó Spaces – một tính năng nổi bật tích hợp trong nền tảng giao tiếp này có đôi chút phức tạp với các tính năng như Files và Tasks chuyên dụng, cùng với khả năng kết nối liền mạch với các ứng dụng khác của Google như Meet, Docs, Sheets và Drive. Chat cũng có những mối liên kết chặt chẽ với bot và ứng dụng của bên thứ ba.
Google Chat ban đầu chỉ khả dụng qua Google Workspace, nhưng quyền truy cập đã được mở cho mọi người dùng vào Tháng 4/2021.
Lợi ích sử dụng Google Chat cho doanh nghiệp
Google Chat online là một thành phần quan trọng trong bộ công cụ Google Workspace, tác động đáng kể đến hoạt động kinh doanh. Nó phục vụ như một nền tảng giao tiếp linh hoạt, cho phép thảo luận nhóm và nhắn tin trực tiếp, đồng thời thúc đẩy môi trường thuận lợi cho các tương tác kinh doanh. Các doanh nghiệp được hưởng lợi từ tính dễ sử dụng, tăng cường cộng tác nhóm và tạo điều kiện chia sẻ liền mạch các tệp, tài liệu và ghi chú cần thiết.
Một bước tiến phát triển đáng kể trong bối cảnh này là quá trình chuyển đổi từ Hangouts sang Google Chat, biểu thị mức độ phù hợp của nó trong giao tiếp kinh doanh hiện đại.
Việc Google Chat login giúp doanh nghiệp có khả năng tham gia vào các cuộc trò chuyện liên quan đến kinh doanh, khuyến khích sự tương tác trong nhóm và giúp việc chia sẻ dữ liệu cần thiết trở nên dễ dàng hơn nhiều. Ứng dụng này đóng vai trò then chốt trong các gói giải pháp của Google Workspace, qua đó củng cố hơn nữa mức độ ảnh hưởng của Chat với vai trò là một công vụ kinh doanh giá trị.
Dưới đây là một số lợi ích quan trọng của việc sử dụng Google Chat trong môi trường doanh nghiệp:
Hỗ trợ giao tiếp đơn giản
Một trong những ưu điểm đáng chú ý nhất của Google Chat là khả năng đơn giản hóa việc giao tiếp đội nhóm. Công cụ này cung cấp cho người dùng giao diện trực quan và thân thiện, cho phép nhân viên trong tổ chức dễ dàng tham gia vào các cuộc trò chuyện theo thời gian thực.
Cho dù đó là một cuộc trò chuyện nhanh trực tiếp hay thảo luận nhóm, Google Chat sẽ hợp lý hóa cách nhóm giao tiếp với nhau, qua đó tiết kiệm thời gian và giảm nguy cơ nhầm lẫn. Quá trình giao tiếp hợp lý này cuối cùng sẽ nâng cao hiệu quả và năng suất tổng thể trong doanh nghiệp của bạn, từ đó biến GG Chat thành một công cụ có giá trị để cải thiện sự hợp tác nhóm.
Thảo luận nhóm và cộng tác hiệu quả
Google Chat vượt trội trong việc thúc đẩy sự cộng tác giữa các thành viên nhóm, khi cho phép người dùng tạo các cuộc trò chuyện nhóm trong đó nhiều nhân viên có thể tham gia thảo luận, chia sẻ ý tưởng và cùng hoàn thành dự án. Các cuộc thảo luận nhóm được tổ chức theo dạng chuỗi, giúp bạn dễ dàng theo dõi diễn biến của cuộc nói chuyện và truy xuất thông tin quan trọng. Tính năng này thúc đẩy tinh thần đồng đội và quản lý dự án hiệu quả, nâng cao năng suất tổng thể cũng như đạt được mục tiêu kinh doanh nhanh chóng.
Chia sẻ file và tài liệu nhanh chóng
Chia sẻ tệp và tài liệu hiệu quả là điều vô cùng quan trọng trong môi trường kinh doanh ngày nay. Google Chat tích hợp liền mạch với các ứng dụng khác trong hệ sinh thái Google Workspace như Drive, Docs, qua đó giúp bạn dễ dàng chia sẻ tệp, tài liệu và ghi chú công việc quan trọng trong cuộc trò chuyện của mình. Tính năng này hỗ trợ loại bỏ nhu cầu đính kèm email riêng biệt và đảm bảo rằng mọi thành viên đều có quyền truy cập vào các phiên bản tệp mới nhất.
Bằng cách đơn giản hóa quy trình chia sẻ tệp, Google Chat tăng cường cộng tác, giảm nguy cơ xảy ra sự cố kiểm soát phiên bản và tăng năng suất tổng thể trong doanh nghiệp của bạn. Phương pháp chia sẻ và truy cập tệp hiệu quả này tạo điều kiện cho quy trình làm việc trôi chảy hơn và đẩy nhanh quá trình hoàn thành dự án, cuối cùng góp phần vào sự thành công cho những nỗ lực của người dùng.
Tích hợp với Google Meet
Google Chat còn tiến thêm một bước nữa bằng cách tích hợp với Google Meet, cho phép tổ chức hội nghị và cộng tác video liền mạch. Sự tích hợp này giúp nhóm bắt đầu cuộc họp video trực tuyến trực tiếp từ giao diện trò chuyện. Tính năng đặc biệt có giá trị trong văn hóa làm việc từ xa hoặc hybrid ngày nay, cung cấp nền tảng cho các tương tác trực tiếp khi không thể gặp mặt trực tiếp.
Việc tích hợp với Google Meet trong giao diện Google Chat đảm bảo nhóm có thể kết nối dễ dàng, thảo luận các vấn đề quan trọng kịp thời và duy trì cảm giác liên kết ngay cả khi làm việc ở các vị trí khác nhau.
Thông báo tùy chỉnh
Google Chat cung cấp các tùy chọn cài đặt thông báo có thể tùy chỉnh, cho phép người dùng điều chỉnh tùy chọn thông báo dựa trên khối lượng công việc và mức độ ưu tiên của mình. Bạn có thể nhận thông báo cho các tin nhắn, cuộc trò chuyện hoặc nhóm cụ thể, qua đó đảm bảo luôn được cập nhật về các thông tin mới nhất, đồng thời giảm thiểu sự xao nhãng.
Tùy chỉnh thông báo trong Google Chat cho phép người dùng quản lý quy trình làm việc của mình hiệu quả hơn khi có thể chọn tập trung vào các thư quan trọng trong khi tắt tiếng các thông báo ít khẩn cấp hơn. Khả năng cá nhân hóa thông báo sẽ nâng cao trải nghiệm trò chuyện tổng thể, đảm bảo bạn luôn kiểm soát sát sao cách nhận và tương tác với các tin nhắn đến
Chatbot để nâng cao chức năng
Google Chat hỗ trợ việc sử dụng chatbot, chẳng hạn như GIPHY, Kayak, Dialpad, Write, Zenefits và MeisterTask, cùng nhiều chatbot khác. Những chatbot này phục vụ nhiều mục đích khác nhau, nâng cao chức năng của môi trường trò chuyện. Ví dụ, Kayak Bots có thể hỗ trợ đặt vé máy bay trong các chuyến công tác, trong khi Meet bot hỗ trợ lên lịch các cuộc họp trực tuyến và gửi thông báo liên quan.
Các bot GIPHY trong Google Chat cho phép bạn tạo ảnh GIF và các bot Polly hữu ích để thực hiện các cuộc bỏ phiếu trực tuyến trong cuộc trò chuyện.
Những chatbot này cung cấp cho người dùng Google Chat một loạt công cụ và chức năng để hợp lý hóa hoạt động giao tiếp và năng suất trong doanh nghiệp.
07 tính năng mới Google Chat
Google Chat vẫn đang thực hiện tốt nhiệm vụ hỗ trợ nhắn tin tiện lợi trên nền tảng trực tuyến của mình. Đặc biệt, trong bối cảnh những người dùng Hangouts sau khi chuyển sang Chat mong đợi sự cải tiến và đột phá đối với dịch vụ nhắn tin này, Google Chat đã giới thiệu 07 tính năng mới trong năm 2023.
Smart Compose – Soạn tin hiệu quả trong Google Chat
Hãy cùng bắt đầu với Smart Compose. Trước đó, tính năng này đã có sẵn trên các ứng dụng khác của Google, vì thế sự tích hợp giữa Google Chat và Smart Compose đem lại cho người dùng Chat sự quen thuộc nhưng cũng mới lạ. Ở dạng cơ bản nhất, tính năng mới cung cấp cho bạn những gợi ý để hoàn thành câu trong khi gõ nội dung nhắn tin.
Tính năng đang được giới thiệu bằng 5 ngôn ngữ khác nhau: tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Ý, tiếng Tây Ban Nha và tiếng Bồ Đào Nha.
Smart Compose khá hữu ích và tiện lợi khi giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm công sức gõ phím bằng cách cung cấp các cụm từ có liên quan. Các đề xuất hiện với màu xám nhạt và người dùng chỉ cần nhấn nút “Tab” để chấp nhận chúng.
Đồng thời, Google tuyên bố Smart Compose, có sẵn trong Gmail và Docs, giúp bạn nhanh chóng tạo phản hồi trong Google Chat, đưa ra các đề xuất nhận biết theo ngữ cảnh, từ đó hạn chế tối đa lỗi chính tả và ngữ pháp không đáng có.
Chỉnh sửa và xóa tin nhắn – Kiểm soát cuộc trò chuyện hiệu quả
Tính năng mới tiếp theo được bổ sung trong dòng sản phẩm là khả năng chỉnh sửa và xóa tin nhắn đã có từ lâu trên Google Chat. Người dùng thường mắc lỗi chính tả, ngữ pháp hoặc thậm chí là quên thông tin quan trọng trong quá trình sử dụng Google Chat cho mục đích công việc, điều này có thể khiến họ trong thiếu chuyên nghiệp và sự chỉn chu.
Với tính năng mới này, giờ đây người dùng có thể chỉnh sửa hoặc thậm chí là xóa tin nhắn được gửi nhầm. Bạn có thể sử dụng ngay bằng cách di chuột vào tin nhắn đã gửi trước đó và nhấn vào biểu tượng cây bút.
Trích dẫn tin nhắn
Trong các cuộc trò chuyện, đặc biệt là trò chuyện nhóm, việc trích dẫn một tin nhắn trong câu trả lời có thể hữu ích để duy trì cuộc nói chuyện theo chủ đề cụ thể. Bây giờ, Google Chat cho phép bạn nhấp vào lối tắt trả lời trên một tin nhắn cụ thể, từ đó nó sẽ trích dẫn điều đó trong câu trả lời của bạn.
Để giải thích cho tính năng mới này, Google cho biết người dùng thường dễ lạc trong một cuộc thảo luận nhóm, khi nó diễn ra khá nhanh và bao trùm nhiều lĩnh vực khác nhau. Để kiểm soát cuộc trò chuyện một cách hiệu quả, bạn có thể trích dẫn tin nhắn đó trong câu trả lời Chat của mình.
Xem ai đã đọc tin nhắn
Trước đây, người dùng nhóm trên Google Chat chỉ có thể biết tin nhắn của mình đã được gửi chưa nhưng hoàn toàn không thể biết ai đã đọc tin nhắn. Đó là thiếu sót rõ ràng, đặc biệt nếu tin nhắn được gửi đến một nhóm lớn với nhiều người hoặc có nhiều quản lý cấp cao thì việc xem liệu mọi người đã xem hay chưa vô cùng quan trọng.
Google đã khắc phục bằng cách bổ sung một tính năng mới trên Google Chat cho phép người dùng nhóm xem ai đã đọc tin nhắn của minh. Khi có ai đó đọc tin nhắn, hình đại diện của họ sẽ xuất hiện bên dưới tin nhắn đó. Đối với các cuộc trò chuyện nhóm lớn, bạn có thể di chuột qua hoặc nhấn vào tin nhắn để xem danh sách đầy đủ các thành viên đã đọc tin.
Liên kết trong văn bản – Chia sẻ tài nguyên dễ dàng
Việc gửi liên kết trong một cuộc trò chuyện có vẻ lộn xộn? Google đã giải quyết vấn đề này bằng cách cung cấp một tính năng để người dùng có thể liên kết văn bản trong tin nhắn Google Chat của mình. Điều này có nghĩa là mọi người có thể chia sẻ liên kết đến trang web, tài liệu hoặc tài nguyên khác mà không cần phải đề cập đến các URL dài trong cuộc trò chuyện của mình.
Tính năng này trước đó đã có sẵn trên Docs và Slides, thường được gọi là “Hyperlink”.
Ẩn trò chuyện không hoạt động – Sắp xếp danh sách Chat ngăn nắp
Giao diện lộn xộn có thể gây khó chịu và khó tìm thấy các cuộc hội thoại mà người dùng quan tâm, đặc biệt để hỗ trợ cho công việc quan trọng. Đó là lý do tại sao Google Chat giờ đây sẽ cho phép ẩn các cuộc trò chuyện không hoạt động. Điều này có nghĩa là các hội thoại chưa được mở hoặc không có tin nhắn mới trong vòng 7 ngày qua sẽ bị ẩn khỏi chế độ xem.
Người dùng có thể xem các cuộc trò chuyện ẩn bằng cách nhấp vào nút More. Tính năng mới này của Google Chat sẽ hoạt động nếu bạn có hơn 10 cuộc trò chuyện.
Thêm ứng dụng – Bổ sung sức mạnh cho Google Chat
Cuối cùng, để người dùng có không gian giao tiếp được cá nhân hóa, Google Chat bổ sung thêm khả năng thêm ứng dụng của bên thứ ba vào nền tảng của mình. Điều này có nghĩa là mọi người dùng giờ đây có thể tải xuống các ứng dụng phổ biến của bên thứ ba như Asana, Giphy hoặc GG Maps để trò chuyện.
Trên đây chỉ là một số tính năng mới đã được thêm vào Google Chat. Khi GG tiếp tục phát triển nền tảng của mình, đặc biệt sau khi tích hợp Hangouts vào Chat, có khả năng nhiều tính năng mới sẽ được giới thiệu trong tương lai nhằm mang đến cho người dùng một không gian giao tiếp đội nhóm hiện đại và liền mạch.
Được biết đến là Đối tác cấp cao Premier Partner của Google Cloud, HVN không chỉ giới thiệu tới bạn các gói Google Workspace có mức giá ưu đãi, mà còn liên tục cập nhật các tin tức mới nhất cũng như cung cấp nhiều cách khác nhau để khai thác tối đa những tính năng trong các ứng dụng của Google, trong đó bao gồm Google Chat, để đẩy mạnh chất lượng làm việc và cộng tác trong doanh nghiệp.
Lời kết
Hy vọng bài viết này đã mang đến cho bạn cái nhìn tổng quát về Google Chat cũng như nắm rõ một số tính năng mới được bổ sung trong ứng dụng trong năm 2023. Trong trường hợp có câu hỏi hoặc thắc mắc liên quan đến nội dung nêu trên, vui lòng kết nối với đội ngũ chuyên gia của HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – bằng cách gọi vào số Hotline: 024.9999.7777.
