Gửi ticket
Khuyến mại
Kiến thức
Nhận tư vấn
Quản lý dịch vụ
Nếu thường xuyên sử dụng các công cụ trực tuyến của Google, người dùng chắc hẳn không còn quá xa lạ với Google Chat – trợ thủ đắc lực trong việc tạo sự kết nối và gia tăng khả năng cộng tác khi làm việc nhóm. Tuy nhiên, nếu là người dùng mới, để hiểu rõ Google Chat là gì, ưu điểm, cũng như các tính năng nổi bật, thì nhất định người dùng không thể bỏ qua nội dung chi tiết trong bài viết dưới đây.
Google Chat là gì?
Google Chat là một ứng dụng giao tiếp được phát triển bởi Google. Nền tảng này cho phép người dùng có thể gửi tin nhắn, hình ảnh, tài liệu, hoặc tệp tin,… tương tự như các ứng dụng nhắn tin trực tuyến khác. Ngoài ra, còn có thể tạo nhóm, tạo không gian mới linh hoạt, thúc đẩy sự hợp tác và kết nối giữa các thành viên khi làm việc nhóm
Tháng 4/2021, GG Chat ra đời như đánh dấu bước ngoặt thay thế cho ứng dụng Hangouts tích hợp trong Google Workspace. Điều này đồng nghĩa, Google Chat cũng là một phần của bộ công cụ cộng tác “tiện ích” trong Google Workspace. Một giải pháp tuyệt vời cho doanh nghiệp trong việc trò chuyện, chia sẻ tệp, cũng như nhắn tin trao đổi dễ dàng với tất cả mọi người bên trong và bên ngoài tổ chức.
Tính năng “nổi bật” của Google Chat
Dù người dùng hiện nay có rất nhiều lựa chọn khi tìm kiếm các ứng dụng nhắn tin, trao đổi trực tuyến, nhưng Google Chat vẫn khẳng định được vị thế và chiếm ưu tiên khi sở hữu nhiều tính năng nổi bật như:
Phòng chat Online mở
GG Chat cho phép người dùng có thể tham gia cùng lúc nhiều cuộc trò chuyện, nhiều nhóm chat trên Trình duyệt web để thuận tiện cho liên lạc và trao đổi thông tin. Hơn nữa, việc gửi tin nhắn trên Google Chat là hoàn toàn miễn phí, người dùng chỉ cần đáp ứng một điều kiện đơn giản là phải có tài khoản Google.
Tạo nhóm Google Chat
Google Chat không giới hạn nhóm, cũng không giới hạn không gian, thời gian, do đó người dùng có thể tạo bất kỳ cứ nhóm chat nào trên GG để phục vụ cho mục đích trao đổi và làm việc trực tuyến của mình. Điểm đặc biệt là nếu muốn thêm thành viên, người dùng chỉ cần nhập địa chỉ email của người đó thay vì số điện thoại như các ứng dụng khác.
Gọi video Google Chat
Không chỉ cho phép nhắn tin, tạo nhóm, mà GG Chat còn hỗ trợ người dùng hiệu quả trong việc giao tiếp trực tuyến với đối tác, khách hàng, bạn bè và đồng nghiệp nhờ tính năng gọi video trực tuyến. Điều này giúp phá bỏ các giới hạn về khoảng cách, vị trí địa lý, cũng như số lượng người tham gia cuộc gọi nhóm, giúp tăng tính linh hoạt, tiết kiệm thời gian và chi phí tối ưu cho việc di chuyển.
Gửi file Google Chat
Tại các nhóm chat Google, người dùng cũng có thể dễ dàng chia sẻ và đính kèm tài liệu, tệp tin trong tin nhắn để gửi đến mọi người. Khi đó, GG Chat sẽ tự động cấp quyền cho tất cả các thành viên trong nhóm và cho phép họ có thể xem, nhận xét, cũng như đánh giá tài liệu chi tiết.
Tìm kiếm Google Chat
Tính năng tìm kiếm của Google Chat cũng không quá khác biệt so với nhiều ứng dụng tin nhắn khác, điều này giúp người dùng có thể dễ dàng tìm lại các liên kết, tệp chia sẻ, hình ảnh, cũng như tin nhắn quan trọng một cách nhanh chóng.
Đặt lịch họp Google Chat
Đặt lịch họp trực tuyến trên Google Chat cũng là một tính năng rất nổi bật. Khi đó, lịch họp sẽ được hiển thị với tất cả mọi người, đảm bảo tính chính xác, linh hoạt, và cũng giúp các thành viên trong nhóm dễ dàng sắp xếp, điều chỉnh thời gian phù hợp để không bỏ lỡ những thông tin quan trọng trong cuộc họp.
Tích hợp Google Chat nâng cao
GG Chat là một phần của hệ sinh thái Google, bởi vậy nên ứng dụng dễ dàng tích hợp mạnh mẽ với các công cụ tiện ích như Google Drive, Google Meet, Google Docs, hay Google Sheets,…. để tạo nên sự kết nối liền mạch và toàn diện. Điều này không chỉ giúp tăng cường sự hợp tác, tiết kiệm tối ưu thời gian, mà còn thúc đẩy hiệu suất và chất lượng công việc tốt hơn trong tổ chức, doanh nghiệp.
Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng Google Chat?
Việc sử dụng Google Chat thay thế cho các ứng dụng nhắn tin trực tuyến phổ biến như Zalo, Slack, Microsoft Teams, hay Viber,…. có thể nói là rất tiện lợi và hiệu quả cho người dùng Google bởi những ưu điểm nổi bật dưới đây:
1. Giao tiếp nội bộ trong công ty bằng Google Chat:
Thay vì phải mất quá nhiều thời gian đăng nhập và kiểm soát các ứng dụng nhắn tin bên ngoài, thì người dùng Google có thể dễ dàng giao tiếp nội bộ trong công ty bằng Google Chat. Các nhóm chat được tạo ra theo nhiều mục đích, nhiều chủ đề,… cũng dễ dàng được kiểm soát bởi quản trị viên.
2. Chia sẻ tài liệu dễ dàng trong nhóm:
Khi muốn chia sẻ tài liệu trong nhóm, người dùng chỉ cần dán liên kết vào khung chat, hoặc tìm biểu tượng Tải tệp lên và lựa chọn bất kỳ tài liệu nào mà mình muốn gửi đi. Khi đó, Google Chat sẽ tự động cấp quyền cho các thành viên trong nhóm có thể xem, chỉnh sửa hoặc nhận xét theo cài đặt quyền truy cập của người dùng.
3. Hỗ trợ đa nền tảng và đa thiết bị:
Người dùng GG Chat có thể truy cập từ nhiều thiết bị, nhiều nền tảng khác nhau như Windows, Android, iOS hay Mac,… Dễ dàng nhắn tin trao đổi, chia sẻ tài liệu trực tuyến, cũng như lên lịch hợp,… cho tất cả thành viên từ bất cứ đâu, bất cứ thời gian nào miễn sao thiết kế bị có kết nối Internet.
4. Nâng cao tính bảo mật:
Tương tự như các ứng dụng khác của Google, GG Chat cũng được đánh giá rất cao về tính bảo mật và an toàn cho dữ liệu người dùng. Cho phép người dùng nắm quyền kiểm soát nội dung, cá nhân hóa trải nghiệm, bảo mật riêng tư, cũng như dễ dàng kiểm soát nhật ký tìm kiếm,…. để hạn chế tốt nhất các mối đe dọa như tin rác, mã độc, phần mềm độc hại.
5. Tích hợp liền mạch với các ứng dụng khác của Google:
Có thể nói là ưu thế rất lớn cho các doanh nghiệp, tổ chức sử dụng Google Workspace. Sự kết nối liền mạch và toàn diện giúp doanh nghiệp đẩy mạnh hiệu suất, chất lượng công việc, cũng như tiết kiệm tối ưu thời gian cho những công việc quan trọng.
Hướng dẫn dành cho người mới bắt đầu sử dụng Google Chat
Google Chat là ứng dụng trò chuyện “trực tuyến” của Google cung cấp với nhiều tính năng tiện ích để người dùng có thể dễ dàng trò chuyện và tương tác với nhiều người. Tuy nhiên, sử dụng GG Chat như thế nào hiệu quả, để khai thác tốt các tính năng quan trọng của nền tảng này, thì không phải ai cũng biết.
Dưới đây là những hướng dẫn sử dụng Google Chat chi tiết người dùng có thể tham khảo:
Tạo nhóm Google Chat
Khi muốn trao đổi thông tin với một người hoặc một nhóm cụ thể về một dự án, một chủ đề, hoặc một mối quan tâm chung, người dùng có thể tạo một nhóm mới trong Google Chat với các bước đơn giản sau:
– Bước 1: Người dùng đăng nhập tài khoản Google và truy cập Google Chat.
– Bước 2: Click chọn Cuộc trò chuyện mới → sau đó Tạo không gian. Lúc này, Google sẽ hiển thị một bảng thông báo như hình bên dưới.
– Bước 3: Người dùng Nhập tên không gian và cài đặt thiết lập:
- Mục đích tạo không gian: Cộng tác hoặc Thông báo.
- Quyền truy cập: Riêng tư, Nhóm người dùng trong tổ chức, hoặc Cho phép các thành viên bên ngoài tham gia.
– Bước 4: Nhấn Tạo để hoàn tất việc tạo nhóm.
*Để thêm người vào nhóm, người dùng cũng chỉ cần click nhanh biểu tượng nhóm → sau đó nhấn chọn “Thêm người” → tìm kiếm tên người mình muốn thêm và nhấn Thêm là hoàn thành.
Nhắn tin cá nhân và nhóm (Direct and group messaging) in Google Chat
Người dùng có thể linh hoạt gửi tin nhắn nhóm và tin nhắn cá nhân trong GG Chat với các bước đơn giản sau:
1- Gửi tin nhắn cá nhân trong GG Chat
– Bước 1: Truy cập ứng dụng Google Chat.
– Bước 2: Tại mục Trò chuyện phía bên trái, người dùng chọn tên mà mình muốn gửi tin nhắn.
– Bước 3: Trường hợp không tìm thấy, hãy click vào biểu tượng Cuộc trò chuyện mới → nhập tên hoặc địa chỉ email của người đó.
– Bước 4: Khi khung chat hiển thị, người dùng chỉ cần nhập tin nhắn và bấm gửi bởi biểu tượng gửi tin nhắn là xong.
2- Gửi tin nhắn nhóm trong GG Chat
– Bước 1: Người dùng cũng truy cập Google Chat.
– Bước 2: Trong phần trò chuyện ở phía bên trái, chọn tên nhóm mà mình muốn gửi tin nhắn.
– Bước 3: Khi khung chat xuất hiện, có thể nhập tin nhắn và nhấn gửi một cách dễ dàng.
Sử dụng Google Chat với Google Meet
Chỉ với 03 bước đơn giản, người dùng cũng có thể dễ dàng thiết lập cuộc họp trực tuyến trên Google Chat với tất cả thành viên trong nhóm.
– Bước 1: Người dùng truy cập nhóm chat Google mà mình muốn tạo lịch họp trực tuyến.
– Bước 2: Click chọn biểu tượng Google Meet ở thanh tùy chọn phía dưới cuộc trò chuyện.
– Bước 3: Setup thời gian và tiêu đề cuộc họp, sau đó nhấn Gửi là hoàn tất.
Kết nối Google Chat với Gmail
Thêm Google Chat vào hộp thư đến trong Gmail là giải pháp tốt để người dùng có thể quản lý nội dung email, gia tăng sự cộng tác và kết nối trong môi trường làm việc. Cụ thể thao tác như sau:
– Bước 1: Truy cập tài khoản Gmail.
– Bước 2: Người dùng click biểu tượng Chat tại thanh công cụ bên trái màn hình.
– Bước 3: Nhấp chọn cuộc trò chuyện tương ứng để có thể dễ dàng làm nhiều việc cùng lúc và xem tất cả các nội dung trao đổi trên Gmail.
*Lưu ý, tính năng Chat có thể sử dụng trong ứng dụng Gmail hoặc phiên bản web ngay cả khi ứng dụng Chat bị chặn.
Hỗ trợ khách hàng trực tuyến với Google Chat
Google Chat cho phép người dùng có thể tạo nhóm với cả những thành viên bên ngoài tổ chức để tiện cho vấn đề trao đổi và chia sẻ thông tin quan trọng. Do đó, việc ứng dụng GG Chat để hỗ trợ khách hàng trực tuyến là một cách tuyệt vời để người dùng có thể chăm sóc khách hàng được tốt nhất. Các bước thực hiện cụ thể như sau:
– Bước 1: Truy cập GG Chat và nhấn chọn biểu tượng Cuộc trò chuyện mới.
– Bước 2: Tạo không gian nhóm mới → Đặt tên và thiết lập quyền truy cập, cho phép các thành viên bên ngoài tham gia.
– Bước 3: Mở cuộc trò chuyện tại không gian mới → sau đó nhấn thêm khách hàng vào cuộc trò chuyện và dễ dàng trao đổi khi cần thiết.
Tải và chia sẻ dữ liệu lên nhóm Google Chat
Với Google Chat, người dùng cũng có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu công khai trên nhóm chat để mọi người có thể tham khảo và đánh giá. Thao tác đơn giản như sau:
– Bước 1: Truy cập ứng dụng Google Chat.
– Bước 2: Nhấn chọn nhóm chat mà mình muốn chia sẻ tài liệu.
– Bước 3: Tại giao diện hiển thị, người dùng click chọn biểu tượng Tải tệp lên.
– Bước 4: Lựa chọn tệp tương ứng và nhấn tải lên nhóm chat.
*Thành viên khi rời khỏi nhóm chat, đồng nghĩa với việc sẽ mất đi quyền truy cập vào dữ liệu mà người dùng khác chia sẻ trong nhóm.
Tìm kiếm tin nhắn trong Google Chat
Trường hợp người dùng cần tìm kiếm những thông tin quan trọng trong Google Chat, có thể thực hiện nhanh các thao tác sau:
– Bước 1: Người dùng truy cập Google Chat và bấm chọn cuộc hội thoại mà mình muốn tìm kiếm tin nhắn.
– Bước 2: Tại phần hiển thị phía trên cuộc hội thoại, hãy click vào biểu tượng Hình kính lúp → sau đó nhập cụm từ mình cần tìm kiếm.
– Bước 3: Nếu nội dung tìm kiếm là văn bản, người dùng hãy thu hẹp phạm vi tìm kiếm bằng cách loại bỏ các nội dung như video, hình ảnh,…
– Bước 4: Cuối cùng, để hiển thị kết quả, người dùng chỉ cần nhấn Chuyển để đi đến vị trí tin nhắn trong cuộc trò chuyện.
So sánh Google Chat, Slack và Skype chi tiết
Google Chat, Slack hay Skype chắc hẳn đều là những cái tên không còn quá xa lạ trong việc hỗ trợ hoạt động giao tiếp, chia sẻ, cộng tác, cũng như quản lý công việc hiệu quả. Để hiểu rõ hơn về những tính năng, tiện ích và ưu điểm nổi bật của từng ứng dụng, người dùng có thể tham khảo chi tiết bảng so sánh dưới đây:
| Tiêu chí | Google Chat | Slack | Skype |
| 1. Nhà cung cấp | Công nghệ Slack Inc | Microsoft | |
| 2. Tính năng | – Nhắn tin trực tuyến
– Gọi điện video nhóm – Tạo nhóm chat online – Chia sẻ và cộng tác – Đặt lịch họp trực tuyến – Tìm kiếm tin nhắn – Kiểm soát thông báo tin nhắn mới trong nhóm theo yêu cầu |
– Nhắn tin trực tuyến
– Gọi điện video nhóm – Tạo lời nhắc nhở trong Slack Bot – Chia sẻ và cộng tác – Tìm kiếm tin nhắn – Thiết lập các từ khóa thông báo |
– Nhắn tin trực tuyến
– Gọi điện video nhóm – Chia sẻ và cộng tác – Tùy chỉnh chế độ Dark Mode (sáng/tối) – Sao lưu danh bạ Skype – Đặt password cho nhóm chat cụ thể – Sửa lỗi trực tiếp trong tin nhắn. – Kết bạn trên Facebook – Cài đặt tiện ích ứng dụng Slack |
| 3. Tính bảo mật | Tính bảo mật tốt, giúp ngăn chặn hiệu quả các mối đe dọa từ tin rác, phần mềm độc hại, lừa đảo… | Bảo mật ở mức tương đối, cần kết hợp các biện pháp bảo mật nâng cao nếu không muốn dữ liệu, thông tin của tổ chức bị rò rỉ. | Thường được mã hóa và cung cấp tính năng bảo mật tốt hơn ở cấp doanh nghiệp. |
| 4. Khả năng tích hợp nâng cao | Tích hợp liền mạch và chặt chẽ với hệ sinh thái Google. | Tích hợp tốt với nhiều ứng dụng của bên thứ ba như GG Drive, Zoom, ClickUp, HubSpot,… | Có thể tích hợp tốt với hệ sinh thái Microsoft 365. |
| 5. Chi phí | Miễn phí và sẵn có cho tất cả người dùng đăng ký tài khoản Google. | – Miễn phí (10.000 tin nhắn gần nhất và 10 ứng dụng của bên thứ ba).
– Trả phí tùy chỉnh theo gói đăng ký. |
– Miễn phí tài khoản Skype cá nhân
– Phiên bản trả phí với các tính năng nâng cao cho doanh nghiệp. |
Đánh giá chung, thì Google Chat, Slack và Skype đều sẽ có những ưu thế và tính năng nổi bật riêng, đảm bảo đáp ứng tốt cho nhu cầu của cá nhân, doanh nghiệp, và nhóm người dùng cụ thể. Vậy nên, việc lựa chọn ứng dụng nào để sử dụng, điều này sẽ phụ thuộc tất yếu vào quyết định của người dùng.
Giải đáp những thắc mắc liên quan Google Chat
Bên cạnh việc hiểu rõ Google Chat là gì, ưu điểm, cũng như các tính năng nổi bật, chắc hẳn người dùng vẫn sẽ còn nhiều thắc mắc cần giải đáp. Chẳng hạn như:
Google Chat có an toàn để sử dụng không?
Có. Các ứng dụng của Google luôn được cung cấp các tính năng bảo mật nâng cao như mã hóa dữ liệu, quản lý quyền truy cập,…. Người dùng có thể linh hoạt tùy chỉnh quyền truy cập và kiểm soát thông tin được chia sẻ trong nhóm trò chuyện một cách hiệu quả, tránh sự cố rò rỉ thông tin, tư liệu quan trọng của tổ chức.
Tuy nhiên, để đảm bảo tính bảo mật của nhóm chat Google, người dùng cũng cần tuân thủ các nguyên tắc cơ bản như cài đặt mật khẩu mạnh, hạn chế chia sẻ thông tin tài khoản cho người khác, hay cập nhật phần mềm, ứng dụng thường xuyên,…. để bảo vệ tốt nhất cho tài khoản Google của mình.
Để sử dụng Google Chat cần những yêu cầu gì?
Google Chat cho phép người dùng có thể nhắn tin và cộng tác với bất cứ ai mà mình làm việc cùng. Tuy nhiên, lưu ý quan trọng, là người dùng cần phải có tài khoản Google để tiến hành đăng nhập và thực hiện các tác vụ trên GG Chat.
Giới hạn của Google Chat về số lượng người tham gia?
GG Chat tuy không giới hạn về số nhóm, nhưng sẽ có một số lưu ý về số lượng người tham gia nhóm chat như sau:
1- Cuộc trò chuyện nhóm: Thường sẽ là các cuộc trò chuyện trong phần “Trò chuyện” từ 2 người trở lên. Số lượng người tham gia tối đa 400 và không giới hạn số tin nhắn.
2- Không gian tạo chuỗi tin nhắn tại chỗ: Chuỗi tin nhắn trò chuyện duy nhất với số lượng người tham gia tối đa 50.000 và giới hạn tin nhắn trả lời 500.
Thay đổi định dạng chữ trong Google Chat được không?
Có. Người dùng hoàn toàn có thể thay đổi định dạng chữ trong GG Chat để đánh dấu, cũng như làm nổi bật các thông tin quan trọng. Chẳng hạn như:
- In đậm tin nhắn: Thêm dấu * trước và sau nội dung tin nhắn cần in đậm.
- In nghiêng tin nhắn: Thêm dấu “_” trước và sau nội dung tin nhắn cần in nghiêng.
- Tạo tin nhắn gạch ngang: Thêm dấu ~ trước và sau nội dung tin nhắn cần gạch ngang.
Lời kết
Hy vọng, bài viết sẽ cung cấp đến người dùng những thông tin hữu ích để dễ dàng giải đáp thắc mắc “Google Chat là gì”, tính năng, cũng như cách sử dụng đơn giản cho người mới. Nếu còn bất cứ vấn đề gì, người dùng đừng quên có thể nhắn tin trực tiếp cho HVN Group – Hệ sinh thái kiến tại 4.0 qua LiveChat phía dưới để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ tốt nhất.
