[Zimbra] – Hướng dẫn chỉnh sửa Quota Account Email Zimbra

Hạn mức là gì? Làm cách nào để chỉnh sửa Quota Account Email trong Zimbra? Những nghi vấn này sẽ được giải đáp chi tiết và cụ thể trong bài viết dưới đây của HVN.

Đôi nét về quota

Khi sở hữu một account email Zimbra, bạn cần biết quota là gì và dự phòng những phương pháp thay thế khi vượt quá hạn mức. Dưới đây là một số thông tin cơ bản nhất nhằm giúp bạn có được bức tranh tổng quát nhất về hạn mức trước khi đi vào quá trình chỉnh sửa quota trên Zimbra.

Quota là gì?

Quota hay hạn mức là giới hạn dung lượng ổ đĩa mà email của bạn có thể chiếm. Vấn đề là dung lượng này không nằm trên máy của bạn mà nằm trên máy chủ của nhà cung cấp dịch vụ email.

Chính nhà cung cấp dịch vụ email của người dùng áp đặt các hạn mức về dung lượng ổ đĩa mà bạn được phép sử dụng. Đó có thể chính là Zimbra, Hotmail, Yahoo, Gmail hoặc email do công ty, ISP của bạn cung cấp.

Đối với account email Zimbra, người dùng có thể điều chỉnh và chỉnh sửa quota để phù hợp hơn với nhu cầu sử dụng. Chi tiết cách thực hiện sẽ được hướng dẫn ở phần sau của bài viết này.

Vượt hạn mức

Khi account email vượt quota, có hai điều có thể xảy ra:

• Nhà cung cấp dịch vụ email sẽ từ chối email được gửi cho người dùng vì bạn không còn dụng lượng đĩa trống để lưu trữ email đó. Thông thường, nhà cung cấp sẽ gửi một thông báo bị trả lại cho người gửi, cho biết thư không thể gửi đi được.
• Nhà cung cấp dịch vụ email có thể gửi cho người dùng một thông báo email để nói rằng bạn đã vượt quá hạn mức.

Trong cả hai trường hợp, thực tế là mail server đã phát hiện ra rằng bạn đã vượt quá quota. Vậy giải pháp thực sự cho trường hợp này là gì?

• Yêu cầu hạn ngạch lớn hơn (có nghĩa là nhiều không gian hơn) hoặc chỉnh sửa quota account email
• Thường xuyên kiểm tra, tải xuống hoặc dọn dẹp hộp thư
• Chuyển sang nhà cung cấp dịch vụ email có quota lớn hơn hoặc không có hạn mức

Tác động của email di động

Một trong những lý do khiến bạn thường xuyên gặp các thông báo về việc vượt hạn mức là do sự gia tăng của email di động. Ngoài việc đọc và xử lý email trên máy tính, người dùng cũng có thể đang sử dụng thiết bị di động, chẳng hạn như smartphone. Điều này dẫn đến việc dù đã chỉnh sửa quota nhưng bạn vẫn nhận về các thông báo về vượt quá hạn mức.

Có thể nói, vấn đề là giữ cho điện thoại và chương trình email trên máy tính để bàn đồng bộ hóa để chế độ xem email trên cả hai thiết bị gần như giống nhau. Email được đánh dấu là “đã đọc” trên một thư được đánh dấu là “đã đọc” trên thư kia, hoặc bị xóa trên mail này cũng sẽ biến mất khỏi mail kia,…

Giải pháp phổ biến nhất là sử dụng IMAP. “Bản sao chính” của email được để lại trên máy chủ của nhà cung cấp dịch vụ, máy tính để bàn và thiết bị di động chỉ đơn giản là chế độ xem của bản sao chính đó, mặc dù chúng có thể được tải xuống các bản sao cục bộ. IMAP để lại tất cả thư trên server, giúp người dùng không cần thiết phải thường xuyên chỉnh sửa quota hoặc gặp tình trạng vượt hạn mức.

Một giải pháp khác là kích hoạt “Leave a copy of messages on the server” trong POP3. Một lần nữa, điều này cũng giúp cho việc sử dụng dung lượng lưu trữ tại nhà cung cấp dịch vụ email được nhiều hơn và không cần lo lắng nhiều về quota.

Một số phương pháp dọn dẹp hộp thư email

Một mailbox gọn gàng và thường xuyên được dọn dẹp, kiểm tra có thể phần nào giúp bạn giải quyết được vấn đề về hạn mức. Trước khi đi vào cách chỉnh sửa quota account email trong Zimbra, chúng ta cùng điểm qua một số cách hiệu quả để dọn dẹp hộp thư.

• • Xóa email không cần thiết: Đây chắc chắn là cách đơn giản nhất để giải phóng bộ nhớ lưu trữ thư. Khi nhận được thư mới, hãy quyết định xem nó có đủ quan trọng để giữ lại hay không: nếu không, hãy xóa email đó. Điều này không chỉ tiết kiệm không gian email mà còn cho phép quản lý email hiệu quả hơn.
  • Dọn dẹp thư mục Trash/Spam định kỳ: Hãy đảm bảo làm trống folder Trash/Spam để tiết kiệm dung lượng cho các thư thực sự cần thiết.
  • Tránh lưu trữ nhiều email trong một folder: Các chuyên gia khuyên rằng người dùng nên lưu giữ thư trong các thư mục riêng biệt thay vì giữ tất cả trong mục hộp thư đến.
  • Xóa thư có tệp đính kèm lớn/email có dung lượng lớn: Bạn có thể tìm kiếm các email có tệp đính kèm lớn và xóa nó để giải phóng dung lượng.

Cách chỉnh sửa quota account email trong Zimbra

Khi tiến hành tạo một account trong email server Zimbra, hệ thống sẽ tự động phân chia quota cho mỗi account theo mặc định. Thực tế, việc thiết lập quota cho các account khác nhau với giá trị khác nhau là điều cần thiết tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng của tài khoản đó.

Dưới đây là các bước chi tiết về cách để chỉnh sửa quota account email trong nền tảng Zimbra:

– Bước 1: Truy cập vào Trang chủ >> đi tới phần Quản lý tài khoản.

– Bước 2: Lựa chọn account muốn thực hiện chỉnh sửa quota => Nhấp chuột phải và chọn vào Sửa.

– Bước 3: Click vào Nâng cao>> tiếp tục chọn Hạn mức.

*Tùy chỉnh tham số:

• • Giới hạn địa chỉ chuyển tiếp theo người dùng trong phạm vi (ký tự)
  • Số lượng tối đa các địa chỉ chuyển tiếp theo người dùng
  • Hạn mức tài khoản (MB) (0 là không có giới hạn)
  • Số lượng liên hệ tối đa cho phép trong thư mục
  • Ngưỡng phần trăm cho các thư cảnh báo hạn mức (%)
  • Khoảng thời gian tối thiểu giữa các cảnh báo hạn mức
  • Mẫu thư cảnh báo hạn mức

– Bước 4: Nhấp vào Lưu để lưu lại các chỉnh sửa.

Với 04 bước cơ bản nêu trên, bạn đã hoàn thành việc chỉnh sửa quota cho account email Zimbra. Nếu gặp bất kỳ vấn đề gì trong quá trình thực hiện, hãy nhấp ngay vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để được nhân viên của chúng tôi hỗ trợ.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – tự hào khi được các khách hàng doanh nghiệp đánh giá một trong những địa chỉ cung cấp các giải pháp email và chuyển đổi số uy tín nhất trên thị trường.

Không chỉ là nơi cung cấp dịch vụ, chúng tôi còn làm tốt vai trò người hỗ trợ, “phụ tá” của doanh nghiệp, khi sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc và câu hỏi liên quan đến công nghệ. Đội ngũ kỹ thuật với hơn 10 năm hoạt động trong lĩnh vực luôn túc trực 24/7/365 để giúp khách hàng có trải nghiệm ổn định và tốt nhất trong thời gian sử dụng dịch vụ.

Xem thêm: Hướng dẫn thiết lập chữ ký Zimbra

Lời kết

Hy vọng thông qua bài viết đây đã cung cấp thêm được nhiều thông tin hữu ích cho người dùng. Mọi câu hỏi và thắc mắc về chỉnh sửa Quota Account Email Zimbra cũng như nhu cầu tư vấn về dịch vụ email sẽ được giải đáp nhanh chóng sau khi bạn kết nối với HVN qua Hotline: 024.9999.7777.