[Zimbra] – Hướng dẫn thiết lập chữ ký Email Zimbra

Để trông chuyên nghiệp hơn, thiết lập chữ ký email là điều cần làm đối với các doanh nghiệp. Vậy việc này sẽ được thực hiện như thế nào với account email Zimbra? Vấn đề này sẽ được giải đáp thông qua bài viết này của HVN Group dưới đây.

Chữ ký email là gì?

Chữ ký email là một khối văn bản, hình ảnh và liên kết xuất hiện ở cuối mỗi mail được gửi đi. Việc sử dụng chữ ký phổ biến nhất là cung cấp thông tin liên hệ như chức danh công việc và số điện thoại, nhưng bạn cũng có thể thêm nhiều hơn nữa. Các doanh nghiệp đang ngày càng coi email signature như một cơ hội digital marketing mạnh mẽ.

chữ ký email là gì

Trên thực tế, các chuyên gia có tư duy tiến bộ đã nhận ra tiềm năng mà một chữ ký email được thiết kế tốt có thể mang lại cho người dùng. Họ đã biến phần chân trang email không mấy nổi bật thành một chữ ký thư chuyên nghiệp mang thông điệp mạnh mẽ, cung cấp thông tin có giá trị và phục vụ như một công cụ marketing không thể thiếu.

Chữ ký email hiện đại không chỉ chứa tên và chức danh mà còn kèm với hình ảnh, liên kết hữu ích, CTA và thậm chí cả banner quảng cáo. Về cơ bản, tất cả thông tin bạn muốn đều có thể được đưa vào.

Tại sao cần thiết lập chữ ký email?

Không thể phủ nhận được tầm quan trọng của chữ ký email đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Chúng đã trở thành một phần không thể thiếu trong mọi thông tin liên lạc của người dùng và đưa ra nhiều cách khác nhau để bạn tiến gần hơn đến với các mục tiêu kinh doanh của mình.

tại sao cần chữ ký email

Một chữ ký email với đầy đủ thông tin cung cấp cho người nhận thư bức tranh tổng quan về người gửi, doanh nghiệp cũng như nắm được các chi tiết quan trọng mà người gửi đang đảm nhận. Nhưng đó chỉ là phần nổi của tảng băng trôi về những gì người dùng nhận thấy về chữ ký.

Bạn có thể sử dụng chữ ký email để educate mọi người về thương hiệu của mình, tuyên bố giá trị cốt lõi và giá trị thương hiệu, giúp xây dựng lòng tin và khuyến khích mọi người kết nối với thương hiệu.

Đồng thời, chữ ký email có thể đóng vai trò như một cách giúp mọi người cập nhật thông tin về các sản phẩm, hoạt động và ưu đãi đặc biệt của doanh nghiệp. Khi muốn mọi người biết về điều đó, người dùng chỉ cần đặt một banner bắt mắt trong phần chữ ký, như vậy là đã thành công truyền bá thông điệp thông qua công cụ liên lạc email.

Cuối cùng, một chữ ký email mạnh mẽ có thể dẫn đến tăng trưởng kinh doanh. Tạo một chữ kỹ hấp dẫn có thể trở thành một phương pháp mạnh mẽ để tạo khách hàng tiềm năng và kích thích công việc kinh doanh thông qua CTA nhắm mục tiêu trong phần footer email.

Tóm tắt lại, dưới đây là một số lợi ích mà chữ ký email mang lại cho doanh nghiệp:

  • Cung cấp cho người nhận tất cả thông tin liên hệ chính của bạn và doanh nghiệp, một cách rõ ràng và dễ hiểu
  • Nâng cao độ nhận diện của thương hiệu
  • Giúp email trở nên nổi bật so với hộp thư đến luôn chất đầy các thư giống nhau
  • Hướng lưu lượng truy cập đến các kênh social của doanh nghiệp thông qua các hyperlink
  • Tạo sự chuyên nghiệp và phong cách cho email
  • Thể hiện tính nhất quán trong toàn công ty, với tất cả các thành viên trong nhóm sử dụng một template tương tự

Yếu tố của một chữ ký email

Tuy bạn có thể cho nhiều thông tin vào phần footer email nhưng có một số chi tiết là điều cần được ưu tiên trong hầu hết các chữ ký email.

các yếu tố cần có trong chữ ký email

Thông tin liên hệ

Nhiệm vụ chính của một chữ ký email là cung cấp cho người nhận thông tin liên hệ của bạn. Tùy thuộc vào những gì người nhận có thể cần biết, người dùng có thể thêm một số thông tin như tên, chức danh, số điện thoại hoặc địa chỉ doanh nghiệp.

Một số người bao gồm địa chỉ email vào trong chữ kỹ của mình, nhưng điều đó có thể cắt bỏ dễ dàng nếu cần tiết kiệm không gian.

Thương hiệu

Như đã đề cập ở trên, chữ ký email có tầm quan trọng nhất định trong việc hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng thương hiệu. Bạn có thể quảng bá thương hiệu bằng cách thêm logo, bảng màu và các yếu tố font chữ.

Nếu doanh nghiệp có bất kỳ biểu ngữ hoặc văn bản nào được bổ sung trong chữ ký, hãy đảm bảo phù hợp với tiếng nói thương hiệu.

CTA

Một số chữ ký email chỉ cung cấp thông tin. Nhưng đây cũng là một cơ hội để khiến người nhận thư làm điều gì đó, như truy cập vào website hoặc tận dụng ưu đãi đặc biệt.

Do đó, hãy cân nhắc tới việc bổ sung thêm CTA hấp dẫn vào phần chữ ký email của mình.

Đường link mạng xã hội

Nếu bạn hoặc doanh nghiệp của mình đang duy trì các tài khoản social media chuyên nghiệp, hãy thêm các đường link vào phần chữ ký email. Một số người thực hiện việc này với các icon nhỏ đại diện cho từng nền tảng mạng xã hội.

chữ ký email

Yếu tố không nên cho vào chữ ký email

Để đảm bảo tính chuyên nghiệp cho chữ ký email, có một số thông tin bạn không nên đưa vào phần này. Cụ thể:

  • Link dẫn đến profile hoặc trang web cá nhân
  • Số điện thoại hoặc địa chỉ nhà riêng của người dùng
  • Trích dẫn yêu thích
  • Thành tích cá nhân

Tính chọn lọc là điều cốt yếu khi sử dụng và quản lý chữ ký email. Do đó, hãy đảm bảo thu thập đủ thông tin quan trọng và cần thiết, đồng thời loại bỏ những yếu tố không cần thiết hoặc thiếu chuyên nghiệp.

Cách thiết lập chữ ký email trong Zimbra

Khi bạn khởi tạo account email, Zimbra mặc định sẽ không thiết lập chữ ký. Do đó, một số cá nhân, tổ chức sẽ có nhu cầu về việc thiết lập chữ ký cho email. Yêu cầu này có thể được thực hiện một cách đơn giản theo các bước hướng dẫn dưới đây:

– Bước 1: Đăng nhập (Login) vào user email.

login email zimbra

– Bước 2: Thiết lập chữ ký email

    • Click Tùy chọn >> Chữ ký

thiết lập chữ ký

    • Tại phần Chữ ký, tiến hành việc đặt tên và nội dung cho chữ ký email

thêm nội dung chữ ký

– Bước 3: Thiết lập việc sử dụng chữ ký.

Người dùng có thể thiết lập việc sử dụng chữ ký cho các trường hợp: Trả lời thư mới, chuyển tiếp thư, hiển thị chữ ký ở vị trí trong thư >> sau đó tiến hành Lưu lại.

thiết lập sử dụng chữ ký

– Bước 4: Kiểm tra lại kết quả cài đặt.

kiểm tra chữ ký email
kiểm tra chữ ký

Chỉ với các bước đơn giản trên, bạn đã hoàn thành việc thiết lập chữ ký email trong Zimbra. Nếu gặp bất kỳ vấn đề nào trong quá trình cài đặt, bạn có thể nhờ tới sự hỗ trợ của các chuyên gia của chúng tôi bằng cách nhấp vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – tự hào là một trong những địa chỉ uy tín tại thị trường Việt Nam trong việc cung cấp cho các doanh nghiệp giải pháp email nói riêng, chuyển đổi số nói chung.

Để đi đến được ngày hôm nay, chúng tôi đã không ngừng đào tạo và nâng cao năng lực, khả năng của đội ngũ nhân viên, từ đó có thể mang tới khách hàng trải nghiệm chất lượng nhất. Bạn sẽ không chỉ nhận được lời giải đáp cho mọi thắc mắc về Zimbra hay các phần mềm email trong thời gian nhanh nhất, mà còn được hỗ trợ tư vấn lựa chọn giải pháp phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình.

Bạn nhận được gì khi đến với HVN Group?

  • Đội ngũ tư vấn nhiệt tình với kiến thức chuyên sâu
  • Nhân viên kỹ thuật với hơn 10 năm hoạt động trong lĩnh vực đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định
  • Sự tư vấn chi tiết về gói giải pháp phù hợp dựa trên những đánh giá về định hướng phát triển của doanh nghiệp
  • Đa dạng các giải pháp email với các mức chi phí phải chăng

Hãy kết nối ngay với Công ty Cổ phần Tập đoàn HVN thông qua Hotline: 024.9999.7777, mọi thắc mắc liên quan tới thiết lập chữ ký Email Zimbra cũng như cách sử dụng ứng dụng email tốt nhất cho doanh nghiệp sẽ nhanh chóng được giải đáp.

0 0 đánh giá
Article Rating
Theo dõi
Thông báo của
guest

0 Comments
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận