Airtable là gì? Từ A-z kiến thức tổng quan về Airtable

Airtable là gì? Có lẽ là câu hỏi mà nhiều người dùng, đặc biệt là những nhà quản lý dự án, doanh nhân và những người làm trong lĩnh vực marketing đặt ra khi tìm kiếm một công cụ hỗ trợ quản lý dữ liệu hiệu quả. Bài viết sẽ cung cấp cho người dùng một bức tranh tổng quan về nền tảng, cũng như những lý do tại sao Airtable lại trở thành công cụ ưa chuộng của nhiều doanh nghiệp hiện nay.

Airtable là gì?

Airtable là một nền tảng quản lý dữ liệu trực tuyến, cho phép người dùng tạo ra bảng (table) và cơ sở dữ liệu (database) dễ dàng với thiết kế tương tự như bảng tính, nhưng cung cấp nhiều tính năng phong phú hơn. Người dùng có thể tạo ra các bảng với nhiều trường thông tin khác nhau, từ văn bản, ký tự số, hình ảnh, cho đến các liên kết giữa các bảng với nhau.

Ngoài ra, Airtable cũng được thiết kế để đáp ứng nhu cầu của nhiều ngành nghề và lĩnh vực khác nhau như quản lý dự án, quản lý quan hệ khách hàng, dữ liệu marketing, giáo dục, thương mại điện tử,… Khả năng tùy chỉnh nâng cao cũng giúp người dùng dễ dàng cá nhân hóa bảng biểu theo cách mà mình muốn.

Airtable gồm những thành phần nào?

Airtable không đơn thuần chỉ là một ứng dụng bảng tính, mà còn cung cấp cho người sử dụng khả năng tạo ra các cơ sở dữ liệu thân thiện với người dùng, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng cường khả năng cộng tác với các thành phần cơ bản như:

Base

Base là một tập hợp dữ liệu được tổ chức dưới dạng bảng, tương tự như cơ sở dữ liệu hoặc bảng tính Excel. Tuy nhiên, không đơn giản chỉ là hàng và cột, mà Base còn có thể bao gồm cả lịch hoặc bảng Kanban, do đó có thể nói ứng dụng có sự linh hoạt hơn rất nhiều so với bảng tính.

Người dùng có thể bắt đầu với một base trống và xây dựng từ đầu, hoặc sử dụng các mẫu template có sẵn để làm quen và tiếp cận các tính năng. Airtable cung cấp cho người dùng một thư viện template mạnh mẽ, có thể dễ dàng sửa đổi và thay thế bằng các dữ liệu mẫu của mình một cách nhanh chóng.

Table

Table là nơi lưu trữ dữ liệu trong Base. Mỗi Base có thể chứa một hoặc nhiều bảng tính khác nhau tương tự như các bảng trong Excel. Trong đó, mỗi bảng thường sẽ chứa các thông tin liên quan đến một trường dữ liệu, chẳng hạn như Danh sách nhân viên, Sản phẩm, hoặc Đơn hàng,….

Record

Record là một dữ liệu hàng trong bảng. Mỗi record trong Airtable sẽ đại diện cho một mục cụ thể với đầy đủ các thông tin, chẳng hạn như tên, chức vụ, địa chỉ, phòng ban,… Thêm vào đó, các record trong một bảng (table) cũng hoàn toàn có thể tạo sự kết nối với các record nằm trong một bảng khác bằng cách thêm liên kết. Điều này cho phép người dùng dễ dàng sử dụng liên kết để lấy thông tin và cập nhật nhanh dữ liệu từ các bảng khác.

Field

Mỗi cột trong bảng có thể hiểu là một field (một trường dữ liệu). Mỗi trường sẽ giúp xác định thuộc tính của các record, cho phép chứa tên và dễ dàng tùy chỉnh để phù hợp với nhiều loại nội dung khác nhau, chẳng hạn như ảnh, tệp đính kèm, checkbox, SĐT, ngày tháng, dữ liệu text,…

View

View trong Airtable là cách hiển thị dữ liệu của bảng, giúp người dùng dễ dàng kiểm soát các hoạt động, chia sẻ, hoặc phân quyền cho từng người khác nhau. Các view có thể tùy chỉnh linh hoạt theo nhiều chế độ, chẳng hạn như Grid View (Hiển thị dạng bảng), Calendar View (Hiển thị theo lịch), Kanban View (Hiển thị dạng bảng Kanban), hay Gallery View (Hiển thị hình ảnh dạng dữ liệu),…. và đặc biệt hữu ích khi người dùng chỉ muốn xem các record phù hợp với tiêu chí nhất định.

Automation

Automation hiểu đơn giản là các thiết lập trong Airtable cho phép người dùng tạo ra các quy trình tự động dựa trên sự kiện hoặc điều kiện khác nhau. Thông qua đó, người dùng có thể tối ưu thời gian bằng cách tự động hóa các tác vụ cơ bản, lặp lại nhàm chán để tăng hiệu quả kết nối, làm việc hiệu quả và giảm tỷ lệ sai sót tổng thể.

Apps

Apps là các mô-đun, công cụ hoặc ứng dụng mở rộng của bên thứ 3 hoạt động tích hợp theo dữ liệu trên các Airtable Base. Những apps này không chỉ là các tùy chọn nâng cao khả năng xử lý dữ liệu hiện có trên Airtable, mà còn có thể giúp người dùng liên kết các hành động, xây dựng quy trình làm việc chuẩn theo từng tình huống cụ thể của doanh nghiệp.

Các tính năng nổi bật của Airtable

Airtable là một giải pháp “toàn diện” trong việc cải thiện và tối ưu hóa quy trình làm việc của doanh nghiệp, tổ chức với nhiều tính năng nổi bật đáng chú ý như:

Tạo bảng và cơ sở dữ liệu

Tính năng tạo bảng và cơ sở dữ liệu trong Airtable cho phép người dùng linh hoạt trong việc tổ chức thông tin. Người dùng có thể tạo bảng mới, tuỳ chỉnh các trường dữ liệu, hoặc thêm bản ghi dễ dàng mà không gặp bất kỳ khó khăn nào, giúp việc quản lý thông tin trở nên đơn giản và hiệu quả hơn bao giờ hết.

Liên kết giữa các bảng

Với tính năng liên kết bảng, Airtable cho phép người dùng có thể truy cập nhanh các thông tin liên quan giữa các bảng khác nhau. Điều này không chỉ giúp tối ưu quy trình làm việc, cải thiện khả năng quản lý dự án, mà còn hỗ trợ người dùng theo dõi tiến độ và mối quan hệ giữa các yếu tố khác nhau trên cùng một giao diện một cách hiệu quả.

Tùy chọn xem dữ liệu

Airtable cung cấp nhiều chế độ xem khác nhau cho người dùng, chẳng hạn như grid view (chế độ xem lưới), chế độ xem kanban, lịch (calendar), gallery view (chế độ xem hình ảnh dạng dữ liệu),… Điều này cho phép người dùng dễ dàng thay đổi cách mà họ nhìn nhận dữ liệu, giúp việc phân tích và báo cáo trở nên dễ dàng, đồng thời linh hoạt theo các nhu cầu khác nhau ở từng tình huống cụ thể.

Lọc, sắp xếp và nhóm dữ liệu

Airtable cho phép người dùng lọc, sắp xếp và nhóm dữ liệu một cách dễ dàng, giúp tìm kiếm thông tin nhanh chóng và hiệu quả hơn rất nhiều. Ngoài ra, người dùng còn có thể áp dụng các bộ lọc theo tiêu chí cụ thể, tối ưu và linh hoạt theo mục đích tìm kiếm để hiển thị nhanh những thông tin cần thiết, đặc biệt là trong việc quản lý thông tin lớn – nơi mà việc tìm kiếm dữ liệu có thể trở nên khó khăn nếu không có các công cụ hỗ trợ.

Tự động hóa quy trình

Một trong những tính năng nổi bật khác của Airtable đó là khả năng tự động hóa quy trình. Người dùng có thể thiết lập các quy trình tự động để đơn giản hoá các tác vụ lặp lại mà không cần phải can thiệp thủ công. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian, giảm thiểu các sai sót, mà còn đảm bảo rằng mọi nhiệm vụ đều sẽ được hoàn thành đúng hạn.

Hỗ trợ cộng tác nhóm

Airtable cũng rất thân thiện trong việc cộng tác nhóm. Nền tảng này cho phép nhiều người dùng có thể đồng thời cùng làm việc trên một dự án, chia sẻ thông tin, và cập nhật nhanh trạng thái trong thời gian thực. Ngoài ra, thông qua việc gửi lời mời tham gia đến các thành viên trong nhóm, và phân quyền cho từng người, quản trị viên cũng có thể dễ dàng kiểm soát những ai có quyền truy cập và chỉnh sửa để đảm bảo an toàn cho dữ liệu.

Bảo mật an toàn

Airtable cũng rất chú trọng đến vấn đề bảo mật dữ liệu. Không đơn giản chỉ với việc mã hóa, hay lưu trữ an toàn, mà Airtable còn cho phép người dùng có thể cấu hình quyền truy cập cho từng thành viên cụ thể, giúp bảo mật thông tin và tránh trường hợp rò rỉ dữ liệu quan trọng bởi các truy cập trái phép.

Tích hợp với các ứng dụng

Airtable có thể tích hợp tốt với nhiều công cụ và ứng dụng của bên thứ ba như Slack, Zapier, Google Drive, Outlook, hay Microsoft Teams,… để mở rộng khả năng sử dụng và kết nối nhanh chóng với các công cụ quen thuộc của người dùng. Bằng cách này, người dùng cũng có thể đẩy mạnh quy trình tự động hóa, giúp tăng cường hiệu suất và khả năng làm việc nhóm tối ưu.

Tại sao nên dùng Airtable thay vì các công cụ khác?

Là một trong những phần mềm hỗ trợ theo dõi và quản lý công việc một cách hiệu quả, Airtable đã khẳng định vị thế và chiếm được sự quan tâm của nhiều doanh nghiệp, tổ chức lớn nhỏ trên thị trường hiện nay. Cụ thể những lý do tại sao Airtable có thể là lựa chọn tốt so với các công cụ khác đó là:

Giao diện trực quan 

Airtable sở hữu giao diện trực quan, đơn giản, và dễ sử dụng. Ngay cả những người không có kinh nghiệm trong việc quản lý dữ liệu cũng có thể nhanh chóng làm quen và khai thác các tính năng của Airtable một cách hiệu quả. Điều này giúp người dùng có thể tiết kiệm thời gian học hỏi, cũng như tập trung tốt hơn vào các công việc quan trọng của mình.

Chế độ xem linh hoạt

Khác với nhiều công cụ khác, Airtable cho phép người dùng tùy chỉnh chế độ xem linh hoạt theo ý muốn. Khi đó, người dùng hoàn toàn có thể chuyển đổi giữa các chế độ xem khác nhau một cách dễ dàng, vừa giúp tối ưu hóa quá trình phân tích dữ liệu, vừa phục vụ cho nhiều nhu cầu khác nhau trong công việc.

Khả năng tự động hóa mạnh mẽ

Với khả năng tự động hóa mạnh mẽ, Airtable cho phép người dùng dễ dàng tạo ra quy trình tự động cho các tác vụ đơn giản, giúp tiết kiệm thời gian và công sức. Điều này đặc biệt hữu ích trong các doanh nghiệp – nơi mà công việc thường xuyên lặp lại, nhờ đó nhân viên có thể tập trung tốt hơn vào các nhiệm vụ, các chiến lược quan trọng và cốt lõi của doanh nghiệp.

Tăng cường khả năng cộng tác

Airtable cũng được đánh giá cao trong việc hỗ trợ cộng tác nhóm nhờ tính năng chia sẻ thông tin và cập nhật theo thời gian thực, giúp mọi người dễ dàng theo dõi và tránh bỏ lỡ những thông tin quan trọng. Hơn nữa, cộng tác tốt không chỉ giúp tăng cường hiệu suất, mà còn có thể thiết lập chặt chẽ các mối quan hệ và gia tăng khả năng kết nối giữa các thành viên trong nhóm.

Ứng dụng đa dạng

Airtable có thể sử dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, từ quản lý dự án, quản lý quan hệ khách hàng, dữ liệu marketing, cho đến giáo dục, thương mại điện tử, hay công nghệ thông tin,…. Sự đa dạng này giúp Airtable trở thành một công cụ linh hoạt, đáp ứng nhanh và hiệu quả cho mọi nhu cầu quản lý dữ liệu thực tế.

Hỗ trợ tổ chức và quản lý dữ liệu tốt

Với khả năng tổ chức dữ liệu tốt, Airtable giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm và quản lý thông tin hiệu quả thông qua các tính năng như lọc, sắp xếp, hoặc nhóm dữ liệu để tối ưu hóa quá trình truy xuất thông tin. Điều này có thể nói là đặc biệt quan trọng trong các doanh nghiệp lớn – nơi mà thông tin được tạo ra và chia sẻ hàng ngày.

Dễ dàng mở rộng với tiện ích và API

Airtable cung cấp nhiều tiện ích và API cho phép người dùng tùy chỉnh và mở rộng khả năng sử dụng của nền tảng một cách linh hoạt. Khi đó, người dùng có thể dễ dàng tạo ra các ứng dụng tùy chỉnh, phù hợp với nhu cầu và điều kiện thực tế của doanh nghiệp mà không cần phải lo lắng quá nhiều về giới hạn của hệ thống.

Ưu nhược điểm của Airtable

Airtable là một công cụ tiện ích cho những ai muốn có một nền tảng linh hoạt và dễ sử dụng để quản lý dữ liệu. Tuy nhiên, để có đánh giá khách quan, người dùng vẫn nên lưu ý các ưu điểm, và nhược điểm dưới đây của Airtable:

Ưu điểm

Là công cụ quản lý dữ liệu mạnh mẽ với sự kết hợp giữa bảng tính và cơ sở dữ liệu, Airtable sở hữu nhiều ưu điểm nổi bật mà người dùng không thể bỏ qua:

• Giao diện trực quan: Airtable sở hữu giao diện đơn giản, dễ sử dụng cho người mới bắt đầu làm quen với các bảng tính và cơ sở dữ liệu mà không cần kỹ năng lập trình.
• Linh hoạt theo nhu cầu thực tế: Airtable có thể sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau như quản lý dự án, quản lý công việc, khách hàng, và nhiều hoạt động khác.
• Khả năng tùy chỉnh cao: Người dùng có thể tạo các bảng dữ liệu với nhiều trường khác nhau như số, văn bản, hình ảnh, liên kết,… và tự động hóa quy trình làm việc với các công cụ tích hợp.
• Chế độ xem đa dạng: Airtable cho phép tùy chỉnh nhiều chế độ xem khác nhau như bảng (Grid), lịch (Calendar), Kanban, Gallery giúp người dùng có được cái nhìn toàn diện hơn về dữ liệu.
• Chia sẻ và cộng tác: Người dùng có thể chia sẻ bảng dữ liệu, gửi lời mời cộng tác, và làm việc đồng thời cùng nhiều người dùng khác trong thời gian thực.
• Khả năng tích hợp mạnh mẽ: Airtable hỗ trợ tích hợp với các ứng dụng như Google Workspace, Slack, Zapier, Microsoft Teams,… giúp tạo sự liên kết và tự động hóa quá trình làm việc một cách hoàn hảo.

Nhược điểm

Bên cạnh ưu điểm, thì Airtable cũng có một số hạn chế mà người dùng cần lưu ý:

• Chi phí: Phiên bản miễn phí của Airtable sẽ hạn chế một số tính năng (ví dụ như số lượng bảng, dung lượng tệp đính kèm, luồng chạy tự động, bản ghi,…), trong khi đó các gói trả phí có thể trở nên khá đắt đỏ nếu người dùng cần nhiều tính năng nâng cao.
• Giới hạn khả năng xử lý dữ liệu lớn: Airtable không phải là lựa chọn tốt nhất nếu người dùng làm việc với lượng lớn dữ liệu, vì có thể sẽ gặp phải một số vấn đề về hiệu suất.
• Khả năng mở rộng hạn chế: Mặc dù rất linh hoạt, nhưng Airtable vẫn có một số hạn chế khi mở rộng quy mô lớn, đặc biệt khi cần quản lý hàng nghìn bảng hoặc quá nhiều người dùng cùng lúc.
• Không phải cơ sở dữ liệu thực sự: Airtable tuy mạnh mẽ với nhiều tính năng tích hợp, nhưng nó không phải là một cơ sở dữ liệu thực sự và còn hạn chế khi hỗ trợ các truy vấn phức tạp như hệ thống cơ sở dữ liệu chuyên nghiệp.
• Khó khăn khi thực hiện các tác vụ phức tạp: Một số tác vụ phức tạp hơn, chẳng hạn như báo cáo nâng cao hay phân tích dữ liệu sâu, có thể sẽ khó thực hiện trên Airtable.

Các gói dịch vụ của Airtable

Airtable cung cấp nhiều gói dịch vụ khác nhau để đáp ứng linh hoạt nhu cầu của từng người dùng và doanh nghiệp. Cụ thể như:

** Làm sao để nâng cấp gói Airtable? Việc nâng cấp Airtable rất đơn giản, người dùng chỉ cần đăng nhập vào tài khoản, truy cập cài đặt và chọn gói dịch vụ mà mình muốn nâng cấp. Sau đó, thực hiện theo các hướng dẫn để thanh toán và kích hoạt gói mới. 

Trường hợp người dùng đăng ký Airtable thông qua các đại lý, quá trình này sẽ tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều khi chỉ cần liên hệ trực tiếp với đội ngũ tư vấn viên và đề xuất yêu cầu nâng cấp gói. Do đó, dù là người mới hay đã có kinh nghiệm, thì quy trình này cũng đều rất dễ dàng và nhanh chóng.

So sánh Airtable với Google Sheets và Excel

Airtable, Google Sheets và Excel đều là những công cụ quản lý dữ liệu mạnh mẽ, có thể hỗ trợ tốt cho doanh nghiệp ở nhiều ngành nghề, nhiều lĩnh vực và quy mô khác nhau. Tuy nhiên, giữa chúng vẫn sẽ có những điểm khác biệt cơ bản để đáp ứng tối ưu nhu cầu của các tổ chức. Cụ thể, người dùng có thể tham khảo qua bảng so sánh chi tiết dưới đây:

Tóm lại, nếu người dùng cần tổ chức dữ liệu trực quan, linh hoạt, yêu cầu khả năng quản lý dự án và cơ sở dữ liệu tốt, thì Airtable là một lựa chọn hoàn hảo. Trong khi đó, Google Sheets phù hợp hơn cho các nhu cầu cộng tác trực tuyến, xử lý dữ liệu vừa và nhỏ mà không cần tính toán quá phức tạp, và Excel sẽ là một công cụ hữu ích khi làm việc với các dữ liệu lớn, công thức phức tạp và cần tính toán phân tích chuyên sâu.

Trường hợp nào nên sử dụng Airtable trong doanh nghiệp?

Airtable phù hợp cho các doanh nghiệp muốn linh hoạt tùy chỉnh cách quản lý thông tin mà không cần đến giải pháp ERP phức tạp. Đặc biệt là trong các trường hợp phổ biến như: 

Quản lý dự án

Airtable giúp theo dõi tiến độ, phân công nhiệm vụ và đảm bảo các mốc thời gian quan trọng được đáp ứng. Đồng thời, với khả năng tùy chỉnh các trường thông tin, người dùng có thể dễ dàng tạo ra một hệ thống quản lý dự án phù hợp với nhu cầu cụ thể của đội nhóm.

Quản lý quan hệ khách hàng

Airtable cũng là một công cụ hữu ích cho quy trình quản lý quan hệ khách hàng. Với Airtable, doanh nghiệp dễ dàng tạo ra một hệ thống CRM đơn giản để lưu trữ thông tin khách hàng, ghi chú lịch sử liên lạc và theo dõi tiến độ chăm sóc khách hàng một cách hiệu quả.

Quản lý quy trình tuyển dụng

Airtable cũng là một giải pháp tốt cho quản lý nhân sự, đặc biệt là với các doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs) hoặc các nhóm HR tìm kiếm công cụ quản lý cơ sở dữ liệu dạng bảng linh hoạt. Thông qua Airtable, người dùng có thể dễ dàng tổ chức và theo dõi các bước trong quy trình tuyển dụng, ví dụ như đăng tin tuyển dụng, nhận hồ sơ, phỏng vấn, đánh giá ứng viên,…. một cách hiệu quả và nhanh chóng.

Quản lý dữ liệu sản phẩm

Airtable cũng là một công cụ tốt để quản lý dữ liệu sản phẩm. Bằng cách tạo một cơ sở dữ liệu (base) mới dành riêng cho sản phẩm với các trường cụ thể như tên, mô tả, giá cả, trạng thái tồn kho, danh mục, nhà cung cấp,… người dùng có thể tổ chức và quản lý thông tin sản phẩm một cách có hệ thống và chặt chẽ nhất. 

Theo dõi và phân tích dữ liệu

Doanh nghiệp cũng có thể sử dụng Airtable để thu thập thông tin, theo dõi, và phân tích dữ liệu dưới dạng bảng, biểu đồ, hoặc kết hợp với các công cụ bên thứ ba để có cái nhìn sâu hơn về hiệu suất. Ngoài ra, việc cập nhật dữ liệu tự động khi có thay đổi bảng cũng là một giải pháp tốt, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian thay vì các thao tác nhập liệu thủ công lặp lại.

Lập kế hoạch và lịch làm việc

Airtable cho phép lập kế hoạch và quản lý lịch trình linh hoạt, phù hợp cho cả cá nhân và đội nhóm. Bên cạnh đó, giao diện thân thiện và khả năng tùy chỉnh nâng cao của Airtable cũng giúp người dùng dễ dàng tạo ra một hệ thống chặt chẽ, đáp ứng tốt các yêu cầu của việc lập kế hoạch và lịch làm việc.

Airtable phù hợp cho ngành nghề nào?

Airtable là một công cụ linh hoạt, có thể phục vụ cho nhiều ngành nghề khác nhau. Dưới đây là một số ví dụ về các ngành nghề có thể tận dụng tốt Airtable:

Marketing

Airtable có thể hỗ trợ quản lý chiến dịch, theo dõi hiệu suất và tổ chức nội dung trong marketing một cách hiệu quả. Điều này giúp đội ngũ marketing dễ dàng lập chiến lược nội dung, quản lý lịch biên tập, theo dõi ngân sách quảng cáo, cũng như đo lường kết quả thông qua các bảng biểu trực quan và công cụ phân tích dữ liệu nâng cao.

Quản lý dự án

Nhờ khả năng tùy biến cao, Airtable cũng là công cụ lý tưởng để quản lý các dự án từ đơn giản đến phức tạp. Khi đó, các nhóm có thể dùng Airtable để lập kế hoạch, phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến độ và quản lý tài nguyên. Đồng thời tích hợp với các công cụ như Slack, Trello, Google Workspace, Microsoft Teams,… để gia tăng hiệu suất và khả năng cộng tác nhóm.

Công nghệ thông tin

Các nhóm CNTT có thể sử dụng Airtable để theo dõi dự án phát triển phần mềm, quản lý các yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật (IT support), kiểm kê phần cứng/phần mềm, cũng như linh hoạt trong việc tổ chức quy trình triển khai công nghệ mới. Thêm vào đó, tính năng quản lý cơ sở dữ liệu của Airtable cũng rất phù hợp để duy trì sự chính xác và hiệu quả trong các dự án phức tạp.

Hành chính nhân sự

Airtable cũng có thể giúp quản lý dữ liệu nhân sự, theo dõi lịch làm việc, xử lý hồ sơ tuyển dụng và xây dựng hệ thống lưu trữ thông tin nhân viên một cách hiệu quả. Đặc biệt, các tính năng tự động hóa của Airtable cũng là một giải pháp tối ưu để hỗ trợ HR trong việc gửi thông báo, quản lý quy trình đào tạo và theo dõi lịch nghỉ phép của toàn bộ tổ chức.

Giáo dục

Trong lĩnh vực giáo dục, Airtable cũng có thể được dùng để quản lý kế hoạch giảng dạy, lưu trữ thông tin tài liệu, theo dõi tiến độ học tập của học sinh, và quản lý chặt chẽ các sự kiện trường học. Khi đó, giáo viên và ban quản lý hoàn toàn có thể tận dụng các mẫu có sẵn trong Airtable để tăng hiệu quả tổ chức và tiết kiệm thời gian tối ưu cho công tác quản lý.

Thương mại điện tử

Trong thương mại điện tử, Airtable có thể hỗ trợ quản lý kho hàng, theo dõi đơn hàng, lên kế hoạch marketing, và tổ chức dữ liệu khách hàng. Điều này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình vận hành, tiết kiệm thời gian và công sức, mà còn tăng cường trải nghiệm khách hàng thông qua quy trình quản lý dữ liệu toàn diện.

Tổ chức phi lợi nhuận

Airtable giúp các tổ chức phi lợi nhuận quản lý dự án cộng đồng, theo dõi quyên góp, tổ chức sự kiện và báo cáo tiến độ một cách tối ưu. Đồng thời, các tổ chức này cũng có thể sử dụng Airtable để xây dựng cơ sở dữ liệu về nhà tài trợ và tình nguyện viên, từ đó cải thiện sự minh bạch và hợp tác nội bộ chặt chẽ.

Đăng ký Airtable ở đâu?

Hiện tại, người dùng có thể đăng ký Airtable trực tiếp trên trang web chính thức – Airtable.com hoặc thông qua các đại lý uỷ quyền uy tín của họ tại thị trường Việt Nam. Mỗi hình thức đều sẽ có những ưu điểm và hạn chế riêng, và người dùng có thể linh hoạt theo nhu cầu để lựa chọn phương thức phù hợp nhất.

HVN Group – Nhà cung cấp dịch vụ Airtable tại Việt Nam

HVN Group là một trong những nhà cung cấp dịch vụ Airtable “uy tín” tại Việt Nam. Tự hào mang đến các giải pháp quản lý dữ liệu và quy trình làm việc hiệu quả thông qua Airtable, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa công việc và tăng cường hiệu suất. 

Nếu cần hỗ trợ bất cứ vấn đề gì trong việc lựa chọn và sử dụng Airtable, doanh nghiệp có thể trực tiếp liên kết với đơn vị qua Hotline: 024.9999.7777 hoặc LiveChat phía dưới để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ chi tiết nhất từ chuyên gia.

Airtable tại HVN Group có hỗ trợ dùng thử không?

Có. HVN Group hỗ trợ doanh nghiệp trải nghiệm “miễn phí” Airtable trong thời gian giới hạn để có thể đánh giá và đưa ra nhận định khách quan trước khi quyết định triển khai và nâng cấp lên gói trả phí. Bên cạnh đó, đội ngũ HVN Group cũng sẽ tư vấn và đồng hành cùng khách hàng trong suốt quá trình dùng thử, đảm bảo doanh nghiệp có thể khai thác và tận dụng Airtable một cách tối ưu nhất.

Hướng dẫn cách đăng ký Airtable dễ dàng

Để sử dụng và trải nghiệm các tính năng tuyệt vời Airtable, người dùng chỉ cần thao tác đơn giản với các bước đăng ký dưới đây:

– Bước 1: Truy cập Airtable trên trình duyệt web.

– Bước 2: Click chọn Sign up for free để đăng ký tài khoản. Khi đăng ký, người dùng có thể liên kết với tài khoản Google, Apple, hoặc đăng ký mới với email công việc.

– Bước 3: Nếu đăng ký mới, hãy bắt đầu với việc nhập địa chỉ email >> nhấn Continue.

– Bước 4: Cập nhật Họ tên và Mật khẩu tài khoản tương ứng >> nhấn Continue.

– Bước 5: Chọn lĩnh vực phù hợp (ví dụ như quản lý bán hàng, tiếp thị, nhân sự, CNTT, hoặc giáo dục,…) >> nhấn Continue.

– Bước 6: Thêm người làm việc trong team (nếu có) >> nhấn Continue. Hoặc nếu không, người dùng cũng có thể nhấn Skip (Bỏ qua).

– Bước 7: Kết nối dữ liệu sang Airtable với các nguồn tương ứng >>  nhấn Continue.

– Bước 8: Sau khi hoàn tất, người dùng sẽ không cần phải tải xuống bất cứ công cụ gì để sử dụng phần mềm như các ứng dụng khác, mà chỉ cần truy cập trang web airtable.com và đăng nhập tài khoản để bắt đầu quá trình quản trị là được.

Cách sử dụng Airtable chi tiết từ A-z

Để sử dụng Airtable hiệu quả, người dùng trước tiên cần nắm rõ cách tạo bảng, thêm bản ghi và liên kết giữa các bảng. Chi tiết cách thực hiện như sau:

Tạo base và table

Bước đầu tiên trong việc tạo cơ sở dữ liệu là thêm một cơ sở dữ liệu mới với các base và table trong Airtable. Người dùng lúc này có thể dễ dàng thao tác với các bước đơn giản sau:

1. Tạo base 

Base là một tập hợp dữ liệu tương tự như một file trong Excel hoặc Google Sheets. Để tạo một base, người dùng chỉ cần đơn giản với các thao tác sau:

– Bước 1: Truy cập Airtable và đăng nhập.

– Bước 2: Click chọn Add a base >> chọn tạo base từ thư viện mẫu có sẵn hoặc thiết kế base từ đầu dựa trên hoạt động thực tế của doanh nghiệp.

2. Tạo table (bảng) 

Khi người dùng tạo một base mới, hệ thống sẽ luôn kèm theo một bảng trống (mặc định là table 1). Mỗi base sẽ bao gồm nhiều bảng. Để đổi tên, người dùng chỉ cần nhấn đúp vào tên table 1 và dễ dàng đặt tên mới.

Trường hợp cần thêm một bảng (table) mới, hãy click vào biểu tượng dấu (+) ở góc trên cùng bên phải >> nhấn chọn Add a blank table để tạo bảng mới là được.

Thêm dữ liệu cho các record

Record là một dòng dữ liệu trong bảng, thường đi kèm với các thông tin liên quan để người dùng có thể hiểu rõ hơn về bảng tính. Để thêm record, người dùng có thể click chọn biểu tượng dấu (+) ở phía cuối của bảng (table) hoặc thao tác nhanh với tổ hợp phím Shift + Return.

*Mỗi hàng sẽ là một record riêng biệt. Người dùng có thể nhập liệu thủ công hoặc tải lên từ file CSV để bổ sung thông tin cho record một cách dễ dàng.

Tổ chức dữ liệu trong các field

Mỗi field sẽ là một dữ liệu liên quan trực tiếp đến record. Bảng có thể bao gồm nhiều record và nhiều field, nhưng mỗi field sẽ chỉ chứa một thông tin duy nhất. 

Field có thể đại diện cho nhiều loại dữ liệu khác nhau, bao gồm: 

• Single line text: Văn bản ngắn
• Long text: Ghi chú hoặc mô tả
• Attachment: Hình ảnh hoặc tệp đính kèm
• Date: Ngày tháng
• Checkbox: Tích chọn nhanh

Để điều chỉnh các field, người dùng cũng chỉ cần thực hiện thao tác kéo và thả đơn giản đến vị trí mong muốn trong bảng (table).

Tùy chỉnh cách hiển thị dữ liệu

Airtable cho phép người dùng xem dữ liệu ở nhiều định dạng khác nhau, giúp việc phân tích và báo cáo trở nên dễ dàng, linh hoạt theo từng tình huống cụ thể. Chẳng hạn như:

• Grid View: Hiển thị dạng lưới như bảng tính truyền thống.
• Kanban View: Hiển thị dữ liệu theo phân loại cột.
• Calendar View: Hiển thị dữ liệu theo lịch.
• Gallery View: Hiển thị dữ liệu dạng thẻ, hữu ích cho hình ảnh.

Để chọn cách hiển thị, người dùng hãy click chọn View >> chọn Create… >> chọn một trong các tùy chọn hiển thị mà mình muốn. Lưu ý, người dùng có thể sẽ cần phải lọc dữ liệu cho một số cách hiển thị cụ thể như Dòng thời gian.

Tạo liên kết bảng

Nếu muốn tạo liên kết giữa các bảng, người dùng cũng chỉ cần thao tác nhanh với các bước sau:

– Bước 1: Thêm một field mới vào bảng >> chọn Link to another entry.

– Bước 2: Tùy chọn bảng và chọn field mà mình muốn liên kết.

– Bước 3: Trong mỗi record, người dùng cũng có thể chọn hoặc tạo record tương ứng từ bảng liên kết.

Cách xử lý lỗi thường gặp khi sử dụng Airtable

Trong quá trình sử dụng Airtable, người dùng đôi lúc cũng sẽ gặp phải một số lỗi phổ biến như:

Kết nối Internet không ổn định

Airtable yêu cầu kết nối Internet ổn định để hoạt động hiệu quả. Do đó, nếu kết nối bị gián đoạn, người dùng có thể sẽ gặp phải một số lỗi khi tải dữ liệu hoặc lưu bản ghi. Để xử lý, người dùng đơn giản chỉ cần kiểm tra lại các vấn đề về kết nối, đảm bảo mạng Wifi và đường truyền Internet của mình luôn ổn định. 

Không thể thêm bản ghi

Một số trường hợp, do cấu trúc bảng Airtable bị khóa, giới hạn dung lượng, hoặc thiếu các trường dữ liệu bắt buộc dẫn đến bản ghi không thể thêm mới. Với lỗi này, người dùng trước tiên hãy kiểm tra lại cài đặt bảng và xem mình có quyền chỉnh sửa bảng dữ liệu hay không. Nếu vấn đề liên quan đến dung lượng, thì hãy xem xét nâng cấp gói Airtable để tăng giới hạn lưu trữ.

Quyền truy cập bị giới hạn

Người dùng nếu không được cấp đủ quyền sẽ bị giới hạn xem hoặc chỉnh sửa dữ liệu trong Airtable. Để xử lý, ngoài việc liên hệ quản trị viên để được cấp quyền phù hợp, thì người dùng cũng cần đảm bảo mình đã đăng nhập đúng tài khoản đã được cấp quyền.

Lỗi tìm kiếm dữ liệu

Lỗi tìm kiếm dữ liệu thường sẽ xảy ra khi dữ liệu không được tổ chức hợp lý hoặc sai cú pháp tìm kiếm. Lúc này, để tránh xảy ra lỗi, tốt nhất là người dùng nên sử dụng bộ lọc (Filter) hoặc tính năng Sort để nhóm và sắp xếp lại dữ liệu cho dễ dàng. Đồng thời, cũng cần đảm bảo rằng người dùng đang tìm kiếm đúng trong cột hoặc bảng cần thiết.

Lỗi không đồng bộ

Đôi khi, người dùng cũng có thể gặp phải lỗi không đồng bộ trên Airtable do dữ liệu ở các thiết bị hoặc giữa người dùng không được cập nhật kịp thời. Để xử lý, người dùng chỉ cần đơn giản kiểm tra lại kết nối Internet trên tất cả các thiết bị, làm mới trang hoặc ứng dụng Airtable để đảm bảo dữ liệu luôn được cập nhật mới nhất. Trường hợp lỗi đồng bộ vẫn còn, hãy thử đăng xuất và đăng nhập lại tài khoản để kiểm tra.

Một số câu hỏi thường gặp về Airtable

Để hiểu rõ Airtable, người dùng cũng có thể tham khảo qua một số câu hỏi thường gặp dưới đây:

Airtable có phải là công cụ no-code không?

Đúng. Airtable là một công cụ no-code, cho phép người dùng dễ dàng tạo ứng dụng và bảng dữ liệu tùy chỉnh mà không cần viết mã. Ngoài ra, đối với những người dùng có kỹ năng lập trình, Airtable còn hỗ trợ API để họ có thể mở rộng tính năng và thiết kế quy trình chuẩn cho mục đích quản lý dữ liệu thực tế của riêng mình.

Airtable có phù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ không?

Có. Airtable là giải pháp hoàn hảo cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) nhờ vào sự linh hoạt, dễ sử dụng, và chi phí hợp lý. Ngoài ra, Airtable cũng cho phép người dùng có thể dễ dàng tùy chỉnh bảng dữ liệu để quản lý công việc, khách hàng, và các dự án một cách hiệu quả mà không yêu cầu quá nhiều về kỹ năng lập trình.

Airtable có thay thế được phần mềm CRM không?

Airtable có thể được sử dụng như một phần mềm CRM cơ bản cho các doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên, nó không thể thay thế hoàn toàn cho các phần mềm CRM chuyên nghiệp vì không có các tính năng phức tạp như tự động hóa chuyên sâu, báo cáo chi tiết, hay tích hợp bán hàng nâng cao mà các CRM như Salesforce hoặc HubSpot cung cấp. Nhưng đối với quản lý khách hàng đơn giản, thì Airtable vẫn có thể hỗ trợ khá tốt.

Airtable có dùng được để quản lý quy trình không?

Có. Airtable có thể quản lý quy trình hiệu quả nhờ khả năng tùy chỉnh workflow, thêm trường thông tin, và sử dụng các tính năng nâng cao như Automations để tự động hóa các tác vụ lặp lại trong quy trình một cách đơn giản để tối ưu hiệu suất và đảm bảo chất lượng công việc tốt nhất.

Airtable có phù hợp để quản lý sự kiện không?

Có. Airtable cũng là một công cụ lý tưởng để quản lý sự kiện với khả năng tổ chức thông minh, giúp quản lý lịch trình, danh sách khách mời, ngân sách, và nhà cung cấp một cách dễ dàng thông qua các bảng. Cùng với đó, người dùng cũng có thể chia sẻ bảng và phối hợp linh hoạt với các thành viên trong nhóm để tăng cường khả năng cộng tác và quản lý quy trình hiệu quả.

Airtable có hỗ trợ quản lý dự án không?

Có. Airtable là một công cụ mạnh mẽ trong quản lý dự án. Ngoài việc cho phép tạo bảng, quản lý lịch trình, theo dõi nhiệm vụ, và phân công công việc, Airtable còn cung cấp nhiều chế độ xem (Views) khác nhau để trực quan hóa tiến độ, đảm bảo sẽ không có nhiệm vụ quan trọng nào bị bỏ lỡ.

Airtable có hỗ trợ tích hợp với các công cụ khác không?

Có. Airtable có thể tích hợp tốt với nhiều công cụ và ứng dụng của bên thứ ba như Zapier, Slack, Google Workspace, Microsoft Teams,… và các ứng dụng API. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng kết nối Airtable với các phần mềm họ đang sử dụng để đạt được hiệu suất công việc tốt nhất.

Airtable có tốt cho giáo dục không?

Có. Airtable cũng rất hữu ích trong giáo dục. Giáo viên và trường học có thể quản lý danh sách học sinh, theo dõi điểm số, lịch giảng dạy, hoặc các sự kiện giáo dục thông qua các bảng trên Airtable để đơn giản hóa quy trình quản lý. 

Lời kết

Tóm lại, Airtable là một công cụ mạnh mẽ, giúp tối ưu hóa quy trình quản lý dữ liệu và tăng cường khả năng cộng tác nhóm. Với các tính năng linh hoạt và dễ sử dụng, Airtable được xem như giải pháp “hoàn hảo” để cải thiện khả năng quản lý dữ liệu trong các tổ chức, phù hợp với nhiều ngành nghề và nhiều lĩnh vực khác nhau. 

Trong quá trình tìm hiểu về Airtable là gì, nếu gặp khó khăn hoặc các vấn đề cần giải đáp, doanh nghiệp hoàn toàn có thể liên hệ HVN Group qua các kênh liên hệ dưới đây để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ tốt nhất từ các chuyên gia.

Fanpage: HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0

Hotline: 024.9999.7777