Hướng dẫn sử dụng tính năng Spam Filters trong Email Business Hosting

Tính năng Spam filters (lọc spam) trong Email Business Hosting giúp người dùng có thể tránh các tin nhắn spam trong quá trình sử dụng email. Hãy cùng chúng tôi đi vào sâu hơn về tính năng này cũng như tìm hiểu cách để quản lý bộ lọc cho dịch vụ lưu trữ email doanh nghiệp.

Spam filters là gì?

Ví như bức tường ảo chặn mã độc, Spam filters được thiết kế để xác định các email nguy hại có điểm xuất phát từ hacker hoặc marketer.

Những kẻ tấn công thường sử dụng những thư, thường luôn tuyên bố là cung cấp dịch vụ có lợi hoặc bảo vệ người dùng khỏi mối nguy hiểm sắp xảy ra, nhưng thực chất chỉ là mồi nhử để bạn nhấp chuột vào. Thông qua việc nhấp vào những thư không an toàn đó, bạn đã gián tiếp tải phần mềm độc hại xuống máy tính hoặc tiến vào trang web nguy hiểm.

Spam cũng có thể chứa các nội dung vô hại nhưng có thể khiến cho hộp thư đến của bạn trông lộn xộn hơn, từ đó tiêu tốn dung lượng đáng kể và khiến việc xác định các email quan trọng trở nên khó khăn hơn.

Tính năng Spam filters có thể đánh giá và xác định được những thư rác này, đồng thời nhận ra được các mẫu mà các email spam có xu hướng tuân theo.

Tại sao cần sử dụng tính năng Spam filters?

Việc thư spam liên tục đổ về hộp thư có thể gây khó chịu cho người dùng. Không chỉ vậy, hiệu quả công việc cũng bị ảnh hưởng nhiều do phải dành hàng giờ để lọc thư công việc với thư rác. Để giải quyết vấn đề này, Spam filters là lựa chọn hàng đầu dành cho bạn.

Hãy cùng điểm qua một số lợi ích khi người dùng bật tính năng Spam filters trong Email Business Hosting:

• Bảo vệ chống lại virus: Spam không chỉ là công cụ marketing vô nghĩa mà còn có thể là vật thể mang virus tấn công máy tính và tài khoản người dùng. Bộ lọc spam có thể tạo nên một bức tường lửa tuyệt vời để giúp bạn không bị ảnh hưởng bởi những thư này.
• Ngăn chặn hacker: Ngoài các loại virus nguy hiểm, tin tặc cũng có thể truy cập vào hệ thống của bạn thông quan một email trong có vẻ bình thường. Spam filters chặn email spam lọt vào hộp thư đến – nơi lưu trữ các dữ liệu quan trọng.
• Tiết kiệm thời gian: Tính năng lọc thư rác có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian. Nhân viên kinh doanh không cần phải xem qua nhiều thư để quyết định đâu là thư rác. Thời gian được tiết kiệm đó có thể được sử dụng để tăng năng suất.
• Tùy chỉnh: Tính năng Spam filters có thể được điều chỉnh theo nhu cầu của người dùng. Bạn có thể tạo blacklist gồm các địa chỉ email thường gửi thư rác, whitelist chứa tất cả các địa chỉ email của cộng sự hoặc đối tác.

Một số kiểu Spam filters thường được sử dụng

Với vai trò quan trọng của tính năng lọc thư rác đối với năng suất làm việc và sự an toàn của người dùng, bộ lọc đã được phát triển và nâng cấp theo thời gian để đáp ứng như cầu trong từng lĩnh vực cụ thể:

Bộ lọc nội dung

Các bộ lọc này kiểm tra từ ngữ và nội dung bên trong email để xác định xem chúng là thư spam hay thư bình thường.
Một số mẹo giúp thư của bạn không gặp phải Spam filters này trong quá trình gửi thư:

• Tránh sử dụng các URL rút ngắn
• Không lạm dụng hình ảnh và link
• Đọc lại nội dung để tìm lỗi chính tả hoặc lỗi ngữ pháp
• Tránh spam hoặc sử dụng các từ tránh dùng cho email

Bộ lọc theo quy tắc

Bộ lọc này hoạt động dựa trên quy tắc hoạt động bằng cách sử dụng một bộ quy tắc xếp hạng và lọc nội dung dựa trên các quy tắc này. Thông thường, mọi điểm tin nhắn nhận được đều bằng không. Sau đó, email được gửi đi để phân tích nhằm phát hiện xem nó đã tồn tài các quy tắc chưa.

Nếu đúng, thì trọng số của quy tắc này sẽ được thêm vào điểm số cuối cùng. Nhưng nếu điểm số cuối cùng vượt qua một ngưỡng cụ thể, nó sẽ bị Spam filters đánh giá là thư rác.

Bộ lọc Bayes

Đây là phương pháp thống kê để phân tích tiêu đề và nội dung của email đến nhằm đánh giá khả năng xảy ra thư rác. Tính năng so sánh việc sử dụng các thuật ngữ hoặc cụm từ thường được liên kết với email spam.

Hệ thống Bayes hoạt động bằng cách phân loại email thành các nhóm như “đáng tin cậy”, “đáng ngờ” tùy thuộc vào số xác suất.

Để tránh bị đánh dấu là spam bởi bộ lọc Bayes, hãy sử dụng nguồn email chính thức có uy tín của người gửi, khởi động miền và có sự tương tác hiệu quả với người nhận.

Sử dụng tính năng Spam filters trong email Business Hosting

Spam filters là một chức năng đánh giá mail được gửi đến có phải là thư rác hay không, cũng như hỗ trợ thêm tên miền hoặc địa chỉ email của đối tác vào danh sách trắng (whitelist) hoặc danh sách đen (blacklist).

Kiểm tra trạng thái của bộ lọc Spam filters

• Tại trang giao diện chính của trang quản trị Email Business Hosting, hãy vào mục Spam Filters:

• Trạng thái Process New Emails and Mark them as Spam trong bộ lọc spam đã được bật sẵn (như ảnh). Nếu chưa, người dùng hãy bật nó lên.

Tăng giảm điểm (độ khó) của bộ lọc Spam filters

Bước 1: Tại giao diện của bộ lọc spam, hãy nhấn chọn Spam Threshold Score (5).

Bước 2: Tiến hành thực hiện điều chỉnh điểm đánh giá thư spam.

Bạn có thể chọn các điểm được đề nghị hoặc chọn tùy chỉnh (Custom) bằng cách điền điểm mong muốn.

*Một số lưu ý khi thực hiện tăng giảm bộ lọc:

• 5 là số điểm đánh giá thư rác mặc định của bộ lọc thư spam. Bạn cũng có thể tùy chỉnh điểm số này.
• Spam filters sẽ không tiến hành xóa thư nếu bị đánh giá là thư rác. Ví dụ: Thiết lập mức điểm 5 và thư gửi đến được đánh giá 5 điểm bởi bộ lọc thư rác sẽ rơi vào thư mục Junk trên webmail.
• Điểm càng cao thì giảm độ khó đánh giá thư rác của thư đến, tăng khả năng nhận các mail này tại thư mục Inbox thay vì thư mục Junk.

Lưu ý: Tính năng Automatically Delete New Spam của bộ lọc thư spam

• Mặc định bộ lọc thư rác không mở tính năng Automatically Delete New Spam.
• Automatically Delete New Spam khi được mở sẽ thực hiện xóa các thư bị đánh giá là thư rác, không thể khôi phục được. Do đó, người dùng cần cân nhắc trước khi thực hiện bật tính năng này.

Hướng dẫn thêm whitelist hoặc blacklist

Để thực hiện chức năng này, trong giao diện chính của Spam filters, bạn vào mục Show Additional Configurations ở Additional Configurations (For Advanced Users):

• Để thêm whitelist tên miền đối tác, hãy nhấn chọn Edit Spam Whitelist Settings.
• Để thêm blacklist tên miền hoặc địa chỉ email spam, bạn nhấn chọn vào Edit Spam Blacklist Settings.

• Cú pháp để thêm vào danh sách whitelist hoặc blacklist là: *@domain.com hoặc username@domain.com (bạn phải nhập tên miền cụ thể).
• Sau khi bạn đã nhập đầy đủ thông tin, chọn Update Whitelist (whitelist_from) hoặc Update Blacklist (blacklist_from).

Trên đây là những thao tác cơ bản cần thực hiện để có thể sử dụng chức năng Spam filters trong Email Business Hosting. Nếu gặp vấn đề trong quá trình thực hiện, bạn có thể nhấp vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để các hỗ trợ viên của chúng tôi hỗ trợ.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – được biết đến là một trong những nhà cung cấp Email Business Hosting uy tín nhất thị trường hiện nay. Khi đăng ký dịch vụ của chúng tôi, bạn sẽ được đảm bảo:

• Tăng tỷ lệ inbox với địa chỉ IP uy tín cũng hệ thống giám sát chặt chẽ
• Chống thư rác hiệu quả bằng công nghệ antispam và phần mềm bảo mật cao cấp
• Hỗ trợ quản lý dễ dàng thông qua giao diện thân thiện với người dùng và được tích hợp đầy đủ các tính năng thêm, sửa, xóa, đổi mật khẩu,…
• Hỗ trợ email relay giúp quá trình gửi email được tối ưu hóa

Hy vọng bạn sẽ trải nghiệm tuyệt vời khi sử dụng dịch vụ Email Business Hosting của chúng tôi. Trong quá trình cài đặt tính năng Spam filters, nếu gặp bất kỳ sự cố phát sinh nào, hãy kết nối ngay với HVN theo số Hotline 024 9999 7777, đội ngũ chuyên viên kỹ thuật của chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ và giải quyết vấn đề 24/7/365.