Gửi ticket
Khuyến mại
Kiến thức
B2B Market
Quản lý dịch vụ
Bạn đã bao giờ băn khoăn về sự khác biệt giữa Google Team Drives và My Drive? Cả hai đều là những công cụ hữu ích để lưu trữ dữ liệu trên Google Drive, nhưng mỗi loại lại có những ưu điểm và hạn chế riêng. Bài viết này sẽ giúp bạn làm rõ những điểm khác biệt này để bạn lựa chọn công cụ phù hợp nhất cho công việc và dự án của mình.
Khái quát chung về Google Team Drives và My Drive
Google Drive là không gian lưu trữ trên nền tảng đám mây thuộc bộ giải pháp Google Workspace được nhiều doanh nghiệp và tổ chức lựa chọn. Trong đó, giải pháp lưu trữ này sẽ bao gồm 02 không gian lưu trữ chính là: Team Drives và My Drive. Mỗi loại sẽ có những đặc điểm riêng, phù hợp với những mục đích sử dụng khác nhau.
Google Team Drives là gì?
Team Drives là một không gian làm việc chia sẻ, nơi các nhóm có thể lưu trữ, chỉnh sửa và cộng tác trên các tệp. Nó giống như một thư viện trực tuyến dành riêng cho một dự án hoặc một nhóm người dùng cụ thể. Chức năng chính của Team Drives sẽ bao gồm:
- Làm việc nhóm hiệu quả: Các thành viên trong nhóm có thể truy cập, chỉnh sửa và bình luận trực tiếp trên các tệp cùng một lúc.
- Quản lý quyền truy cập chi tiết: Chủ sở hữu Team Drives có thể cấp quyền truy cập khác nhau cho từng thành viên (chỉnh sửa, xem, bình luận).
- Bảo vệ dữ liệu: Dữ liệu được lưu trữ tập trung và có thể dễ dàng khôi phục nếu bị mất.
- Lịch sử phiên bản: Theo dõi mọi thay đổi của tệp, giúp bạn dễ dàng quay lại các phiên bản cũ hơn.
My Drive là gì?
My Drive là không gian lưu trữ cá nhân của mỗi người dùng trên Google Drive. Đây là nơi bạn lưu trữ các tệp cá nhân, tài liệu học tập, hình ảnh cá nhân,…Chức năng chính của không gian lưu trữ này chính là:
- Lưu trữ cá nhân: Bạn có thể lưu trữ bất kỳ loại tệp nào lên My Drive.
- Chia sẻ: Bạn có thể chia sẻ các tệp với người khác, nhưng bạn vẫn giữ quyền kiểm soát hoàn toàn đối với chúng.
- Tổ chức: Bạn có thể tạo các thư mục để sắp xếp các tệp của mình một cách hợp lý.
Như vậy, có thể nói Team Drives và My Drive là hai không gian lưu trữ có sự riêng biệt và cùng nằm trong nền tảng Google Drive. Để hiểu rõ hơn về giải pháp này, tiếp đến chúng tôi sẽ lập bảng so sánh tổng quan để bạn có thể dễ dàng theo dõi ở phần nội dung kế tiếp.
Bảng so sánh tổng quan giữa Google Drives Team và My Drive
Nhìn chung, Google Drive Team và My Drive sẽ có một số những điểm khác biệt mà bạn có thể dễ dàng nắm bắt như sau:
| Tính năng | Team Drives | My Drive |
| Mục đích | Dành cho làm việc nhóm, chia sẻ và cộng tác trên các dự án chung | Dành cho lưu trữ cá nhân, tổ chức và chia sẻ các tệp tin cá nhân |
| Chủ sở hữu | Thuộc về một nhóm hoặc dự án | Thuộc về một người dùng cá nhân |
| Quyền truy cập | Quản lý quyền truy cập chi tiết cho từng thành viên (xem, bình luận, chỉnh sửa) | Chủ sở hữu có quyền kiểm soát hoàn toàn đối với các tệp |
| Lịch sự phiên bản | Theo dõi mọi thay đổi của tệp, dễ dàng khôi phục các phiên bản cũ | Theo dõi lịch sử phiên bản, nhưng không chi tiết bằng Team Drives |
| Chia sẻ | Chia sẻ với toàn bộ nhóm hoặc chọn lọc thành viên | Chia sẻ với từng người hoặc nhóm nhỏ |
| Tìm kiếm | Tìm kiếm nhanh chóng các tệp trong toàn bộ Team Drives | Tìm kiếm các tệp trong không gian lưu trữ cá nhân |
| Khôi phục dữ liệu | Dễ dàng khôi phục dữ liệu đã xóa hoặc bị hỏng | Khôi phục dữ liệu dựa trên lịch sử phiên bản |
| Tích hợp | Tích hợp sâu với các ứng dụng Google Workspace khác như Docs, Sheets, Slides | Tích hợp với các ứng dụng Google Workspace |
| Sử dụng | Phù hợp cho các dự án lớn, cần nhiều người cùng làm việc | Phù hợp cho việc lưu trữ tài liệu cá nhân, học tập, làm việc độc lập |
Dựa vào bảng so sánh trên đây, có thể thấy rằng Team Drives và My Drive có sự khác biệt hoàn toàn. Hơn nữa, đây cũng sẽ là không gian lưu trữ để đáp ứng nhu cầu sử dụng của cả cá nhân và đội nhóm. Tiếp đến, chúng tôi sẽ phân tích chi tiết hơn vể từng điểm khác biệt của hai giải pháp lưu trữ này ở mục nội dung bên dưới.
So sánh chi tiết từng tính năng khác biệt giữa Google Team Drives và My Drive
Để giúp bạn có cái nhìn chi tiết hơn về sự khác biệt giữa Team Drives và My Drive, chúng tôi sẽ gợi ý những thông tin so sánh chuyên sâu như sau:
Quyền sở hữu và kiểm soát dữ liệu
Google Team Drives có quyền sở hữu dữ liệu thuộc về cả nhóm. Điều này có nghĩa là không có một cá nhân nào sở hữu độc quyền các tệp trong Team Drives. Quyền kiểm soát dữ liệu được phân chia dựa trên các cấp quyền mà chủ sở hữu Team Drives cấp cho từng thành viên. Các thành viên có thể có quyền chỉnh sửa, bình luận hoặc chỉ xem các tệp. Sự phân quyền này giúp đảm bảo tính bảo mật và tránh tình trạng một cá nhân có thể xóa hoặc sửa đổi dữ liệu quan trọng của nhóm.
Còn với My Drive, quyền sở hữu dữ liệu hoàn toàn thuộc về cá nhân. Bạn là người duy nhất có quyền kiểm soát đầy đủ đối với các tệp trong My Drive. Bạn có thể quyết định ai có thể xem, chỉnh sửa hoặc tải xuống các tệp của mình. Điều này mang lại sự linh hoạt cao trong việc quản lý dữ liệu cá nhân.
Chia sẻ và cộng tác
Tính năng chia sẻ và cộng tác là trung tâm của Team Drives. Tất cả các thành viên trong nhóm đều có thể truy cập và làm việc chung trên các tệp. Bạn có thể dễ dàng theo dõi lịch sử chỉnh sửa, bình luận trực tiếp trên tài liệu và làm việc đồng thời với nhiều người. Điều này rất hữu ích cho các dự án nhóm lớn và các công việc đòi hỏi sự hợp tác chặt chẽ.
Với My Drive mặc dù bạn có thể chia sẻ các tệp trong My Drive với người khác, nhưng quá trình chia sẻ thường hạn chế hơn so với Team Drives. Bạn có thể chia sẻ từng tệp riêng lẻ và cấp quyền truy cập khác nhau cho từng người. Tuy nhiên, việc cộng tác trực tiếp trên cùng một tệp với nhiều người cùng lúc thường không được khuyến khích trong My Drive.
Quản lý thành viên và quyền hạn
Việc quản lý thành viên và quyền hạn trong Team Drives rất linh hoạt. Chủ sở hữu Team Drives có thể thêm, xóa hoặc thay đổi quyền truy cập của các thành viên bất kỳ lúc nào. Bạn có thể tạo các nhóm con và cấp quyền truy cập khác nhau cho từng nhóm. Điều này giúp bạn kiểm soát chặt chẽ ai có thể truy cập và làm gì với dữ liệu của nhóm.
Việc quản lý quyền truy cập trong My Drive có phần đơn giản hơn. Bởi lẽ, bạn chỉ cần quyết định ai có thể xem hoặc chỉnh sửa các tệp của mình. Không có các cấp độ quyền truy cập phức tạp như trong Team Drives.
Tính năng đồng bộ và tích hợp
Team Drives được tích hợp sâu với các ứng dụng Google Workspace khác như Docs, Sheets, Slides. Điều này giúp bạn dễ dàng chuyển đổi giữa các định dạng tệp và làm việc trực tiếp trên các tài liệu. Ngoài ra, Team Drives còn hỗ trợ đồng bộ hóa với các thiết bị di động, giúp bạn truy cập dữ liệu mọi lúc mọi nơi.
My Drive cũng được tích hợp với các ứng dụng Google Workspace và hỗ trợ đồng bộ hóa với các thiết bị di động. Tuy nhiên, tính năng đồng bộ và tích hợp trong My Drive thường tập trung vào việc quản lý dữ liệu cá nhân hơn là làm việc nhóm.
Không gian lưu trữ
Không gian lưu trữ của Team Drives được chia sẻ chung bởi tất cả các thành viên trong nhóm. Dung lượng lưu trữ của Team Drives phụ thuộc vào gói đăng ký của tổ chức hoặc doanh nghiệp. Còn với My Drive mỗi người dùng đều có một không gian lưu trữ cá nhân riêng biệt. Dung lượng lưu trữ của My Drive thường đi kèm với tài khoản Google cá nhân và có thể được nâng cấp nếu cần.
Ưu và nhược điểm của Drives Team và My Drive
Cả Drive Team và My Drive sẽ có những ưu và nhược điểm riêng biệt. Chính vì vậy chúng tôi sẽ chia sẻ với bạn chi tiết như sau:
Team Drives
| Ưu điểm | Nhược điểm |
|
|
My Drive
| Ưu điểm | Nhược điểm |
|
|
Việc lựa chọn giữa Google Team Drives và My Drive phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của bạn. Hãy cân nhắc kỹ các ưu và nhược điểm của từng loại để đưa ra quyết định phù hợp nhất.
Khi nào nên sử dụng Google Team Drives và My Drive?
Việc lựa chọn giữa Google Team Drives và My Drive phụ thuộc rất nhiều vào mục đích sử dụng và quy mô công việc của bạn. Dưới đây là một số gợi ý để giúp bạn đưa ra quyết định phù hợp nhất:
Nên sử dụng Google Team Drives khi:
- Làm việc nhóm lớn: Team Drives là công cụ lý tưởng cho các dự án cần sự hợp tác của nhiều người. Việc chia sẻ, chỉnh sửa và bình luận trực tiếp trên tài liệu giúp tăng cường sự tương tác và hiệu quả làm việc.
- Quản lý dự án: Team Drives giúp bạn tổ chức và quản lý các tài liệu liên quan đến dự án một cách hiệu quả. Bạn có thể tạo các thư mục con, chia sẻ với các thành viên khác nhau và theo dõi lịch sử thay đổi của tài liệu.
- Bảo mật dữ liệu: Team Drives cho phép bạn quản lý quyền truy cập chi tiết cho từng thành viên, giúp bảo vệ dữ liệu quan trọng của dự án.
- Cần lịch sử phiên bản chi tiết: Nếu bạn cần theo dõi mọi thay đổi của tài liệu và có khả năng khôi phục các phiên bản cũ, Team Drives là lựa chọn phù hợp.
Nên sử dụng My Drive khi:
- Lưu trữ tài liệu cá nhân: My Drive là không gian lưu trữ cá nhân của bạn, nơi bạn có thể lưu trữ các tài liệu, hình ảnh, video và các tệp tin khác.
- Chia sẻ tài liệu với một số người cụ thể: Bạn có thể chia sẻ các tệp trong My Drive với những người bạn muốn, đồng thời kiểm soát quyền truy cập của họ.
- Không cần sự hợp tác chặt chẽ: Nếu bạn làm việc độc lập hoặc chỉ cần chia sẻ tài liệu với một số ít người, My Drive là đủ.
Một số câu hỏi thường gặp
- Ai nên sử dụng Google Team Drives và ai nên chọn My Drive?
- Google Team Drives phù hợp với các nhóm, tổ chức cần không gian lưu trữ chung và dễ dàng chia sẻ, quản lý dữ liệu.
- My Drive thích hợp với cá nhân cần lưu trữ dữ liệu riêng tư hoặc không làm việc nhóm thường xuyên.
- Dữ liệu trong Team Drives có mất không nếu thành viên rời nhóm?
Không. Dữ liệu trong Team Drives thuộc quyền sở hữu của nhóm, nên không bị ảnh hưởng khi thành viên rời đi. Trong khi đó, dữ liệu trong My Drive sẽ mất nếu người sở hữu xóa hoặc ngừng sử dụng tài khoản.
- Team Drives có dung lượng giới hạn không?
Tùy thuộc vào gói dịch vụ Google Workspace của tổ chức, Team Drives thường có dung lượng lưu trữ không giới hạn hoặc được chia sẻ rộng rãi giữa các nhóm.
- Có thể chuyển dữ liệu từ My Drive sang Team Drives không?
Có. Bạn có thể di chuyển tệp từ My Drive sang Team Drives, nhưng cần đảm bảo bạn có quyền phù hợp trong cả hai không gian lưu trữ.
- Ai có thể quản lý quyền truy cập trong Team Drives và My Drive?
- My Drive: Người dùng cá nhân tự quản lý quyền chia sẻ tệp/thư mục.
- Team Drives: Quyền truy cập do quản trị viên hoặc người có quyền cao nhất trong nhóm kiểm soát.
- Nếu vô tình xóa tệp trong Team Drives thì có thể khôi phục không?
Có. Tệp trong Team Drives có thể được khôi phục từ thùng rác nếu chưa bị xóa vĩnh viễn. Chỉ quản trị viên hoặc người có quyền chỉnh sửa mới thực hiện được việc này.
Phần kết
Bài viết trên được HVN tổng hợp toàn bộ những thông tin so sánh chi tiết về Team Drives và My Drive để bạn có thể hiểu rõ về sự khác biệt của hai giải pháp lưu trữ này trong Google Drive. Đây sẽ là một kiến thức vô cùng giá trị để bạn có thể biết và vận dụng vào chính công việc, cuộc sống hàng ngày khi kết hợp làm việc cùng với Google Workspace.
Nếu bạn còn bất cứ câu hỏi nào về Team Drives và cần chúng tôi hỗ trợ giải đáp vui lòng liên hệ với chúng tôi qua một số các kênh thông tin dưới đây:
- Fanpage: HVN Group
- Hotline: 024.9999.7777
