Sharepoint và Onedrive khác nhau như thế nào? So sánh chi tiết

Trong thời đại số, lưu trữ và chia sẻ tài liệu không chỉ dừng lại ở việc “gửi file qua email”, mà doanh nghiệp hiện nay còn cần những nền tảng hiện đại hơn để lưu trữ an toàn, làm việc nhóm hiệu quả và bảo mật thông tin. Trong hệ sinh thái Microsoft 365, hai công cụ nổi bật chính là OneDrive và SharePoint. Vậy SharePoint và Onedrive khác nhau như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ là những chia sẻ tổng quan để bạn hiểu rõ hơn về hai công cụ này.

Tổng quan Microsoft SharePoint

Với khả năng tích hợp chặt chẽ trong hệ sinh thái Microsoft 365, SharePoint đã trở thành giải pháp tin cậy của hàng triệu doanh nghiệp trên toàn cầu. Dưới đây là những thông tin tổng quan của công cụ mạnh mẽ này:

Microsoft SharePoint là gì?

Microsoft SharePoint là một nền tảng cộng tác (collaboration platform) mạnh mẽ do Microsoft phát triển, cho phép lưu trữ, chia sẻ, quản lý tài liệu và xây dựng hệ thống website nội bộ cho doanh nghiệp hoặc tổ chức. Ra mắt lần đầu vào năm 2001, SharePoint hiện là một trong những công cụ phổ biến trong bộ sản phẩm Microsoft 365, phù hợp với các tổ chức có nhu cầu cộng tác và lưu trữ tài liệu ở quy mô lớn.

Với SharePoint, bạn có thể:

• Tạo không gian làm việc chung cho nhóm, dự án hoặc phòng ban.
• Quản lý tài liệu tập trung, có kiểm soát quyền truy cập theo vai trò.
• Tích hợp với các công cụ và ứng dụng Microsoft như Teams, Outlook, Power Automate, Power Apps, Microsoft Lists.
• Xây dựng trang web nội bộ, chia sẻ tin tức, thông báo, và tài nguyên nhân sự.
• Thiết lập các workflow tự động hóa quy trình làm việc.
• Quản lý danh sách công việc, biểu mẫu, dữ liệu phi cấu trúc.

Ưu, nhược điểm của MS SharePoint

SharePoint không chỉ là một sản phẩm của Microsoft, mà còn có hệ sinh thái tính năng phong phú, phù hợp với môi trường doanh nghiệp hiện đại. Cụ thể, dưới đây là những ưu, nhược điểm của Microsoft SharePoint mà bạn không thể bỏ qua:

1. Ưu điểm: 

• Cộng tác hiệu quả: Cho phép nhiều người cùng chỉnh sửa tài liệu theo thời gian thực, giúp tăng năng suất làm việc nhóm.
• Quản lý quyền truy cập linh hoạt: Có thể phân quyền chi tiết theo người dùng, nhóm, vai trò hoặc cấp độ truy cập (xem, chỉnh sửa, quản trị…).
• Tùy biến cao: Linh hoạt tùy chỉnh giao diện site, cấu trúc thông tin, tích hợp các phần tử web (web parts) phù hợp với nhu cầu từng tổ chức.
• Tích hợp mạnh với Microsoft 365: Liên kết trực tiếp với Teams, Outlook, Power Automate, Power Apps… tạo hệ sinh thái làm việc đồng bộ.
• Quản lý tài liệu chuyên sâu: Hỗ trợ lịch sử phiên bản, quản lý nội dung, siêu dữ liệu và kiểm soát tuân thủ.
• Hỗ trợ tự động hóa quy trình: Kết hợp với Power Automate để thiết lập các luồng công việc phức tạp như phê duyệt tài liệu, gửi thông báo, cập nhật dữ liệu tự động.

2. Nhược điểm: 

• Phức tạp với người mới: Nếu là lần đầu sử dụng Microsoft SharePoint, bạn có thể sẽ mất nhiều thời gian để làm quen và sử dụng công cụ do tính năng phong phú và cấu trúc phức tạp.
• Yêu cầu cấu hình và tùy chỉnh: Để tận dụng tối đa SharePoint, bạn cần thiết lập site, phân quyền, tạo danh sách, cài đặt workflow – khá tốn công nếu không có người phụ trách chuyên môn.
• Chi phí: SharePoint Online dù tích hợp trong Microsoft 365, nhưng nếu cần tùy chỉnh sâu, tích hợp riêng, hay đào tạo người dùng… thì sẽ phát sinh chi phí đáng kể.

Tổng quan Microsoft OneDrive

OneDrive không chỉ là một “ổ cứng trên mây”, mà còn là nền tảng lưu trữ cá nhân, đồng bộ dữ liệu và chia sẻ thông minh, được tích hợp sâu với các ứng dụng quen thuộc như Word, Excel, Outlook, Teams… Dưới đây là những thông tin chi tiết về công cụ tối ưu này trước khi bạn đi vào tìm hiểu SharePoint và OneDrive khác nhau như thế nào:

Microsoft OneDrive là gì?

Microsoft OneDrive là một dịch vụ lưu trữ đám mây được phát triển bởi Microsoft, cho phép người dùng lưu trữ, truy cập và đồng bộ hóa các tệp tin từ mọi thiết bị – máy tính, điện thoại, máy tính bảng hoặc trình duyệt web. OneDrive có hai phiên bản chính là:

• OneDrive Personal: Dành cho người dùng cá nhân, đi kèm với tài khoản Microsoft (Outlook, Hotmail…).
• OneDrive for Business: Dành cho người dùng doanh nghiệp, được quản lý bởi tổ chức và tích hợp với Microsoft 365.

Với OneDrive, bạn có thể: 

• Lưu trữ và sao lưu tệp tin an toàn trên nền tảng đám mây.
• Truy cập tài liệu/tệp tin từ mọi thiết bị.
• Tự động đồng bộ dữ liệu giữa máy tính và không gian lưu trữ đám mây.
• Chia sẻ tệp với người khác qua liên kết có kiểm soát.
• Chỉnh sửa tài liệu cùng lúc với người khác trực tiếp trên Word/Excel Online.
• Khôi phục phiên bản cũ nếu có sai sót.

Ưu, nhược điểm của MS OneDrive

Là một trong những dịch vụ lưu trữ đám mây hàng đầu, OneDrive mang lại nhiều lợi ích cho cả người dùng cá nhân và doanh nghiệp. Tuy nhiên, bạn vẫn nên lưu ý những ưu, nhược điểm dưới đây để khai thác ứng dụng một cách hiệu quả nhất:

1. Ưu điểm

• Truy cập linh hoạt: Chỉ cần có Internet, bạn có thể truy cập file từ bất kỳ thiết bị nào, ở bất kỳ đâu.
• Đồng bộ dữ liệu: File trên máy tính có thể tự động đồng bộ lên đám mây và ngược lại – không cần thao tác thủ công.
• Bảo mật dữ liệu cá nhân: Hỗ trợ xác thực đa yếu tố (MFA), mã hóa dữ liệu, và các chính sách bảo mật nâng cao với OneDrive for Business.
• Chia sẻ dễ dàng: Tạo link chia sẻ, giới hạn thời gian truy cập, cấm chỉnh sửa… tất cả chỉ với vài cú click.
• Tích hợp sâu với Microsoft 365: Làm việc liền mạch với Microsoft Word, Excel, Teams, Outlook… Không cần tải xuống file để chỉnh sửa.

2. Nhược điểm

• Giới hạn phân quyền: Khi nhiều người cần làm việc chung trong một không gian tổ chức, OneDrive không hỗ trợ phân quyền phức tạp như SharePoint.
• Dễ mất kiểm soát khi chia sẻ tràn lan: Nếu người dùng không quản lý quyền chia sẻ cẩn thận, tài liệu có thể bị truy cập ngoài ý muốn.
• Tổ chức liệu còn đơn giản: Không hỗ trợ metadata, workflow, hay danh sách như SharePoint, còn hạn chế với hệ thống tài liệu lớn có cấu trúc.

So sánh SharePoint và OneDrive khác nhau như thế nào?

Mặc dù đều hỗ trợ lưu trữ đám mây và có nhiều điểm tương đồng, nhưng OneDrive và SharePoint lại phục vụ những mục đích sử dụng khác nhau. Dưới đây là 6 điểm cốt lõi để bạn dễ dàng xác định SharePoint và OneDrive khác nhau như thế nào:

Mục đích sử dụng

Trước tiên, hãy xác định bạn đang làm việc cá nhân hay trong một tổ chức/nhóm. Bởi, đây là điểm phân biệt cốt lõi giữa OneDrive và SharePoint. Dù đều dùng để lưu trữ file, nhưng mục đích của mỗi công cụ là khác nhau.

Kết luận: OneDrive phù hợp cho các cá nhân lưu trữ và chia sẻ file riêng lẻ, trong khi đó SharePoint là giải pháp toàn diện cho cộng tác trong môi trường tổ chức.

Dung lượng và lưu trữ

Cùng hỗ trợ lưu trữ trên đám mây, nhưng cách phân bổ dung lượng của OneDrive và SharePoint lại rất khác. OneDrive cấp phát riêng cho từng người dùng, còn SharePoint tạo ra một kho tài nguyên chung có thể mở rộng tùy theo quy mô tổ chức.

Kết luận: OneDrive đủ dùng cho cá nhân. Với các dự án lớn, team cần cộng tác lâu dài, SharePoint là nơi lưu trữ đáng tin cậy.

Tính năng nổi bật

SharePoint và OneDrive khác nhau như thế nào? Nếu bạn chỉ cần lưu trữ và chia sẻ dữ liệu đơn thuần, OneDrive là đủ. Nhưng nếu công việc đòi hỏi quy trình làm việc, cộng tác theo dự án hoặc tùy chỉnh giao diện làm việc – SharePoint vượt trội hơn rất nhiều.

Kết luận: OneDrive phù hợp với người dùng phổ thông. Trong khi đó, SharePoint là giải pháp tối ưu cho các hoạt động cần tùy biến, tích hợp workflow và quản lý nhiều người dùng.

Quản lý tài liệu và chia sẻ

Cả hai công cụ đều cho phép chia sẻ file, nhưng quyền kiểm soát và mức độ chia sẻ lại có chút khác biệt. Cụ thể:

Kết luận: OneDrive tiện lợi cho chia sẻ nhanh, đơn giản. Trong khi đó, SharePoint giúp quản lý quyền truy cập chặt chẽ và có tổ chức hơn – rất phù hợp cho doanh nghiệp.

Khả năng tương thích với các sản phẩm & ứng dụng của Microsoft 365

Cả OneDrive và SharePoint đều thuộc hệ sinh thái Microsoft 365, nhưng xét về khả năng tích hợp cũng có đôi chút khác biệt. Cụ thể:

Kết luận: OneDrive là công cụ phụ trợ tốt, trong khi SharePoint là “bộ khung xương sống” khi bạn triển khai công việc toàn diện trên Microsoft 365. 

Quản trị và bảo mật

Khi làm việc với dữ liệu quan trọng, việc bảo vệ dữ liệu, theo dõi hoạt động và tuân thủ chính sách là yếu tố sống còn. Theo đó, cả OneDrive và SharePoint đều có những điểm mạnh riêng trong mảng này:

Kết luận: OneDrive phù hợp cho dữ liệu cá nhân, trong khi đó SharePoint là lựa chọn tối ưu nếu bạn cần tuân thủ các quy định bảo mật hoặc kiểm soát tập trung trong doanh nghiệp.

Khi nào nên sử dụng SharePoint và OneDrive?

Trong bộ công cụ Microsoft 365, cả SharePoint vs OneDrive đều là những nền tảng lưu trữ dữ liệu đám mây quan trọng, nhưng lại phục vụ các mục đích khác nhau. Nếu OneDrive tập trung vào lưu trữ cá nhân, thì SharePoint mạnh mẽ ở khả năng cộng tác theo nhóm và tổ chức.

Việc chọn sai giữa hai công cụ này có thể khiến tổ chức làm việc kém hiệu quả, gây rối loạn quyền truy cập hoặc thất thoát dữ liệu. Vậy nên, ngoài hiểu rõ SharePoint và OneDrive khác nhau như thế nào, thì việc khi nào nên dùng SharePoint hay khi nào nên dùng OneDrive cũng là vấn đề được nhiều người quan tâm:

1. Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint là lựa chọn lý tưởng cho doanh nghiệp hoặc nhóm làm việc có nhu cầu cộng tác, lưu trữ tài liệu chung, kiểm soát quyền truy cập và xây dựng môi trường làm việc số toàn diện. Cụ thể:

• Khi làm việc nhóm, chia sẻ tài liệu trong dự án hoặc phòng ban, SharePoint cho phép bạn tạo site riêng cho từng nhóm, quản lý thư viện tài liệu chung và phân quyền rõ ràng.
• Khi cần quản lý tài liệu có cấu trúc, SharePoint hỗ trợ metadata, quản lý phiên bản tài liệu và kiểm soát truy cập sâu cho tổ chức.
• Khi xây dựng quy trình phê duyệt tự động hóa, SharePoint có thể tích hợp với Power Automate để thiết lập workflow, giúp phê duyệt hợp đồng và gửi thông báo nhanh chóng.
• Khi cần tổ chức hệ thống file/dữ liệu theo danh sách, cấu trúc riêng, SharePoint tích hợp với Microsoft Lists giúp tạo biểu mẫu, danh sách thông minh và lọc dữ liệu dễ dàng.
• Khi cần xây dựng trang nội bộ cho tổ chức, SharePoint giúp tạo các site riêng để chia sẻ thông báo, tài nguyên nội bộ và hướng dẫn cho nhân viên.

2. Microsoft OneDrive

OneDrive là lựa chọn lý tưởng cho các cá nhân hoặc nhân viên trong doanh nghiệp, hỗ trợ lưu trữ cá nhân, chia sẻ linh hoạt và đồng bộ dữ liệu an toàn. Đặc biệt là với các tình huống như:

• Khi cần lưu trữ tài liệu cá nhân, OneDrive cung cấp cho mỗi người một ổ đĩa riêng để lưu trữ, dễ quản lý mà không bị lẫn với tài liệu chung.
• Khi đồng bộ tài liệu giữa máy tính và đám mây, OneDrive hỗ trợ tự động đồng bộ các thư mục Desktop, Documents, và Pictures.
• Khi muốn truy cập nhanh trên nhiều thiết bị, OneDrive có thể làm việc linh hoạt trên điện thoại, tablet, và cả máy tính mà không cần sao chép file.
• Khi chia sẻ tệp đơn giản cho người khác, người dùng có thể tạo link chia sẻ nhanh trên OneDrive, đặt mật khẩu và giới hạn thời gian truy cập.
• Khi muốn khôi phục file và xem lại phiên bản cũ dễ dàng, OneDrive lưu lịch sử phiên bản để bạn dễ dàng khôi phục lại tài liệu khi cần.

Câu hỏi thường gặp 

1. Tôi đang lưu tài liệu dự án trên OneDrive, có nên chuyển sang SharePoint không?

CÓ. Nếu tài liệu đó liên quan đến nhiều người cùng làm việc, cần phân quyền truy cập, quản lý lịch sử phiên bản hoặc chạy quy trình phê duyệt, bạn nên chuyển sang SharePoint.

2. Tài liệu lưu trên OneDrive có an toàn không?

CÓ. OneDrive sử dụng công nghệ bảo mật cao của Microsoft, hỗ trợ mã hóa dữ liệu, xác thực đa yếu tố (MFA) và khôi phục dữ liệu nếu bị xóa hoặc tấn công mã độc (ransomware).

3. Tôi có cần cả SharePoint và OneDrive không?

CÓ. Nếu bạn làm việc trong môi trường doanh nghiệp, việc dùng cả hai là chiến lược cần thiết để vừa tối ưu hiệu suất cá nhân, vừa đảm bảo cộng tác hiệu quả theo nhóm hoặc tổ chức.

4. File trong SharePoint có đồng bộ về máy tính như OneDrive không?

CÓ. Bạn có thể sử dụng ứng dụng OneDrive để đồng bộ thư viện tài liệu trong SharePoint về máy tính, thao tác như với các thư mục thông thường.

5. Nếu tôi xóa file trong OneDrive thì file có biến mất trong SharePoint không?

KHÔNG. File bạn xóa trong OneDrive chỉ ảnh hưởng đến OneDrive của bạn. Tuy nhiên, nếu bạn đồng bộ thư viện SharePoint về máy bằng OneDrive và xóa file tại đó, thì file sẽ bị xóa khỏi SharePoint gốc (nếu bạn có quyền).

>>> Xem thêm: So Sánh OneDrive Và Google Drive  

Lời kết

Hy vọng, những chia sẻ hữu ích ở bài viết sẽ giúp bạn hiểu rõ SharePoint và OneDrive khác nhau như thế nào? Ưu điểm, nhược điểm, và tính năng của các ứng dụng. Nhìn chung, cả  Microsoft SharePoint và OneDrive đều là những công cụ mạnh mẽ trong hệ sinh thái Microsoft 365. Bạn có thể sử dụng riêng lẻ, hoặc kết hợp cả hai ứng dụng để nâng cao hiệu suất cá nhân lẫn làm việc nhóm trong doanh nghiệp hiện đại.

Nếu cần được tư vấn chi tiết, bạn đừng quên có thể trực tiếp liên hệ đội ngũ tư vấn viên và chuyên gia kỹ thuật của HVN Group tại các kênh liên lạc bên dưới để nhận được sự hỗ trợ và tư vấn tốt nhất.

Fanpage: HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0

Hotline: 024.9999.7777