Microsoft Sharepoint là gì? Kiến thức hay từ A-z về Sharepoint

SharePoint trong những năm gần đây ngày càng trở nên phổ biến và trở thành một trong những công cụ “quan trọng” trong việc quản lý nội dung và thiết lập mạng nội bộ của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để hiểu rõ Microsoft SharePoint là gì? Tính năng, Ưu điểm và Cách sử dụng, thì không phải ai cũng biết. Vì vậy, bài viết dưới đây là những chia sẻ tổng quan về Microsoft SharePoint nhất định người dùng không thể bỏ qua.

Microsoft Sharepoint là gì?

Microsoft SharePoint là nền tảng quản lý nội dung được tạo ra với mục đích phát triển web và liên kết mạng nội bộ trong doanh nghiệp, tổ chức. Hay nói cách khác, SharePoint cung cấp một cơ sở hạ tầng mạnh mẽ cho việc lưu trữ, quản lý nội dung và truy cập thông tin trong tổ chức, giúp cải thiện việc cộng tác, chia sẻ thông tin và nâng cao hiệu suất làm việc hiệu quả.

Lịch sử phát triển của Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint lần đầu ra mắt vào năm 2001, và cho đến thời điểm hiện tại đã trải qua nhiều phiên bản và cập nhật lớn qua các năm. Dưới đây là bảng tổng hợp chi tiết lịch sử phát triển và các phiên bản của SharePoint có thể người dùng cần biết:

Phân loại SharePoint chi tiết

Microsoft SharePoint hiện có nhiều phiên bản khác nhau, được thiết kế để đáp ứng linh hoạt nhu cầu và quy mô của tổ chức. Trong đó, các phiên bản phổ biến của SharePoint có thể kể đến đó là:

SharePoint Server

SharePoint Server là phiên bản có sẵn trong các gói đăng ký Microsoft 365 Enterprise nhằm mục đích hỗ trợ quản lý, tổ chức và triển khai dữ liệu tại chỗ trong doanh nghiệp một cách dễ dàng với nhiều tính năng hữu ích như site, trang web, danh sách, thư viện, tác giả, tìm kiếm thông minh,…. Chưa kể, SharePoint Server còn có thể tích hợp và hoạt động tốt với các nền tảng như Powerapps, Power BI và trang chủ SharePoint, giúp việc quản lý dự án dựa trên danh sách tiện ích, hiệu quả hơn rất nhiều.

SharePoint Online

SharePoint Online là phiên bản tích hợp trên nền tảng đám mây của SharePoint, và thường được đi kèm trong các gói đăng ký Microsoft 365. Với phiên bản này, người dùng có thể linh hoạt truy cập SharePoint từ bất cứ đâu, bất cứ thiết bị nào miễn sao có kết nối Internet ổn định. Ngoài ra, các tính năng và tiện ích của SharePoint Online cũng liên tục được cập nhật tự động bởi Microsoft, đảm bảo rằng người dùng sẽ luôn có thể sử dụng phiên bản mới nhất, đầy đủ các tính năng và bảo mật an toàn cho hệ thống.

SharePoint Foundation

SharePoint Foundation là phiên bản được cung cấp miễn phí, cũng có thể nói là giải pháp hoàn hảo cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ khi có thể sử dụng cho thông tin mạng nội bộ của mình mà vẫn tiết kiệm chi phí tối ưu. Tuy nhiên, việc sử dụng SharePoint Foundation vẫn sẽ yêu cầu giấy phép Microsoft Windows Server và các giấy phép khác dựa trên nhu cầu doanh nghiệp.

SharePoint Designer 2013

SharePoint Designer cũng là một phiên bản miễn phí của SharePoint được Microsoft ra mắt từ năm 2013 nhằm cung cấp các giải pháp “hữu hiệu” cho việc quản lý và tổ chức dữ liệu của người dùng. Bên cạnh đó, SharePoint Designer còn có thể chỉnh sửa linh hoạt các nội dung bên trong và bên ngoài tổ chức thông qua Business Connectivity Services, giúp tăng khả năng tương tác giữa các bên liên quan.

SharePoint đồng bộ hóa OneDrive for Business

SharePoint tích hợp chặt chẽ với OneDrive để đồng bộ hóa các thư viện tài liệu. Lúc này, người dùng có thể dễ dàng đồng bộ các thư viện tài liệu này từ SharePoint về máy tính thông qua ứng dụng OneDrive, và tất cả những thay đổi được thực hiện trên tệp khi đó cũng sẽ được cập nhật tự động lên SharePoint.

Microsoft SharePoint có những tính năng gì?

Hiện tại, Microsoft SharePoint đã phát triển từ một nền tảng quản lý dữ liệu cơ bản thành một công cụ mạnh mẽ trong việc tối ưu hóa quy trình làm việc, bảo mật dữ liệu và tăng cường sự cộng tác trong môi trường số. Song song với đó, các tính năng của SharePoint cũng liên tục được cập nhật để có thể đáp ứng tối ưu nhu cầu của tổ chức, doanh nghiệp. Cụ thể.

Quản lý tài liệu

SharePoint cung cấp một loạt các tính năng mạnh mẽ để tổ chức có thể đơn giản hóa việc lưu trữ, quản lý và truy cập tài liệu dễ dàng. Khi đó, các tác vụ như tải lên, chia sẻ và đồng bộ hóa tệp cũng được thực hiện một cách nhanh chóng, linh hoạt với tất cả mọi người kể cả trong và ngoài tổ chức.

Quản lý phiên bản

Tính năng quản lý phiên bản của SharePoint cho phép người dùng có thể dễ dàng theo dõi các phiên bản khác nhau của tài liệu. Nhờ vậy, mà người dùng có thể kiểm soát, hoàn tác và khôi phục các phiên bản chỉnh sửa trước đó một cách nhanh chóng, linh hoạt theo mục đích khi cần thiết.

Quản lý quyền truy cập

Hệ thống phân quyền trong SharePoint cho phép quản trị viên cho thể quản lý người dùng của tổ chức một cách chặt chẽ. Ngoài ra, với vai trò là chủ sở hữu, người dùng cũng sẽ có toàn quyền quyết định ai là người xem, chỉnh sửa, hoặc quản lý tài liệu, giúp việc kiểm soát quyền truy cập và bảo mật dữ liệu quan trọng của tổ chức được thực hiện một cách hiệu quả.

Tạo site nhóm (trang web) nội bộ

SharePoint giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng thiết lập các trang web nội bộ dành riêng cho phòng ban, bộ phận và các tổ chức với nhiều mục đích khác nhau như quản lý dự án, cập nhật tin tức, hợp tác nhóm,… Điều này giúp tạo nên liên kết chặt chẽ, không chỉ đơn giản việc quản lý tài nguyên, chia sẻ thông tin, mà còn tăng cường khả năng kết nối và cộng tác nhóm hiệu quả.

Tìm kiếm thông minh

SharePoint cũng cung cấp các tính năng tìm kiếm thông minh, cho phép người dùng có thể thao tác nhanh và dễ dàng tìm thấy các tài liệu quan trọng trong kho dữ liệu lớn. Khi đó, người dùng có thể linh hoạt theo nhu cầu, mục đích và ý định tìm kiếm để thiết lập kết quả lọc theo nhiều tiêu chí để hiển thị những người có liên quan hoặc nội dung phù hợp nhất.

Thiết lập quy trình

 SharePoint giúp doanh nghiệp thúc đẩy hiệu suất bằng cách chuyển đổi quy trình kinh doanh, từ những tác vụ đơn giản như thông báo, phê duyệt, thu thập phản hồi, cho đến những quy trình vận hành phức tạp, đòi hỏi nhiều thời gian. Khi đó, với các danh sách/thư viện của SharePoint, PowerApps và Microsoft Flow, doanh nghiệp có thể dễ dàng nâng cao trải nghiệm thông qua biểu mẫu, quy trình và ứng dụng tùy chỉnh cho mỗi thiết bị.

Chia sẻ và cộng tác nhóm

SharePoint cho phép người dùng có thể chia sẻ tệp và cộng tác trực tuyến trên tài liệu theo thời gian thực để tăng cường sự hợp tác và kết nối giữa các thành viên trong nhóm. Ngoài ra, người dùng còn có thể thông qua các site nội bộ của doanh nghiệp để thảo luận, đặt câu hỏi và tìm hiểu chi tiết về các đề xuất và chính sách mới của công ty.

Lợi ích của Microsoft SharePoint

SharePoint sở hữu nhiều tính năng linh hoạt, không chỉ hỗ trợ tốt cho việc quản lý nội dung, lưu trữ, chia sẻ thông tinh, mà còn có thể đẩy mạnh liên kế mạng nội bộ doanh nghiệp. Do đó, nếu đang tìm hiểu về SharePoint, người dùng chắc chắn sẽ không thể bỏ qua những lợi ích tuyệt vời dưới đây:

Quản lý tài liệu “dễ dàng” với SharePoint

SharePoint cho phép người dùng có thể quản lý, sắp xếp và lưu trữ nội dung theo từng danh mục, thư viện, hoặc linh hoạt theo mục đích lưu trữ. Theo đó, với các thiết lập về chính sách lưu trữ tài liệu, tự động lưu trữ, hoặc xóa tài liệu theo quy tắc nhất định sau một khoảng thời gian, SharePoint mang đến một giải pháp toàn diện cho việc quản lý tài liệu.

Đẩy mạnh liên kết mạng nội bộ doanh nghiệp

Với SharePoint, việc gắn kết và cập nhật thông tin cho nhân viên thông qua liên kết mạng nội bộ cũng được thúc đẩy rất mạnh mẽ. Người dùng có thể dễ dàng chia sẻ tài nguyên và ứng dụng trên các site, cổng thông tin chính, đồng thời duy trì việc cập nhật với tin tức cá nhân hóa, đảm bảo việc truyền tải thông tin quan trọng đến mọi người được triển khai một cách nhanh chóng, dễ dàng.

Tối ưu hóa quy trình làm việc

Không chỉ đẩy mạnh liên kết mạng nội bộ, SharePoint còn có thể tự động hóa các tác vụ thủ công cơ bản và quy trình lặp lại nhiều lần để người dùng có thể tối ưu thời gian, công sức và tài nguyên cho các nhóm người dùng khác nhau. Khi đó, người dùng sẽ chỉ cần ưu tiên vào những công việc quan trọng hơn, vừa tiện lợi, hiệu quả, vừa thúc đẩy năng suất làm việc tối ưu.

Tăng cường khả năng cộng tác

SharePoint tăng cường khả năng cộng tác với các site nhóm linh hoạt, hiệu quả cho từng nhóm dự án, phòng ban và tổ chức. Người dùng khi đó có thể dễ dàng tùy chỉnh site để hợp lý hóa công việc nhóm, cộng tác và bảo mật an toàn với tất cả các thành viên trong nhóm cả trong và ngoài tổ chức, giúp thúc đẩy hiệu suất và chất lượng công việc một cách tối ưu.

Bảo mật dữ liệu trên SharePoint

Với các tính năng bảo mật đáng tin cậy, SharePoint giúp người dùng có thể yên tâm lưu trữ và chia sẻ dữ liệu quan trọng. Hơn nữa, các giải pháp bảo mật của SharePoint Online cũng được chú trọng và đảm bảo an toàn tối ưu, giúp doanh nghiệp có thể tận dụng sức mạnh công nghệ để bảo vệ và quản lý dữ liệu tổ chức một cách hiệu quả.

Tích hợp chặt chẽ với Microsoft 365

SharePoint có thể tích hợp chặt chẽ với Microsoft Office, OneDrive for Business và nhiều ứng dụng tiện ích khác của Microsoft 365 như Teams, Microsoft Graph, Flow,…. Điều này không chỉ tạo nên sự kết nối liền mạch, mà còn tối ưu hiệu suất với SharePoint đa dạng và chuyên sâu hơn rất nhiều.

Ưu nhược điểm của SharePoint

SharePoint là một trong những nền tảng quản lý nội dung, tổ chức dữ liệu và hỗ trợ liên kết mạng nội bộ hiệu quả trong doanh nghiệp, tổ chức. Theo đó, dưới đây là những ưu điểm nổi bật và hạn chế của SharePoint để có cái nhìn khách quan hơn về ứng dụng:

Ưu điểm của SharePoint

Với tính linh hoạt và khả năng tùy chỉnh cao, SharePoint mang đến cho doanh nghiệp, tổ chức nhiều ưu điểm tuyệt vời. Cụ thể như:

• Quản lý tài liệu mạnh mẽ: SharePoint bao gồm đầy đủ các tính năng cần thiết để hỗ trợ cho việc tổ chức và quản lý dữ liệu như phân loại, gắn thẻ, quản lý phiên bản, tìm kiếm thông minh,…. Điều này có thể xem như giải pháp hoàn hảo để người dùng đơn giản hóa việc truy xuất, quản lý và kiểm soát dữ liệu trong hệ thống.
• Tùy chỉnh linh hoạt: SharePoint cho phép người dùng có thể thiết lập các trang web, cổng thông tin nội bộ,, đồng thời tùy chỉnh linh hoạt giao diện, nội dung, thông tin, thanh menu,…. sao cho phù hợp với nhu cầu và mục đích xây dựng site của tổ chức hoặc nhóm người dùng cụ thể.
• Tự động hóa quy trình làm việc: Người dùng có thể thông qua SharePoint để tự động hóa các tác vụ và quy trình làm việc đơn giản như phê duyệt tài liệu, thu thập phản hồi, chữ ký, quản lý nhiệm vụ, và nhiều tác vụ khác để tiết kiệm thời gian và tăng cường hiệu quả công việc.
• Quản lý truy cập an toàn: Quản trị viên SharePoint có thể thiết lập quyền truy cập nâng cao để giới hạn thành viên có thể xem, chỉnh sửa và nhận xét tài liệu. Điều này đảm bảo rằng, các thông tin nhạy cảm và dữ liệu quan trọng của tổ chức chỉ được chia sẻ với những người dùng cụ thể.
• Chia sẻ và cộng tác trong thời gian thực: Vì là ứng dụng hoạt động trên nền tảng đám mây, nên SharePoint cũng sẽ cung cấp không gian để mọi người có thể truy cập và chỉnh sửa dữ liệu đồng thời theo thời gian thực, từ đó gia tăng khả năng cộng tác và làm việc nhóm hiệu quả trong tổ chức.
• Khả năng tích hợp tốt: SharePoint có thể tích hợp chặt chẽ với các công cụ và ứng dụng tiện ích của Microsoft 365 như Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams,….. để người dùng có thể truy cập nhanh tất cả mọi thứ mà không cần rời khỏi hệ thống.

Nhược điểm của SharePoint

SharePoint sở hữu nhiều ưu điểm nổi bật, nhưng cũng sẽ có một số hạn chế mà người dùng cần lưu ý như:

• Chi phí đầu tư: SharePoint là một công cụ quản lý mạnh mẽ, nhưng về mặt chi phí triển khai và duy trì có thể sẽ cao đối với các doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp mới startup hoặc hạn chế về nguồn lực IT.
• Độ phức tạp trong quá trình quản lý: Giao diện và các tính năng tích hợp của SharePoint có thể sẽ khó sử dụng cho những người mới bắt đầu. Hơn nữa, việc quản lý hệ thống cũng sẽ đòi hỏi người quản trị phải có các kiến thức nhất định trong việc đào tạo và quản lý người dùng.
• Phụ thuộc kết nối Internet: SharePoint Online trong Microsoft 365 hỗ trợ người dùng truy cập trực tuyến. Do đó, nếu kết nối Internet không ổn định, người dùng có thể sẽ gặp phải một số khó khăn trong việc trong truy cập và cộng tác trên tài liệu.
• Có thể gặp một số vấn đề về hiệu suất: SharePoint là công cụ quản lý mạnh mẽ, nhưng nếu không được sử dụng và quản lý đúng cách, thì vẫn có thể gặp một số vấn đề về hiệu suất. Nhất là trong những trường hợp cần xử lý khối lượng dữ liệu lớn, phức tạp, hoặc nhiều người dùng truy cập cùng lúc.

SharePoint giá bao nhiêu?

Hiện tại, SharePoint có thể được mua dưới dạng gói đăng ký độc lập, hoặc như một phần tích hợp trong các gói Microsoft 365. Theo đó, dưới đây là bảng giá chi tiết các gói đăng ký của SharePoint tại HVN Group – Đại lý uỷ quyền uy tín của Microsoft tại thị trường Việt Nam người dùng có thể tham khảo:

Giá các gói SharePoint phiên bản độc lập

SharePoint phiên bản độc lập là giải pháp “hoàn hảo” cho các doanh nghiệp, tổ chức muốn quản lý và duy trì sự kết nối trong môi trường làm việc chuyên nghiệp, an toàn và bảo mật. Khi đó, lựa chọn phiên bản nào sẽ phụ thuộc vào nhu cầu, quy mô và chi phí hoạt động của tổ chức. Cụ thể bảng giá như sau:

Giá các gói SharePoint tích hợp Microsoft 365

SharePoint Online (tích hợp trong Microsoft 365) cũng là một trong những gói giải pháp tối ưu, nhất là đối với các doanh nghiệp muốn tận dụng lợi thế của nền tảng đám mây để quản lý, hỗ trợ làm việc nhóm và xây dựng liên kết nội bộ trong doanh nghiệp. Dưới đây là bảng giá chi tiết của SharePoint tích hợp Microsoft 365 người dùng có thể tham khảo:

*SharePoint trong Microsoft 365 hỗ trợ khả năng làm việc nhóm với các site nhóm linh hoạt, hiệu quả và liên kết chặt chẽ cho từng nhóm dự án, phòng ban và bộ phận. Để tìm hiểu chi tiết, doanh nghiệp có thể trực tiếp liên hệ HVN Group – Đại lý Microsoft SharePoint uy tín qua Hotline: 024.9999.7777 hoặc nhắn LiveChat phía dưới để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ tốt nhất từ các chuyên gia.

So sánh các phiên bản SharePoint

Microsoft SharePoint hiện phổ biến với 2 phiên bản là SharePoint Online và SharePoint Server. Mỗi phiên bản sẽ bao gồm các tính năng và tiện ích nổi bật, đảm bảo đáp ứng tối ưu theo nhu cầu của tổ chức và doanh nghiệp. Cụ thể người dùng có thể dễ dàng theo dõi qua bảng so sánh chi tiết dưới đây:

Đánh giá chung, SharePoint Online và SharePoint Server đều là những giải pháp tiện ích cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, SharePoint Online có thể nói là phù hợp hơn với các tổ chức, doanh nghiệp muốn tích hợp liền mạch trên nền tảng đám mây, hỗ trợ truy cập từ xa và gia tăng khả năng cộng tác nhóm. Trong khi đó, SharePoint Server phù hợp hơn với những tổ chức lớn, yêu cầu tùy chỉnh và kiểm soát dữ liệu cao theo quy mô doanh nghiệp.

Microsoft SharePoint phù hợp với những ai?

SharePoint là công cụ mạnh mẽ cho việc quản lý dữ liệu, thông tin nội bộ và khả năng cộng tác nhóm linh hoạt cho các tổ chức, doanh nghiệp. Bên cạnh đó, SharePoint cũng có thể đáp ứng linh hoạt nhu cầu quản lý của nhiều đối tượng khác nhau. Cụ thể như:

1. Doanh nghiệp & tổ chức

Ngoài việc giúp lưu trữ và tổ chức dữ liệu dễ dàng, SharePoint còn cung cấp cho người dùng nhiều tính năng mạnh mẽ để tự động hóa các quy trình kinh doanh, từ việc phê duyệt tài liệu, thu thập phản hồi, cho đến các quy trình phức tạp hơn như quản lý dự án,…. Điều này có thể xem như giải pháp hoàn hảo, đặc biệt là với những doanh nghiệp, tổ chức có nhiều tài liệu và thông tin quan trọng cần truy xuất thường xuyên.

2. Nhóm làm việc từ xa

SharePoint cũng là một giải pháp lý tưởng cho các nhóm làm việc từ xa. Với tính năng cộng tác trực tuyến và truy cập dữ liệu linh hoạt, SharePoint có thể giúp họ dễ dàng trong việc trao đổi tài liệu, thông tin và duy trì công việc một cách hiệu quả dù có những giới hạn về mặt khoảng cách, hoặc không ở cùng một địa điểm.

3. Tổ chức giáo dục

SharePoint mang đến sự linh hoạt, cũng là một công cụ quản lý thông tin mạnh mẽ, do đó mà cũng rất thích hợp sử dụng trong trường học và các tổ chức giáo dục. Khi đó, bằng cách khai thác tối ưu các tính năng lưu trữ, quản lý, và đẩy mạnh liên kết nội bộ trong tổ chức, SharePoint giúp người dùng có thể quản lý hiệu quả các tài liệu học tập, giao bài và chia sẻ thông tin dễ dàng giữa các giáo viên, giảng viên và sinh viên.

4. Tổ chức phi lợi nhuận

SharePoint cũng là một công cụ hữu ích cho các tổ chức phi lợi nhuận khi có thể giúp họ tối ưu trong việc quản lý dự án, tài liệu và các thông tin liên quan đến chiến dịch từ thiện. Bên cạnh đó, họ cũng có thể đẩy mạnh các liên kết nội bộ, giúp cho các thành viên trong tổ chức dễ dàng cập nhật thông tin, đẩy mạnh hiệu suất và chất lượng công việc tốt nhất.

Hướng dẫn cách sử dụng SharePoint chi tiết từ A-z

Sau khi đã có quyền truy cập SharePoint, người dùng cũng không khó để sử dụng và khai thác hiệu quả các tính năng trên ứng dụng với các bước hướng dẫn đơn giản sau:

Cách cài đặt SharePoint

Để sử dụng SharePoint, người dùng trước tiên sẽ cần cài đặt và khởi động với các bước đơn giản sau:

– Bước 1: Truy cập trang chủ Microsoft 365. Tại đây, người dùng có thể đăng nhập hệ thống bằng tài khoản Microsoft cá nhân, hoặc đăng nhập SharePoint Server bằng tài khoản doanh nghiệp.

– Bước 2: Tại giao diện office.com >> hãy click chọn Ứng dụng ở thanh hiển thị bên trái màn hình. 

– Bước 3: Tìm và nhấn chọn SharePoint để bắt đầu khởi động ứng dụng. 

Cách tạo site trong SharePoint

Việc tạo site trong SharePoint khá đơn giản, người dùng dễ dàng thao tác nhanh với các bước sau:

– Bước 1: Đăng nhập phần mềm Microsoft 365 trên thiết bị >> truy cập vào SharePoint.

– Bước 2: Tại giao diện chính của SharePoint, hãy click chọn Create site (Tạo web) ở góc trái phía trên màn hình.

– Bước 3: Xem xét theo nhu cầu, người dùng có thể click chọn Communication Site (site chia sẻ thông tin) hoặc Team Site (site nhóm) phù hợp.

– Bước 4: Sau khi tùy chọn site phù hợp, người dùng hãy bắt đầu với việc đặt tên, cập nhật mô tả và thiết lập quyền riêng tư cho site >> nhấn Tiếp tục.

– Bước 5: Tại mục Hộp thành viên, người dùng có thể thêm bất kỳ địa chỉ email hay tên thành viên nào mà mình muốn để thuận tiện cho việc đồng quản lý và kiểm soát site.

– Bước 6: Tiếp tục, tùy theo mục đích tạo site mà người dùng có thể thêm tên hoặc địa chỉ email của những thành viên làm việc cùng vào nhóm >> nhấn Hoàn tất là xong.

Cách tải file lên SharePoint

Tải tệp (tài liệu) từ máy tính lên thư viện SharePoint giúp người dùng thuận tiện khi truy cập vào tệp dù ở bất kỳ đâu. Thao tác cũng khá đơn giản, người dùng có thể dễ dàng thực hiện với 1 trong 2 cách sau:

1. Cách 1: Sử dụng tính năng kéo thả trên máy tính

Với cách này, người dùng chỉ cần đơn giản mở thư mục chứa tệp (tài liệu) mà mình muốn tải >> sau đó click chọn tệp, giữ và di chuyển chuột cùng lúc để thực hiện việc kéo – thả tệp lên thư viện SharePoint là xong.

2. Cách 2: Sử dụng tính năng Upload của SharePoint

Khi truy cập vào SharePoint, người dùng sẽ dễ dàng nhận thấy trên thanh công cụ của ứng dụng có hiện thẻ Upload (Tải lên). Lúc này, để thực hiện việc tải tệp, người dùng chỉ cần nhấn chọn Upload >> sau đó chọn bất kỳ tệp nào mà mình muốn tải lên SharePoint từ thiết bị và đợi tải hoàn tất là xong.

Cách thêm thư viện vào site nhóm trên SharePoint

Để thêm thư viện vào site nhóm, người dùng có thể dễ dàng thực hiện chỉ với 02 bước đơn giản sau:

– Bước 1: Truy cập site cần thêm thư viện tài liệu >> click chọn +Mới và chọn Thư viện tài liệu.

– Bước 2: Khi cửa sổ Tạo thư viện tài liệu mới hiển thị, người dùng có thể tùy chọn Thư viện mới hoặc Từ thư viện hiện có như hình bên dưới.

– Bước 3: Trường hợp người dùng chọn tạo Thư viện mới, hãy tiếp tục với việc điền tên, mô tả và nhấn Tạo để hoàn tất việc thêm thư viện vào site nhóm tương ứng.

Cách chỉnh sửa site trên SharePoint 

Chỉ với vài thiết lập đơn giản, người dùng có thể truy cập và chỉnh sửa site trên SharePoint một cách dễ dàng:

– Bước 1: Truy cập SharePoint và click chọn site cần chỉnh sửa.

– Bước 2: Trên thanh công cụ của SharePoint, hãy nhấn chọn Chỉnh sửa >> thao tác chỉnh sửa bất kỳ nội dung nào mà mình muốn thay đổi.

– Bước 3: Sau khi thao tác hoàn tất, thì nhấn Lưu để hệ thống có thể lưu lại tất cả những nội dung mà người dùng vừa chỉnh sửa trước đó.

Cách chia sẻ file trên SharePoint

Với Microsoft SharePoint, người dùng chỉ có thể chia sẻ file khi là chủ sở hữu, hoặc được cấp quyền sở hữu file từ quản trị viên. Khi đó, để share file trên SharePoint, người dùng có thể thao tác nhanh với các bước sau:

– Bước 1: Truy cập SharePoint và click chọn site cần chia sẻ.

– Bước 2: Trên thanh công cụ của SharePoint, hãy nhấn chọn Chia sẻ >> sau đó cập nhật Thêm tên, nhóm, hoặc email người mà mình muốn chia sẻ và nhấn Gửi là hoàn tất.

SharePoint và OneDrive có gì khác biệt?

SharePoint và OneDrive đều là những giải pháp lưu trữ và quản lý dữ liệu mạnh mẽ trên nền tảng điện toán đám mây. Tuy nhiên, nếu xét về tính năng, đối tượng và mục đích sử dụng, thì giữa hai ứng dụng vẫn sẽ có những điểm khác biệt cơ bản. Dưới đây là bảng so sánh chi tiết giữa SharePoint và OneDrive người dùng có thể tham khảo:

Tổng kết lại, thì việc lựa chọn sử dụng SharePoint hay OneDrive, điều này còn phụ thuộc vào nhu cầu, mục đích và quy mô doanh nghiệp. Nếu cần lưu trữ tệp trên đám mây, tối ưu khả năng cộng tác và đồng chỉnh sửa theo thời gian thực, doanh nghiệp có thể chọn OneDrive. Trong khi đó, SharePoint thường sẽ phù hợp hơn cho các mục đích quản lý, thiết lập và lưu trữ dữ liệu trên các site mạng nội bộ của công ty.

Ngoài ra, OneDrive cũng có thể tích hợp với SharePoint để lưu trữ và quản lý nội dung trang web dựa trên nền tảng SharePoint. Vì vậy, người dùng có thể linh hoạt lựa chọn 1 trong 2, hoặc kết hợp cả hai ứng dụng để tối ưu hóa hiệu suất và chất lượng công việc một cách tốt nhất.

Kinh nghiệm sử dụng SharePoint

SharePoint là một trong những nền tảng quản lý nội dung, tổ chức dữ liệu và mạng nội bộ “thông minh” dành cho doanh nghiệp, tổ chức. Theo đó, dưới đây là các mẹo và thủ thuật sử dụng SharePoint hiệu quả nhất định người dùng không thể bỏ qua:

1. Tạo site phù hợp với nhu cầu

Trong SharePoint sẽ gồm 2 định dạng site cơ bản, là Communication Sites và Team Sites. Trong đó:

• Communication Sites, thường sẽ được sử dụng cho mục đích tạo site để chia sẻ thông tin, tin tức đến một lượng lớn người dùng, chẳng hạn như site tin tức, site dự án,…
• Team Sites, phù hợp hơn cho các mục đích tạo site để cộng tác và chia sẻ thông tin cho các thành viên trong nhóm, chẳng hạn như các site nhóm dự án, nhóm bán hàng, marketing, hay nhóm kỹ thuật,…

Do đó, việc tạo site tốt nhất là vẫn nên dựa trên nhu cầu công việc, mục đích, hoặc nhóm dự án cụ thể để có thể đơn giản việc quản lý và tổ chức dữ liệu dễ dàng hơn.

2. Theo dõi và kiểm soát các phiên bản

SharePoint cho phép người dùng có thể chia sẻ site, tài liệu với các thành viên trong nhóm hoặc đối tác bên ngoài một cách an toàn. Ngoài ra, khi cần thay đổi hoặc khôi phục các chỉnh sửa, người dùng cũng dễ dàng thao tác bằng cách truy cập và xem lại lịch sử phiên bản. Lúc này, tất cả các phiên bản đều sẽ được hiển thị và cho phép người dùng khôi phục bất cứ chỉnh sửa nào mà mình muốn.

3. Cân nhắc khi thêm người đồng sở hữu site

Người dùng hoàn toàn có thể chia sẻ quyền sở hữu site cho bất kỳ ai mà mình để thuận tiện cho việc quản lý và thiết lập. Tuy nhiên, hãy cân nhắc thật kỹ, vì khi trở thành chủ sở hữu site, điều này cũng đồng nghĩa người dùng đó sẽ có toàn quyền quản lý nội dung trên trang, thiết lập quyền truy cập cũng như vai trò của các thành viên khác.

4. Tự động hóa quy trình với SharePoint

Sử dụng quy trình phê duyệt tài liệu của SharePoint để thiết lập và tự động hóa tất cả các hoạt động kiểm tra, theo dõi, nhắc nhở và chuyển tiếp nó đến nơi lưu trữ phù hợp. Ngoài ra, khi có ai đó hoàn thành nhiệm vụ trễ, hoặc có bất kỳ vấn đề gì phát sinh, thì hệ thống cũng sẽ tạo thông báo nhắc nhở để người dùng biết, giúp việc giám sát quy trình được giảm bớt và tối ưu hơn rất nhiều.

5. Quản lý truy cập và bảo mật

Với vai trò chính là quản lý nội dung, lưu trữ, sắp xếp dữ liệu và thiết lập mạng nội bộ, nên SharePoint thường sẽ chứa rất nhiều thông tin quan trọng của tổ chức. Do đó, mà các vấn đề bảo mật ở SharePoint luôn là điều cần thiết. Hãy chỉ định quyền truy cập cho từng người, hoặc từng nhóm một cách chặt chẽ, đảm bảo rằng chỉ những ai được trao quyền thì mới có thể truy cập và chỉnh sửa các tài liệu quan trọng.

Một số câu hỏi thường gặp về SharePoint 

Để hiểu rõ SharePoint là gì, người dùng cũng có thể tham khảo qua một số câu hỏi và lời giải đáp chi tiết về SharePoint dưới đây:

1. Microsoft SharePoint có miễn phí không?

Không. Microsoft SharePoint không phải là một công cụ miễn phí. Hiện tại, SharePoint có thể được mua dưới dạng gói độc lập hoặc như một phần trong các gói đăng ký Microsoft 365. Dù không có phiên bản dùng thử miễn phí, nhưng người dùng vẫn có thể trải nghiệm dùng thử SharePoint trong 30 ngày với các gói Microsoft 365.

2. SharePoint có giới hạn tệp không?

Có. SharePoint sẽ có một số giới hạn nhất định dành cho tệp mà người dùng cần lưu ý như sau:

• Tệp tải lên: Giới hạn 250GB với tất cả các tệp tải lên ở Microsoft Teams, thư mục OneDrive và thư viện tài liệu SharePoint,…
• Tệp đính kèm: Giới hạn 250MB với tất cả các tệp trong danh sách của ứng dụng SharePoint và Microsoft Lists.
• URL: Giới hạn dưới 400 ký tự, bao gồm độ dài tên trang web, thư mục, tệp và thư viện tài liệu trên SharePoint.
• Tệp khi đồng bộ: Không quá 300 tệp trong một thư viện site nhóm hoặc trong OneDrive.

3. Các vai trò trong SharePoint được thiết lập như thế nào?

SharePoint cung cấp khả năng tổ chức và quản lý quyền truy cập mạnh mẽ, linh hoạt theo từng cấp như sau:

• Product Owner: Người chịu trách nhiệm về nền tảng SharePoint, có quyền sắp xếp và phân công vai trò của các thành viên trong hệ thống.
• Business Owner: Người có quyền quyết định kế hoạch triển khai SharePoint trong tổ chức.
• Farm System administrator: Người quản lý và chịu toàn bộ trách nhiệm về hệ điều hành chạy SharePoint.
• Farm Server administrator: Người quản lý và phụ trách phần cứng cần thiết để hỗ trợ cho nền tảng SharePoint hoạt động ổn định.
• SharePoint trainers: Người đào tạo và chỉ dẫn chi tiết về SharePoint.
• SharePoint Power user: Người dùng chính trong SharePoint.
• SharePoint Developer: Người tùy chỉnh SharePoint theo yêu cầu để đáp ứng tốt nhất mục tiêu và kế hoạch triển khai của tổ chức.
• SharePoint  Business Analyst: Người đánh giá, phân tích quy trình làm việc thực tế của doanh nghiệp để từ đó đề xuất các giải pháp triển khai SharePoint phù hợp.
• SharePoint QA Analyst: Người kiểm tra và đánh giá hiệu quả của quá trình triển khai SharePoint trong tổ chức.
• User Administrator: Quản trị viên đảm nhận vai trò liên quan đến nhóm và người dùng cụ thể (bao gồm cấp mật khẩu, quản lý yêu cầu dịch vụ, giám sát hoạt động,…)

4. SharePoint có tích hợp Microsoft 365?

Có. SharePoint được tích hợp như một phần của hệ sinh thái Microsoft 365 ở hầu hết các phiên bản dành cho doanh nghiệp, tổ chức như Microsoft 365 Business Basic/Standard/Premium, Microsoft 365 Enterprise,…  Người dùng khi đó có thể đăng ký các phiên bản SharePoint độc lập, hoặc linh hoạt các gói đăng ký Microsoft 365 theo nhu cầu, mục đích và quy mô doanh nghiệp.

5. SharePoint có hỗ trợ cài đặt app không?

SharePoint Online là được thiết kế để sử dụng trên trình duyệt web (web 2.0). Vì vậy, người dùng chỉ có thể cài đặt SharePoint về máy ở phiên bản SharePoint Server. Ngoài ra, SharePoint cũng có hỗ trợ app trên thiết bị di động, điều kiện là khi người dùng sử dụng các phiên bản như:

• SharePoint Server: SharePoint 2013, SharePoint 2016, hoặc SharePoint Server 2019.
• SharePoint Online: Phiên bản Education, Enterprise, Government and DvNext,…

6. SharePoint có thể sử dụng cho mục đích cá nhân không?

Không. Người dùng sẽ không thể tạo trang SharePoint bằng tài khoản Microsoft cá nhân. Vì SharePoint được thiết kế tối ưu dành cho các doanh nghiệp, tổ chức, và chỉ tích hợp trong các phiên bản cao cấp hơn.

7. Di chuyển tệp từ OneDrive sang SharePoint được không?

Có. SharePoint có thể kết nối linh hoạt với OneDrive – dịch vụ lưu trữ đám mây tiện ích của Microsoft. Điều này cho phép người dùng có thể dễ dàng di chuyển tệp từ OneDrive sang SharePoint chỉ với vài thao tác đơn giản và tính năng đồng bộ hóa.

8. Ai có thể truy cập và xem trang SharePoint?

SharePoint cho phép người dùng có thể chia sẻ trang linh hoạt cho nhiều người dùng khác. Theo đó, chỉ cần là chủ sở hữu của trang SharePoint, thì người dùng hoàn toàn có thể cấp quyền truy cập (chủ sở hữu, thành viên, hoặc khách) cho những người mà mình muốn chia sẻ.

Lời kết

Bài viết là những chia sẻ tổng quan về Microsoft SharePoint là gì? Tính năng, Ưu điểm và Cách sử dụng hiệu quả. Nếu có thắc mắc, hoặc bất cứ câu hỏi nào cần giải đáp, người dùng hãy trực tiếp để lại lời nhắn tại LiveChat phía dưới để HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0 có thể hỗ trợ và tư vấn được tốt nhất.