Hướng dẫn xem nhanh tệp tin đính kèm trong Outlook

Outlook cung cấp tính năng Previewer cho phép xem trước nội dung tệp tin đính kèm dành cho những người không có nhu cầu tải xuống hoặc cần xem xét trước khi download. Đây cũng là một cách thiết thực để kiểm tra nhanh xem có phải là email spam hay không. 

Tính năng xem nhanh tài liệu và tệp tin đính kèm trong Outlook

Tính năng Previewer tệp tin đính kèm trong Microsoft Outlook là công cụ cho phép người dùng xem nội dung của tệp đó mà không thiết phải mở ra. Điều này có thể tiết kiệm thời gian và giúp dễ dàng đánh giá nhanh liệu tệp đó có liên quan hoặc quan trọng hay không.

Khi nhận được một email có chứa tệp tin đính kèm trong Outlook, bạn chỉ cần nhấp vào tệp để chọn và sử dụng tính năng xem trước để xem nội dung. Việc này cho phép bạn nhanh chóng cuộn qua tệp để biết nội dung bên trong mà không cần phải mất thời gian đợi tải đầy đủ trong ứng dụng gốc hoặc tải về máy để xem.

Việc xem nhanh tệp tin đính kèm trong Outlook khá hữu ích khi người dùng cần xử lý các tệp tin lớn hoặc phức tạp, vì tính năng này cho phép bạn nhanh chóng đánh giá xem tệp có phù hợp với nhu cầu của mình không. Ngoài ra, vì cửa sổ xem trước ở chế độ chỉ độc nên bạn có thể giữ được cho máy tính của mình an toàn khỏi các tệp đính kèm có chứa virus gây hại bên trong.

Lý do nên sử dụng tính năng xem trước tập tin đính kèm trong Outlook

Trước khi đi vào các bước cài đặt tính năng xem nhanh tệp tin đính kèm trong Outlook, chúng ta hãy cùng điểm qua một số lý do chính khiến các chuyên gia khuyên người dùng, đặc biệt là doanh nghiệp, nên hiểu và áp dụng tính năng trong quá trình sử dụng email.

Tiết kiệm thời gian làm việc

Việc mở các tệp tin có kích thước lớn hoặc phức tạp có thể mất nhiều thời gian, đặc biệt nếu bạn phải đợi tệp tải trong ứng dụng gốc của nó. Tuy nhiên, với tính năng Previewer trong Microsoft Outlook, người dùng có thể nhanh chóng xem trước nội dung của tệp tin đính kèm mà không cần phải mở tệp đó trong ứng dụng riêng. 

Điều này có nghĩa là bạn có thể đánh giá xem file đính kèm đó có quan trọng hoặc phù hợp với nhu cầu của mình hay không mà không cần phải mất thời gian chờ tệp tải xong đầy đủ.

Giữ an toàn cho tài khoản email và thiết bị

Việc mở tệp đính kèm từ các nguồn không xác định có thể khiến người dùng gặp nhiều rủi ro vì chúng có khả năng tiềm ẩn virus hoặc phần mềm độc hại có thể gây tổn hại cho máy tính của bạn. 

Cửa sổ xem trước tệp tin đính kèm chỉ ở chế độ đọc, do đó bất kỳ virus hoặc phần mềm độc hại tiềm ẩn nào có trong tệp đều không thể hoạt động và gây hại cho máy tính cũng như tài khoản email của bạn.

Đánh giá mức độ liên quan

Xem trước tệp tin đính kèm có thể giúp người dùng xác định xem tệp đó có phù hợp với nhu cầu hiện tại hay không trước khi quyết định mở. Việc này có thể hữu ích cho người dùng đang cần xử lý một số lượng lớn email hoặc tệp đính kèm và cần nhanh chóng lọc ra những tệp không quan trọng.

Ví dụ, nếu nhận được email có chứa nhiều tệp tin đính kèm, người dùng có thể sử dụng tính năng Previewer để nhanh chóng cuộn qua từng file và đánh giá xem chúng có đáng để mở toàn bộ hay không.

Hướng dẫn xem nhanh tệp tin đính kèm trong ứng dụng Outlook

Như đã đề cập ở trên, việc xem trước tệp đính kèm trong Outlook có thể giúp bạn đảm bảo chất lượng của tệp trước khi tiến hành tải xuống cũng như tránh tình trạng tải về các tệp tin rác không quan trọng. Để xem trước nội dung tệp tin đính kèm, bạn có thể thực hiện các bước được hướng dẫn dưới đây:

Bước 1: Truy cập vào ứng dụng Microsoft Outlook.

• Tại giao diện chính của Outlook, bạn hãy nhấp vào chọn File và tìm đến Options.

Bước 2: Cài đặt chế độ xem nhanh tệp đính kèm trong Outlook.

• Tại tab Outlook Options, người dùng kéo xuống và tìm đến Trust Center >> Sau đó chọn tiếp vào Trust Center Settings….

• Khi bảng Trust Center được mở ra trên màn hình, bạn kéo đến phần Attachment Handling và chọn vào Attachment and Document Previewers.

• Tiếp theo, bạn có thể tích chọn vào ô Email Previewer để kích hoạt tính năng xem trước tệp tin đính kèm và tài liệu. Hiện tại, tính năng này trong Outlook đã được phép mặc định kích hoạt. Do đó, nếu nhận thấy tính năng này không phù hợp với nhu cầu, bạn có thể xem xét bỏ chọn để tắt tính năng đi.

Như vậy, bạn đã hoàn thành xong việc bật tính năng xem trước tệp tin đính kèm trong Outlook. Nếu có vấn đề hoặc câu hỏi liên quan đến quá trình thực hiện, bạn có thể nhờ tới sự hỗ trợ của các chuyên gia thông qua việc nhấp vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – tự hào là điểm cung cấp cho doanh nghiệp các dịch vụ chuyển đổi số chất lượng, bao gồm bản quyền Microsoft Outlook.

Nhận thức được tầm quan trọng của email doanh nghiệp đối với các tổ chức kinh doanh trong thời gian gần đây, chúng tôi cung cấp đa dạng các gói email business để bạn có thể lựa chọn tùy theo nhu cầu và ngân sách của tổ chức. Bên cạnh đó, các nhân viên với kiến thức chuyên sâu sẽ hỗ trợ tư vấn dựa trên các đánh giá khách quan về khả năng mở rộng của doanh nghiệp, từ đó giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt.

Không dừng lại ở đó, đội ngũ kỹ thuật viên với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực sẽ luôn đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định, cũng như kịp thời có mặt để hỗ trợ giải quyết vấn đề khi người dùng cần. 

Với mục tiêu trở thành người bạn đồng hành của doanh nghiệp trong hành trình phát triển, chúng tôi luôn sẵn sàng cung cấp cho bạn hành trang chất lượng nhất để chuyển đổi số cho doanh nghiệp, bằng cách đưa ra các cách để áp dụng dịch vụ email doanh nghiệp hiệu quả nhất, chẳng hạn áp dụng tính năng xem nhanh tệp tin đính kèm trong Outlook.

Hy vọng rằng các thông tin trong bài viết đã giúp bạn có thể thành thạo và chuyên nghiệp hơn trong việc sử dụng Microsoft Outlook. Trong trường hợp có câu hỏi hoặc thắc mắc liên quan đến nội dung bài viết, bạn hãy kết nối ngay với HVN thông qua Hotline 024 9999 7777 để các chuyên gia của chúng tôi hỗ trợ và giải đáp nhanh chóng.