Hướng dẫn tắt tính năng Auto Smart Quotes trên Outlook

Microsoft Outlook tích hợp đa dạng các tính năng để hỗ trợ tốt nhất cho người dùng. Tuy nhiên, có một số tính năng như con dao hai lưỡi, có thể mang lại sự bất tiện cho người sử dụng, điển hình là Auto Smart Quotes. Do đó, bài viết sẽ tập trung hướng dẫn cho bạn các bước tắt tính năng này khi cần thiết.

Tính năng Auto Smart Quotes

Người dùng Microsoft Outlook đôi lúc sẽ gặp lỗi “Server error: ‘501 5.5.2 Mailbox invalid’”. Vấn đề này gây ra bởi tính năng “Smart Quotes” trên ứng dụng khi tự động thêm vào dấu nháy mỗi lần bạn nhập các email gửi đi, từ đó khiến cho định dạng của email thay đổi. Do vậy, server sẽ trả về kết quả lỗi như trên.

tính năng auto smart quotes

Auto Smart Quotes là tính năng tự động thay thế các straight quote bằng các trích dẫn typographic (dấu đơn và dấu kép có đường cong ở đầu và cuối) hoặc curly (dấu đơn và dấu kép có đường con lớn hơn typographic và vòng cung đôi khi khác nhau ở phần trên và dưới), để phù hợp với dạng văn bản trang trọng và tạo sự hấp dẫn về mặt hình ảnh.

Khi được sử dụng đúng cách, Auto Smart Quotes có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức bằng cách loại bỏ việc thay thế thủ công từng trường hợp straight quote. Việc này đặc biệt có ích đối với các tin nhắn dài hoặc khi làm việc trên nhiều tài liệu cùng lúc.

Tuy nhiên, dù tính năng có thể phù hợp với một số loại tài liệu, nhưng nó cũng có thể không phù hợp với mọi nội dung. Ví dụ, nếu bạn đang viết code hoặc làm việc trên tài liệu yêu cầu định dạng text format, việc sử dụng Smart Quotes có thể ảnh hưởng đến khả năng đọc hoặc chức năng của tài liệu. 

Do đó, trước khi bật hoặc tắt tính năng Auto Smart Quotes, bạn cần phải xem xét thận trọng về ngữ cảnh và đối tượng dự kiến của thông điệp truyền tải trong email Outlook.

Một số lưu ý với tính năng Auto Smart Quotes

lưu ý khi sử dụng

Bên cạnh việc tắt tính năng khi xảy ra lỗi hoặc không cần thiết, bạn cần lưu ý một số điểm sau trong quá trình sử dụng Auto Smart Quotes trên Microsoft Outlook:

  • Chú ý phần cài đặt ngôn ngữ: Tính năng hoạt động dựa trên cài đặt ngôn ngữ trên ứng dụng của người dùng, từ đó xác định loại ngoặc kép phù hợp được sử dụng. Do đó, bạn nên đảm bảo rằng mình đã chọn đúng ngôn ngữ của email, đặc biệt khi bạn đang soạn thư bằng ngôn ngữ khác với ngôn ngữ mặc định.
  • Khả năng tương thích với chương trình khác: Khi sao chép và dán văn bản từ các chương trình khác vào Outlook, người dùng cần lưu ý rằng tính năng Auto Smart Quotes có thể không chuyển đổi chính xác, tùy thuộc vào cài đặt của chương trình nguồn. Đồng thời, bạn cũng nên cẩn thận xem lại tin nhắn sau khi dán.
  • Sự cố định dạng: Mặc dù tính năng có thể giúp văn bản trông hấp dẫn và chuyên nghiệp hơn nhưng nó cũng có thể gây ra sự cố về định dạng trong một số trường hợp, chẳng hạn như viết code hoặc công thức. Do đó, bạn cần nhận biết về hạn chế này, từ đó điều chỉnh cài đặt sao cho phù hợp.
  • Tùy chọn tùy chỉnh: Tùy thuộc vào version Outlook đang sử dụng, bạn có thể có các tùy chọn bổ sung cho tính năng Auto Smart Quotes, chẳng hạn như thêm hoặc xóa các ký tự khỏi danh sách thay thế. Người dùng có thể thử nghiệm các tùy chọn này để lựa chọn loại cài đặt phù hợp nhất.
  • Vấn đề tính nhất quán: Sau khi tắt Auto Smart Quotes, một số người dùng sẽ thấy tính không nhất quán khi thực hiện nhập straight quotes theo cách thủ công. Một số báo cáo rằng khoảng cách giữa các từ và dấu chấm câu có thể thay đổi khi sử dụng straight quotes thay vì dấu ngoặc kép thông minh.

Cách turn off Auto Smart Quotes trên Outlook

Để tránh sự bất tiện gây ra bởi Auto Smart Quotes, bạn có thể tắt tính năng trên ứng dụng bằng cách thực hiện theo hướng dẫn dưới đây:

Bước 1: Truy cập vào mục Outlook Setting.

  • Tại trang chủ của Outlook, người dùng chọn vào File và tìm đến Options.

tìm đến option trong outlook

Bước 2: Cấu hình trong tab Outlook Setting. 

  • Tại cửa sổ mục Options, bạn di chuột đến Mail và chọn vào Spelling and Autocorrect…

cấu hình trong tab settting

  • Khi cửa sổ Editor Options mở ra trên màn hình, hãy chọn tab Proofing và tiếp tục với AutoCorrect Options…

autocorrect option

  • Tại cửa sổ AutoCorrect, bạn nhấp vào tab AutoFormat và bỏ check ô “Straight quotes” with “smart quotes”.

tắt tính năng auto smart quotes

  • Tại tab AutoFormat As You Type, bạn tiếp tục bỏ check ô “Straight quotes” with “smart quotes”.

tắt smart quotes

Bước 3: Hoàn tất tắt Auto Smart Quotes.

  • Cuối cùng, bạn click chuột vào OK để hoàn thành việc cài đặt.

Một số người dùng có thể gặp sự cố khi thực hiện tắt Auto Smart Quotes trên Microsoft Outlook do lỗi người dùng. Việc không vô hiệu hóa thành công tính năng có thể được giải thích là khi bạn không làm theo các bước chính xác nêu trên một cách cẩn thận. 

Trong quá trình thực hiện, nếu bạn gặp rắc rối hoặc có vấn đề khó giải quyết xảy ra, hãy nhấp vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để chuyên gia có thể hỗ trợ.

  ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – ra đời với trách nhiệm trở thành người đồng hành đáng tin tưởng của các doanh nghiệp trên hành trình đưa doanh nghiệp lên nền tảng trực tuyến. Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành, chúng tôi hiểu điều các tổ chức kinh doanh trăn trở và cung cấp một loạt các công cụ để việc phát triển trở nên nhanh chóng hơn, trong đó có việc hỗ trợ bản quyền Microsoft Outlook cùng nhiều giải pháp email doanh nghiệp khác.

Do đó, chỉ cần bạn nêu ra yêu cầu và mục tiêu phát triển, các chuyên gia của chúng tôi sẽ tiến hành phân tích để đưa ra các tư vấn mang tính hợp lý, thiết thực nhất cho gói giải pháp email doanh nghiệp phù hợp nhất. Bên cạnh đó, đội ngũ kỹ thuật viên luôn sẵn sàng có mặt 24/7 bất cứ khi nào người dùng cần, từ đó mang đến trải nghiệm khách hàng hài lòng.

Hy vọng rằng các thông tin trên đây đã giúp bạn hiểu hơn về Auto Smart Quotes và có thể tắt tính năng khi cần thiết. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến vấn đề này hoặc có nhu cầu tư vấn về dịch vụ email doanh nghiệp phù hợp, hãy kết nối ngay với HVN thông qua Hotline 024 9999 7777 để đội ngũ chuyên gia giải đáp và hỗ trợ bạn.

0 0 đánh giá
Article Rating
Theo dõi
Thông báo của
guest

0 Comments
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận