Hướng dẫn tạo Group gửi email nội bộ ở trong phòng ban

Tạo group email nội bộ là thủ thuật tiện lợi giúp người dùng có thể gửi cho nhiều người cùng lúc chỉ với một địa chỉ email duy nhất. Không chỉ là tiết kiệm thời gian, việc thực hiện thành thạo thao tác này, bạn có thể nâng cao đáng kể hiệu suất công việc của mình. Khám phá nội dung này cùng HVN ngay.

Tạo group email là gì?

Tạo group email bao gồm việc nhóm một tập hợp các địa chỉ email lại với nhau dưới một tên hoặc nhãn chung. Mục đích của việc tạo nhóm này là để đơn giản hóa và sắp xếp hợp lý quá trình gửi email đến nhiều người nhận. Nếu người dùng thành thạo việc tạo nhóm gửi email và biết được thời điểm áp dụng phù hợp, hiệu quả công việc sẽ được cải thiện đáng kể. 

Thay gì phải nhập thủ công từng địa chỉ email mỗi khi muốn gửi tin nhắn cho một nhóm người, người dùng chỉ cần chọn tên hoặc nhãn nhóm và thư đó sẽ được gửi đến tất cả các thành viên trong nhóm đã được tạo.

Bạn có thể thực hiện việc tạo group email trong nhiều ứng dụng khác nhau, chẳng hạn như Gmail, Microsoft Outlook hay Yahoo Mail. Trong hầu hết các trường hợp, thao tác này được bắt đầu bằng việc chọn vào New Group hoặc Create Group từ các tùy chọn menu, sau đó thêm địa chỉ email của các thành viên trong nhóm. Sau khi nhóm được tạo, bạn có thể chỉnh sửa hoặc xóa nhóm khi cần, cũng như thêm hoặc xóa thành viên nếu cần thiết.

Bài viết này sẽ tập trung vào việc hướng dẫn bạn cách tạo group email trong Office 365 (cụ thể là Microsoft Outlook) và trong webmail.

Tại sao nên thực hiện tạo group email?

Như đã đề cập ở trên, việc tạo group email có thể giải phóng thời gian lãng phí dành cho việc gửi thủ công từng thư cho các thành viên khác, thay vào đó người dùng có thể tập trung hơn vào các nhiệm vụ quan trọng khác. Để hiểu rõ hơn về lợi thế mà thủ thuật này có thể mang lại cho người sử dụng ứng dụng email, đặc biệt đối với doanh nghiệp, hãy cùng điểm qua một số ưu điểm chính của nó:

• Giao tiếp nội bộ hiệu quả: Các nhóm email cho phép doanh nghiệp truyền đạt thông tin quan trọng tới nhiều thành viên cùng một lúc, việc này càng trở nên hữu ích hơn khi cần truyền đạt thông báo, cập nhật vác những tin tức nội bộ quan trọng khác. Ví dụ, một công ty có thể tận dụng việc tạo group email để thông báo cho tất cả nhân viên của mình về buổi đào tạo sắp tới hoặc để thông báo về sự thay đổi trong chính sách công ty.
• Giao tiếp nhắm mục tiêu: Tạo group email cũng có thể được sử dụng để liên lạc nhắm tới mục tiêu, cho phép doanh nghiệp gửi tin nhắn đến các nhóm nhân viên, khách hàng hoặc đối tác cụ thể. Điều này giúp đảm bảo đúng người sẽ nhận được đúng thông điệp, từ đó nâng cao hiệu quả của việc giao tiếp.
• Tổ chức hộp thư: Group email góp phần giúp doanh nghiệp sắp xếp hợp lý các liên hệ email. Bằng cách nhóm các liên hệ có liên quan lại với nhau, doanh nghiệp có thể nhanh chóng tìm và truy cập các địa chỉ thư đang cần, thay vì phải tìm kiếm trong một danh sách dài các liên hệ. Điều này giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian và tăng năng suất, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp thường xuyên gửi email cho các nhóm lớn.
• Cộng tác hiệu quả: Tạo group email cũng góp phần đem lại điều kiện cộng tác hiệu quả bằng cách cho phép các thành viên trong nhóm giao tiếp và chia sẻ thông tin dễ dàng hơn. Ví dụ, một nhóm dự án có thể tạo một group email để thảo luận về update dự án, thời hạn và các thông tin quan trọng khác. Bằng cách sử dụng tính năng nhóm email thành viên của group có thể liên lạc với nhau nhanh chóng và dễ dàng.

Chi tiết cách tạo group email trong Outlook 

Cách tạo group email Outlook 365 được thực hiện khá đơn giản và nhanh chóng. Dưới đây là chi tiết các bước hướng dẫn bạn tạo nhóm để gửi thư đi dành cho phiên bản web app.

– Bước 1: Truy cập vào ứng dụng web Outlook và nhấp vào biểu tượng Danh bạ nằm ở bên trái.

– Bước 2: Người dùng nhấp vào mũi tên nhỏ chỉ xuống bên cạnh nút New contact và chọn vào New group từ menu thả xuống.

– Bước 3: Khi hộp thoại mở ra, hãy nhập tên của nhóm liên hệ muốn tạo group gửi email nội bộ. Bạn có thể nhập nội dung nhóm vào trường mô tả >> Nhấp vào Create.

– Bước 4: Nhập địa chỉ email hoặc tên các liên hệ muốn thêm vào nhóm email. Khi bạn đã chọn xong các liên hệ, nhấp vào Add.

Như vậy, bạn đã hoàn thành xong việc tạo group email trong Outlook web. Nhờ đó, người dùng có thể tiết kiệm đáng kể thời gian dành cho việc gửi thư tới các đồng nghiệp khác trong phòng ban hoặc trao đổi với các phòng ban khác trong doanh nghiệp.

Đối với các ứng dụng thư phổ biến khác, chẳng hạn cách tạo group email trong Gmail, bạn cũng có thể thực hiện các bước tương tự. Hoặc, người dùng cũng có thể liên hệ với đội ngũ kỹ thuật để được hướng dẫn chi tiết hơn.

Hướng dẫn tạo group email nội bộ trong webmail

Việc cộng tác nội bộ doanh nghiệp không tránh khỏi nhu cầu gửi email cho nhiều người trong phòng ban cùng một lúc hoặc muốn gửi cho nhiều người theo nhóm đã đặt trước. Hướng dẫn dưới đây sẽ giúp bạn thực hiện nhanh chóng việc tạo nhóm gửi thư cho nhiều người sau khi cài đặt Email Business account trên webmail.

Cài đặt

– Bước 1: Hãy đăng nhập vào tài khoản email có quyền cao nhất – Admin.

– Bước 2: Nhấp chuột vào phần Cài đặt cho tên miền >> Danh sách người dùng >> Bí danh >> Tạo mới như hướng dẫn trong hình sau:

– Bước 3: Tại cửa sổ mới trên màn hình sau khi nhấn Tạo mới, bạn nhập đầy đủ các thông tin cần thiết như:

• Tại ô Tên: Người dùng nhập tên nhóm hoặc tên phòng ban (Ví dụ: phòng Kinh doanh nhập: kinhdoanh) cần gửi email.
• Tại ô Địa chỉ Email (mỗi dòng 1 giá trị): Nhập các địa chỉ email cần đưa vào nhóm/phòng ban. *Lưu ý: Mỗi dòng nhập 01 email.

*Ví dụ:

• ngacn@domain.com
• huyenhn@domain.com
• mydl@domain.com

– Bước 4: Sau khi nhập xong, bạn nhấn vào Lưu lại để hoàn tất việc tạo group email trong webmail.

Cách sử dụng

Sau khi hoàn tất việc cài đặt, bạn chỉ cần soạn email và gửi tới địa chỉ như đã được thêm vào (chẳng hạn trong ví dụ ở trên là kinhdoanh@domain.com), như vậy tất cả các email trong danh sách nhập sẽ đều nhận được.

Với mục tiêu trở thành người đồng hành đáng tin cậy của các doanh nghiệp trên hành trình chuyển đổi số, HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – không dừng lại ở việc cung cấp đa dạng giải pháp email tên miền tùy chỉnh, mà còn sẵn sàng tư vấn và giải quyết mọi vấn đề trong quá trình sử dụng.

Đội ngũ chuyên gia với đầy đủ chuyên môn và kinh nghiệm trong lĩnh vực chắc chắn sẽ giúp bạn lựa chọn được giải pháp email doanh nghiệp phù hợp, cũng như hỗ trợ bạn cách để sử dụng hiệu quả, chẳng hạn hướng dẫn cách để tạo group email gửi đi.

Do đó, nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc về vấn đề cách tạo group email trong Outlook hoặc webmail, cũng như cần được tư vấn chi tiết hơn về các giải pháp email nội bộ, hãy kết nối ngay với HVN qua Hotline: 024 9999 7777 để đội ngũ của chúng tôi hỗ trợ.