Hướng dẫn 04 Cách thu hồi Email Outlook siêu dễ dàng 2024

Trong một số trường hợp, nếu người dùng gửi nhầm email hoặc thư bị lỗi có thể ứng dụng thu hồi email nhanh chóng. Do đó, bài viết này HVN Group sẽ tổng hợp một số những cách thu hồi email Outlook mà người dùng có thể áp dụng.

04 Cách thu hồi email Outlook nhanh gọn

Với từng phiên bản phần mềm, người dùng có thể thực hiện với các cách thu hồi email Outlook riêng biệt. Dưới đây là 04 cách mà người dùng có thể tham khảo như sau:

Trên Outlook for Windows (Classic)

Nếu người dùng đang sử dụng phiên bản Outlook cổ điển thì có thể áp dụng cách thu hồi email Outlook như sau: 

• Bước 1: Tại thư mục bên trái của cửa sổ Outlook click chọn Mục đã gửi.

• Bước 2: Mở email đã gửi mà người dùng muốn thu hồi trong một cửa sổ mới. Lưu ý, vì nếu thư để trong ngăn đọc sẽ không thể thu hồi được.
• Bước 3: Trên giao diện thư vừa hiển thị -> chọn Hành động (Actions) -> chọn Nhắc lại tin nhắn này (Recall This Message…).

• Bước 4: Click chọn Xoá bản sao chưa đọc bằng tin nhắn này > click chọn OK.

• Bước 5: Sau khi đã gửi yêu cầu đi, chỉ khoảng chưa đầy 30s người dùng sẽ nhận được thông báo “Báo cáo Thu hồi Thư cho thư [chủ đề thư gốc]” > click chọn vào liên kết để kiểm tra.

*Lưu ý: 

• Trong trường hợp áp dụng cách thu hồi email Outlook này mà không thấy lệnh Thu hồi thư thì rất có thể người dùng đang không có tài khoản Exchange hoặc tính năng này hiện chưa được sử dụng đối với tổ chức của người dùng.
• Nếu email được bảo vệ bởi Azure Information Protection sẽ không thể tiến hành thu hồi.

Trên Outlook for Windows (new)

Hãy kiểm tra xem phần mềm Outlook của người dùng có đang ở phiên bản mới nhất hay không. Nếu đã là phiên bản mới nhất có thể áp dụng cách thu hồi email Outlook nhanh gọn như sau:

• Bước 1: Mở email Outlook trên thiết bị của người dùng > click chọn Mục đã gửi ở ngăn thư mục bên trái màn hình.

• Bước 2: Click vào thư đã gửi mà người dùng muốn thu hồi để mở trong một hộp thư riêng.
• Bước 3: Trên dải băng của phần mềm Outlook mới click biểu tượng thu hồi thư > xác nhận bằng cách click vào OK.
• Bước 4: Một báo cáo thu hồi thư sẽ xuất hiện, người dùng click chọn vào liên kết trong thư để kiểm tra trạng thái thành công hay thất bại. 

Trên Outlook trên Web 

Phiên bản Outlook trên Web chỉ có ở các tài khoản email dành cho đối tượng người dùng doanh nghiệp ở các cơ quan hoặc trường học. Khi đó, người dùng có thể áp dụng cách thu hồi email Outlook như sau:

• Bước 1: Đăng nhập tài khoản Outlook trên địa chỉ – https://www.microsoft.com/vi-vn/microsoft-365/outlook/email-and-calendar-software-microsoft-outlook 
• Bước 2: Click chọn Mục đã gửi > mở email mà người dùng đã gửi và muốn thu hồi.
• Bước 3: Click chọn vào dấu “…” ở góc bên phải của thư > chọn Hành động nâng cao > chọn Thu hồi tin nhắn.

• Bước 4: Một thông báo sẽ hiển thị, người dùng click chọn OK.

• Bước 5: Sau đó, khoảng chừng 30s người dùng sẽ nhận được thông báo thu hồi thành công.

Đối với Outlook.com cá nhân trên Web

Thu hồi thư không khả dụng cho người dùng có địa chỉ email kết thúc bằng @outlook.com, @hotmail.com, @live.com hoặc @msn.com. Vì thế người dùng cá nhân chỉ có thể ấn “Hoàn tác” thư vừa ấn gửi đi với các bước được hướng dẫn như sau:

• Bước 1: Tại giao diện Outlook đã được đăng nhập tài khoản cá nhân.
• Bước 2: Hãy tiến hành soạn thảo “Email mới” > click chọn nút Gửi.
• Bước 3: Để hủy thao tác gửi thư đến người nhận hãy để ý sẽ luôn có nút chọn “Hoàn tác” ở góc dưới cùng bên trái như hình ở dưới đây.

Từ những hướng dẫn được chúng tôi chia sẻ trên đây, người dùng đã biết cách thu hồi email Outlook nhanh chóng. Tiếp đến, chúng tôi sẽ gợi ý đến người dùng một số những trường hợp áp dụng thu hồi email Outlook nhưng không thành công. 

05 Trường hợp áp dụng cách thu hồi Email Outlook không thành công

Không phải lúc nào người dùng cũng có thể áp dụng cách thu hồi email Outlook thành công. Bởi vậy, trong một số trường hợp người dùng sẽ không thể thu hồi email như sau:

• Email đã bị mở

Nếu như người nhận đã lỡ mở email và đọc nội dung thu thì người dùng không thể áp dụng bất cứ cách thu hồi email Outlook nào. Bởi lẽ, lúc này người nhận vẫn sẽ nhận được một thông báo rằng người gửi muốn tiến hành thu hồi thư, khi đó email vẫn sẽ lưu lại trong chính hộp thư của người nhận.

• Email ở thư mục công khai

Không chỉ một người đọc được mà rất nhiều người nhận khác cũng đã đọc được email khi người dùng gửi đi thì đây là trường hợp email đã được cho vào thư mục công khai. Khi đó, người dùng sẽ không thể áp dụng cách thu hồi email Outlook trong trường hợp này.

• Email đã bị chuyển đến thư mục khác

Trường hợp tiếp theo mà người dùng không thể thu hồi email đã gửi trong Outlook chính là khi email đã bị chuyển đến một thư mục khác. Để kiểm tra, người dùng chỉ cần sử dụng bộ lọc có sẵn trong phần mềm. Ví dụ, email đã được chuyển đến mục Spam hoặc thùng rác thì không thể tiến hành thu hồi.

• Bị can thiệp bởi ứng dụng của bên thứ ba

Nếu email của người dùng đã bị can thiệp bởi một bên thứ ba thì việc thu hồi email sẽ không thể thực hiện được. Bởi lẽ, chức năng thu hồi chỉ hoạt động trong cùng nền tảng email Outlook. Điều này đồng nghĩa với việc người dùng không thể thu hồi email nếu gửi từ Outlook qua Gmail hay bất cứ dịch vụ email nào khác.

• Email gửi bằng điện thoại 

Một trường hợp cuối cùng mà người dùng không thể áp dụng cách thu hồi email Outlook chính là khi sử dụng thiết bị điện thoại di động để gửi thư. 

Như vậy, với 05 trường hợp trên đây người dùng sẽ không thể áp dụng cách thu hồi email Outlook như hướng dẫn ban đầu. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về cách giải quyết khi thu hồi thư sao cho chuyên nghiệp nhất.

Cách giải quyết khi thu hồi email Outlook chuyên nghiệp 

Nếu người dùng đã biết cách thu hồi email Outlook thì cũng cần biết thêm về cách giải quyết để sao cho chuyên nghiệp nhất có thể. Dưới đây là một vài những gợi ý mà người dùng có thể tham khảo như sau:

Kiểm tra email trước khi gửi đi 

Để hạn chế tối đa những lỗi có thể xảy ra, trước khi tiến hành gửi thư đi người dùng cần phải kiểm tra kỹ càng mọi thông tin có trong email:

• Địa chỉ người nhận: Có thể có một hoặc nhiều địa chỉ nhận email, người dùng cần phải kiểm tra kỹ thông tin này để tránh tình trạng gửi thông tin quan trọng ra bên ngoài.
• Tiêu đề: Email phải có tiêu đề để người nhận có thể nhận biết được nội dung chính trong thư là gì. Nếu email không có tiêu đề sẽ bị đánh giá là thiếu chuyên nghiệp.
• Tệp đính kèm: Ngoài địa chỉ email và tiêu đề thì người dùng cũng cần lưu ý cẩn trọng trong việc gửi tệp đính kèm vì rất dễ nhầm lẫn do chúng không hiển thị chi tiết nội dung ở bên ngoài.

Lên lịch gửi thư

Một trong những cách để hạn chế tối đa việc áp dụng cách thu hồi email Outlook chính là lên lịch gửi thư trên hệ thống. Đây được xem như một cách để kéo dài thời gian trước khi email được gửi đi. Trong trường hợp email vẫn đang trong trạng thái chờ lịch gửi thư đi, người dùng vẫn có thể truy cập để chỉnh sửa và thiết lập lại bất cứ lúc nào. Bằng cách này, người dùng sẽ hạn chế được lỗi sai khi gửi thư Outlook một cách đáng kể.

Gửi email thay thế 

Nếu người dùng phát hiện ra nội dung email bị lỗi và cần phải thực hiện cách thu hồi email Outlook thì cần gửi email thay thế để không bị đánh giá là thiếu chuyên nghiệp. Lúc này, người dùng sẽ gửi một email với nội dung tương tự nhưng phải đảm bảo không gặp bất cứ lỗi nào khác trước khi gửi đi.

Gửi thư xin lỗi

Ngoài những cách giải quyết trên đây, người dùng còn có thể gửi thư xin lỗi tới người nhận vì những sai sót không mong muốn. Sau khi gửi thư xin lỗi, người dùng cũng có thể gửi email thay thế với nội dung tương tự nhưng không gặp lỗi tương tự như trường hợp cũ.

Từ những gợi ý trên đây, người dùng có thể dễ dàng giải quyết khi áp dụng cách thu hồi email Outlook nhanh chóng. 

Một số câu hỏi thường gặp

• Có thể thu hồi email Outlook trên máy MacBook không?

KHÔNG. Vì theo Microsoft, tính năng thu hồi email trong Outlook không có sẵn hay nói cách khác là không khả dụng trên thiết bị máy tính MacBook. Do đó, người dùng cần phải truy cập trên thiết bị Windows mới có thể thực hiện được.

• Khi gặp sự cố không thể thu hồi Outlook cần làm gì? 

Nếu người dùng đã áp dụng toàn bộ các cách được chúng tôi gợi ý bên trên mà không thành công hoặc gặp sự cố trong quá trình thao tác có thể liên hệ ngay đến đội ngũ HVN Group qua số Hotline 024.9999.7777 hoặc qua mục Livechat.

• Email Outlook gửi sang Gmail hoặc Zoho mail có thể thu hồi được không?

KHÔNG. Vì tính năng thu hồi của email Outlook chỉ áp dụng đối với hệ thống email của Microsoft. Do đó, nếu gửi email sang các nền tảng khác như Gmail hay Zoho sẽ không thể thực hiện được.

• Tại sao không thể thu hồi email Outlook trên điện thoại?

Tương tự như thiết bị máy tính MacBook, người dùng cũng không thể thu hồi email Outlook trên điện thoại vì thiết bị này chưa được áp dụng. Ngoài ra, nền tảng trên thiết bị di động và máy tính không được đồng nhất nên việc thu hồi email không thành công.

• Có phải tài khoản Outlook nào cũng có thể thu hồi không?

Không phải tài khoản email Outlook nào cũng có thể sử dụng tính năng thu hồi. Tính năng này chỉ áp dụng đối với các tài khoản trường học và doanh nghiệp có trả phí theo các gói đăng ký phù hợp. Riêng với tài khoản không trả phí hay còn gọi là tài khoản cá nhân sẽ không có sẵn tính năng này mà chỉ có tính năng hoàn tác. 

Phần kết 

Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách thu hồi email Outlook mà người dùng có thể áp dụng. Nếu người dùng cần chúng tôi hỗ trợ giải đáp bất cứ câu hỏi nào liên quan đến chủ đề này vui lòng nhấc máy và liên hệ ngay đến HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0 qua số Hotline 024.9999.7777.