Hướng dẫn kết nối Email Business với Gmail qua SMTP

Việc kết nối tài khoản email business với Gmail thông qua SMTP không chỉ mang lại cho người dùng sự tiện lợi trong quá trình làm việc mà còn cho phép sử dụng một số tính năng mạnh mẽ của Google Mail. Bài viết sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về vấn đề này cũng như hướng dẫn cụ thể các bước để kết nối.

Tổng quan về email business

Email business hay còn được biết đến là email doanh nghiệp là công cụ thường được các công ty, tổ chức sử dụng cho các hoạt động liên hệ, thương thảo hoặc thảo luận, báo cáo….

Khác với email cá nhân thông thường – đuôi thường có dạng chung chung là tên miền của nhà cung cấp dịch vụ, chẳng hạn @gmail.com hay @outlook.com, email business account sử dụng domain theo tên doanh nghiệp hoặc tên thương hiệu, ví dụ như support@congty.com. Với đặc điểm này, tổ chức có thể cải thiện tính chuyên nghiệp trong mắt khách hàng và đối tác, đồng thời lan tỏa độ nhận diện thương hiệu.

Doanh nghiệp được gì khi đăng ký email business account?

Khi đầu tư chi phí cho email business account, những gì doanh nghiệp nhận lại được là hoàn toàn xứng đáng. Đó là một loạt tính năng và lợi ích phù hợp với nhu cầu của tổ chức. Cụ thể:

• Địa chỉ email tùy chỉnh: Email business address có tên miền của doanh nghiệp mang lại cho bạn diện mạo chuyên nghiệp hơn và cải thiện khả năng nhận diện thương hiệu. Nó cũng giúp thiết lập niềm tin với khách hàng và đối tác.
• Tăng dung lượng lưu trữ và giới hạn gửi email: Tài khoản email doanh nghiệp thường có dung lượng lưu trữ cao hơn các dịch vụ mail không tính phí, cho phép tổ chức có thể lưu trữ nhiều thư và tệp đính kèm hơn. Bạn cũng có thể có giới hạn email cao hơn, điều này vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp cần gửi một lượng lớn email thường xuyên.
• Các tính năng bảo mật nâng cao: Tài khoản email business cung cấp các công cụ năng suất như lịch, danh sách nhiệm vụ và hệ thống quản lý danh bạ. Những công cụ này giúp hộp thư của bạn luôn ngăn nắp và việc quản lý thời gian hiệu quả hơn.
• Các tính năng cộng tác: Email business cũng cung cấp các tính năng cộng tác như hộp thư đến dùng chung, lịch dùng chung cũng như khả năng phân công nhiệm vụ và thời hạn cho các thành viên trong nhóm. Các tính năng này giúp nhóm của bạn làm việc cùng nhau hiệu quả hơn, đồng thời cải thiện việc giao tiếp trong nhóm.
• Tích hợp với các công cụ kinh doanh khác: Một số dịch vụ email tích hợp với các công cụ kinh doanh khác, chẳng hạn như phần mềm quản lý dự án hoặc hệ thống quản lý quan hệ khách hàng. Sự tích hợp này hợp lý hóa quy trình làm việc và cải thiện năng suất bằng cách cho phép các thành viên trong nhóm truy cập vào tất cả các công cụ cần thiết từ một nền tảng duy nhất.

SMTP là gì?

Bài viết sẽ hướng dẫn về cách kết nối tài khoản email business với Gmail thông qua giao thức SMTP. Trước tiên, chúng ta cần hiểu SMTP là gì?

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) là giao thức TCP/IP được sử dụng để gửi và nhận email. Phương thức này được sử dụng phổ biến nhất bởi các ứng dụng email, bao gồm Gmail, Outlook, Apple Mail và Yahoo Mail.

SMTP là giao thức gửi thư, không phải giao thức truy hồi thư. Dịch vụ bưu chính chuyển thư đến hộp thư nhưng người nhận vẫn phải lấy thư từ hộp thư. Tương tự, SMTP gửi email đến máy chủ thư của nhà cung cấp dịch vụ email, nhưng các giao thức riêng biệt được sử dụng để truy xuất email đó từ máy chủ thư để người nhận có thể đọc được.

Tại sao cần kết nối email business qua SMTP

Kết nối tài khoản email business với Gmail thông qua Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) cho phép người dùng sử dụng giao diện và các tính năng của Google mail cho mục đích gửi – nhận thư từ địa chỉ email doanh nghiệp.

Khi bạn kết nối tài khoản email business của mình với Gmail qua SMTP, về cơ bản, bạn đang cấp cho ứng dụng mail của Google quyền truy cập vào tài khoản mail doanh nghiệp của mình. Điều này có nghĩa là bạn có thể sử dụng giao diện quen thuộc của ứng dụng để gửi – nhận thư bằng tài khoản thư dành cho doanh nghiệp.

Để thiết lập kết nối, người dùng cần cung cấp cho Google Mail chi tiết máy chủ SMTP của email business account, thông tin này thường bao gồm tên server, số cổng và thông tin xác thực đăng nhập (username và password).

Sau khi hoàn thành nhập các thông tin này vào cài đặt Gmail, bạn sẽ có thể gửi và nhận thư từ địa chỉ email doanh nghiệp của mình qua ứng dụng mail phổ biến này.

Một lợi ích nổi bật mà người dùng nên lưu ý khi tiến hành kết nối email business là bạn được phép tận dụng khả năng lọc thư rác của Gmail. Google sở hữu hệ thống tinh vi để lọc spam và các ý định lựa đảo. Bằng cách định tuyến email của bạn thông qua các máy chủ của Gmail, người dùng đã có thể giảm số lượng email không mong muốn gửi đến hộp thư đến của mình.

Một ưu điểm khác của việc kết hợp email business Gmail là nó cung cấp quyền truy cập vào các dịch vụ tiện ích khác của Google, chẳng hạn như Drive và Calendar. Điều này có thể đặc biệt hữu ích nếu người dùng cần chia sẻ tệp hoặc cộng tác với các thành viên khác cùng một dự án.

Bằng cách sử dụng Google Mail làm trung tâm cho mọi liên lạc, bạn có thể hợp lý hóa quy trình làm việc của mình và sắp xếp mọi thứ ở một nơi.

Các bước kết nối email business account với Gmail

Dưới đây là các bước cơ bản giúp bạn kết nối email business với Gmail và gửi mail từ ứng dụng Google Mail thông qua SMTP.

– Bước 1: Tiến hành đăng nhập vào tài khoản Gmail của bạn.

– Bước 2: Hãy nhấp vào chọn biểu tượng hình bánh răng ở góc trên bên phải > Chọn Xem tất cả chế độ cài đặt.

– Bước 3: Chọn tab Tài khoản như hình bên dưới.

– Bước 4: Tại mục Gửi thư bằng địa chỉ, bạn click vào liên kết Thêm địa chỉ email khác.

– Bước 5: Sau khi một tab mới được mở ra, bạn hãy điền email business address của mình vào.

– Bước 6: Tiến hành điền các thông tin cần thiết như sau:

• Máy chủ SMTP: Có dạng smtp.domain.com
• Tên người dùng và mật khẩu chính là thông tin đăng nhập Webmail business
• Cổng: 25
• Kết nối không an toàn

>> Sau khi điền đầy đủ thông tin, hãy bấm vào Thêm tài khoản.

– Bước 7: Xác minh tài khoản.

Tiếp theo, Google sẽ gửi cho bạn một email với mã xác nhận vào địa chỉ email business. Việc bạn cần làm là điền mã xác nhận đã nhận được vào ô và bấm vào Xác minh.

Như vậy, bạn đã hoàn thành việc kết nối và có thể gửi email business trực tiếp từ tài khoản Gmail.

Trong quá trình cài đặt, nếu bạn gặp bất kỳ vấn đề nào khó có thể giải quyết, hãy bấm vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để các chuyên gia của chúng tôi hỗ trợ bạn ngay lập tức.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Với tư cách là người đồng hành đáng tin cậy của doanh nghiệp trên con đường chuyển đổi số, HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – cung cấp cho người dùng đa dạng các gói email business với các mức giá hợp lý. Bạn có thể tùy ý lựa chọn giải pháp phù hợp cho tổ chức của mình hoặc có thể nhờ tới sự tư vấn từ các chuyên gia của chúng tôi. Dựa trên các đánh giá, phân tích về nhu cầu và định hướng phát triển của doanh nghiệp, đội ngũ sẽ đưa ra sự tư vấn về gói thích hợp nhất.

Bên cạnh đó, các câu hỏi và thắc mắc của người dùng sẽ nhanh chóng được giải đáp chuyên sâu và tỉ mỉ. Do đó, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi nếu có bất thắc mắc nào. Đội kỹ thuật với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực luôn sẵn sàng 24/7/365 để đảm bảo giải quyết kịp thời các sự cố xảy ra, từ đó mang tới cho bạn trải nghiệm dịch vụ hài lòng.

Lời kết

Thông qua bài viết này, chúng tôi đã cung cấp một số thông tin cơ bản nhất về email business cũng như hướng dẫn cách để kết nối tài khoản với Gmail qua SMTP. Nếu có bất kỳ thắc mắc hoặc câu hỏi nào liên quan đến nội dung nêu trên, hãy kết nối ngay với HVN thông qua Hotline: 024 9999 7777, đội ngũ nhân viên với chuyên môn cao sẽ nhanh chóng giải đáp và hỗ trợ bạn.