Email doanh nghiệp là gì? Cẩm nang lựa chọn Email doanh nghiệp từ A-Z

Trong thế giới kinh doanh, địa chỉ email là một trong những yếu tố đầu tiên mà khách hàng tiềm năng nhìn thấy khi tìm kiếm thông tin về công ty, đó là lý do vì sao việc sở hữu một địa chỉ email doanh nghiệp chuyên nghiệp và được xây dựng tốt lại vô cùng quan trọng.

Email doanh nghiệp là gì?

Email doanh nghiệp là loại email được sử dụng cho mục đích kinh doanh, có thể là giao tiếp với khách hàng, nhân viên, các doanh nghiệp khác và đối tác. Loại email này thường bao gồm chữ ký chuyên nghiệp kèm theo thông tin liên hệ và có thể được gửi từ miền của công ty.

Về cốt lõi, dịch vụ email doanh nghiệp khác với email cá nhân ở một điểm quan trọng: tên miền của thư. Thay vì kết thúc bằng các phần mở rộng phổ biến như @gmail.com hoặc @yahoo.com, email cho doanh nghiệp thường sử dụng tên miền của tổ chức, chẳng hạn @tencongty.com. Yếu tố này mang lại danh tính duy nhất cho địa chỉ thư và tạo cảm giác chuyên nghiệp, cũng như uy tín cho mọi thư được gửi đi từ nó.

Tại sao cần đăng ký email doanh nghiệp?

Hãy tưởng tượng việc liên hệ với một khách hàng tiềm năng bằng một địa chỉ thư chung chung như kinhdoanh123@gmail.com. Các tiếp cận này có thể vô tình thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp hoặc bị gắn cờ là spam. Việc tạo email doanh nghiệp có thể mang đến sự khác biệt rất lớn. Dưới đây là bức tranh chi tiết hơn về lý do một giải pháp email cho doanh nghiệp lại là điều không thể thiếu.

Tính chuyên nghiệp

• Ấn tượng đầu tiên với khách hàng/đối tác: Trước khi đi sâu vào nội dung của email, điều đầu tiên người nhận chú ý là địa chỉ thư. Một email doanh nghiệp, chẳng hạn như marketing@tencongty.com, ngay lập tức truyền đạt tính chuyên nghiệp và nghiêm túc về nỗ lực kinh doanh của tổ chức.
• Xây dựng thương hiệu nhất quán: Khi sở hữu một danh sách email doanh nghiệp với thương hiệu được bao gồm trong địa chỉ thư, tổ chức của bạn có thể đẩy mạnh việc lan tỏa độ nhận diện thương hiệu, đồng thời giúp đối tác hoặc khách hàng tiềm năng dễ dàng ghi nhớ và nhận ra ngay lập tức.

Tạo dựng uy tín

• Tạo sự tin cậy vào email: Internet đầy rẫy những trò gian lận và lừa đảo. Việc mua email doanh nghiệp đóng vai trò như một dấu hiệu xác thực, đảm bảo với người nhận rằng email đó đến từ một nguồn hợp pháp.
• Khả năng gửi tới hộp thư đến tăng lên: Email từ các miền được công nhận có cơ hội vượt qua bộ lọc spam cao hơn và đảm bảo có thể đến được người nhận dự định mà không gặp trở ngại nào.

Làm việc hiệu quả 

• Quy trình làm việc được sắp xếp hợp lý: Khi đăng nhập email doanh nghiệp, bạn sẽ nhận được các tính năng nâng cao như tích hợp lịch, lập lịch tự động và các công cụ quản lý tác vụ, có thể nâng cao đáng kể năng suất tại nơi làm việc.
• Khả năng tích hợp: Email dành cho doanh nghiệp có thể tích hợp liền mạch với nhiều công cụ kinh doanh khác nhau, từ hệ thống CRM đến nền tảng quản lý dự án, tạo điều kiện cho không gian làm việc được kết nối và hiệu quả hơn.
• Nâng cao năng suất công việc: Giải pháp email doanh nghiệp chuyên nghiệp có thể tăng đáng kể năng suất của nhóm với các tính năng và tích hợp phù hợp. Các công cụ như lịch dùng chung, hộp thư ưu tiên và gắn thẻ thông minh giúp nhân viên quản lý thời gian tốt hơn, ưu tiên nhiệm vụ quan trọng, cũng như cộng tác đội nhóm hiệu quả.

Bảo mật nâng cao

• Bảo vệ mạnh mẽ cho tổ chức: Ngoài các tính năng bảo mật cơ bản của email thông thường, việc lập email doanh nghiệp mang đến cho người dùng các biện pháp bảo vệ nâng cao như mã hóa hai đầu, hệ thống phát hiện xâm nhập,…
• Quyền truy cập được kiểm soát: Việc tạo email cho doanh nghiệp cho phép người dùng kiểm soát vấn đề quản trị một cách sát sao. Điều này có nghĩa là quyền truy cập có thể bị hạn chế, giám sát và quản lý, qua đó đảm bảo dữ liệu quan trọng chỉ có thể được truy cập bởi những người liên quan.

05 tính năng chính của email doanh nghiệp

Khi sử dụng dịch vụ email cho doanh nghiệp, người dùng dễ dàng nhận ra hiệu quả làm việc và kinh doanh được cải thiện nhanh chóng, một phần là nhờ các tính năng nổi bật hơn so với dịch vụ thông thường. Cụ thể:

• Tên miền chuyên nghiệp: Doanh nghiệp có thể sử dụng tên miền của công ty để củng cố thương hiệu của mình qua mỗi email. Việc xây dựng thương hiệu nhất quán này giúp tăng mức độ uy tín và thu hút khách hàng tiềm năng tốt hơn.
• Các tính năng bảo mật được cải thiện: Ngày nay, thông tin quan trọng thường xuyên được trao đổi trên môi trường trực tuyến, trong trường hợp này, email doanh nghiệp thường đi kèm với các biện pháp bảo mật được cải thiện như mã hóa, công cụ chống lừa đảo và kiểm tra bảo mật thường xuyên là lựa chọn phù hợp.
• Dung lượng lưu trữ lớn hơn: Không giống như email cá nhân thông thường, data email doanh nghiệp được cung cấp có dung lượng lớn hơn, đảm bảo các thư từ quan trọng không bị mất do hộp thư bị đầy.
• Khả năng tích hợp: Email chuyên nghiệp dành cho doanh nghiệp có thể tích hợp liền mạch với nhiều công cụ và phần mềm kinh doanh khác nhau, có thể là CRM, công cụ quản lý dự án hoặc ứng dụng lịch, từ đó mang lại trải nghiệm hợp lý.

Phân loại email doanh nghiệp

• Email cá nhân: Tài khoản thư này được tạo ra dành cho một cá nhân duy nhất, với đuôi email thường là tên miền của chính nhà cung cấp, chẳng hạn @gmail.com, @outlook.com hay @yahoo.com. 
• Email hosting truyền thống (On-premise): Dạng email này thường được cấp bởi các nhà cung cấp dịch vụ hosting và được bán theo dạng gói. Ưu điểm nổi bật nhất của email hosting truyền thống là chi phí tối ưu, tuy nhiên nó có nhiều hạn chế về mặt tính năng cũng như giao diện người dùng.
• Email sử dụng công nghệ điện toán đám mây (Cloud computing): Loại email này có ưu điểm chi phí hợp lý, có thể mở rộng, dễ bảo trì và cung cấp khả năng thiết yếu trong kỷ nguyên chuyển đổi số hiện nay. Các công ty vừa và nhỏ thường đăng ký gói email doanh nghiệp Google, Microsoft hoặc Zoho để sử dụng cho doanh nghiệp của mình.

Hướng dẫn cách tạo email chuyên nghiệp

Sau khi đăng ký email doanh nghiệp với nhà cung cấp dịch vụ hosting hoặc email phổ biến như Google, Microsoft hay Zoho, bạn tiếp tục thực hiện các thao tác sau để có thể tối ưu hóa hiệu quả của địa chỉ thư:

• Tạo mẫu chữ ký email doanh nghiệp để làm nổi bật thư với thương hiệu và lời kêu gọi hành động ngay ở cuối thư.
• Thêm địa chỉ email vào ứng dụng hoặc phần mềm email doanh nghiệp ưa thích, chẳng hạn như Outlook, Gmail hoặc Apple Mail. Trong hầu hết các trường hợp, bạn có thể có cùng một ứng dụng trên máy tính và điện thoại của mình, như vậy email sẽ tự động đồng bộ hóa bất kể người dùng quản lý như thế nào.
• Tạo mẫu email giới thiệu doanh nghiệp để hỗ trợ các email template hỗ trợ tìm kiếm khách hàng tiềm năng và theo dõi khách hàng bằng nhiều công cụ email hàng đầu dành cho doanh nghiệp nhỏ.

Cách đặt tên cho email doanh nghiệp

Một địa chỉ email chuyên nghiệp với cấu trúc đặt tên rõ ràng và đơn giản, sử dụng tên miền riêng là điều quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào nghiêm túc trong việc xây dựng niềm tin với khách hàng. Theo thời gian, niềm tin sẽ chuyển thành danh tiếng thương hiệu vững chắc và dẫn đến doanh số bán hàng tốt hơn, do đó hãy thực hiện cách lấy email doanh nghiệp và đặt tên một cách nghiêm túc.

Các nguyên tắc đơn giản để tạo email doanh nghiệp dưới đây sẽ giúp bạn bắt đầu phát triển thương hiệu một cách hiệu quả:

Sử dụng tên miền riêng

Sử dụng tên miền riêng cho địa chỉ email doanh nghiệp là cách hiệu quả để cải thiện hình ảnh của tổ chức kinh doanh. Việc sử dụng username@congty.com sẽ làm tăng sự tin cậy và mang lại cho tổ chức của bạn sự trang trọng. Đây cũng là một cách tuyệt vời để quảng bá tên thương hiệu với khách hàng tiềm năng.

• Tính liên tục: Khi có tên miền riêng, bạn có thể thiết lập tất cả địa chỉ email của nhân viên ở cùng định dạng, từ đó xây dựng hình ảnh thương hiệu có tổ chức và rõ ràng.
• Khả năng ghi nhớ: Khách hàng có nhiều khả năng ghi nhớ một địa chỉ email đơn giản hơn so với các địa chỉ chứa đầy ký tự và số đặc biệt.

Chuẩn hóa tên hiển thị và định dạng email

Tên miền chỉ là một nửa câu chuyện khi nói đến vấn đề thiết lập địa chỉ email chuyên nghiệp, bạn nên tiêu chuẩn hóa cách đặt tên email cho cả nhóm/tổ chức của mình để phát triển thương hiệu. Định dạng chuyên nghiệp nhất cho một email được sử dụng trong doanh nghiệp bao gồm tên đầy đủ, kết hợp tên và tên viết tắt hoặc họ và tên.

Bạn thậm chí có thể thiết lập một tài khoản chung để cả nhóm cùng đăng nhập vào email doanh nghiệp đó, chẳng hạn sales@congty.com hoặc marketing@congty.com. Điều quan trọng là phải tính đến độ dài của tên người dùng và quy mô doanh nghiệp khi thiết lập địa chỉ email. 

Lừa đảo email doanh nghiệp (BEC) là gì?

Cuộc sống của chúng ta đang ngày càng được số hóa và thế giới kinh doanh cũng tương tự. Mặc dù điều này mang lại nhiều lợi ích như tăng hiệu quả, năng suất và tiết kiệm chi phí nhưng không phải tất cả đều mang tính tích cực. Khi các doanh nghiệp buộc phải dựa vào giao tiếp trực tuyến, thì tội phạm mạng ngày càng trở nên tinh vi hơn trong cách triển khai các cuộc tấn công. Một trong những hình thức tấn công đáng chú ý hiện nay là lựa đào qua email doanh nghiệp (BEC).

Lừa đảo email doanh nghiệp (hay Business Email Compromise – BEC) là một loại tấn công mạng xảy ra khi kẻ tấn công sử dụng thư từ qua email để đóng giả là giám đốc điều hành hoặc nhân viên trong một công ty. Thông qua email, kẻ tấn công nhắm mục tiêu vào các nhân viên hoặc đối tác kinh doanh khác, lừa họ gửi tiền hoặc tiết lộ các thông tin kinh doanh quan trọng.

Tấn công email doanh nghiệp dựa vào sự quen thuộc giả định và cố gắng tạo ra cảm giác cấp bách để thúc đẩy người nhận hành động ngay lập tức, chẳng hạn như chuyển tiền hoặc chia sẻ bí mật. Các cuộc tấn công này cũng có thể sử dụng các liên kết độc hại được nhúng trong email để phát tán phần mềm độc hại. Thông qua đó, kẻ tấn công có thể giành được quyền truy cập vào database qua hệ thống bị nhiễm mà không bị phát hiện.

Rõ ràng những cuộc tấn công này gây ra mối đe dọa lớn, vì vậy các doanh nghiệp cần có biện pháp phòng tránh để ngăn chặn các cuộc tấn công email doanh nghiệp, trong đó bao gồm:

• Đào tạo nhân viên: Mỗi nhân viên đều có trách nhiệm riêng trong việc bảo vệ doanh nghiệp khỏi mọi cuộc tấn công tiềm ẩn. Do đó, tổ chức kinh doanh nên đào tạo thường xuyên cho nhân viên về cách xác định và ứng phó với các mối đe dọa mạng khác nhau.
• Bảo mật mật khẩu: Mật khẩu yếu là lỗ hổng để kẻ tấn công dễ dàng truy cập vào tài khoản email doanh nghiệp và đánh cắp thông tin quan trọng. Vì vậy, tổ chức nên khuyến khích nhân viên của mình sử dụng mật khẩu mạnh, dài, khó đoán và kích hoạt xác thực hai yếu tố bất cứ khi nào có thể.
• Sử dụng bộ lọc email: Bộ lọc email mạnh có thể hỗ trợ giảm khả năng nhân viên nhận được email tấn công ngay từ đầu. Để đạt được mục tiêu này, doanh nghiệp nên triển khai các bộ lọc email tích cực để ngăn chặn các email và tệp đính kèm đáng ngờ.
• Mã hóa: Mã hóa rất quan trọng khi nó bảo mật dữ liệu quan trọng. Doanh nghiệp nên đảm bảo tất cả email và tệp đính kèm chứa thông tin quan trọng đều được mã hóa, đồng thời kích hoạt mã hóa bất cứ khi nào có thể.

Nếu có nhu cầu được tư vấn chi tiết và chuyên sâu hơn về cách bảo vệ tổ chức khỏi các cuộc tấn công nhắm mục tiêu vào email doanh nghiệp, hãy nhấp ngay vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để được các chuyên gia hỗ trợ.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Đăng ký email doanh nghiệp tại HVN Group

Nhận thấy tầm quan trọng của việc sử dụng email chuyên nghiệp trong môi trường doanh nghiệp, HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – có sẵn nhiều gói dịch vụ email dành cho doanh nghiệp với đa dạng mức chi phí. Dựa trên nhu cầu sử dụng cũng như định hướng phát triển của tổ chức, đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp sẽ tư vấn loại email nào phù hợp nhất, chẳng hạn Gmail, email Outlook hay Zoho Mail.

Bên cạnh đó, bạn sẽ được các chuyên gia hướng dẫn chi tiết cách tạo email doanh nghiệp Google hoặc Microsoft một cách chuyên nghiệp, nhằm tạo ấn tượng với người nhận và tăng sự uy tín cho tổ chức kinh doanh. 

Trong trường hợp chưa biết nên mua địa chỉ email nào cho tổ chức, khách hàng sẽ được hỗ trợ cách tra cứu, tìm kiếm email từ danh bạ có sẵn để không bị trùng khớp tên với danh sách email doanh nghiệp Hà Nội, TP Hồ Chí Minh hoặc bất cứ địa điểm nào, giúp địa chỉ email của bạn là duy nhất nhưng vẫn đảm bảo độc đáo và dễ nhớ.

Phần kết

HVN Group không chỉ là địa chỉ cung cấp cho bạn các gói email doanh nghiệp uy tín, an toàn dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, mà còn là người bạn đồng hành đáng tin tưởng của các tổ chức kinh doanh khi cung cấp các biện pháp hiệu quả trong việc bảo mật email. Hãy liên hệ với chúng tôi thông qua Hotline: 024.9999.7777 để được tư vấn dịch vụ email chuyên nghiệp phù hợp và cách để sử dụng hiệu quả trong kỷ nguyên số hóa hiện nay.