Hướng dẫn cơ bản giao diện chính Email Business Hosting

Bạn có thể tiết kiệm đáng kể thời gian bằng cách tận dụng các chức năng đã có sẵn trong giao diện chính Email Business Hosting mà không cần phải chuyển trang. Bài viết này sẽ giúp bạn làm quen với các chức năng chính trên giao diện của webmail. 

Giới thiệu chung về giao diện chính Email Business Hosting

Giao diện chính Email Business Hosting đề cập đến giao diện người dùng hoặc bố cục và thiết kế trực quan của ứng dụng email khách dựa trên web, được thiết kế riêng cho người dùng doanh nghiệp. Sau khi đăng nhập tài khoản email doanh nghiệp đã đăng ký, hình ảnh xuất hiện trên màn hình người dùng chính là giao diện chính.

Phần giao diện chính này cung cấp cho bạn những chức năng cốt lõi của ứng dụng cần thiết cho người sử dụng, chẳng hạn như soạn email mới, trả lời thư hay xóa thư. Vì thế, bạn hoàn toàn có thể thực hiện trao đổi, chia sẻ tài liệu hoặc làm việc cộng tác ngay trên tại đây mà không cần phải di chuyển đến những phần nhỏ khác của webmail.

giao diện chính email business hosting

Mặc dù giao diện chính xác có thể khác nhau tùy thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ email, nhưng chắc chắn sẽ bao gồm một số yếu tố chính sau:

  • Header: Phần này thường chứa biểu tượng của dịch vụ webmail, tên tài khoản email doanh nghiệp và các tùy chọn cho cài đặt tài khoản, trợ giúp hoặc hỗ trợ.
  • Ngăn điều hướng: Ngăn này thường nằm ở phía bên trái của giao diện chính Email Business Hosting, và cung cấp quyền truy cập nhanh vào các phần khác nhau của webmail, chẳng hạn như Inbox (Hộp thư đến), Sent (Thư đã gửi), Drafts (Bản nháp), Calendar (Lịch),…Nó cho phép bạn điều hướng giữa các chức năng khác nhau của webmail một cách dễ dàng.
  • Ngăn xem thư: Ngăn này cho hiển thị nội của email đã chọn với phần tên, chủ đề, ngày – giờ và nội dung. Tại đây, bạn cũng có thể thấy một số tùy chọn cho trả lời, chuyển tiếp, xóa hoặc lưu trữ.
  • Thanh tìm kiếm: Giao diện chính Email Business Hosting chắc chắn không thể thiếu thanh tìm kiếm cho phép người dùng tìm các email cụ thể dựa trên keyword, người gửi, chủ đề hoặc các tiêu chí khác. Yếu tố này giúp bạn có thể nhanh chóng xác định được vị trí của các email trong hộp thư của mình.

Chức năng trong giao diện chính Email Business Hosting

Các thông tin dưới đây sẽ cung cấp cho bạn bức tranh tổng quát về các chức năng cơ bản trong giao diện chính Email Business Hosting, nhằm giúp người dùng có thể nhanh chóng làm quen với phiên bản webmail này và tận dụng triệt để cho quá trình làm việc.

Sau khi đăng nhập tài khoản email doanh nghiệp thành công, giao diện chính của webmail xuất hiện trên màn hình với đầy đủ các chức năng cơ bản như ảnh dưới:

giao diện chính trong webmail

Nút New được sử dụng để tạo mail mới. Sau khi click vào, một cửa sổ tạo email sẽ xuất hiện trên màn hình thiết bị của bạn.

tạo mới email

Nút Select sẽ cho hiển thị thêm 2 mục gồm Select All (chọn toàn bộ) và Deselect All ( hủy chọn tất cả) và đồng thời cho phép người dùng có thể sử dụng được thêm với hầu hết các chức năng khác trong giao diện chính Email Business Hosting. 

*Lưu ý, Select không sử dụng được với chức năng Sorting và một số chức năng khác trong Action.

các tính năng lựa chọn trong giao diện

Nút Delete cung cấp cho người dùng các lựa chọn: 

  • Delete: Xóa thường.
  • Purge Marked As Deleted: Xóa các email đã được đánh dấu.
  • Delete All in Folder: Xóa toàn bộ email trong thư mục hiện tại.

tùy chọn xóa

Nút Reply cũng sẽ cho ra 3 lựa chọn khác nhau, gồm: 

  • Reply: Chỉ phản hồi lại thư của người gửi.
  • Reply All: Phản hồi lại tất cả trong 03 mục : From, Cc, Bcc.
  • Forward: Chuyển tiếp email đó cho một địa chỉ thư khác.

tùy chọn phản hồi email

Mục Sorting trong giao diện chính Email Business Hosting được sử dụng để lọc email cần tìm kiếm. Các lựa chọn sẽ chia ra làm 03 nhóm, mỗi nhóm cho phép người dùng lựa chọn 1 option, cụ thể các lựa chọn như sau:  

Nhóm 1:

  • Date: Sắp xếp theo ngày
  • From: Sắp xếp theo người gửi
  • Subject: Sắp xếp theo tiêu đề email
  • Size: Sắp xếp theo kích thước email

Nhóm 2:

  • Descending: Sắp xếp thư theo thứ tự giảm dần
  • Ascending: Sắp xếp thư theo thứ tự tăng dần

Nhóm 3:

  • All: Chọn tất cả
  • Unread: Nhóm chưa đọc
  • Read: Nhóm đã đọc
  • Replied: Thư đã phản hồi
  • Not replied: Thư chưa được phản hồi
  • Flagged: Đã gắn cờ
  • Link to task: Gắn với tác vụ cụ thể
  • Attachment: Có tệp đính kèm

Lưu ý: Trong mỗi nhóm, bạn chỉ lựa chọn được 1 option.

tính năng trong giao diện chính email business hosting

Nút Action đưa ra cho cho người dùng các lựa chọn: 

  • Move: Di chuyển email đã chọn sang một thư mục khác
  • Add Task: Thêm tác vụ mail cho email hoặc nhóm email đã chọn
  • Print: In thư
  • Mark Read: Đánh dấu là đã đọc
  • Flag: Gắn cờ 
  • Untrusted Sender/ Trusted Sender: Người gửi thư đáng tin/ không đáng tin cậy
  • Block Sender: Chặn người gửi
  • Create Filter: Phím tắt dẫn đến tạo rule nhận thư
  • Add Sender to Filter: Thêm người gửi vào trong rule nhận thư
  • View Text: Xem email dạng text
  • View  Raw Content: Xem dữ liệu nhận mail ở dạng nguyên bản
  • View Header: Chỉ xem đầu mục

Sử dụng hợp lý giao diện chính Email Business Hosting

Người dùng có thể nhận được nhiều lợi thế và củng cố hiệu suất công việc một cách đáng kể nếu tận dụng tốt các chức năng có sẵn trong giao diện chính Email Business Hosting. 

sử dụng hợp lý giao diện email

  • Truy cập và điều hướng: Giao diện chính đóng vai trò là cổng vào tài khoản email của người dùng. Hiểu cách điều hướng qua giao diện một cách hiệu quả giúp bạn truy cập email, thư mục, danh bạ và các tính năng quan trọng khác một cách nhanh chóng và dễ dàng. Việc này giúp bạn tiết kiệm thời gian và giữa cho hộp thư luôn ngăn nắp.
  • Quản lý thời gian: Giao diện chính Email Business Hosting được sử dụng tốt giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả. Nó cho phép bạn ưu tiên email, đánh dấu chưa đọc để theo dõi trong tương lai, gắn cờ các thư quan trọng và đặt lời nhắc hoặc thông báo cho các tác vụ khẩn cấp. Do đó, bạn có thể đảm bảo rằng email quan trọng không bị bỏ qua, thời hạn được đáp ứng và năng suất tổng thể được nâng cao.
  • Chức năng tìm kiếm: Giao diện chính của webmail còn bao gồm chức năng tìm kiếm, cho phép bạn nhanh chóng xác định các email hoặc thông tin cụ thể trong tài khoản của mình. Việc sử dụng hợp lý toán tử tìm kiếm, từ khóa và các tính năng tìm kiếm nâng cao giúp bạn nhanh chóng tìm thấy nội dung mong muốn, tiết kiệm thời gian và công sức quý báu.
  • Lọc và sắp xếp: Giao diện chính Email Business Hosting thường cung cấp các tùy chọn lọc và sắp xếp để quản lý email đến một cách hiệu quả. Bạn có thể tạo các bộ lọc hoặc quy tắc dựa trên các tiêu chí cụ thể (người gửi, chủ đề, từ khóa,…) để tự động phân loại hoặc định tuyến thư đến tới các thư mục thích hợp. Điều này góp phần giảm sự lộn xộn trong hộp thư đến và đảm bảo rằng các email quan trọng đều có thể truy cập dễ dàng.

Giao diện chính Email Business Hosting cung cấp cho người dùng nhiều tính năng tiện lợi cho việc giao tiếp và trao đổi thông tin bằng email doanh nghiệp. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần được giới thiệu chi tiết hơn về cách sử dụng các chức năng đó, hãy kết nối ngay với HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – qua Hotline 024 9999 7777, đội ngũ chuyên gia với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực của chúng tôi sẽ có mặt nhanh chóng và hỗ trợ giải đáp.

0 0 đánh giá
Article Rating
Theo dõi
Thông báo của
guest

0 Comments
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận