Hướng dẫn chèn file từ Google Drive vào Email Business

Để tiện lợi hơn trong quá trình làm việc, các chuyên gia khuyên người dùng nên thực hiện chèn file từ Google Drive vào dịch vụ Email Business. Điều này đem lại nhiều lợi ích cho bạn nếu thực hiện đúng cách. Bài viết sẽ giúp bạn hiểu hơn về việc chèn file từ Drive cũng như hướng dẫn các bước cụ thể để bạn có thể tham khảo.

Đôi nét về Google Drive

Trước khi đi vào vấn đề chèn file từ Google Drive vào nền tảng Email Business, chúng ta xem qua bức tranh tổng quát về một trong những công cụ tiện lợi và phổ biến nhất của Google – Drive.

Google Drive là một dịch vụ lưu trữ đám mây và giống như tất cả các dịch vụ đám mây khác, chức năng chính của công cụ này là giảm tải cho ổ cứng của người dùng. Lưu trữ đám mây hoạt động bằng cách tải tệp của bạn lên máy chủ từ xa của riêng nhà cung cấp Google – hay được gọi là cloud (đám mây), qua đó giải phóng dung lượng trên máy tính người dùng. Thao tác này giúp thiết bị của bạn có nhiều dung lượng hơn để lưu trữ các tập tin hoặc phần mềm quan trọng hơn, chẳng hạn như các ứng dụng văn phòng.

Sử dụng không gian đám mây của Google Drive mang lại nhiều lợi thế hơn so với lưu trữ truyền thống. Khi các tệp đều tập trung trên đám mây, người dùng cs thể truy cập chúng từ bất kỳ nơi đâu với bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet.

Ngoài ra, bạn cũng có thể chia sẻ các tập tin đó với những người khác, điều này mở ra con đường mới cho cộng tác trực tuyến. Nhờ đó, người dùng cũng có thể dễ dàng chèn file từ Google Drive vào Email Business để tiện hơn trong việc chia sẻ và cộng tác, cũng như gia tăng bảo mật cho tệp.

Lý do chèn file từ Google Drive vào Email Business

Tạo ra sự tiện lợi trong quá trình làm việc là mục đích chính của việc kết hợp các ứng dụng với nhau, điều này không ngoại lệ khi bạn thực hiện kết hợp dịch vụ Email Business với Google Drive. 

Vậy cụ thể việc chèn file từ Google Drive vào không gian Email Business đem lại cho người dùng những lợi ích gì?

Giao tiếp và cộng tác nhóm tập trung

Bằng cách lưu trữ tất cả các tài liệu và thông tin liên lạc quan trọng của người dùng ở một vị trí nhất định, bạn có thể hợp lý hóa quy trình làm việc của mình và giúp các thành viên khác trong nhóm cộng tác dễ dàng hơn.

Với các tệp được lưu trữ trong dịch vụ Email Business, bạn có thể dễ dàng truy cập và chia sẻ tài liệu với người khác trực tiếp từ ứng dụng email của mình. Điều này có thể hỗ trợ đáng kể trong việc rút ngắn thời gian và công sức cần thiết để chuyển đổi giữa các ứng dụng và dịch vụ khác nhau, từ đó giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.

Các tính năng bảo mật nâng cao

Mặc dù Google Drive được đánh giá là khá an toàn cho người dùng nhưng các dịch vụ Email Business thường cung cấp các tính năng bảo mật bổ sung như bộ lọc thư rác tích hợp sẵn, trình quét virus và công cụ mã hóa. Những tính năng này có thể giúp bảo vệ dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp khỏi các cuộc tấn công độc hại hoặc truy cập trái phép.

Ví dụ, nhiều dịch vụ Email Business cung cấp xác thực hai yếu tố (2FA) như một lớp bảo mật bổ sung để bảo vệ chống lại việc chiếm đoạt tài khoản và các thông tin cá nhân quan trọng.

Do đó, khi thực hiện chèn file từ Google Drive vào tài khoản email doanh nghiệp, bạn có thể áp dụng các tính năng bảo mật mạnh mẽ này để bảo vệ các tệp và dữ liệu được lưu trữ trong Drive.

Kiểm soát với phiên bản hoàn thiện

Dịch vụ Email Business thường cung cấp khả năng kiểm soát phiên bản tài liệu tốt hơn Google Drive. Với việc kiểm soát phiên bản này, người dùng có thể theo dõi các thay đổi được thực hiện đối với tài liệu theo thời gian và khôi phục các phiên bản trước đó nếu cần thiết.

Việc này đặc biệt hữu ích khi cộng tác trong một dự án với nhiều thành viên trong nhóm, vì nó đảm bảo mọi người có thể làm việc trên cùng một phiên bản của tài liệu, điều đó thúc đẩy doanh nghiệp thực hiện thao tác chèn file từ Google Drive vào Email Business.

Khả năng tìm kiếm tốt hơn

Các dịch vụ Email Business thường bao gồm các khả năng tìm kiếm nâng cao cho phép người dùng nhanh chóng tìm thấy các tệp và tin nhắn cụ thể. Điều này hữu ích khi bạn cần xử lý một lượng lớn dữ liệu vì tính năng cho phép bạn tiết kiệm thời gian và sức lực tìm kiếm thông qua các folder, subfolder khác nhau trong Google Drive.

Tiết kiệm chi phí

Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp, việc chèn file từ Google Drive vào Email Business có thể giúp bạn tiết kiệm chi phí đáng kể. 

Nhiều dịch vụ email doanh nghiệp cung cấp dung lượng lưu trữ không giới hạn với mức phí cố định hàng tháng, trong khi Google Drive tính phí trên mỗi người dùng và GB dung lượng lưu trữ được sử dụng. Bằng cách chèn file từ Drive vào dịch vụ Email Business, bạn có thể loại bỏ nhu cầu đầu tư ngân sách cho các giải pháp lưu trữ riêng biệt.

Cách chèn file từ Google Drive vào tài khoản Email Business

Nếu bạn đang sử dụng dịch vụ Email Business và có nhu cầu chèn các file có trong Google Drive vào tài khoản để tiện hơn khi làm việc, hãy thực hiện theo các bước hướng dẫn được nêu dưới đây:

Bước 1: Đăng nhập email bằng tài khoản đang dùng.

Bước 2: Nhấp vào chọn Setting >> Tiếp tục chọn Connectivity.

Bước 3: Click chọn vào Cloud Storage >> New Provider >> Chọn tiếp Google Drive (Người dùng cũng có thể lựa chọn dịch vụ khác tùy ý).

Bước 4: Xác nhận đồng ý việc kết nối với tài khoản Google.

Tại bước này, bạn lựa chọn tài khoản Google muốn kết nối và làm theo hướng dẫn để xác nhận kết nối.

Như vậy, bạn đã tích hợp thành công Google Drive vào tài khoản Email Business, từ đó có thể thuận tiện chọn các file trên Drive mỗi khi cần gửi mail trong giao diện soạn email.

Lưu ý: Người dùng không thể thực hiện upload file trực tiếp từ Email Business lên Google Drive mà phải upload file lên Google Drive trước, rồi sau đó mới kết nối tới tài khoản email doanh nghiệp.

Trong quá trình thực hiện việc kết nối, nếu bạn gặp bất kỳ vấn đề nào hoặc không thể chèn file từ Google Drive vào tài khoản email, vui lòng nhấp vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để các chuyên gia có thể hỗ trợ bạn trong thời gian nhanh nhất.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – luôn sẵn sàng đồng hành và hỗ trợ các doanh nghiệp trên hành trình phát triển và hội nhập với kỷ nguyên công nghệ. Nắm rõ được vai trò cốt yếu của email doanh nghiệp đối với các tổ chức kinh doanh, chúng tôi cung cấp sẵn đa dạng các gói dịch vụ Email Business thuộc nhiều mức giá khác nhau để bạn có thể tùy ý lựa chọn. Đội ngũ nhân viên luôn sẵn sàng tư vấn gói phù hợp dựa trên các đánh giá và phân tích về nhu cầu cũng như khả năng phát triển của doanh nghiệp.

Không chỉ là hỗ trợ về công cụ, chúng tôi với đội ngũ chuyên gia với nhiều năm hoạt động trong nghề giúp bạn chuẩn bị hành trang đầy đủ nhất bằng cách giải đáp mọi câu hỏi có liên quan, hướng dẫn cách sử dụng hiệu quả, trong đó có việc hướng dẫn cách chèn file từ Google Drive.

Thông qua bài viết này, hy vọng bạn đã nắm rõ hơn về cách chèn file từ Google Drive vào tài khoản Gmail. Nếu có bất kỳ câu hỏi nào về nội dung trên hoặc có nhu cầu được tư vấn chuyên sâu về các gói dịch vụ Email Business, vui lòng kết nối ngay với HVN qua Hotline 024 9999 7777 để đội ngũ chuyên gia hỗ trợ bạn kịp thời.